■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方
- Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方
- 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
