ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているGoogle DriveとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Google Driveの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索しましょう。
以下の画面が出たらサインインしてください。
認証時に権限を全て許可してください。
次にAsanaを連携します。
以下の画面が出たらAsanaへログインしてください。
2つのアプリがマイアプリに表示されます。
現代のビジネスシーンでは、効率的なタスク管理とファイル共有が必要とされています。
特に、Google DriveとAsanaはその利便性と機能性で利用されている方も多いのではないでしょうか。
Google Driveはクラウド上でドキュメントの作成、共有、保存が簡単に行え、Asanaはタスク管理やメンバー間でコミュニケーションができます。
この2つの連携をすることで、プロジェクトの進行を効率的に管理し、情報の共有もスムーズに行えるようになります。
本記事では、Yoomを使ってGoogle DriveとAsanaを連携する方法と、そのメリットについて詳しく紹介します。
ノーコードで実現可能なため、非エンジニアの方でも簡単に設定できます。
クラウド上でのドキュメント管理とタスクの可視化を一体化させて、作業の重複やコミュニケーションのすれ違いを減らし、プロジェクトを効率よく進めましょう。
ここではGoogle DriveとAsanaを連携するメリットとデメリットについて説明します。
Google DriveとAsanaの連携により、重要なファイルがアップロードされたとき自動的にタスクが作られるため、タスクの見落としを防げるようになります。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン資料をGoogle Driveにアップロードした際、その資料に基づくタスクがAsanaに自動的に生成されるため、担当者がすぐに対応できるようになります。
これにより、タスクの生成忘れや遅延を防ぎ、プロジェクトがよりスムーズに進行しますね。
Google DriveとAsanaを連携することで、プロジェクト管理が一層効率的にできるようになります。
例えば、チームメンバーがGoogle Driveに新しいファイルをアップロードすると、そのファイルのリンクが自動的にAsanaのタスク内の説明部分に追加されます。
大量のデータが保存されているGoogle Driveからファイルを探すことなく、タスクにあるリンクから関連ファイルにアクセスできます。
これにより、ファイルの共有とタスクの管理が一元化され、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できるようになりますね。
特に、リモートワークや複数のプロジェクトを同時に進行している場合とても役立ちそうですね。
Google DriveとAsanaを連携することでタスク管理が効率化するという大きなメリットがある一方で、
その連携を実現するためには専門的な知識やそれを実現するための経験が必要になります。
一言に連携と言っても様々な方法がありますが、ポピュラーな方法として各アプリが提供しているAPIという仕組みを用いる方法があります。
仕組みの理解や設定経験があれば対応できますが、初めてでこのAPIの連携を行うのは至難の業で多くの場合はエンジニアの力を借りる必要があり、
実は連携までの道のりが長いのです・・・。
しかし、今回紹介するYoomを使用することであらかじめ各アプリのアクションが連携されているので、APIの知識やエンジニア経験がなくても誰でも簡単に
アクションを選ぶだけで便利な連携を実現できます。
このあとYoomを使った具体的な連携方法を紹介するので、ぜひご覧ください。
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用する2つのアプリを連携してみましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行できます。30秒で始められます!
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
登録が完了したら、「Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する」フローボットを作成してみましょう。
まずは、使用しているGoogle DriveとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Google Driveの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索しましょう。
以下の画面が出たらサインインしてください。
認証時に権限を全て許可してください。
次にAsanaを連携します。
以下の画面が出たらAsanaへログインしてください。
2つのアプリがマイアプリに表示されます。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てくるので、右側の三点リーダー(...)をクリック→編集するを選択します。
ではアプリトリガーを設定します。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
Google Driveに連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのまま使うので、次に進みます。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
フォルダIDはGoogleDriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。
候補から選択できます。
テスト→テスト成功でこの部分は完了です。
次に「タスクを追加」をクリック。
ここでも、連携するアカウント情報を確認しアクションは変更しません。
API接続設定を行いましょう。
タスク名:任意
プロジェクトID・セクションID:候補から選択
タスクの説明:デフォルトで問題なければそのまま
担当者のメールアドレス以降は任意で設定してください。
ここでもテストをします。
テストして問題ないことを確認しましょう。
テストが成功すると、Asana側で以下のようにタスクが生成されます。
今回はこのように作成してみました。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
今回は「Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する」フローボットをご紹介しました。
みなさんのよく使うGoogle Driveとタスク管理に長けたAsanaの連携は、プロジェクト管理を効率化し、タスクの見落としを防ぐことができるようになりそうです。
わたしも経験があるのですが、新規タスク作成などは手動でやると面倒だし忘れがちですよね。
Yoomを使えばノーコードで簡単に設定できるため、非エンジニアの方でも手軽に導入可能です。
Yoomを利用してアプリ同士を連携し、手動でのタスク追加の手間を省いて、効率的なタスク管理を実現しませんか?
ぜひ、この連携フローを活用して、プロジェクトの進行をスムーズにしましょう。
Yoomにはたくさんのテンプレートがありますので、ぜひ使ってみてください!