Google Driveに追加されたファイルを自動でGmailで送信する方法

Google Driveのトリガー設定

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック！
Google Driveアイコンの「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する」という画面に入り、右上の編集するを押しましょう。

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Google Driveのロゴの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押すと、連携アカウントとアクションを選択というページに移動します。
Yoomで作成しているテンプレートを使用しているため、必要な情報はあらかじめ入力されている状態なので、次へをクリックしましょう。

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トリガーの起動間隔を設定したら、すぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
Google Driveのトリガーの設定はこれにて完了です。次に参りましょう！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択でき、プランによって最短の起動間隔が異なります。

ファイルのダウンロード

Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック！
先ほどに同じく必要な項目は埋まっているので、次へを押します。

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次のページに関しても既に必要な内容は入力済みです。テンプレートを使用するとこんなに簡単にフローボットが作成できるので、本当に便利です…！
こちらもテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存でOK。

承認を依頼する

続いて、親指でGoodマークをしているアイコンの「承認を依頼する」をクリック。
なんと…この設定に関しても既に入力してあります…！

認証内容の詳細に書かれている文章を変更したい場合は任意のものに変更してOKです。また、承認者を変更したい場合もチェンジしましょう。
問題なければこのまま保存です！サクサク進みますね！

Gmailの設定

最後にGmailの設定をしましょう。Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
メールの設定というページに移行したら、必須項目を埋めていきましょう。

本文は記入されていますが、先ほどに同じく任意の内容に変更してOKです！
入力完了したら次へを押します。

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メールのテスト画面が表示されるため、問題なければテストを押してみましょう。
成功したらフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

Google DriveやGmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google DriveとGmailを連携した自動化例

Google Driveにファイルがアップロードされたら、承認依頼を挟まずにGmailに添付して送付することもできます。
また、Google Driveに新しくファイルが作成されたらGmailでメールを送信したり、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたりする連携も可能です。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやChatworkなどに自動で通知します。

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

ワークフローで申請が承認されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信した内容をデータベースに追加する

Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。

カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする

Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

Google DriveとGmailを連携すると可能になること＆メリット

1.ファイルやフォルダの自動送信
‍Google Driveにファイルやフォルダが作成されると、そのファイルやフォルダをGmailで送信できるようになります。
このフローが自動化されると、メールの手入力をその都度する必要がなくなります！
デジタルツールを多数使用しながら業務をこなすスピード勝負のマーケターや、何かと細やかな事務作業が多い総務の方々にとって、かなりの時間短縮になることでしょう！

2.ファイルやフォルダの作成・更新をスムーズに通知
‍Google Driveでファイルやフォルダが更新されると、Gmailで通知をすることも可能です。
更新が自動通知されれば、期限厳守の書類関係にはうってつけのフローと言えるのではないでしょうか！
チームでGoogle Driveを共有している場合でもスムーズに通知されるため、チーム間でラグなども発生しにくいでしょう。
ファイルのやり取りを頻繁に行う場合において、すごく便利な機能ですよね。

連携しないデメリットもある！？

Google DriveとGmailを連携しないと、ファイルのやり取りやGmailの本文の記入をその都度手動で行わなければなりません。
単純な作業だからこそ、急ぎの場合は大変煩わしいフローとも言えますよね。
入力ミスの可能性も否定できない上、このような単純作業はつい後回しになってしまいがちでもあるので、自動化には向いていると言えます。

まとめ

Googleアカウントがあれば誰でも利用できるGoogle DriveとGmailは業務に取り入れやすく、使用方法も直感的なので便利ですよね！
Google Driveは共有も簡単なため、ファイルのやり取りや保存には欠かせないツールと言えるでしょう。

今回紹介したフローは、Gmailで送信する前に「承認を依頼する」というワンアクションがはさんであるため、経理や人事、チームリーダーのGOサインを必要とするファイルの扱いにおいて大変実用価値が高いフローボットになっています。
ぜひ日々の業務にとりいれて、タスクを簡略化していきましょう！