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Google DriveとAsanaを活用しているものの、「ファイルが増えるたびに手動でタスクを作成するのが大変」「どのファイルに対応すべきか見落としてしまう」といった悩みを抱えていませんか？
そんなときに便利なのが、Yoomを使ったGoogle DriveとAsanaの自動連携です。特定のフォルダにファイルを追加すると、そのファイルのURLを含むタスクがAsanaに自動作成されます。これにより、タスクの抜け漏れを防ぎ、作業の流れをスムーズにすることが期待できます。
本記事では、ノーコードツールのYoomを使って、Google DriveとAsanaを連携する方法を解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する」方法を解説します。
[Yoomとは]
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたことをAPIを利用して受け取り、Asanaの提供するAPIでA指定プロジェクトに新しいタスクを追加することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
Googleのアカウントにログインをしたら、Yoomとの連携を許可するために「Sign in with Google」をクリックしてください。
クリックすると、アカウントを選択する画面が出てきます。
アカウントを選択したら、Googleアカウントへのアクセスを許可します。
「続行」をクリックすると、マイアプリ連携完了です。
まずはAsanaにサインインしてください。
次に、Asanaでの権限を許可します。
これでYoomに戻り、マイアプリ連携が完了します。
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。
次からフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
まずは、Google Driveでトリガーの設定をしましょう。
1ページ目はマイアプリ連携をしたGoogle Driveのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomのプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
トリガーと指定使用したいフォルダIDを選択したら、ファイルをアップロードしてから「テスト」をクリックしてください。
ファイルの情報がアウトプットで取得できたら「保存する」でトリガーの設定は完了です。
次に、取得した情報をAsanaに追加しましょう。
1ページは、Google Driveと同様にアカウント情報とタイトルの修正をおこなって次に進んでください。
次に、Asanaに登録するための詳細設定です。
タスク名にアウトプットを活用する場合は、上記のように選択してください。「{{ファイル名}}タスク」など手入力をすることも可能です。
その他必須項目などを入力したら「テスト」をクリックして、Asanaにタスクが追加されるかどうか確認しましょう。
ファイル名が、タスク名として反映されてAsanaに登録されました！
確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにします。
これでフローが動き始めました。設定したフローは以下のものです。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
タスクが追加されたことを通知で受け取ると、次の業務がスムーズに進むでしょう。
期限が近いものや、緊急のものはすぐに取り掛かることができるのでタスクの抜け漏れにつながります。
チームをまたいで通知をさせることもできるので、コミュニケーションミスも防ぐことができます。
チームマネージャーなど、複数のメンバーを管理する人にとってタスクを一元管理するのは一苦労です。
そんな時はGoogle スプレッドシートなどに情報を1つにまとめておきましょう。
この設定をすれば、Asanaのアカウントがばらばらでも最終的に情報は1か所に集められるので、進捗管理が効率的になります。
また、引継ぎをする際にもGoogle スプレッドシートだけを共有すれば完了するので、スムーズに進むでしょう。
Google Meetの録画データをBoxへ自動保存
会議の録画データを手動でダウンロードして保存するのは手間がかかります。このフローを活用すれば、Google Meetの会議終了後に録画データを自動でBoxへ格納できます。
ファイル整理の負担を減らし、会議記録の一元管理が可能になることが期待できます。また、複数のメンバーがアクセスしやすくなり、情報共有の効率化も見込まれます。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailの添付ファイルをOCR処理し、Google Driveへ保存＆Slack通知
紙の書類をスキャンして送られてくることが多い場合、そのままでは検索が困難です。このフローなら、Gmailの添付ファイルをOCRでテキスト化し、自動でGoogle Driveに保存できます。
さらに、Slackに通知を送ることで、チーム内での情報共有の迅速化が期待できます。
