Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析し、その内容をGmailに通知する方法

ステップ1：Google DriveとGemini・Gmailをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

GeminiとYoomの連携

1.検索する

Geminiのアイコンをクリックします。

2.アカウント名の入力

アカウント名とアクセストークンを入力します。
まずはアカウント名を入力しましょう。会社名や担当者名などわかりやすい任意のネーミングがおすすめです。

3.APIキーを取得する
‍アクセストークンはGeminiのAPI取得ページから取得可能です。

内容を確認し、承諾したらチェックを入れ、右下の「続行」ボタンを押します。

画面下部にある「APIキーを作成」ボタンを押します。

続けて「新しいプロジェクトでAPIキーを作成」を押します。

APIキーが作成されました。赤枠の部分に表示されているため、コピーをしましょう。

4.入力する

Yoomの画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに入力しましょう。
必須項目が入力出来たら右下の追加を押します。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

GmailとYoomの連携

1.検索する

Gmailのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google Driveを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く‍

「【コピー】Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGmailに通知する」をクリックします。

3.アプリトリガー

Google Driveのアイコンの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
次へ進みます。‍

4.トリガーの指定

トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.フォルダの指定

どのフォルダにファイルがアップロードされたらGeminiで解析を行うか指定します。
ボックスをクリックすることでファイルが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。‍

5.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のフォルダを作成し、ファイルをアップロードしておくことをおすすめします。

続けてフォルダにアップロードされたファイル情報を取得する設定を行います。‍

6.アプリと連携する

Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を選択してください。
次へ進みます。‍

7.テストの実行

テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
もしテストに成功しない場合は、ファイルをアップロードし直してみることをおすすめします。

ステップ4：Geminiで解析してGmailに送信する設定

1.アプリと連携する

次はGeminiにファイルをアップロードする設定を行いましょう。
Geminiのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
次へを押します。

2.テストの実行

こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。

3.アプリと連携する

‍

続けてGeminiで解析を行う設定をします。
Geminiのアイコンの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」を選択してください。
次へを押します。

4.モデルの設定

まずは使用するGeminiのモデルタイプを入力します。
モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。

画像の場合は1.5 flashを使用しているため、同じものをモデルとして設定しましょう。

Yoomの画面に戻りましょう。
ボックスをクリックすると、Geminiのモデルが一覧表示されます。

スクロールをし、確認したモデルと同じものをクリックして挿入してください。

3.プロンプトと役割の設定

プロンプトとファイルの設定を行います。
どちらもあらかじめ設定がされている状態ですが、希望がある場合は任意で変更が可能です。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

最後に、Gmailを送信する設定を行います。

4.メールを送る

Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

5.内容の設定

まずは送信先の設定を行います。今回は自分宛てにメールを送信する想定のため、自分のメールアドレスを入力してください。

件名も任意の内容を入力しましょう。

テンプレートを活用しているため、本文は既に設定済みです。

Geminiの解析結果などが流用され、置換されています。
そのため、変更がある場合はテキストのみ修正しましょう。

次へをクリックしてください。

6.確認とテストの実行

作成したメールの詳細が表示されます。
間違いがないか確認をしたらテストボタンを押しましょう。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGmailに通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：メールの受信をトリガーにする

Gmailにファイル付きのメールが送信されたら、添付ファイルをGoogle Driveに自動保存します。さらにそのファイルの内容をGeminiで解析し、結果をGmailへ送信可能です。
社外などから送られてくるファイルのアップロードと解析が自動化でき、業務効率の向上となるはずです。

アレンジ2：データベースに追加する

Gmailへの通知を必要としない場合や、メンバーとの共有を行いたい場合は、データベースツールに解析結果を追加するのはいかがでしょうか。
ファイル名などと一緒に格納できるため、必要に応じて目的のファイルを素早く確認できるかもしれません。

Google DriveやGeminiやGmailを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもGoogle Drive・Gemini・Gmailを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する

解析結果を個人のメールではなくチームのコミュニケーションツールに通知することで、メンバーも新しいファイルを把握可能になり、作業がスムーズになるかもしれません。

2.Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する

Googleスプレッドシートのデータを要約し、その内容をGoogle スプレッドシートに追記して更新する自動化です。要約内容が蓄積できるためいつでも確認しやすくなるでしょう。

3.Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する

ファイルがアップロードされると自動でGmailに送信されるため、自らGoogle Driveにアクセスしなくても素早く添付ファイルに気が付きやすくなる可能性があります。

Google Drive・Gemini・Gmailの連携メリットと具体例

メリット1: ファイルチェックの手間を省く

Google DriveとGemini、Gmailの連携による画像解析の自動化は、手動でのファイルチェックの必要がなくなるため、確認作業にリソースを割きにくくなるはずです。
例えば、多くのデータがGoogle Driveに保存された場合、ファイル名で判断が付かないものは1つ1つ確認をするしかありませんよね。
このような手間を感じる際に今回の連携を導入すれば、Google DriveにアップロードされたファイルはGeminiにより自動解析され、加えて解析結果はGmailに送信されるため、内容の把握が今まで以上に簡単になるはずです。

メリット2: 新規ファイルの存在に気が付きやすい

今回自動化するフローの最後はGmailに解析結果を送信するというものになります。そのため、新ファイルがどのような内容なのか把握しやすくなる他に、新しいファイルが追加されたことにも気が付きやすくなるでしょう。
例えば、多忙によりGoogle Driveを頻繁に確認できない時や、出先にいてパソコンが触れない時などは、新規ファイルの確認ができないだけではなく、ファイルチェックそのものを忘れてしまうかもしれません。
そこで今回のアプリ連携を活用すれば、いつ頃どのようなファイルが追加されたのかGmailで確認でき、見落としを防ぐ可能性が高まるでしょう。

メリット3: 通知業務がスキップできる

Google DriveとGemini、そしてGmailのアプリ連携は、ファイルを受信する側だけではなく、送信する側にもメリットがあると言えます。
例えば、データ提出用のフォルダをメンバーやリーダーと共有している場合、そのフォルダにファイルをアップロードしたら、その旨を伝えるメッセージを送信しませんか？このような通知業務はそこまで手間ではないかもしれませんが、忘れてしまうと伝達が上手くいかず、業務がスムーズに進みにくくなる可能性があります。
しかし、アプリ連携をして自動化を導入すれば、このような通知業務を簡略化できるため、業務負担の軽減となるはずです。

まとめ

帳票、デザイン案、議事録、管理データ、日報などなど、日々様々なファイルを活用しながら業務を進めている方は多いはずです。そのため、新しくアップロードされたファイルチェックに時間を費やしているのではないでしょうか。
そのような場合に今回の連携は大変おすすめです。なるべく早くチェックしたいデザイン案、メンバーに素早く共有しなければならない議事録など、どのようなファイルがアップロードされたのか把握しやすくなり、業務をスムーズに進めやすくなるはずです。
Yoomにはこのような自動化が実現できる多くのアプリがあります。業務改善のためにも、ぜひ体感してみてください！