・
【簡単設定】Google DriveのデータをSmartsheetに自動的に連携する方法
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Google Driveに新しいファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートにファイル名やリンクを手入力している…」
「複数人でファイルを管理しているため、誰かがSmartsheetへの情報転記を忘れてしまい、最新の状況がわからなくなることがある…」
このように、Google DriveとSmartsheetを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、Google Driveにファイルが追加されたら、その情報を自動でSmartsheetに登録する仕組みを構築できれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高い業務に専念する時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも簡単に始めることが可能です。この記事を参考に、日々の定型業務を効率化し、作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとSmartsheetを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveとSmartsheetを連携してできること
Google DriveとSmartsheetのAPIを連携させれば、手作業で行っていたファイル情報とプロジェクト情報の紐付けを完全に自動化できます。
これにより、情報の正確性が向上し、チーム全体の業務効率が大きく改善されるでしょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了し、テンプレートの「試してみる」をクリックするだけで、すぐにGoogle DriveとSmartsheetの連携を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルが格納されるたびに、ファイル名やURLといった情報をSmartsheetの特定のシートに自動で追加します。
この連携により、ファイルアップロード後の面倒な転記作業がなくなり、正確なファイルリストをSmartsheet上で管理できるようになります。情報の反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを根本から防ぐことが可能です。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
「特定のファイル名を含む」や「特定のフォルダに追加された」といった条件に合致するファイルがGoogle Driveに格納された場合のみ、Smartsheetに行を追加する連携です。
この分岐処理を活用することで、数あるファイルの中から重要なものだけを抽出し、Smartsheet上で効率的に管理できます。不要な通知やタスク作成を防ぎ、本当に追跡が必要な情報だけに集中できる環境を整えます。
■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用する際、関連ファイルをGoogle Driveで管理していると、ファイルの格納とシートへの情報入力を別々に行う必要があり、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でSmartsheetに行を追加します。この連携により、手作業による二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納したファイルの情報を、手動でSmartsheetに転記している方
- Smartsheetでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させたいと考えている方
- ファイルベースの報告や情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Smartsheetで管理しているデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイルのタイトルやURLといった情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった条件を任意に設定し、特定のファイルが追加された時のみSmartsheetに行が追加されるように設定してください
- Smartsheetに行を追加するアクションでは、シートに追加したいファイル名や作成日、ファイルのURLといった情報を任意に設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用する際、関連ファイルをGoogle Driveで管理していると、ファイルの格納とシートへの情報入力を別々に行う必要があり、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でSmartsheetに行を追加します。この連携により、手作業による二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納したファイルの情報を、手動でSmartsheetに転記している方
- Smartsheetでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させたいと考えている方
- ファイルベースの報告や情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Smartsheetで管理しているデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイルのタイトルやURLといった情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった条件を任意に設定し、特定のファイルが追加された時のみSmartsheetに行が追加されるように設定してください
- Smartsheetに行を追加するアクションでは、シートに追加したいファイル名や作成日、ファイルのURLといった情報を任意に設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveとSmartsheetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google DriveとSmartsheetをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、対象のアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
- Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください
- Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
ここからは、トリガーとなるGoogle Driveの設定をします。
まだ、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
また、今後のテスト操作で対象のフォルダに新しくファイルまたはフォルダが作成されている必要があるため、架空の情報（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）を使用してデータをアップロードしておきましょう。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- フォルダID：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されます。先ほど作成したGoogle Driveのフォルダを選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Smartsheetのアクション設定
続いて、Google DriveのデータをSmartsheetに追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
- シートID：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
- カラムID：こちらも入力欄をクリックし、候補からデータを反映させたいカラムを選びましょう。
- 値：入力欄を選択し、前のステップで取得したアウトプットを選びましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
SmartsheetのデータをGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle DriveからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクト管理とファイル管理を双方向で自動化することで、さらなる業務効率化が実現できます。
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Smartsheetで新しい行（新規プロジェクトやタスクなど）が追加されたタイミングで、その行の情報をもとにGoogle Drive内に専用のフォルダを自動で作成します。
この連携により、プロジェクト開始時のフォルダ作成の手間を完全に省き、命名規則の統一も図れるため、ファイル管理の属人化を防ぎ、整理されたストレージ環境を維持できます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
- Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
- Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Smartsheetで「ステータスが"進行中"になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった条件に合う行が追加された場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動作成する連携です。