手作業での処理を削減し、データ活用の利便性向上が見込まれます。
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに保存してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに保存して管理している場合、添付ファイルの保存漏れが発生する恐れがあります。
添付ファイルの保存漏れが発生することで、ファイルを探し出すのに時間がかかり、業務進行に影響を及ぼす可能性があります。
このフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、ファイルの種別に応じてGoogle Driveのフォルダへ保存しSlackに通知することができます。
Google Driveへのファイルの保存はOCRの内容を元に仕分けされるため、ファイル管理を効率化することが可能です。
また、Google Driveへのファイル保存後にSlackから通知されるため、チーム内の情報共有もスムーズに行えます。
月初にGoogle Driveのフォルダを自動整理
ストレージの容量管理に悩んでいる場合、手動で不要ファイルを削除するのは手間がかかります。このフローを活用すれば、毎月月初に特定のフォルダ内のファイルを自動削除できます。
これにより、不要なデータの蓄積を防ぎ、ストレージの整理を効率化することが期待できます。また、ルール化することで、継続的な運用の手間を減らすことも見込まれます。
■概要
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Driveに業務用ファイルを保存しているチームメンバー
・月次レポートの作成過程で生まれる中間ファイルの効率的に削除したい方
・定期的なファイル削除作業を忘れるリスクを防ぎたい方
2. ファイル管理に課題を抱えているチームの責任者や管理者の方
・大量の一時ファイルが蓄積されるプロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・不要なデータを残さず情報管理を徹底したい方
・ストレージ容量を効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、定期的なファイル削除作業に費やす労力を削減でき、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。
また、自動化により、誤って重要なファイルを削除したり、削除し忘れたりするリスクを最小限に抑えられます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveはファイルの保存や共有に優れたクラウドストレージですが、業務を円滑に進めるにはタスク管理も重要です。Google DriveとAsanaを連携すれば、特定のフォルダにファイルが追加されたタイミングで自動的にタスクが作成され、抜け漏れを防ぎながら効率的に仕事を進められます。
たとえば、デザインチームがGoogle Driveに新しいデザイン案を保存した際、そのファイルを確認・フィードバックするタスクがAsanaに自動で作成されると、関係者全員がスムーズに次のアクションを取ることができます。
これにより、「誰が次に対応するのか分からない」といった状況を減らし、業務の流れをスムーズにすることが可能です。
タスク管理ツールとしてAsanaを活用していても、「どのファイルを使って作業するのか」が明確でないと、進捗の確認や対応の遅れが発生することがあります。しかし、Google DriveとAsanaを連携させることで、タスクごとに関連するファイルが紐づけられるため、チームメンバーが必要な情報を見つけやすくなります。
たとえば、営業チームがGoogle Driveに提案資料を保存した際に、Asanaで「レビューを依頼する」タスクが作成されると、上長や関係者がすぐにチェックしやすくなります。
これにより、「どの資料を確認すればいいのか」「最新のデータはどこにあるのか」といった情報の行き違いを減らし、スケジュール通りに業務を進めやすくなります。
Google DriveとAsanaを連携することで、作業がどの段階まで進んでいるのかをチーム全体で把握しやすくなります。Google Drive上のファイルが追加されるたびにAsanaのタスクが作成・更新されるため、プロジェクトの進行状況を一覧で確認しやすくなります。
たとえば、マーケティングチームがGoogle Driveにキャンペーン資料をアップロードすると、Asanaで「承認待ち」や「配信準備中」といったタスクが作成され、進捗状況をリアルタイムで把握できます。これにより、関係者が適切なタイミングで対応できるようになり、無駄な確認作業や情報共有の手間を減らすことができるでしょう。
Google DriveとAsanaを連携することで、ファイルの管理とタスク管理を一元化し、業務の流れをスムーズにすることができます。特定のフォルダにファイルを追加するだけでタスクが自動で作成されるため、手作業を減らし、抜け漏れのないタスク管理が期待できます。
さらに、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。業務の効率化を進めたい方は、この機会にYoomに登録し、便利な自動化を試してみませんか？
