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【ラクラク設定】Google Driveにデータを自動で書き込み・転記する方法
「メールで届いてたファイル、保存したっけ？」
「フォームの回答にファイルが添付されてたの、見落としてた...」
そんな経験、ありませんか？
日々増えていくデータを、手動でGoogle Driveに移動するのは手間も時間もかかりますよね。こうした“小さな手間”が積み重なると、他の業務に影響が出るリスクも。
そこで活用したいのが、Google Driveのデータ更新を自動化する仕組み！
たとえば、フォームやメールで受信したファイルをGoogle Driveに自動保存したり、特定のファイルを定期的に自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存することも可能です。
本記事では、便利な自動化の仕組みをノーコードで手間をかけずに実現する方法をご紹介！
便利な活用例もいくつかご紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Google Driveにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにGoogle Driveの自動更新を体験できます。登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをGoogle Driveに自動で書き込み・転記する
Googleフォームなどのフォームアプリを起点に、Google Driveのデータ更新を自動で行うフローです。
対応漏れやミスを防ぎ、ファイル管理の精度向上に寄与するでしょう。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要フォームで複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手動で結合して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。例えば、申込書と本人確認書類など、複数の書類を個別にダウンロードし、手作業で結合してからフォルダに保存する業務は、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された複数のPDFを自動で結合し、指定のGoogle Driveに保存することが可能になり、ファイル管理の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールの受信内容をGoogle Driveに自動で書き込み・転記する
Gmailなどのメールアプリを起点に、Google Driveのデータを自動更新するフローです。
「あれ、メールで届いてた資料、保存したっけ？」など、人為的ミスを防ぎつつ、手作業にかかる時間を大幅に節約できるでしょう。
■概要Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が減ることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が減ることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
スケジュールツールのデータをGoogle Driveに自動で書き込み・転記する
Googleカレンダーなどのスケジュールアプリを起点にして、Google Driveのデータ更新を行うフローです。
スケジュール管理とファイル管理を両立させ、業務全体の効率化をサポートします。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle Driveを日常的に利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 予定管理と資料管理を自動で連携させ、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「新しい予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の件名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーのIDを設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、作成したフォルダを格納する親フォルダのIDを設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle Driveを日常的に利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 予定管理と資料管理を自動で連携させ、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「新しい予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の件名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーのIDを設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、作成したフォルダを格納する親フォルダのIDを設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Driveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、以降のフローの設定がスムーズにできます。
Yoomにログインしたら、左側のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択しましょう。
【Googleフォームのマイアプリ登録】
(1) 検索窓でGoogleフォームと検索し、アプリ一覧からGoogleフォームを選択してください。
(2) 「Sign in with Google」をクリックします。
(3) 【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」のチェックボックスをすべてチェックし、「続行」をクリックしてください。
以上で、Googleフォームのアプリ連携は完了です。
【Google Driveの場合】
(1) 先ほどと同様に、検索窓でGoogle Driveと検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
(2) 「Sign in with Google」をクリックします。
(3) Yoomと連携するGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。
以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、お使いのYoom画面にテンプレートが自動的にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので「OK」を押して次に進みましょう！
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
(1) まずは、Googleフォームで回答を受信したらフローボットが自動的に起動するように、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
(2) 「Googleフォームと連携するアカウント情報」で、フローボットの運用に使用したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3) トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4) 「フォームID」には、回答を受信したらフローボットを起動させる対象となるGoogleフォームを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
設定が完了したらテストを行います。先ほど指定したGoogleフォームに、実際にファイルを添付して回答を送信してください。
（テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！）
(5) テストが成功すると、フォームで受信した情報が「アウトプット」として取得できますが、このままだと取得情報が足りません...。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加しましょう！
※アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
取得したアウトプットは、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
(6) 「+取得する値を追加」をクリックすると、抽出された回答情報が表示されます。
取得したい回答内容が記載された「+」ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。
(7) 「アウトプット」に値を追加できたら、追加した値にカーソルを合わせて鉛筆マークをクリックします。
(8) 「項目名」を「氏名」「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」しましょう。
(9) デフォルトで設定されている「fileid」「回答者氏名」は、×ボタンをクリックして削除しておくと、より分かりやすいかもしれませんね！
(10) 今回は、下図のように取得情報を調整してみました！活用する業務内容に合わせて、自由に設定してみてくださいね。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは、仕様上「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみです。
回答内容を取得するには、JSONPathでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法について、詳しくはヘルプページをご参照ください。
最後に「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ4：ファイル名の変更設定
(1)次に、フォームで受信したファイルの名前を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイル名を変更する」をクリックしましょう。
(2) 「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用するGoogle Driveのアカウントを選択してください。
(3) 「対象のファイルID」に、フォームで取得したファイルを設定します。
入力欄をクリックして表示される「アウトプット」の、「フォームに回答が送信されたら」内にあるファイルIDを選択しましょう。
(4) 「ファイル名」を任意で設定します。
今回は、「（氏名）様（当月）請求書」と設定しました！
（氏名）には「アウトプット」の「フォームに回答が送信されたら」内にある「氏名」を選択し、（当月）には「日付」の「今月」を選択して設定しています。
こうすることで、（氏名）にはフォームで取得した情報を引用し、（当月）にはフローボットが起動した月を引用することができます。
(5) 設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行してください。
テスト成功欄に表示されたファイル名が、設定どおりに正しく変更されていることを確認しましょう。「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ5：Google Driveのファイル移動設定
(1) 最後に、Google Driveのファイル格納先を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックしましょう。
(2) 先ほどと同様に、「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用で使用するGoogle Driveのアカウントを選択します。
(3) 「対象のファイルID」に、格納するファイルのIDを設定します。
入力欄をクリックして表示される「取得した値」から、Googleフォームの設定で取得したファイルIDを選択しましょう。
(4) 「現在のフォルダID」に、フォームで受信したファイルが格納されているフォルダのIDを入力します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウント内にあるフォルダのリストが表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
(5) 「移動先のフォルダID」に、移動先となるフォルダのIDを入力します。
こちらも同様に、候補から対象のフォルダを選択しましょう。
(6) 設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にファイルを移動させてみましょう！Google Driveを開き、正しくファイルが移動しているか確認してください。
最後に、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上ですべての設定が完了です。
設定完了後は、以下のようなポップアップが表示されるので「トリガーをON」にします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Google Driveを使った便利な自動化例
フォームやメールなどで受信したファイルを自動でGoogle Driveに格納したり、データベースの情報をもとに、自動でGoogle Driveのファイルの権限を付与したりすることも可能です。また、会議終了後に会議のレコーディングファイルを自動で取得してGoogle Driveに格納することもできます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
■注意事項- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
終わりに
いかがでしたか？Google Driveのデータ更新を自動化することで、日々の”小さな手間”を削減でき、より効率的な業務遂行を実現できるでしょう。フォームやメールなど、様々なツールから届くファイルの管理を自動化すれば、時間を大幅に節約でき、よりクリエイティブな業務に集中できる環境が整うはずです。Yoomを使えば、便利な自動化の仕組み作りも短時間で実現できるのは魅力ですよね。
「本当にすぐ設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてください。
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ぜひこの機会に自動化を取り入れ、よりスマートな働き方を実現してみてくださいね！
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