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「Googleカレンダーで管理している顧客との打ち合わせ予定を、Zendeskのチケットとして起票したい」
「予定が入るたびに手動でZendeskにチケットを作成していて、手間がかかるし、漏れも発生しがち…」
このように、GoogleカレンダーとZendeskを併用する中で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、その情報を自動でZendeskのチケットとして作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業を削減できます。
これにより、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な顧客対応業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとZendeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとZendeskのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録作業を自動化できます。
例えば、Googleカレンダーに登録された予定情報を基に、Zendeｌskのチケットを自動で作成するといったことが可能になり、手作業による手間やミスを削減できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたら、その予定の情報を基にZendeskのチケットを自動で作成するフローです。
この直接連携により、<span class="mark-yellow">手動でのチケット起票作業が不要となり、対応漏れや入力ミスを防ぎながら、迅速な顧客対応を実現</span>します。
Googleカレンダーの予定で、件名に「サポート」「打ち合わせ」などの特定のキーワードが含まれるものだけを抽出し、Zendeskのチケットを自動で作成する連携です。
この分岐処理を含む連携によって、<span class="mark-yellow">対応が必要な予定のみを自動でチケット化できるため、不要なチケットの作成を防ぎ、業務の整理と効率化</span>に繋がります。
それでは、実際にGoogleカレンダーとZendeskを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても問題ない、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携フローを作成していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zendeskでチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogleカレンダーとZendeskのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Googleカレンダーの登録方法
Googleカレンダーを検索すると下記画面が表示されます。「Sign in with Google」をクリックしてください。
メールアドレスまたは電話番号を入力したら、「次へ」をクリックします。
※Googleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択してください。
パスワードを入力して「次へ」をクリックします。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックしてください。
これで、Googleカレンダーのマイアプリ連携完了です！
2.Zendeskの登録方法
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてください。
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はZendeskを検索しましょう。
Zendeskの新規登録画面が表示されるので、注釈に従って「アカウント名」「メールアドレス」「APIトークン」を入力します。
最後に「追加」を押してください。
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
これで、Zendeskも連携成功です！
それでは、自動化フローの作成を始めてみましょう！
テンプレートを活用することで簡単に自動化の設定を行えます。
まずは、バナーに表示されている「試してみる」ボタンをクリックしてください。
コピーが完了したら下記画面が表示されるので、「OK」ボタンを押してスタートしましょう！
まずは自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行いましょう。
「予定が作成されたら」という項目をクリックしてください。
次のページはデフォルトで設定されます。
内容に誤りがないかご確認のうえ、「次へ」ボタンをクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
種別は、プルダウンより選択可能です。
検索キーワードは、設定したいワードがあれば設定しましょう。
全ての予定をZendeskに自動登録したい場合は空白のままでもOKです！
ここまで設定できたら、トリガー設定の動作テストを行うため、Googleカレンダーに新規予定を作成してください。
（テスト用のため、設定内容は架空のものでOKです！）
作成できたら、Yoomの画面に戻りましょう。
「テスト」をクリックし、テストが成功すると、Googleカレンダーに先ほど登録した予定の情報が取得した値に表示されます、
取得した値は、この後のステップで活用することができるので、情報に誤りが無いか確認し「保存」ボタンをクリックしてください。
※取得した値については、こちらのヘルプページをご確認ください。
次にZendeskと連携して、Googleカレンダーから取得した予定の情報をZendeskのチケットに自動登録する設定を行います！
「チケットを作成する」という項目をクリックしてください。
下記画面も初期設定されています。
設定に誤りが無いか確認できたら、次のページに進みましょう。
サブドメインは枠外の注釈を参考に、ZendeskのURLから取得し設定してください。
件名は、下記画像の通り設定されています。
このように設定することで、Googleカレンダーに予定が登録されたら「予定のタイトル」を自動で取得し、Zendeskのチケットの「件名」に自動で登録可能です。
詳細は、一例として下記画面のようにデフォルトで設定されています。
こちらの項目は自由に設定可能なため、用途に合わせて使用したい取得した値やメッセージの内容を変更して使用してみましょう！
なお、取得した値は変数となるためフローを起動する度に毎回異なる内容になりますが、テキストを手入力した箇所は固定値となります。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
（未設定のままでも問題ありません。）
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
Zendeskに新規チケットが自動で作成されるので確認後、Yoom画面に戻り「保存する」ボタンをクリックしてください。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これで、「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zendeskでチケットを作成する」フローの完成です！
Google カレンダーやZendeskのAPIを活用することで、スケジュール管理やカスタマーサポート業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google カレンダーでの自動化を導入することで、予定管理や他システムとの連携業務が効率化されます。
例えば、予定作成や更新を他ツールに連携することで、手作業でのスケジュール調整や通知作業をスムーズに進められます。社内連絡やチーム間のスケジュール共有にも役立つため、管理部門やプロジェクトチームに特に有効です！
Zendeskによる自動化は、チケット管理や問い合わせ対応、他システムへの情報連携を効率化します。
例えば、チケット作成や更新情報を他ツールに連携することで、手作業での通知やデータ入力をスムーズに行えます。カスタマーサポート担当者の業務負荷軽減や、情報管理の正確性向上にも役立ちますね！
GoogleカレンダーとZendeskの連携により、<span class="mark-yellow">カレンダーの予定情報をZendeskへ転記する作業が不要になり、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを削減することができます。</span>
これにより、担当者はチケットの起票といった定型業務から解放され、より迅速かつ正確に顧客対応を開始できるようになるでしょう。
本来注力すべき問題解決や顧客満足度向上に繋がる活動に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もしGoogleカレンダーとZendeskの連携による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：チケットに連携できる情報の範囲はどこまでですか？
A：今回の連携ではGoogleカレンダーの予定から「予定ID」「予定のタイトル」「予定のURL」「Google MeetのURL」「場所」「説明」「作成者」「主催者」「ゲスト」「開始日時」「終了日時」「作成日時」「更新日時」「開始日（終日予定）」「終了日（終日予定）」の項目を取得し連携することが可能です。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけるのでしょうか？
A：連携に失敗した場合は、Yoomに登録されているメールアドレス宛に通知が送信されます。 通知にはエラーが発生したオペレーションの詳細が記載されており、原因の特定がしやすくなっています。
通知先はメールのほか、SlackやChatworkなどにも設定可能です。設定手順については、こちらのヘルプページをご参照ください。
エラー内容を確認のうえ、必要に応じて修正を行ってください。対応方法が不明な場合は、ヘルプページを参考にするか、サポート窓口までお問い合わせいただけます。
Q：この連携はYoomの無料プランで実現できますか？
A：Zendeskは、有料のチームプランから利用できるアプリです。フローボットの利用頻度や求めるサポートなどに応じてプランを選択ください。
最新の料金プランはこちらをご覧ください。
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