Google ChatとGoogle Driveを連携して、Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

ステップ1：Google ChatとGoogle Driveをマイアプリ連携

Google ChatとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Google Chatのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGoogle Chat(OAuth)を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

必要情報を入力し、「登録する」をクリックします。
※連携方法についてはこちらをご参照ください。

これで、Google Chat(OAuth)のマイアプリ連携が完了します。

次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Google Driveをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。

ログインするアカウントを選択して、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面でアクセス許可を行います。「続行する」をクリックしてください。

これで、Google Driveのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、Google ChatとGoogle Driveがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3：Google Chatのトリガー設定

次に、Google Chatのトリガーを設定します。「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

「Google Chat(OAuth)と連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スペースのリソース名」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：分岐条件を設定

次に、分岐条件を設定します。「分岐│特定の語句の有無」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルは自由に変更できます。

「分岐対象のアウトプット」が以下のようになっていることを確認してください。

「分岐条件」には、自動でフォルダを作成するための値を任意で設定できます。
右枠に設定したい値を入力してください。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：テキストからデータを抽出する設定

次に、AIを使用してテキストからデータを抽出する設定をします。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

タイトルは自由に変更できます。
「変換タイプ」の変更するをクリックしてください。

任意の変換タイプを選択してください。

設定後、「次へ」をクリックしてください。

「対象のテキスト」には、「アウトプット」から先ほど取得した情報を入力してください。

「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Google Driveのアクション設定

次に、Google Driveのアクションを設定します。「フォルダを作成する」をクリックしてください。

次に、「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「フォルダ名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得・抽出した情報を入力できます。

「作成先のフォルダID」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ7：Google ChatとGoogle Driveの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Google Chatで特定のメッセージが送信されるとGoogle Driveに自動でフォルダが作成されます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Google ChatやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

他にもGoogle ChatやGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフロー

この連携によって、Google Chatでメッセージが送信されると、投稿内容をGoogleドキュメントに追加できます。
これにより、手動で転記する必要がなくなり、情報の正確性向上が期待できます。

2.毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しGoogle Chatに通知するフロー

この連携によって、毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得してGoogle Chatに通知できます。
これにより、手動で予定を確認する必要がなくなり、重要な予定の漏れを防止できるでしょう。

3.Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフロー

この連携によって、Google Chatで特定のメッセージが投稿された際にBacklogに課題を登録できます。
これにより、手動での登録が不要になるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

Google ChatとGoogle Driveの連携メリットと具体例

メリット1:Google Driveにフォルダを自動作成して作業負担を軽減

Google ChatとGoogle Driveを連携することで、Google Chatでメッセージを投稿すると、Google Driveにフォルダが自動作成されます。
例えば、新しい顧客案件を受注した場合、あらかじめ設定しておいた特定のメッセージを投稿すると、自動的に新しい案件のフォルダが作成されます。
これにより、担当者は他の業務に集中でき、業務の生産性向上が期待できます。

メリット2:Google Driveへのフォルダ自動作成によるヒューマンエラーの防止

Google ChatとGoogle Driveの連携によって、あらかじめ設定したルールに従ってフォルダを作成できるため、ミスを防ぐことができます。
例えば、プロジェクトリーダーがプロジェクトの開始メッセージをGoogle Chatに投稿した場合、Google Driveにあらかじめ設定したルールに従ってフォルダを自動作成できるため、作成漏れや誤った命名などを防げます。
これにより、人の手を介さずにフォルダを作成できるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

メリット3:自動フォルダ作成による情報共有の効率化

Google ChatとGoogle Driveを連携すると、特定のメッセージをGoogle Chatに送信するだけでフォルダが作成され、指定したメンバーと共有できます。
例えば、Google Chatであらかじめ設定した特定のメッセージを送ると、自動で会議用のフォルダを作成し、会議メンバー全員と共有できます。
これにより、情報共有を効率化することで、チームの連携強化が期待できます。

まとめ

今回は、Google ChatとGoogle Driveを連携させ、Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でフォルダ作成する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、チームの連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、Google ChatとGoogle Driveを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。