Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatで通知する方法

多くの企業で利用されているGoogle Driveは、ファイル管理や共有において欠かせないツールではないでしょうか。
しかし、ファイルをアップロードしたことをメンバーに共有したい場合、まだまだ効率化の余地がありますよね。
そこでこの記事では、Google DriveとGoogle Chatをノーコードで連携して、ファイルが保存されたら自動で通知する方法を解説します！

ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

• Google DriveとGoogle Chatでの業務効率化を考えている方。
• Google Driveにファイルが保存されたことをGoogle Chatで通知したい方。
• Google DriveとGoogle Chatを連携してファイル情報の共有漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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[Yoomとは]

Google DriveとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここから、Yoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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②既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する）を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまでが完了しました。

画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと、アプリトリガーのAPI接続設定の画面に遷移します。トリガーの起動間隔を設定して「テスト」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
今回はトリガーの起動間隔を5分で設定しています。

テストを押下すると、下記のような形でテスト結果が表示されます。
「テスト成功」となっているのを確認したら、画面下部までスクロールして「保存する」をクリックしてください。

そうすると最初のフロー画面に戻るので、次は「メッセージを送信」の部分を進めていきます。

こちらも同様に連携アカウントのメールアドレスを入力してください。問題なければ「次へ」を押下します。

画面遷移すると、以下のような項目が出てきます。
「スペースのリソース名」「メッセージ内容」などの必須項目になっている部分を設定してください。
設定完了後は画面下部の「保存する」を押下してください。

そうすると最初の画面に戻るので、画面上の赤い「！」が消えていることを確認します。
※ここでエラーマークが残っている場合は設定に不備がある状態になるので、必要に応じて設定を見直してください。

すべての設定が完了したら、トリガーをONにすることでフローボットが起動できます。おつかれさまでした！

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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Google DriveやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google DriveとGoogle Chatを連携した自動化例

Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成したり、Google DriveにCSVがアップロードされたら新しいGoogle スプレッドシートに変換してGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容を確認し、Google スプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知する連携も可能です。

Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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■概要

Google Chatで受け取った依頼を元に、Google Driveで手作業でフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google Chatで特定のメッセージが送信されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの連絡を基にGoogle Driveでフォルダ管理をしている方
• 手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、作成漏れなどのミスを減らしたい方
• プロジェクトや案件ごとの情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ送信を起点にフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージを受信した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、データ抽出機能でメッセージ本文から、フォルダ名として使用したいテキスト（案件名など）を抽出します。
5. 最後に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、4で抽出したテキストをフォルダ名として指定の場所にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定で、通知を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐機能では、「【作成依頼】」といった特定のキーワードなど、後続のアクションを起動させるための条件を任意で設定してください。
• データ抽出機能では、メッセージ本文のどの部分から、どのようなテキストをフォルダ名として抽出するかを任意で設定してください。
• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先のフォルダやフォルダの命名規則を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Google DriveにアップロードされたCSVファイルを手作業でスプレッドシートに変換し、関係者に通知する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにCSVファイルがアップロードされると、自動でGoogle スプレッドシートに変換し、Google Chatへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるミスや対応漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上のCSVデータを手作業でスプレッドシートに変換している方
• ファイルの変換とチームへの共有を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• Google Chatへの通知を自動化し、リアルタイムでの情報共有を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• CSVのアップロードを起点に、スプレッドシートへの変換から通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換や通知作業がなくなることで、変換ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. アップロードされたファイルがCSVの場合のみ後続の処理に進むよう、分岐機能のアクションを設定します
4. 必要に応じて、AI機能でファイル名などから特定のテキストを抽出するアクションを設定します
5. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、変換が完了した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能を活用する際は、トリガーで取得したファイル名などの情報から、抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。
• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダIDを任意で指定し、変換アクションでは対象のファイルIDやファイル名を指定してください。
• Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先となるスペースのリソース名を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

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■概要‍

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

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■注意事項‍

・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

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Google Driveを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要

Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
• フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
4. 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
•  Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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■概要

Notionで取引先情報を管理しているものの、関連資料を保管するGoogle Driveのフォルダは手動で作成しており、手間や作成漏れが発生していませんか？新しい取引先をNotionのデータベースに登録するたびに、都度フォルダを作成する作業は意外と負担になるものです。このワークフローを活用すれば、Notionに取引先が登録されたタイミングをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成し、こうした情報管理の課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle Driveを併用して取引先情報を管理している営業担当者の方
• 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
• 取引先ごとの情報管理を仕組み化し、チーム内の業務を標準化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに取引先情報を登録するだけで自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での作業で起こりがちなフォルダ名の入力ミスや作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Notionから取得した取引先名などをフォルダ名として指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveで作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトル（取引先名）だけでなく、担当者名や登録日といった他のプロパティ情報と組み合わせて任意に設定することが可能です。
• フォルダを作成するGoogle Drive内の格納場所も、任意の親フォルダを指定できます。
• Notionのトリガー設定では、フローボットを起動させたいデータベースを任意で指定してください。