これにより、重要な案件や自分が担当するタスクに絞って関連フォルダを自動生成できるため、手動での確認や作成作業の手間を省き、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整います。
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、手作業での連携に手間を感じていませんか。Smartsheetに新しい行を追加するたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、時間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、Google Driveでの資料管理を効率化したい方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフローが実行されるように条件を指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を元に任意の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガーで取得した情報をもとに、どのような条件の場合にフォルダを作成するかを分岐条件で任意に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ実行する、といった設定が可能です
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetのどの情報をフォルダ名に引用するか、またどのフォルダの配下に作成するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、手作業での連携に手間を感じていませんか。Smartsheetに新しい行を追加するたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、時間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、Google Driveでの資料管理を効率化したい方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフローが実行されるように条件を指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を元に任意の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガーで取得した情報をもとに、どのような条件の場合にフォルダを作成するかを分岐条件で任意に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ実行する、といった設定が可能です
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetのどの情報をフォルダ名に引用するか、またどのフォルダの配下に作成するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveやSmartsheetのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google Driveを使った便利な自動化例
Google Driveのファイルを活用し、様々な自動化が可能です。
ファイルがアップロードされた際にURLをNotionに追加したり、会議の録画ファイルを自動で保存したりできるため、データの転記漏れやファイルの保存漏れを防ぐことができますよ！
■概要Google DriveとNotionを連携してファイル管理を行っているものの、Driveにファイルをアップロードするたびに、手作業でNotionのデータベースに情報を転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業ではURLの貼り間違いや登録漏れといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル名やURLなどの情報をNotionのデータベースに追加することができ、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとNotionを用いて、資料やクリエイティブなどを管理している方
- 手作業でのファイル情報のデータベースへの登録に、手間や時間をかけている方
- チームでのファイル共有が多く、Notionでの情報集約を徹底したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、Notionへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り付けミスや情報の登録漏れを防ぎ、Notion上でファイル情報を正確に一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報をNotionのデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したいフォルダを任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するオペレーションでは、ファイル名やURL、作成日時など、データベースに連携したい情報を自由に設定することが可能です。
■注意事項- Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
■注意事項- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google DriveとNotionを用いて、資料やクリエイティブなどを管理している方
- 手作業でのファイル情報のデータベースへの登録に、手間や時間をかけている方
- チームでのファイル共有が多く、Notionでの情報集約を徹底したいと考えている方
- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、Notionへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り付けミスや情報の登録漏れを防ぎ、Notion上でファイル情報を正確に一元管理することが可能になります。
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報をNotionのデータベースに登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したいフォルダを任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するオペレーションでは、ファイル名やURL、作成日時など、データベースに連携したい情報を自由に設定することが可能です。
- Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Smartsheetを使った便利な自動化例
Smartsheetを活用して、データ入力や通知の自動化を実現できるため、データの見逃しを防げます。
Google WorkspaceやGoogleフォーム、Meta広告からのデータをSmartsheetに自動で連携することも可能です。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方
- 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。
- 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。
- 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方
- Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方
- リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方
- 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方
- フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方
- 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。
- 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。
- 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方
- Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方
- チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。
■注意事項
- Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方
- Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方
- リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Google DriveとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記や、プロジェクトごとのフォルダ作成といった定型業務から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクも一掃できそうです。
これにより、担当者は情報の入力漏れや管理の煩雑さに悩まされることなく、常に最新で正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
