【ラクラク設定】Google Driveにデータを自動で書き込み・転記する方法

メールの受信内容をGoogle Driveに自動で書き込み・転記する

Gmailなどのメールアプリを起点に、Google Driveのデータを自動更新するフローです。
「あれ、メールで届いてた資料、保存したっけ？」など、人為的ミスを防ぎつつ、手作業にかかる時間を大幅に節約できるでしょう。

スケジュールツールのデータをGoogle Driveに自動で書き込み・転記する

Googleカレンダーなどのスケジュールアプリを起点にして、Google Driveのデータ更新を行うフローです。
スケジュール管理とファイル管理を両立させ、業務全体の効率化をサポートします。

Google Driveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogle Driveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、以降のフローの設定がスムーズにできます。

Yoomにログインしたら、左側のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択しましょう。

【Googleフォームのマイアプリ登録】

(1) 検索窓でGoogleフォームと検索し、アプリ一覧からGoogleフォームを選択してください。

(2) 「Sign in with Google」をクリックします。

(3) 【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」のチェックボックスをすべてチェックし、「続行」をクリックしてください。

以上で、Googleフォームのアプリ連携は完了です。

【Google Driveの場合】

(1) 先ほどと同様に、検索窓でGoogle Driveと検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。

(2) 「Sign in with Google」をクリックします。

(3) Yoomと連携するGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4) 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。

以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、お使いのYoom画面にテンプレートが自動的にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので「OK」を押して次に進みましょう！

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

(1) まずは、Googleフォームで回答を受信したらフローボットが自動的に起動するように、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

(2) 「Googleフォームと連携するアカウント情報」で、フローボットの運用に使用したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3) トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4) 「フォームID」には、回答を受信したらフローボットを起動させる対象となるGoogleフォームを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。

設定が完了したらテストを行います。先ほど指定したGoogleフォームに、実際にファイルを添付して回答を送信してください。
（テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！）

(5) テストが成功すると、フォームで受信した情報が「アウトプット」として取得できますが、このままだと取得情報が足りません...。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加しましょう！

※‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
取得したアウトプットは、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

(6) 「+取得する値を追加」をクリックすると、抽出された回答情報が表示されます。
取得したい回答内容が記載された「+」ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。

(7) 「アウトプット」に値を追加できたら、追加した値にカーソルを合わせて鉛筆マークをクリックします。

(8) 「項目名」を「氏名」「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」しましょう。

(9) デフォルトで設定されている「fileid」「回答者氏名」は、×ボタンをクリックして削除しておくと、より分かりやすいかもしれませんね！

(10) 今回は、下図のように取得情報を調整してみました！活用する業務内容に合わせて、自由に設定してみてくださいね。

※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは、仕様上「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみです。
回答内容を取得するには、JSONPathでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法について、詳しくはヘルプページをご参照ください。

最後に「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4：ファイル名の変更設定

(1)次に、フォームで受信したファイルの名前を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイル名を変更する」をクリックしましょう。

(2) 「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用するGoogle Driveのアカウントを選択してください。

(3) 「対象のファイルID」に、フォームで取得したファイルを設定します。
入力欄をクリックして表示される「アウトプット」の、「フォームに回答が送信されたら」内にあるファイルIDを選択しましょう。

(4) 「ファイル名」を任意で設定します。
今回は、「（氏名）様（当月）請求書」と設定しました！
（氏名）には「アウトプット」の「フォームに回答が送信されたら」内にある「氏名」を選択し、（当月）には「日付」の「今月」を選択して設定しています。
こうすることで、（氏名）にはフォームで取得した情報を引用し、（当月）にはフローボットが起動した月を引用することができます。

(5) 設定が完了したら、「テスト」をクリックしてテストを実行してください。
テスト成功欄に表示されたファイル名が、設定どおりに正しく変更されていることを確認しましょう。「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ5：Google Driveのファイル移動設定

(1) 最後に、Google Driveのファイル格納先を変更する設定を行います。
テンプレートの「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックしましょう。

(2) 先ほどと同様に、「Google Driveと連携するアカウント情報」で、フローの運用で使用するGoogle Driveのアカウントを選択します。

(3) 「対象のファイルID」に、格納するファイルのIDを設定します。
入力欄をクリックすると、先ほどファイル名を変更したファイルが表示されるので、選択しましょう。

(4) 「現在のフォルダID」に、フォームで受信したファイルが格納されているフォルダのIDを入力します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウント内にあるフォルダのリストが表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。

(5) 「移動先のフォルダID」に、移動先となるフォルダのIDを入力します。
こちらも同様に、候補から対象のフォルダを選択しましょう。

(6) 設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にファイルを移動させてみましょう！Google Driveを開き、正しくファイルが移動しているか確認してください。

最後に、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上ですべての設定が完了です。
設定完了後は、以下のようなポップアップが表示されるので「トリガーをON」にします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

Google Driveを使った便利な自動化例

フォームやメールなどで受信したファイルを自動でGoogle Driveに格納したり、データベースの情報をもとに、自動でGoogle Driveのファイルの権限を付与したりすることも可能です。また、会議終了後に会議のレコーディングファイルを自動で取得してGoogle Driveに格納することもできます。

終わりに

いかがでしたか？Google Driveのデータ更新を自動化することで、日々の”小さな手間”を削減でき、より効率的な業務遂行を実現できるでしょう。フォームやメールなど、様々なツールから届くファイルの管理を自動化すれば、時間を大幅に節約でき、よりクリエイティブな業務に集中できる環境が整うはずです。Yoomを使えば、便利な自動化の仕組み作りも短時間で実現できるのは魅力ですよね。

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ぜひこの機会に自動化を取り入れ、よりスマートな働き方を実現してみてくださいね！