Google DriveとGoogle Chatの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/07/31

Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatで通知する方法

s.yamashita

多くの企業で利用されているGoogle Driveは、ファイル管理や共有において欠かせないツールではないでしょうか。
しかし、ファイルをアップロードしたことをメンバーに共有したい場合、まだまだ効率化の余地がありますよね。
そこでこの記事では、Google DriveとGoogle Chatをノーコードで連携して、ファイルが保存されたら自動で通知する方法を解説します!

ぜひ最後までご覧ください。

‍こんな方におすすめ

  • Google DriveとGoogle Chatでの業務効率化を考えている方。
  • Google Driveにファイルが保存されたことをGoogle Chatで通知したい方。
  • Google DriveとGoogle Chatを連携してファイル情報の共有漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

Yoomとは?

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです!API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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Google DriveとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここから、Yoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます!

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

②既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル(Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する)を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまでが完了しました。

画面上に赤い「!」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報(メールアドレス)を入力してください。

「次へ」を押すと、アプリトリガーのAPI接続設定の画面に遷移します。トリガーの起動間隔を設定して「テスト」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
今回はトリガーの起動間隔を5分で設定しています。

テストを押下すると、下記のような形でテスト結果が表示されます。
「テスト成功」となっているのを確認したら、画面下部までスクロールして「保存する」をクリックしてください。

そうすると最初のフロー画面に戻るので、次は「メッセージを送信」の部分を進めていきます。

こちらも同様に連携アカウントのメールアドレスを入力してください。問題なければ「次へ」を押下します。

画面遷移すると、以下のような項目が出てきます。
「スペースのリソース名」「メッセージ内容」などの必須項目になっている部分を設定してください。
設定完了後は画面下部の「保存する」を押下してください。

そうすると最初の画面に戻るので、画面上の赤い「!」が消えていることを確認します。
※ここでエラーマークが残っている場合は設定に不備がある状態になるので、必要に応じて設定を見直してください。

すべての設定が完了したら、トリガーをONにすることでフローボットが起動できます。おつかれさまでした!

Google DriveやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Google DriveとGoogle Chatを連携した自動化例

Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成したり、Google DriveにCSVがアップロードされたら新しいGoogle スプレッドシートに変換してGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容を確認し、Google スプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知する連携も可能です。

Google Driveを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたメッセージを他のチャットツールに通知する

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

フォームに回答があったらGoogle Chatに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答があったら、Google Chatに自動で通知します。

Web会議終了後に会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

Google MeetやZoomで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに自動で通知します。

Yoomにはさまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください!

テンプレート一覧

Google DriveとGoogle Chatを連携するメリット

1.ファイル作成の自動通知

Google DriveとGoogle Chatの連携により、ファイル作成時に自動で通知を受け取ることができます。たとえばプロジェクトチーム内で新しい提案書が作成された場合、その情報がスムーズにGoogle Chatに通知されるため、関係者全員が素早く最新の情報を共有できるはずです。この機能は特にプロジェクトの初期段階や重要なドキュメントの作成時に有効ではないでしょうか。情報共有の遅れによる混乱を防げるのでスムーズな進行につながります。

2. ワークフローの自動化

Google DriveとGoogle Chatの連携を活用することで、さまざまなワークフローを自動化することができます。たとえば、特定の条件でファイルを自動的に分類したり、承認プロセスを挟んだりすることができます。これにより手動での通知や管理作業が削減されるので効率的ではないでしょうか。自動化されたワークフローは、特に反復的なタスクに対して有効で、時間と労力を節約しながらヒューマンエラーのリスクを減らすことにもつながります。

3.データの一元管理

Google Driveに保存されたドキュメントやファイルをGoogle Chatで簡単に共有・アクセスできるため、どちらのアプリでも同じ情報を確認できるはずです。たとえばプロジェクト関連の資料や会議の議事録などを一元的に管理することで、どちらのツールを利用しても必要な情報を見つけ出せるので素早く対応できるのではないでしょうか。この一元管理によりチーム内のコミュニケーションが円滑化し、業務効率が向上するはずです。

まとめ

この記事ではGoogle DriveとGoogle Chatを連携させることで、ファイル作成時に自動で通知を送る方法をご紹介しました。このアプリ連携により、チーム内の情報共有がスムーズに行われ、業務効率の向上につながります!Yoomを使用すれば専門知識がなくても、ノーコードでアプリ連携を実現できます。さらに、テンプレートを利用することでより簡単に設定できるので、Google DriveとGoogle Chatの連携をぜひ試してみてくださいね!

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを4年、メディア記事の編集・執筆を3年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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