Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatで通知する方法

多くの企業で利用されているGoogle Driveは、ファイル管理や共有において欠かせないツールではないでしょうか。
しかし、ファイルをアップロードしたことをメンバーに共有したい場合、まだまだ効率化の余地がありますよね。
そこでこの記事では、Google DriveとGoogle Chatをノーコードで連携して、ファイルが保存されたら自動で通知する方法を解説します！

ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

• Google DriveとGoogle Chatでの業務効率化を考えている方。
• Google Driveにファイルが保存されたことをGoogle Chatで通知したい方。
• Google DriveとGoogle Chatを連携してファイル情報の共有漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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[Yoomとは]

Google DriveとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここから、Yoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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②既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する）を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまでが完了しました。

画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと、アプリトリガーのAPI接続設定の画面に遷移します。トリガーの起動間隔を設定して「テスト」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
今回はトリガーの起動間隔を5分で設定しています。

テストを押下すると、下記のような形でテスト結果が表示されます。
「テスト成功」となっているのを確認したら、画面下部までスクロールして「保存する」をクリックしてください。

そうすると最初のフロー画面に戻るので、次は「メッセージを送信」の部分を進めていきます。

こちらも同様に連携アカウントのメールアドレスを入力してください。問題なければ「次へ」を押下します。

画面遷移すると、以下のような項目が出てきます。
「スペースのリソース名」「メッセージ内容」などの必須項目になっている部分を設定してください。
設定完了後は画面下部の「保存する」を押下してください。

そうすると最初の画面に戻るので、画面上の赤い「！」が消えていることを確認します。
※ここでエラーマークが残っている場合は設定に不備がある状態になるので、必要に応じて設定を見直してください。

すべての設定が完了したら、トリガーをONにすることでフローボットが起動できます。おつかれさまでした！

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google DriveとGoogle Chatを連携した自動化例

Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成したり、Google DriveにCSVがアップロードされたら新しいGoogle スプレッドシートに変換してGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容を確認し、Google スプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知する連携も可能です。

Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

■注意事項
・Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
　その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
　無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知する

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■概要
Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイル保存に手間を感じている方
・CSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換する手作業に時間を取られ自動化を検討している方
・ファイルの保存や変換を効率化したい方

2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チームへの情報共有の円滑さを求めている方
・ファイルの保存や変換をチームメンバーに効率的に通知したい方‍

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Driveを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™で管理する

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。

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他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する

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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成するフローです。

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。

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Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたメッセージを他のチャットツールに通知する

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知する

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Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。

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Google Chatで投稿されたら、Microsoft Teamsに通知する

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Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をDiscordのスレッドに投稿する

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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をDiscordのスレッドに投稿するフローです。

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フォームに回答があったらGoogle Chatに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答があったら、Google Chatに自動で通知します。

Wixでフォームが送信されたらGoogle Chatに通知する

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Wixでフォームが送信されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する

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Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。

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Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する

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Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。

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Web会議終了後に会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

Google MeetやZoomで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに自動で通知します。

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

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■概要
「Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する」ワークフローは、会議後のフォローアップをスムーズに行うための業務ワークフローです。
Google Meetで行われた会議の内容を自動的に議事録としてまとめ、Google Chatに通知することで、参加者全員が内容を手軽に確認できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・リモートワークを導入しているチームのリーダー
　・オンライン会議が増える中で、会議内容の共有やフォローアップが課題になっている方
・頻繁にGoogle Meetを利用している企業の管理者
　・複数の会議を効率的に管理し、議事録の作成と共有を自動化したい方
・チームのコミュニケーションを改善したいプロジェクトマネージャー
　・会議後の情報共有をスムーズに行い、プロジェクトの進行を円滑にしたい方
・議事録作成に時間を取られている事務担当者
　・自動化することで、手間を省き他の業務に専念したい方
・情報共有の一貫性を保ちたい経営者
　・チーム全体で統一された形式で議事録を共有し、全員が同じ情報を基に行動できる環境を整えたい方"

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Yoomにはさまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！

テンプレート一覧

Google DriveとGoogle Chatを連携するメリット

1.ファイル作成の自動通知

Google DriveとGoogle Chatの連携により、ファイル作成時に自動で通知を受け取ることができます。たとえばプロジェクトチーム内で新しい提案書が作成された場合、その情報がスムーズにGoogle Chatに通知されるため、関係者全員が素早く最新の情報を共有できるはずです。この機能は特にプロジェクトの初期段階や重要なドキュメントの作成時に有効ではないでしょうか。情報共有の遅れによる混乱を防げるのでスムーズな進行につながります。

2. ワークフローの自動化

Google DriveとGoogle Chatの連携を活用することで、さまざまなワークフローを自動化することができます。たとえば、特定の条件でファイルを自動的に分類したり、承認プロセスを挟んだりすることができます。これにより手動での通知や管理作業が削減されるので効率的ではないでしょうか。自動化されたワークフローは、特に反復的なタスクに対して有効で、時間と労力を節約しながらヒューマンエラーのリスクを減らすことにもつながります。

3.データの一元管理

Google Driveに保存されたドキュメントやファイルをGoogle Chatで簡単に共有・アクセスできるため、どちらのアプリでも同じ情報を確認できるはずです。たとえばプロジェクト関連の資料や会議の議事録などを一元的に管理することで、どちらのツールを利用しても必要な情報を見つけ出せるので素早く対応できるのではないでしょうか。この一元管理によりチーム内のコミュニケーションが円滑化し、業務効率が向上するはずです。

まとめ

この記事ではGoogle DriveとGoogle Chatを連携させることで、ファイル作成時に自動で通知を送る方法をご紹介しました。このアプリ連携により、チーム内の情報共有がスムーズに行われ、業務効率の向上につながります！Yoomを使用すれば専門知識がなくても、ノーコードでアプリ連携を実現できます。さらに、テンプレートを利用することでより簡単に設定できるので、Google DriveとGoogle Chatの連携をぜひ試してみてくださいね！