■注意事項

• Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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■概要

Airtableで管理している取引先や顧客情報が増えるたびに、手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。また、手作業がゆえにフォルダの作成漏れや命名ミスが発生し、後の情報管理に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Google Driveに関連フォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで顧客や取引先の情報を管理している営業担当者やマネージャーの方
• Google Driveで案件ごとのフォルダ管理をしており、手作業での作成に手間を感じている方
• データベースへの登録とファイル管理の連携を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへの情報登録が完了すると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Airtableのレコード情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、フローボットを起動させたいデータベースやテーブルを任意で設定してください。
• Google Driveのフォルダ作成オペレーションでは、Airtableのどの情報をフォルダ名に反映させるかなどを任意で設定できます。

■注意事項

• Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
• 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
•  分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

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■概要

Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
• チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
• メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での保存作業が減ることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
•  分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する

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■概要

メールで受信したMicrosoft Excel形式の契約書を、手動でダウンロードしてGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にファイルの保存漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をきっかけに、添付されたMicrosoft Excelファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、契約書の管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで届く契約書などを手作業でGoogle Driveに保存している方
• Microsoft Excelファイルの管理に手間を感じる営業や法務担当の方
• ファイルの保存漏れや管理場所の間違いといったミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけに、添付されたファイルを自動でGoogle Driveへ格納できるため、手作業でのファイル保存にかかる時間を短縮します。
• 手動での作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーで「メール機能」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、内容の確認などを依頼します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール機能のトリガーでは、Yoomで発行される専用メールアドレスのほか、件名や差出人などの条件を任意で設定してください。
• 担当者への対応依頼では、通知を送る担当者や、依頼したい内容を任意で設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDやアップロード時のファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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■概要

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業

・取引先ごと情報管理を行う業務担当

・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

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2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方

・担当企業ごとのフォルダを作成している方

・管理するデータをわかりやすく共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。

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■注意事項

・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する

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■概要

HubSpotに新しい取引先企業を登録した後、関連資料を保管するためにGoogle Driveで手動でフォルダを作成していませんか？ この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成忘れや命名ルールの徹底が難しいといった課題にも繋がります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社情報が登録されると、Google Driveに自動で専用フォルダが作成されるため、こうした管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで顧客管理を行い、Google Driveで資料を保管している営業担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
• 顧客管理に関連する業務フローを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに会社情報を登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、会社名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、HubSpotで登録された会社名のフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。例えば、HubSpotから取得した会社情報をもとに「【取引先】株式会社〇〇」のように、任意の命名規則でフォルダを作成することが可能です。
• Google Driveのどの場所にフォルダを作成するかを、親フォルダのIDを指定することで任意に設定できます。例えば、「2024年度取引先」といった特定のフォルダ内に新しい会社フォルダを自動で作成できます。

■注意事項

• HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する

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■概要

Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録後、関連書類を保管するために手作業でGoogle Driveにフォルダを作成していませんか。この定型業務は、対応漏れや命名規則のミスが発生しやすく、営業活動の効率を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をきっかけに、Google Driveへ取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle Driveで顧客情報を管理している方
• 手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、入力ミスを減らしたいと考えている営業担当者の方
• 取引先ごとの資料管理を自動化し、営業活動の効率化を図りたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録と同時にフォルダが自動作成されるため、手作業でフォルダを準備する時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に作成するかを任意で指定することが可能です。
• 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報（変数）と固定のテキストを組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたメッセージを他のチャットツールに通知する

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知する

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■概要

複数のチャットツールを併用していると、情報の確認や共有に手間がかかり、重要なメッセージを見落としてしまうことはありませんか？特にGoogle ChatとSlackを併用している場合、手作業での情報連携は非効率になりがちです。このワークフローを活用することで、Google Chatの特定スペースへの投稿を検知し、Slackの指定チャンネルへ自動でメッセージを通知できます。これにより、情報伝達の漏れを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとSlackを併用しており、情報共有の効率化を図りたい方
• 複数ツール間の情報確認に時間を要し、メッセージの見逃しを防ぎたい方
• 手作業での情報転記をやめ、コミュニケーションを円滑にしたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でSlackに通知されるため、手作業での情報共有にかかる時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
• 重要なメッセージの伝達漏れや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内の迅速で確実な情報共有をサポートします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Google Chatから受け取った情報を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を検知したいスペースを任意で指定してください。特定のプロジェクトやチームのスペースのみを対象に設定できます。
• Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルや、送信するメッセージの内容を任意でカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をDiscordのスレッドに投稿する

