Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をOutlookに通知する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle DriveとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google Driveと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてGeminiと連携します。
APIキーはこちらから取得し、入力をしてください。

Geminiを開き、赤枠箇所からAPIキーを作成してください。

続いてOutlookと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Google Drive・Gemini・Outlookがマイアプリに連携されたらOKです。‍

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここで指定したフォルダに、下記のようなテスト画像をアップロードします。

テストし、アウトプットに内容が反映したら保存します。

続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
変更せず、テストします。

アウトプットに内容が取得できたら保存します。

続いて「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
画像と同じく設定し、テストします。

アウトプットに反映したら保存します。

続いて「コンテンツを生成（ファイルを利用）」をクリックしましょう。
次に進み、モデルを選択します。
モデルについてはこちら。

スクロールし、プロンプトとsystemInstructionを設定しましょう。

URLはデフォルトで設定されているので、変更しません。

こちらもテストし、コンテンツがアウトプットに生成されたら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックします。
連携アカウント情報を確認し、メール内容を設定しましょう。

本文はアウトプットを活用して作成しました。

設定が終わったら次に進みましょう。
ここで送信内容に間違いがないか確認します。

こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。

kintoneに追加する

解析結果をkintoneに追加することもできます。
チームメンバーとの共有や見返すときに便利です。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google Drive・Geminiを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはGoogle Drive・Geminiを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をChatworkに通知するフローです。

今回のフローはメール通知ですが、Chatworkに通知することもできます。
業務に合った便利なフローを利用してください。

2.Slack投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Slackに更新するフローです。

Slackで問い合わせ対応を行っている場合、このフローが便利です。
長文で問い合わせが来てもGeminiで解析し、回答をメッセージ送信してくれるので、一次対応のスピードを上げられそうです。

3.NotionDBに追加された社内ミーティングの内容をGeminiを使って要約するフローです。

追加された社内ミーティングの内容が長いと、確認するだけで時間がかかります。
このフローを使って要約することで、時間がなくても要点を確認できるので便利です。

Google Drive・Gemini・Outlookの連携メリットと具体例

メリット1：作業時間の削減

業務の中には、画像を確認し、手作業で情報を整理・共有する作業が多くあります。
しかし、これらの業務は時間がかかり、担当者の負担となるでしょう。
そこでこのフローを導入することで、Google Driveに画像をアップロードするだけでGeminiが自動解析し、その結果をOutlookに通知するため、作業時間を大幅に短縮できます。
例えば、不動産業界では、物件の内覧写真を自動解析し、特徴を整理してレポートを作成することに活用でき、営業担当者が手作業で資料を作成する手間を削減できると見込めます。
これにより、手作業を補助することで、業務の効率を大幅に向上させることが期待できます。

メリット2：情報共有の迅速化

チームや部門間での情報共有には、通常、データの整理や手動での報告作業が必要ですが、これには時間がかかります。
しかしアプリ同士を連携することで、Google Driveに画像をアップロードするとすぐにGeminiが内容を解析し、関係者にOutlookを通じて結果を自動通知するため、情報の共有が素早く行えます。
例えば、小売業では、各店舗が商品の陳列状況を撮影してGoogle Driveにアップロードすると、Geminiが画像を解析し、本部へ遅延なくレポートを送ることができます。
これにより、売り場の状況を迅速に把握し、適切な対応が可能になるでしょう。

メリット3：ミスの削減

手作業による情報入力や報告は、人為的ミスが発生しやすい業務の一つです。
特に、画像データをもとに情報を抜き出し、文章として整理する作業では、見落としや誤入力が発生する可能性があります。
しかし、業務を自動化しておくことで、このようなヒューマンエラーを削減できるでしょう。
例えば、物流業では、配送伝票の画像をGoogle Driveにアップロードすると、Geminiが正確に読みとり通知してくれるので、誤った配送先情報の入力を防ぐことができます。
この自動化により、業務の正確性を向上させ、ミスによるトラブルを未然に防ぐことが期待できます。

まとめ

今回は「Googleフォームで送信された新入社員の情報をGitHubのリポジトリに自動で追加する」フローボットを紹介しました。
Google Drive・Gemini・Outlookを連携することで、画像データの活用方法が大きく広がるでしょう。
手作業で行っていた情報の整理や共有を自動化することで、業務効率化やミスの削減が期待できます。

ぜひ、本記事の手順を参考に、Google Drive・Gemini・Outlookを連携してみてください。