「誰がいつファイルをアップロードしたのか分からない」「アップロードを確認するために何度もDriveを開いている」という手間やストレスを感じたことはありませんか？
こんな方におすすめ
複数の業務やプロジェクトを同時に管理しており、ファイル共有や進捗の見落としを防ぎたい方
チーム全体の進捗状況やファイルアップロード状況を、directを使って効率的に指示を出したいチームリーダー
Google Driveを何度も開いてアップロード状況を確認する手間を省き、他の業務に集中したい方
Google Driveとdirectを連携するメリットと具体例 メリット1：コミュニケーションロスの削減 ファイル共有における: 「誰がどのファイルをアップロードしたのか分からない」や「知らせたつもりが伝わっていなかった」という問題を解消できるのも、Google Driveとdirectを連携するメリットのひとつです。
メリット2：業務の進捗管理が簡単になる Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングでdirectに通知が届くと、業務の進捗状況をすぐに把握できるようになります。
メリット3：手動作業の削減による時間節約 Google Driveとdirectを連携させると、ファイルがアップロードされたかどうかをGoogle Driveのフォルダを開いて確認する手間を省けるため、手動作業を削減できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使ってGoogle Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する方法を説明します。
[Yoomとは]
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する方法 Google Driveにファイルがアップロードされると、自動でdirectに通知されます。これにより、Google Driveの状態をすぐに把握できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Google Driveとdirectのマイアプリ登録
Google Driveと連携して、新しいファイルが作成された際の設定をする
directと連携して通知設定をする
Yoomを利用していない方は、こちら
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する
試してみる
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへのファイルアップロードを、都度directに手動通知している方 チーム内での迅速な情報共有を徹底し、確認漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方 ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でdirectに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定して、指定のトークに通知メッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
directの「メッセージを投稿」オペレーションでは、通知を送信したいトークルームを指定してください。 ■注意事項
Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ステップ1：Google Driveとdirectをマイアプリ連携 (1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
(4)次はdirectの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からdirectをクリックします。
directのアプリケーション登録ページ
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle Driveとdirectが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：Google Driveと連携して、新しいファイルが作成された際の設定をする (1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する
試してみる
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへのファイルアップロードを、都度directに手動通知している方 チーム内での迅速な情報共有を徹底し、確認漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方 ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でdirectに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定して、指定のトークに通知メッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
directの「メッセージを投稿」オペレーションでは、通知を送信したいトークルームを指定してください。 ■注意事項
Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
アプリトリガーの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ3：directと連携して通知設定をする (1)次にdirectと連携して、directの通知設定をします。
(2)directの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、directと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを投稿」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、トークIDを入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
これで、「Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する」フローボットの完成です。
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する
試してみる
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへのファイルアップロードを、都度directに手動通知している方 チーム内での迅速な情報共有を徹底し、確認漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方 ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルがアップロードされると自動でdirectに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定して、指定のトークに通知メッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
directの「メッセージを投稿」オペレーションでは、通知を送信したいトークルームを指定してください。 ■注意事項
Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
Google Driveを使ったその他の自動化例 Yoomでは他にもGoogle Driveを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
このフローを活用することで、ファイル内容の確認や移動作業を効率的に進めることが期待できます。特に日常的に大量のメールを確認されている方に最適です。手動のファイル操作が省けるため、時間を節約できるでしょう。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。 OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。 Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
Google スプレッドシートの行が更新すると、自動でGoogle Driveの古いファイルを削除できます。これにより、古いファイルが溜まることなく、常に最新のファイルを保持できます。自動化により、ファイル管理がしやすくなります。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストのステータス更新に合わせて、Google Drive上の不要なファイルを都度手動で削除する作業に、手間を感じていないでしょうか。この作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されたことをトリガーに、関連するGoogle Drive上のファイルを自動で削除し、ファイル管理における非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGoogle Driveを用いてファイル管理を行っている方 手作業によるファイルの削除業務に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている方 プロジェクトのステータス変更など、特定の情報更新に応じた整理を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの更新に連動してファイルが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていたファイル整理の時間を短縮することができます。 人の手による操作が介在しないため、ファイルの削除漏れや、誤ったファイルを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートなどを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定します。削除したいファイルは、トリガーで取得した行情報から動的に指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動したいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で設定してください。 また、どの列が更新されたかを検知のきっかけとするか、特定の列（セル）を監視対象として指定することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
3.毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
毎月月初に自動でGoogle Driveにフォルダを作成することで、毎月手動でフォルダを作成する手間を省くことができます。特に、複数のフォルダを作成しなければならない場合に、このフローは役立つでしょう。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方 チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。 スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。 Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。 ■注意事項
Google DriveをYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに、Google Driveやdirectを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Google Driveを使用したフローボットテンプレート一覧
directを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ Google Driveとdirectを連携することで、ファイルアップロード時にタイムリーな通知が受け取れるようになり、タスク管理や情報共有の効率化が実現するでしょう。
