Google Driveの承認ワークフローを最適化！ファイル追加→承認→通知を自動化する方法

Google Driveの特定のフォルダ内に新しくファイルが作成されたら、ファイル名に特定のワード（契約書など）を含むファイルを承認依頼し、完了後SlackのAPIを経由して、Slackにメッセージを送ることで実現できます。

一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google DriveとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveでトリガー設定後、分岐機能・承認依頼機能・Slackでアクションを設定
• トリガーをON

Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてください。

ステップ1:Google DriveとSlackのマイアプリ連携

1.Google Driveの登録方法

「マイアプリ」→「+新規接続」の順でクリックし、検索窓にGoogle Driveと入力してください。

「Sign in with Google」をクリックし、サインインしましょう。

上記画面が表示されたら、Yoomと連携するアカウントを選択してください。

注釈を確認したら「次へ」を押します。
これでGoogle Driveの連携完了です。

2. Slackの登録方法
先ほど同様に「新規接続」の検索窓にSlackと入力します。

使用したいチャンネルをプルダウンから選択したら、「許可する」を押しましょう。
※参照：設定方法の詳細は、こちらをご確認ください。

‍ステップ2:テンプレートのコピー

以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

テンプレートがコピーされるたら、「OK」をクリックして設定を始めましょう！

ステップ3:Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するトリガーの設定

まずは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」という項目を設定していきます。

こちらの項目は初期設定されています。

上記画像の通り、誤りが無いか確認できたら次のページに進みます。

トリガーの起動間隔を5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストを実行し、アウトプットが取得できたら保存します。

ステップ4:分岐する

次に、「コマンドオペレーション」という項目をクリックしてください。

※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「分岐対象のアウトプット」は上記画面の通り設定できていることを確認してください。
分岐条件は、ファイル名に「契約書」というワードが含まれている場合に分岐するよう設定されています。
こちらは用途に合わせて変更可能です。

設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:承認を依頼する

続いて、「承認を依頼する」という項目を設定しましょう。

承認者は、プルダウンより任意で設定してください。

承認内容の詳細は上記画像のように設定されています。
このように設定することで、Google Driveに作成されたファイルのURLを自動で引用できます。

承認完了条件は、プルダウンより任意で設定してください。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:Slackのチャンネルにメッセージを送る

続いて、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックし設定してください。

こちらの項目は初期設定されています。
上記画像の通り、誤りが無いか確認できたら次のページに進みます。

投稿先のURLは、枠外の注釈を参考に設定してください。

メッセージは自由に設定できます。
例えば、上記画像のように設定すると、Google Driveに追加したファイルの「ファイルID」「ファイル名」「URL」を自動で取得し、Slackのメッセージに引用できます。

テストが成功したら、設定を保存してください。

ステップ7:トリガーをONにする

「トリガーをON」にしたらフローが起動します。
実際に動作を確認してみてください。
これで「Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Slackに通知する」フローの完成です！

さらに自動化するには

ここからは、先ほど作成したフローをさらに活用できる応用例をご紹介します！

Microsoft Excelにデータを追加する方法を設定してみましょう。

「チャンネルにメッセージを送る」の下にある+ボタンを押すと、アクションを追加できます。
上記画面のように、Microsoft Excelにレコードを追加するアクションを追加することで、承認されたファイルをデータ化できるので、過去の承認ファイルも確認しやすく、管理の効率化が期待できますよ！

Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する方法

ここからは、似た構成の自動化フローをご紹介します！
まずは、Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する自動化フローの設定方法をご紹介します。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からステップ5の承認を依頼するまでは同じステップになるので、そのあとのChatworkの設定から説明していきます。

赤枠部分の「メッセージを送る」をクリックしてください。

こちらの設定画面に移るのでそのまま「次へ」をクリックし進みます。

ルームIDは、候補より任意で選択してください。
メッセージ内容は、自由に設定できます。
ファイルの情報を自動で取得し、Chatworkのメッセージに引用できます。

テストが成功し、設定を保存できたら完成です！

フォームで添付されたファイルを承認依頼して、完了後Google Driveに保存する方法

続いて、トリガーをYoomのフォームに変更したときの設定方法について解説します！

以下のテンプレートをコピーしてください。

‍

「契約書送付フォーム」をクリックしてください。

こちらのページは設定済みのため、「添付ファイル」が選択されているのを確認し、画面下部の「次へ」をクリックします。

赤枠部分をクリックし、テスト用の書類ファイルを添付後「保存する」をクリックしてください。

続いて「ファイルをアップロードする」を設定していきます。

こちらのページは変更不要です。

格納先のフォルダIDとファイル名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選択し、ファイルは「送付する契約書」を選択してください。

テストが成功し、設定を保存できたら完成です！

その他のGoogle Driveを使った自動化例のご紹介

ここからは、Google Driveを使用した連携フローを3つご紹介します。

1. ‍Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成するフローです。
このフローを活用すると、フォルダの作成漏れやフォルダ名の不一致を防ぐことができ、情報の正確性を高めることが期待できます。フォルダの自動作成により、ファイルや送信された資料の格納の効率化が可能になります。

2. Google Driveに格納されたPDFをOCR機能で読みとり、kintoneに自動追加するフローです。
このフローを活用することで、手動でのテキスト抽出と入力作業が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
また、Google Driveとkintoneをシームレスに連携できるため、情報の一元管理を実現できます。

3.フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに自動で保存するフローです。
このフローを活用すると、結合されたファイルが自動でGoogle Driveの指定フォルダに追加できるため、手作業の手間を削減でき、ファイル管理を効率化することができます。

まとめ

本記事では、Google Driveを使用した自動化フローを作成し、Google Driveにファイルが追加されたら、自動的に承認依頼を行い、完了したら通知する方法をご紹介しました！
いかがでしたか？日々の業務を円滑に進めるには、手作業を減らし、業務を自動化できる環境を整えることが大切です。
今回ご紹介したフローを活用することで、Google Driveへのファイル追加を起点に、承認依頼を自動化し、完了後にSlackで通知できるため、業務の効率化が期待できますよ。
さらに、フローを応用することで、Chatwork通知やフォームからのアップロードなど、より柔軟な自動化も可能です。
「こんなことも自動化できるの？」と感じたら、まずは本ブログを参考にお試しください
日々の業務を、もっとスムーズにしていきましょう！