Google DriveとGmailを連携して、Google Driveに追加されたファイルを自動でGmailで送信する方法

現代のビジネスシーンでは様々なツールを複数用いて仕事をするのは当たり前ですよね。ということは、Google Driveにファイルをアップロードして、Gmailでメッセージを送信して…と、アプリ同士を行き来するシチュエーションも必然的に増えます。
ひとつずつは大きなタスクではないものの、これを何度も繰り返すと総時間数は膨大になるかも。となれば、Google DriveとGmailを連携して、少しでも業務フローを簡単にしてみましょう！

今回は、Google Driveに新規でファイルやフォルダ作成→自動でファイルダウンロード→承認を依頼→そのファイルをGmailで送信する、というフローを自動化します。
この業務フローが自動化できれば、経理や人事の「承認が必要な書類をやり取りする業務」に革命が起きるかも？

Google DriveとGmailを連携すると可能になること＆メリット

1.ファイルやフォルダの自動送信
‍Google Driveにファイルやフォルダが作成されると、そのファイルやフォルダをGmailで送信できるようになります。
このフローが自動化されると、メールの手入力をその都度する必要がなくなるため、デジタルツールを多数使用しながら業務をこなすスピード勝負のマーケターや、何かと細やかな事務作業が多い総務の方々にとって、かなりの時間短縮になることでしょう！

2.ファイルやフォルダの作成・更新をリアルタイム通知
‍Google Driveでファイルやフォルダが更新されると、Gmailで通知をすることも可能です。
しかもリアルタイム通知なので、期限厳守の書類関係にはうってつけのフローと言えます！
チームでGoogle Driveを共有している場合でも即時通知されるため、チーム間でラグなども発生しにくいでしょう。ファイルのやり取りを頻繁に行う場合において、大変便利な機能ですよね。

連携しないデメリットもある！？

Google DriveとGmailを連携しないと、ファイルのやり取りやGmailの本文の記入をその都度手動で行わなければなりません。
単純な作業だからこそ、急ぎの場合は大変煩わしいフローとも言えますよね。入力ミスの可能性も否定できない上、このような単純作業はつい後回しになってしまいがちでもあるので、自動化には向いていると言えます。

Google DriveとGmailの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます！‍

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！

イチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！

Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。Googleツールのマイアプリ連携はすぐに終わりますよ！

マイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
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右上の新規作成をクリック！検索窓に「Gmail」と入力するとGmailのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック！
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！

この勢いのままGoogle Driveのマイアプリ連携もいきましょう！
同じく画面右上の新規接続をクリック！Google Driveと入力してGoogle Driveのアイコンを押します。

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上記の画面になったら赤枠を押しましょう。
次に認証画面に移行するので、権限を全て許可にするのを忘れないようにしてくださいね。
認証したらGoogle Driveのマイアプリ連携も終わりです。

こちらも早い！！すぐに連携が終わるのは嬉しい…！次からフローボットの設定にはいります。

Google Driveのトリガー設定

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック！
Google Driveアイコンの「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する」という画面に入り、右上の編集するを押しましょう。

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Google Driveのロゴの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押すと、連携アカウントとアクションを選択というページに移動します。
Yoomで作成しているテンプレートを使用しているため、必要な情報はあらかじめ入力されている状態なので、次へをクリックしましょう。

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Gmailで送信したいファイルを格納するフォルダIDとファイル名を入力しましょう。
フォルダIDのボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、選択すればいいだけです。

続けてファイル名を入力したらすぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
Google Driveのトリガーの設定はこれにて完了です。次に参りましょう！

ファイルのダウンロード

Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック！
先ほどに同じく必要な項目は埋まっているので、次へを押します。

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次のページに関しても既に必要な内容は入力済みです。テンプレートを使用するとこんなに簡単にフローボットが作成できるので、本当に便利です…！
こちらもテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存でOK。

承認を依頼する

続いて、親指でGoodマークをしているアイコンの「承認を依頼する」をクリック。
なんと…この設定に関しても既に入力してあります…！

認証内容の詳細に書かれている文章を変更したい場合は任意のものに変更してOKです。また、承認者を変更したい場合もチェンジしましょう。
問題なければこのまま保存です！サクサク進みますね！

Gmailの設定

最後にGmailの設定をしましょう。Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
メールの設定というページに移行したら、必須項目を埋めていきましょう。

本文は記入されていますが、先ほどに同じく任意の内容に変更してOKです！
入力完了したら次へを押します。

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メールのテスト画面が表示されるため、問題なければテストを押してみましょう。
成功したらフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

まとめ

Googleアカウントがあれば誰でも利用できるGoogle DriveとGmailは業務に取り入れやすく、使用方法も直感的なので便利ですよね！
Google Driveは共有も簡単なため、ファイルのやり取りや保存には欠かせないツールと言えるでしょう。

今回紹介したフローは、Gmailで送信する前に「承認を依頼する」というワンアクションがはさんであるため、経理や人事、チームリーダーのGOサインを必要とするファイルの扱いにおいて大変実用価値が高いフローボットになっています。
ぜひ日々の業務にとりいれて、タスクを簡略化していきましょう！