Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに追加されたファイルに対して承認依頼や確認後の完了通知を効率化したい方
・ファイルの承認依頼を漏れなく行いたい方
・承認ワークフローを自動化しチーム全体の作業効率を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「ファイル管理に、手間がかかる…もっと効率的にできないかな……？」
Google Driveにファイルを追加するたびに、手動作業で承認依頼を送ったり、完了通知を行ったり……この繰り返しを効率化したいと思っていませんか？
本記事では、Google Driveを使用した自動化フローを作成することで、Google Driveにファイルが追加されたら、自動的に承認依頼を行い、完了したらSlackへ通知する方法をご紹介します！
今回は、この仕組みを簡単に構築する方法や似ている構造の自動化フローをいくつかご紹介します。
ぜひ、最後までご覧ください！
[Yoomとは]
Google Driveにファイルが追加Slackにされたら承認依頼して、完了後Slackに通知する方法
それでは、Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する方法を解説していきます。
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに追加されたファイルに対して承認依頼や確認後の完了通知を効率化したい方
・ファイルの承認依頼を漏れなく行いたい方
・承認ワークフローを自動化しチーム全体の作業効率を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveの特定のフォルダ内に新しくファイルが作成されたら、ファイル名に特定のワード（契約書など）を含むファイルを承認依頼し、完了後SlackのAPIを経由して、Slackにメッセージを送ることで実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google DriveとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveでトリガー設定後、分岐機能・承認依頼機能・Slackでアクションを設定
- トリガーをON
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてください。
ステップ1:Google DriveとSlackのマイアプリ連携
1.Google Driveの登録方法
「マイアプリ」→「+新規接続」の順でクリックし、検索窓にGoogle Driveと入力してください。
「Sign in with Google」をクリックし、サインインしましょう。
上記画面が表示されたら、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
注釈を確認したら「次へ」を押します。
これでGoogle Driveの連携完了です。
2. Slackの登録方法
先ほど同様に「新規接続」の検索窓にSlackと入力します。
使用したいチャンネルをプルダウンから選択したら、「許可する」を押しましょう。
※参照：設定方法の詳細は、こちらをご確認ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに追加されたファイルに対して承認依頼や確認後の完了通知を効率化したい方
・ファイルの承認依頼を漏れなく行いたい方
・承認ワークフローを自動化しチーム全体の作業効率を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされるたら、「OK」をクリックして設定を始めましょう！
ステップ3:Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するトリガーの設定
まずは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」という項目を設定していきます。
こちらの項目は初期設定されています。
上記画像の通り、誤りが無いか確認できたら次のページに進みます。
トリガーの起動間隔を5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テストを実行し、アウトプットが取得できたら保存します。
ステップ4:分岐する
次に、「コマンドオペレーション」という項目をクリックしてください。
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
「分岐対象のアウトプット」は上記画面の通り設定できていることを確認してください。
分岐条件は、ファイル名に「契約書」というワードが含まれている場合に分岐するよう設定されています。
こちらは用途に合わせて変更可能です。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:承認を依頼する
続いて、「承認を依頼する」という項目を設定しましょう。
承認者は、プルダウンより任意で設定してください。
承認内容の詳細は上記画像のように設定されています。
このように設定することで、Google Driveに作成されたファイルのURLを自動で引用できます。
承認完了条件は、プルダウンより任意で設定してください。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:Slackのチャンネルにメッセージを送る
続いて、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックし設定してください。
こちらの項目は初期設定されています。
上記画像の通り、誤りが無いか確認できたら次のページに進みます。
投稿先のURLは、枠外の注釈を参考に設定してください。
メッセージは自由に設定できます。
例えば、上記画像のように設定すると、Google Driveに追加したファイルの「ファイルID」「ファイル名」「URL」を自動で取得し、Slackのメッセージに引用できます。
テストが成功したら、設定を保存してください。
ステップ7:トリガーをONにする
「トリガーをON」にしたらフローが起動します。
実際に動作を確認してみてください。
これで「Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する」フローの完成です！
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに追加されたファイルに対して承認依頼や確認後の完了通知を効率化したい方
・ファイルの承認依頼を漏れなく行いたい方
・承認ワークフローを自動化しチーム全体の作業効率を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
さらに自動化するには
ここからは、先ほど作成したフローをさらに活用できる応用例をご紹介します！
Microsoft Excelにデータを追加する方法を設定してみましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」の下にある+ボタンを押すと、アクションを追加できます。
上記画面のように、Microsoft Excelにレコードを追加するアクションを追加することで、承認されたファイルをデータ化できるので、過去の承認ファイルも確認しやすく、管理の効率化が期待できますよ！
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する方法
