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多くのファイルを受け取る側の方は、「送られてきたファイルの内容がどのようなものなのか」という確認作業に時間がかかっていませんか？
特に共有フォルダなどに雑多に保存されている場合、「どこに何が保存されているのかわからない！」といった悩みが出てくることもあるはずです。
そこで今回は、ファイルチェックが簡単になるかもしれない<span class="mark-yellow">Google Drive・Gemini・Gmailを活用したアプリ連携</span>をご紹介します。
このアプリ連携を導入することで「どのようなファイルなのか」が把握しやすくなり、業務の手間を軽減できるかもしれません。作業の効率化を図るためにも活用してみませんか？
Google Drive・Gemini・Gmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
まず、Google Driveの特定のフォルダにアップロードされたファイルデータをGoogle DriveのAPIを利用して取得します。
そして、GeminiのAPIを用いてこのデータを受け取り、自動で解析することが可能です。さらに解析された結果をGmailのAPIで受け取り、指定したアドレスに自動送信されます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、下記のように表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Geminiのアイコンをクリックします。
2.アカウント名の入力
アカウント名とアクセストークンを入力します。
まずはアカウント名を入力しましょう。会社名や担当者名などわかりやすい任意のネーミングがおすすめです。
3.APIキーを取得する
アクセストークンはGeminiのAPI取得ページから取得可能です。内容を確認し、承諾したらチェックを入れ、右下の「続行」ボタンを押します。
画面下部にある「APIキーを作成」ボタンを押します。
続けて「新しいプロジェクトでAPIキーを作成」を押します。
APIキーが作成されました。赤枠の部分に表示されているため、コピーをしましょう。
4.入力する
Yoomの画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに入力しましょう。
必須項目が入力出来たら右下の追加を押します。
5.連携完了
画面が切り替わり、下記のように表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、下記のように表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.バナーを開いて「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGmailに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガー
Google Driveのアイコンの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、次へ進みます。
4.トリガーの指定
移行後の画面で、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
5.フォルダの指定
どのフォルダにファイルがアップロードされたらGeminiで解析を行うか指定します。
ボックスをクリックすることで、『候補』にフォルダIDが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.テストの実行
事前にトリガーとなるアクション（テスト用のフォルダを作成後ファイルをアップロード）を行い、テストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら取得した値を確認しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できるので、ここの情報をGeminiの解析対象やGmailのメール本文にそのまま反映できます。
確認後、『保存する』をクリックしましょう。
続けてフォルダにアップロードされたファイル情報を取得する設定を行います。
7.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を選択してください。
連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
8.テストの実行
次の画面で、「ファイルID」をアウトプットから選択・設定しましょう。
このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動毎に毎回異なるIDを参照できるようになります。
設定後テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
なお、ダウンロードされたファイル名称は【Untitled.pdf】に固定されていますが、「ダウンロード」を行うことで詳細を確認できます。
もしテストに成功しない場合は、ファイルをアップロードし直してみることをおすすめします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
1.アプリと連携する
次はGeminiにファイルをアップロードする設定を行いましょう。
Geminiのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、次へを押します。
2.テストの実行
「ファイルの添付方法」でプルダウンから、前ステップから【取得した値を使用する】よう設定し、「ファイル」は【GoogleDriveからの取得ファイル】を指定します。設定後、テストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して、保存を押してください。
3.アプリと連携する
続けてGeminiで解析を行う設定をします。
Geminiのアイコンの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」を選択してください。
ここでも、連携するアカウント情報を確認して「次へ」を押します。
4.モデルの設定
まずは使用するGeminiのモデルタイプを入力します。
モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。
画像の場合は1.5 flashを使用しているため、同じものをモデルとして設定しましょう。
ボックスをクリックすると、Geminiのモデルが一覧表示されます。確認したモデルと同じものをクリックして挿入してください。
5.プロンプトと役割の設定
プロンプトとファイルの設定を行います。
どちらもあらかじめ設定がされている状態ですが、希望がある場合は任意で変更が可能です。
「ファイルURI」はアウトプットから設定しましょう。
その他の項目は任意設定です。運用状況に合わせて設定を行いましょう。
6.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
最後に、Gmailを送信する設定を行います。
Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、画面を下へスクロールしましょう。
2.内容の設定
まずは送信先の設定を行います。
今回はテストとして自分宛てにメールを送信する想定のため、自分のメールアドレスを入力してください。件名も任意の内容を入力しましょう。
メール本文には、今回生成したコンテンツなどの情報をアウトプットを活用して挿入します。固定のテキストや記号などを使って見やすく整えるのがおすすめです。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
3.確認とテストの実行
作成したメールの詳細が表示されます。間違いがないか確認をしたらテストボタンを押しましょう。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。
テストが成功し、実際にメールが届くことを確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGmailに通知する
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやGemini、GmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
予定情報の追加やメッセージの受信をトリガーとしてフォルダを作成・更新することもできます。
他にも、投稿ファイルの変換や格納も自動化できるため、スムーズな業務遂行を後押しする有用ツールとなるはずです。
フォームの回答内容を分析したり要約することで、必要な情報を効率的に得られるようになるでしょう。
また、解析結果を別ツールにそのまま反映するため、情報の正確性維持にも貢献します。
受け取ったメール内容をもとにタスクを登録したり、チャットツールにメールの内容を自動通知することも可能です。
さらに、添付ファイルを文字起こししてデータベースツールに反映できるため、いくつもアプリを開いて作業を行う必要がなくなるかもしれません。
帳票、デザイン案、議事録、管理データ、日報などなど、日々様々なファイルを活用しながら業務を進めている方は多いはずです。
そのため、新しくアップロードされたファイルチェックに時間を費やしているのではないでしょうか。
そのような場合に今回の連携は大変おすすめです。
なるべく早くチェックしたいデザイン案、メンバーに素早く共有しなければならない議事録など、どのようなファイルがアップロードされたのか把握しやすくなり、業務をスムーズに進めやすくなるはずです。
Yoomにはこのような自動化が実現できる多くのアプリがあります。業務改善のためにも、ぜひ体感してみてください！
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