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■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？
この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。
Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
・チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
・Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Google Driveで新しいプロジェクトフォルダを作るたびに、同じ構成のサブフォルダを手で作成している…」
「重要なファイルのバックアップを取るために、定期的に手作業でコピー＆ペーストしているけど、たまに忘れてしまう…」
このように、Google Driveを日常的に利用する中で、決まったルールに基づく単純作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、新しいフォルダが作成されたら自動で規定のサブフォルダ一式を展開したり、特定のフォルダを定期的にバックアップしたりする仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、ファイル管理の抜け漏れを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？
この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。
Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
・チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
・Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveとYoomを連携してできること
Google DriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォルダの作成やコピーといった様々な操作を自動化できます。
これにより、ファイル管理のルールを徹底し、手作業によるミスや時間のロスを削減することが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveでフォルダが作成されたら、任意のサブフォルダを作成する
案件やプロジェクト単位で新しいフォルダを作成する際、その中に「01_資料」「02_議事録」「03_成果物」といったサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、時には作成漏れも発生します。
このテンプレートを使えば、特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことをトリガーに、あらかじめ設定した構成のサブフォルダ群を自動で作成できるため、フォルダ構成の標準化と作成の手間削減を同時に実現します。
■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？
この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。
Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
・チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
・Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
重要なファイルが保存されているフォルダのバックアップは不可欠ですが、手作業でのコピーは忘れがちであり、データ損失のリスクが伴います。
この連携では、毎週や毎月といった定期的なスケジュールをトリガーとして、指定したフォルダの全データを別のバックアップ用フォルダに自動でコピーするため、バックアップ作業の手間と実行漏れのリスクをなくし、大切なデータを安全に保護できます。
■概要
「定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする」ワークフローは、大切なデータを自動で安全に保存する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作業を減らし、定期的にDriveの内容を別の場所にバックアップすることで、データ紛失のリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、データの安全性を高めたい方
・手動でのバックアップ作業に時間を取られたくない業務担当者
・定期的なデータバックアップを自動化して効率化を図りたい中小企業の経営者
・データ管理のプロセスを標準化し、チーム全体で共有したい管理者
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveとYoomの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogle Driveでフォルダが作成されたら、任意のサブフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？
この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。
Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
・チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
・Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。この設定は初回のみ必要です。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ画面にGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Driveでプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成する際、毎回同じ構成のサブフォルダを手作業で作成するのは手間がかかりませんか？
この手作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、Google Driveで特定のフォルダが作成されたことをきっかけに、あらかじめ設定したサブフォルダを自動で作成します。
Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化し、整理されたフォルダ構成を維持するのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで案件フォルダを作成する際、手作業でのサブフォルダ作成に手間を感じている方
・チームでGoogle Driveを利用しており、フォルダ構成のルールを統一し、管理を徹底したい方
・Google Driveでの定型的なファイル整理作業を自動化し、業務の効率化を目指している方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
ステップ3：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
【用語解説：トリガー】トリガーは、自動化をスタートさせるきっかけのことです。例：「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら」。
【用語解説：プルダウン】プルダウンとは、クリックすると選択肢が一覧で表示されるメニューのことです。「トリガーの起動間隔」を選ぶ際などに使います。
Google Driveの特定のフォルダ内に新規フォルダを作成し、テストをクリックしてください。
ステップ4：GoogleDriveでフォルダを作成する。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
フォルダ名を任意で記入しましょう。取得した値から選択することもできます。
ファイル作成先のフォルダIDを選択し、テストをクリックしましょう。
テストに成功すると、対象のファイルが指定したフォルダにアップロードされます。
※ アップロードされたファイルの例
期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：アプリトリガーをONにしよう！
すべての設定が完了すると、設定完了の「コンプリート画面」が表示されます！最後に、トリガーをONにして、フローボットを起動させましょう。
トリガーのON/OFFは、画面左上のトグルスイッチで切り替えできますよ。
✅ トリガーをONにすると、通知先を選べるポップアップが表示されます。
通知はデフォルトでメールに届くので、普段使ってるチャットアプリでも受け取ることができて便利です。
Google DriveのAPIを活用した自動化例
Yoomでは、Google Driveに格納されたファイルを活用した自動化も簡単に実現可能です。
ここでは、Google Driveに関連するさまざまな自動化テンプレートをご紹介します。
Google DriveのAPIを活用することで、ファイルのアップロードや保存をトリガーに、他サービスとの連携や通知が簡単に行えます。
OCRを活用した自動読取やDBへの保存により、ドキュメント管理や社内共有の手間を削減できますよ！
■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Googleスプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
まとめ
Google DriveとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダの新規作成や定期的なバックアップ作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理のルールが組織全体で徹底され、担当者はより迅速に正確な情報へアクセスできる環境が整い、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGoogle Driveの運用効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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