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「メールで届いてたファイル、保存したっけ？」
「フォームの回答にファイルが添付されてたの、見落としてた...」
そんな経験、ありませんか？
日々増えていくデータを、手動でGoogle Driveに移動するのは手間も時間もかかりますよね。こうした“小さな手間”が積み重なると、他の業務に影響が出るリスクも。
そこで活用したいのが、Google Driveのデータ更新を自動化する仕組み！
たとえば、フォームやメールで受信したファイルをGoogle Driveに自動保存したり、特定のファイルを定期的に自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存することも可能です。
本記事では、便利な自動化の仕組みをノーコードで手間をかけずに実現する方法をご紹介！
便利な活用例もいくつかご紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
YoomにはGoogle Driveを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
いろいろな方法で、Google Driveにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにGoogle Driveの自動更新を体験できます。登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Googleフォームなどのフォームアプリを起点に、Google Driveのデータ更新を自動で行うフローです。
対応漏れやミスを防ぎ、ファイル管理の精度向上に寄与するでしょう。
■概要
Webフォーム経由で複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手作業で一つにまとめてからGoogle Driveに保存する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に、ファイルの数が多いと、ダウンロードや結合、アップロードといった一連の操作が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からGoogle Driveへの保存までを自動で完結させ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailなどのメールアプリを起点に、Google Driveのデータを自動更新するフローです。
「あれ、メールで届いてた資料、保存したっけ？」など、人為的ミスを防ぎつつ、手作業にかかる時間を大幅に節約できるでしょう。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleカレンダーなどのスケジュールアプリを起点にして、Google Driveのデータ更新を行うフローです。
スケジュール管理とファイル管理を両立させ、業務全体の効率化をサポートします。
■概要
Googleカレンダーで新しい打ち合わせやプロジェクトの予定を登録するたびに、Google Driveで関連資料を保管するためのフォルダを手作業で作成していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくGoogle Driveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
はじめに、使用するアプリをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、以降のフローの設定がスムーズにできます。
Yoomにログインしたら、左側のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択しましょう。
【Googleフォームのマイアプリ登録】
(1) 検索窓でGoogleフォームと検索し、アプリ一覧からGoogleフォームを選択してください。
(2) 「Sign in with Google」をクリックします。
(3) 【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」のチェックボックスをすべてチェックし、「続行」をクリックしてください。
以上で、Googleフォームのアプリ連携は完了です。
【Google Driveの場合】
(1) 先ほどと同様に、検索窓でGoogle Driveと検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
(2) 「Sign in with Google」をクリックします。
(3) Yoomと連携するGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。
以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クリックすると、お使いのYoom画面にテンプレートが自動的にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので「OK」を押して次に進みましょう！
(1) まずは、Googleフォームで回答を受信したらフローボットが自動的に起動するように、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
(2) 「Googleフォームと連携するアカウント情報」で、フローボットの運用に使用したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3) トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4) 「フォームID」には、回答を受信したらフローボットを起動させる対象となるGoogleフォームを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
設定が完了したらテストを行います。先ほど指定したGoogleフォームに、実際にファイルを添付して回答を送信してください。
（テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！）
(5) テストが成功すると、フォームで受信した情報が「アウトプット」として取得できますが、このままだと取得情報が足りません...。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加しましょう！
※アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
取得したアウトプットは、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
(6) 「+取得する値を追加」をクリックすると、抽出された回答情報が表示されます。
取得したい回答内容が記載された「+」ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。
(7) 「アウトプット」に値を追加できたら、追加した値にカーソルを合わせて鉛筆マークをクリックします。
(8) 「項目名」を「氏名」「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」しましょう。
(9) デフォルトで設定されている「fileid」「回答者氏名」は、×ボタンをクリックして削除しておくと、より分かりやすいかもしれませんね！
(10) 今回は、下図のように取得情報を調整してみました！活用する業務内容に合わせて、自由に設定してみてくださいね。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは、仕様上「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみです。
回答内容を取得するには、JSONPathでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法について、詳しくはヘルプページをご参照ください。
最後に「保存する」をクリックして設定完了です！
(1)次に、フォームで受信したファイルの名前を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイル名を変更する」をクリックしましょう。
(2) 「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用するGoogle Driveのアカウントを選択してください。
(3) 「対象のファイルID」に、フォームで取得したファイルを設定します。
入力欄をクリックして表示される「アウトプット」の、「フォームに回答が送信されたら」内にあるファイルIDを選択しましょう。
(4) 「ファイル名」を任意で設定します。
今回は、「（氏名）様（当月）請求書」と設定しました！
（氏名）には「アウトプット」の「フォームに回答が送信されたら」内にある「氏名」を選択し、（当月）には「日付」の「今月」を選択して設定しています。
こうすることで、（氏名）にはフォームで取得した情報を引用し、（当月）にはフローボットが起動した月を引用することができます。
(5) 設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行してください。
テスト成功欄に表示されたファイル名が、設定どおりに正しく変更されていることを確認しましょう。「保存する」をクリックして設定完了です！
(1) 最後に、Google Driveのファイル格納先を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックしましょう。
(2) 先ほどと同様に、「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用で使用するGoogle Driveのアカウントを選択します。
(3) 「対象のファイルID」に、格納するファイルのIDを設定します。
入力欄をクリックして表示される「取得した値」から、Googleフォームの設定で取得したファイルIDを選択しましょう。
(4) 「現在のフォルダID」に、フォームで受信したファイルが格納されているフォルダのIDを入力します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウント内にあるフォルダのリストが表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
(5) 「移動先のフォルダID」に、移動先となるフォルダのIDを入力します。
こちらも同様に、候補から対象のフォルダを選択しましょう。
(6) 設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にファイルを移動させてみましょう！Google Driveを開き、正しくファイルが移動しているか確認してください。
最後に、「保存する」をクリックして設定完了です！
以上ですべての設定が完了です。
設定完了後は、以下のようなポップアップが表示されるので「トリガーをON」にします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
フォームやメールなどで受信したファイルを自動でGoogle Driveに格納したり、データベースの情報をもとに、自動でGoogle Driveのファイルの権限を付与したりすることも可能です。また、会議終了後に会議のレコーディングファイルを自動で取得してGoogle Driveに格納することもできます。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
いかがでしたか？Google Driveのデータ更新を自動化することで、日々の”小さな手間”を削減でき、より効率的な業務遂行を実現できるでしょう。フォームやメールなど、様々なツールから届くファイルの管理を自動化すれば、時間を大幅に節約でき、よりクリエイティブな業務に集中できる環境が整うはずです。Yoomを使えば、便利な自動化の仕組み作りも短時間で実現できるのは魅力ですよね。
「本当にすぐ設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
ぜひこの機会に自動化を取り入れ、よりスマートな働き方を実現してみてくださいね！