ここからは、似た構成の自動化フローをご紹介します！
まずは、Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する自動化フローの設定方法をご紹介します。
以下のテンプレートをコピーしてください。
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・書類の承認依頼を手動で行っている方
・承認依頼の抜け漏れを防止し業務をスムーズに進めたい方
・Google Driveを起点とした承認フローの構築や承認完了後の通知作業を効率化したい方
■注意事項
・Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からステップ5の承認を依頼するまでは同じステップになるので、そのあとのChatworkの設定から説明していきます。
赤枠部分の「メッセージを送る」をクリックしてください。
こちらの設定画面に移るのでそのまま「次へ」をクリックし進みます。
ルームIDは、候補より任意で選択してください。
メッセージ内容は、自由に設定できます。
ファイルの情報を自動で取得し、Chatworkのメッセージに引用できます。
テストが成功し、設定を保存できたら完成です！
フォームで添付されたファイルを承認依頼して、完了後Google Driveに保存する方法
続いて、トリガーをYoomのフォームに変更したときの設定方法について解説します！
以下のテンプレートをコピーしてください。
フォームで添付されたファイルを承認依頼して、完了後Google Driveに保存する
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■概要
フォームで添付されたファイルを承認依頼して、完了後Google Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や契約書等の書類の承認を行う経理担当者の方
・承認済みの書類をGoogle Driveで一元管理している方
・手動による承認依頼を自動化し作業の抜け漏れを防止したい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「契約書送付フォーム」をクリックしてください。
こちらのページは設定済みのため、「添付ファイル」が選択されているのを確認し、画面下部の「次へ」をクリックします。
赤枠部分をクリックし、テスト用の書類ファイルを添付後「保存する」をクリックしてください。
続いて「ファイルをアップロードする」を設定していきます。
こちらのページは変更不要です。
格納先のフォルダIDとファイル名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選択し、ファイルは「送付する契約書」を選択してください。
テストが成功し、設定を保存できたら完成です！
その他のGoogle Driveを使った自動化例のご紹介
ここからは、Google Driveを使用した連携フローを3つご紹介します。
1. Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成するフローです。
このフローを活用すると、フォルダの作成漏れやフォルダ名の不一致を防ぐことができ、情報の正確性を高めることが期待できます。フォルダの自動作成により、ファイルや送信された資料の格納の効率化が可能になります。
Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成する
試してみる
■概要
Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務で活用している方
・企業ごとのフォルダを作成し、資料の保管を行なっている方
・手作業でのフォルダ作成に煩わしさを感じている方
2.Sansanを活用して名刺情報の登録を行なっている方
・日々の業務の中で多くの名刺を受け取っており、管理を行う方
・Sansanに登録された企業ごとにデータ管理を行なっている方
■注意事項
・Google DriveとSansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2. Google Driveに格納されたPDFをOCR機能で読みとり、kintoneに自動追加するフローです。
このフローを活用することで、手動でのテキスト抽出と入力作業が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
また、Google Driveとkintoneをシームレスに連携できるため、情報の一元管理を実現できます。
Google Driveに格納されたPDFをOCRして、kintoneに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google DriveのPDFを効率的にテキスト抽出し、kintoneに自動登録することが可能です。この自動化を活用することによって、日々のデータ共有業務をスムーズに自動化することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveに多数のPDFファイルを保存しており、内容をkintoneで一元管理したいと考えている方
•手動でのPDFテキスト抽出やデータ入力に時間と労力を費やしている業務担当者
•Yoomを活用して業務ワークフローを効率化し、日常業務の自動化を図りたい企業のIT担当者
•OCR技術を利用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・Google DriveとkintoneをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
3.フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに自動で保存するフローです。
このフローを活用すると、結合されたファイルが自動でGoogle Driveの指定フォルダに追加できるため、手作業の手間を削減でき、ファイル管理を効率化することができます。
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理している方
・チームの共有フォルダを活用して情報共有に活用している方
・業務に活用するファイル管理に活用しているが手作業での管理に煩雑さを感じている方
2.PDFファイルの管理を行っている方
・PDFのファイル結合に手間がかかっている方
・複数のファイルを結合してフォルダ内の整頓を行っている方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
まとめ
本記事では、Google Driveを使用した自動化フローを作成し、Google Driveにファイルが追加されたら、自動的に承認依頼を行い、完了したら通知する方法をご紹介しました！
いかがでしたか？日々の業務を円滑に進めるには、手作業を減らし、業務を自動化できる環境を整えることが大切です。
今回ご紹介したフローを活用することで、Google Driveへのファイル追加を起点に、承認依頼を自動化し、完了後にSlackで通知できるため、業務の効率化が期待できますよ。
さらに、フローを応用することで、Chatwork通知やフォームからのアップロードなど、より柔軟な自動化も可能です。
「こんなことも自動化できるの？」と感じたら、まずは本ブログを参考にお試しください
日々の業務を、もっとスムーズにしていきましょう！
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