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■概要

海外拠点や多国籍のメンバーとコミュニケーションを取る際、言語の壁が障壁となり、メッセージの翻訳や転記に手間を感じることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の共有にタイムラグが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿されたメッセージを自動で翻訳し、指定したDiscordのスレッドに投稿できるため、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとDiscordを併用しており、情報共有の効率化を図りたい方
• 海外メンバーとのやり取りが多く、手作業での翻訳や転記に課題を感じている方
• チャットツール間の連携を自動化し、円滑なコミュニケーション体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿をきっかけに、翻訳からDiscordへの投稿までが自動処理されるため、手作業での翻訳や転記にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな翻訳漏れやコピペミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を促進します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを監視します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、トリガーで取得したメッセージを翻訳するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「スレッドにメッセージを送信」を選択し、翻訳されたテキストを指定のスレッドに投稿するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• AI機能による翻訳では、翻訳対象のテキストや、どの言語に翻訳するかを自由に設定可能です。
• Discordへの投稿設定では、投稿先のチャンネルやスレッド、メッセージ内容などを固定値や変数を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Discord、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Chatで投稿されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要

社内でGoogle ChatとMicrosoft Teamsを併用していると、重要な情報を見逃したり、ツールを横断した情報共有に手間がかかったりしませんか？このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースへの投稿を、自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ通知できます。これにより、手作業による情報共有の手間や、重要な連絡の見落としといった課題の削減に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとMicrosoft Teamsを併用し、情報共有に手間を感じている方
• 部署やプロジェクトごとに利用するチャットツールが異なり、連携に課題を持つ方
• チャットツールの重要な通知を見逃さず、迅速な情報共有体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの投稿が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での転記や共有にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で通知するため、重要な情報の伝達漏れや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に通知内容を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を検知したいスペースを任意で指定できます。特定のプロジェクトのスペースのみを対象とすることも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、Google Chatの投稿者名やメッセージ本文など、連携する情報を自由に組み合わせて設定できます。

■注意事項

• Google Chat、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームに回答があったらGoogle Chatに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答があったら、Google Chatに自動で通知します。

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する

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■概要

Googleフォームは問い合わせやアンケートなどで便利ですが、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業です。また、回答に気づかず対応が遅れてしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定のGoogle Chatスペースに自動で通知を送ることが可能になり、こうした課題を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームへの回答をGoogle Chatでリアルタイムに共有し、対応漏れを防ぎたい方
• 問い合わせや申し込みの一次対応を自動化し、手作業での確認の手間を削減したい方
• チーム内での情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を自動でGoogle Chatに通知するため、手作業での確認や共有にかかる時間を削減し、迅速な対応が可能になります。
• 手動での共有作業が減ることで、通知の漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で選択することが可能です。
• Google Chatに通知するメッセージは、フォームの回答項目の中から必要な情報だけを抜き出すなど、自由にカスタマイズして設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する

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■概要

HubSpotのフォームから問い合わせやリード情報が届いた際、確認が遅れたり、チームへの共有に手間がかかったりすることはないでしょうか。手動での対応は、機会損失に繋がるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、Google Chatへ指定の内容を自動で通知することが可能です。これにより、リードへの迅速な初動対応を実現し、ビジネスチャンスを逃しません。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのフォームで獲得したリードをGoogle Chatでチームに共有しているマーケティング担当者の方
• フォームからの問い合わせに迅速な対応が求められるインサイドセールスや営業担当者の方
• チーム内の情報共有を自動化し、対応の抜け漏れを防ぎたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotフォームへの送信をトリガーに、Google Chatへ自動で通知されるため、手作業による情報共有や確認の手間を削減できます。
• 手動での通知で起こりがちな連絡漏れや共有の遅延を防ぎ、リードへの迅速な対応と機会損失のリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームで送信された情報をもとに通知メッセージを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です。
• Google Chatに通知するメッセージは、フォームで送信された情報（氏名や会社名、問い合わせ内容など）を組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• HubSpot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Wixでフォームが送信されたらGoogle Chatに通知する

