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「Google Driveに新しいファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートにファイル名やリンクを手入力している…」
「複数人でファイルを管理しているため、誰かがSmartsheetへの情報転記を忘れてしまい、最新の状況がわからなくなることがある…」
このように、Google DriveとSmartsheetを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加されたら、その情報を自動でSmartsheetに登録する仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高い業務に専念する時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも簡単に始めることが可能です。この記事を参考に、日々の定型業務を効率化し、作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとSmartsheetのAPIを連携させれば、手作業で行っていたファイル情報とプロジェクト情報の紐付けを完全に自動化できます。
これにより、情報の即時性や正確性が向上し、チーム全体の業務効率が大きく改善されるでしょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了し、テンプレートの「試してみる」をクリックするだけで、すぐにGoogle DriveとSmartsheetの連携を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルが格納されるたびに、ファイル名やURLといった情報をSmartsheetの特定のシートに自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後の面倒な転記作業がなくなり、正確なファイルリストをSmartsheet上で管理できる</span>ようになります。情報の反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを根本から防ぐことが可能です。
「特定のファイル名を含む」や「特定のフォルダに追加された」といった条件に合致するファイルがGoogle Driveに格納された場合のみ、Smartsheetに行を追加する連携です。
この分岐処理を活用することで、<span class="mark-yellow">数あるファイルの中から重要なものだけを抽出し、Smartsheet上で効率的に管理できます。</span>不要な通知やタスク作成を防ぎ、本当に追跡が必要な情報だけに集中できる環境を整えます。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、対象のアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
ここからは、トリガーとなるGoogle Driveの設定をします。
まだ、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
また、今後のテスト操作で対象のフォルダに新しくファイルまたはフォルダが作成されている必要があるため、架空の情報（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）を使用してデータをアップロードしておきましょう。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Google DriveのデータをSmartsheetに追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はGoogle DriveからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクト管理とファイル管理を双方向で自動化することで、さらなる業務効率化が実現できます。
Smartsheetで新しい行（新規プロジェクトやタスクなど）が追加されたタイミングで、その行の情報をもとにGoogle Drive内に専用のフォルダを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のフォルダ作成の手間を完全に省き、命名規則の統一も図れる</span>ため、ファイル管理の属人化を防ぎ、整理されたストレージ環境を維持できます。
Smartsheetで「ステータスが"進行中"になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった条件に合う行が追加された場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">重要な案件や自分が担当するタスクに絞って関連フォルダを自動生成できる</span>ため、手動での確認や作成作業の手間を省き、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整います。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google Driveのファイルを活用し、様々な自動化が可能です。
ファイルがアップロードされた際にURLをNotionに追加したり、会議の録画ファイルを自動で保存したりできるため、データの転記漏れやファイルの保存漏れを防ぐことができますよ！
Smartsheetを活用して、データ入力や通知の自動化を実現できるため、データの見逃しを防げます。
Google WorkspaceやGoogleフォーム、Meta広告からのデータをSmartsheetに自動で連携することも可能です。
Google DriveとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報の転記や、プロジェクトごとのフォルダ作成といった定型業務から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクも一掃できます。</span>
これにより、担当者は情報の入力漏れや管理の煩雑さに悩まされることなく、常に最新で正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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