Google DriveとGoogle Chatを連携して、Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する方法

多くの企業で利用されているGoogle Driveは、ファイル管理や共有において欠かせないツールです。Google DriveとGoogle Chatを連携することにより、チーム内でのコミュニケーションがさらに円滑に進むのではないでしょうか。この記事ではGoogle DriveとGoogle Chatの連携メリットだけでなく、ノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用したアプリ連携の実際の流れをご紹介します！

ぜひ最後までご覧ください。

Google DriveとGoogle Chatを連携するメリット

2つのアプリを連携する一般的なメリットとして以下の3点が挙げられます。

1.ファイル作成のリアルタイム通知

Google DriveとGoogle Chatの連携により、ファイル作成時にリアルタイムで通知を受け取ることができます。たとえばプロジェクトチーム内で新しい提案書が作成された場合、その情報が即座にGoogle Chatに通知されるため、関係者全員がリアルタイムで最新の情報を共有できます。この機能は特にプロジェクトの初期段階や重要なドキュメントの作成時に有効で、情報共有の遅れによる混乱を防げるのでスムーズな進行が可能になります。

2. ワークフローの自動化

Google DriveとGoogle Chatの連携を活用することで、さまざまなワークフローを自動化することができます。たとえば特定の条件に基づいてファイルを自動的に分類したり、承認プロセスを開始したりすることができます。これにより手動での通知や管理作業が削減されるので効率的です。自動化されたワークフローは、特に反復的なタスクに対して有効で、時間と労力を節約しながらヒューマンエラーのリスクを減少することができます。

3.データの一元管理

Google Driveに保存されたドキュメントやファイルをGoogle Chatで簡単に共有・アクセスできるため、チーム全体で一貫した情報管理が可能になります。異なる場所やデバイスからでも必要なファイルに迅速にアクセスできるので、情報の整合性が担保されます。たとえばプロジェクト関連の資料や会議の議事録などを一元的に管理することで、必要な情報をすぐに見つけ出せるので素早く対応できます。この一元管理によりチーム内のコミュニケーションが円滑化し、業務効率が大幅に向上します。

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

興味のある方は下記のYoom無料登録からアカウントを発行してみてください。
さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！

Yoom無料登録
テンプレート一覧

Google DriveとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する）を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまでが完了しました。

画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと、アプリトリガーのAPI接続設定の画面に遷移します。トリガーの起動間隔を設定して「テスト」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
今回はトリガーの起動間隔を5分で設定しています。

テストを押下すると、下記のような形でテスト結果が表示されます。
「テスト成功」となっているのを確認したら、画面下部までスクロールして「保存する」をクリックしてください。

そうすると最初のフロー画面に戻るので、次は「メッセージを送信」の部分を進めていきます。

こちらも同様に連携アカウントのメールアドレスを入力してください。問題なければ「次へ」を押下します。

画面遷移すると、以下のような項目が出てきます。
「スペースのリソース名」「メッセージ内容」などの必須項目になっている部分を設定してください。
設定完了後は画面下部の「保存する」を押下してください。

そうすると最初の画面に戻るので、画面上の赤い「！」が消えていることを確認します。
※ここでエラーマークが残っている場合は設定に不備がある状態になるので、必要に応じて設定を見直してください。

すべての設定が完了したら、トリガーをONにすることでフローボットが起動できます。おつかれさまでした！

Google DriveとGoogle Chatの連携フロー応用編

ここまで、Google DriveとGoogle Chatの基本的な連携方法についてご紹介してきましたが、実はもっと複雑な自動化をすることもできます。たとえば「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogleスプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する」といった設定も可能です。この記事を参考にして、応用の連携にもぜひチャレンジしてみてください！

まとめ

この記事ではGoogle DriveとGoogle Chatを連携させることで、ファイル作成時に自動で通知を送る方法をご紹介しました。このアプリ連携により、チーム内の情報共有がリアルタイムで行われ、業務効率が向上します。Yoomを使用すれば専門知識がなくても、ノーコードでアプリ連携が可能です。テンプレートを利用することで簡単に設定できるので、Google DriveとGoogle Chatの連携をぜひ試してみてください！