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■概要

Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際に、確認が遅れて対応が後手になってしまうことはないでしょうか。都度Wixの管理画面を確認するのは手間がかかり、見逃しの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると同時に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送ることが可能になり、問い合わせへの迅速な初動対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixフォームからの問い合わせ対応を、よりスピーディーに行いたいWebサイトの運営担当者の方
• フォームから得た情報をGoogle Chatでチームに共有し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 手作業による情報共有の手間を減らし、顧客対応の効率化を目指しているマーケティングや営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixでフォームが送信されると、Google Chatへ即座に通知が届くため、問い合わせの見逃しや確認漏れといったリスクの軽減に繋がります。
• これまで手作業で行っていた情報共有や確認作業を自動化できるため、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとGoogle ChatをYoomのアカウントと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの送信内容を任意のスペースに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で設定することが可能です。
• 通知されるメッセージの本文も自由にカスタマイズでき、Wixフォームから取得した情報を組み込むことで、誰からのどのような問い合わせかを一目で把握できます。

■注意事項

• Wix、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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Web会議終了後に会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

Google MeetやZoomで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに自動で通知します。

Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

オンライン会議後の議事録作成は、録画データの確認や文字起こし、要約など多くの手間がかかるのではないでしょうか。重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データからAIが議事録を自動作成し、Google Chatへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、議事録作成の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成に手間を感じているビジネスパーソンの方
• 会議内容の要点を迅速にチームへ共有したいと考えているプロジェクトリーダーの方
• AIを活用して、会議後の情報共有プロセスを効率化したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後、録画の文字起こしからAIによる要約、通知までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
• 議事録のフォーマットや共有方法が統一されるため、業務が標準化され、担当者による品質のばらつきを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、会議が終了したタイミングでフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を設定し、会議の録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機します。
4. 次に、Google Driveから最新の録画データを取得し、音声文字起こし機能でテキストデータに変換します。
5. 次に、AI機能を設定し、文字起こししたテキストを指定の条件で要約します。
6. 最後に、Google Chatの「メッセージを投稿する」アクションを設定し、要約した議事録を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能による要約では、文字起こししたテキストだけでなく、会議名や参加者などの情報を変数として組み合わせ、独自のプロンプトで要約条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースや宛先を任意で設定できるほか、メッセージ本文も自由に編集可能です。会議名や要約結果を変数として埋め込み、分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• ‍‍Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署

・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方

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2.会議の内容を分析・活用したい方

・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方

■このテンプレートを使うメリット

会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。

このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。

■注意事項‍

・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Yoomにはさまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！

テンプレート一覧

Google DriveとGoogle Chatを連携するメリット

1.ファイル作成の自動通知

Google DriveとGoogle Chatの連携により、ファイル作成時に自動で通知を受け取ることができます。たとえばプロジェクトチーム内で新しい提案書が作成された場合、その情報がスムーズにGoogle Chatに通知されるため、関係者全員が素早く最新の情報を共有できるはずです。この機能は特にプロジェクトの初期段階や重要なドキュメントの作成時に有効ではないでしょうか。情報共有の遅れによる混乱を防げるのでスムーズな進行につながります。

2. ワークフローの自動化

Google DriveとGoogle Chatの連携を活用することで、さまざまなワークフローを自動化することができます。たとえば、特定の条件でファイルを自動的に分類したり、承認プロセスを挟んだりすることができます。これにより手動での通知や管理作業が削減されるので効率的ではないでしょうか。自動化されたワークフローは、特に反復的なタスクに対して有効で、時間と労力を節約しながらヒューマンエラーのリスクを減らすことにもつながります。

3.データの一元管理

Google Driveに保存されたドキュメントやファイルをGoogle Chatで簡単に共有・アクセスできるため、どちらのアプリでも同じ情報を確認できるはずです。たとえばプロジェクト関連の資料や会議の議事録などを一元的に管理することで、どちらのツールを利用しても必要な情報を見つけ出せるので素早く対応できるのではないでしょうか。この一元管理によりチーム内のコミュニケーションが円滑化し、業務効率が向上するはずです。

まとめ

この記事ではGoogle DriveとGoogle Chatを連携させることで、ファイル作成時に自動で通知を送る方法をご紹介しました。このアプリ連携により、チーム内の情報共有がスムーズに行われ、業務効率の向上につながります！Yoomを使用すれば専門知識がなくても、ノーコードでアプリ連携を実現できます。さらに、テンプレートを利用することでより簡単に設定できるので、Google DriveとGoogle Chatの連携をぜひ試してみてくださいね！