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PDFファイルの確認って大変ですよね。必要な内容をチェックして、データベースへ記入して、作業が終わったら報告...。PDFの書類チェックを自動化したいと思う方は多いはず。もしGoogle Driveにファイルを保存するだけで、データの記入とLINE WORKSへの通知が完了したら、どうでしょうか？業務が効率化して、負担も軽減しそうですよね。
そこでアプリ同士をノーコードで連携して、Google Driveに格納されたPDFデータをOCRで読み取り、内容確認の依頼とデータベースへの追加が完了したらLINE WORKSに通知する方法を解説します！後半では、各アプリの応用連携も紹介します！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
今回は「Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
Google Driveのマイアプリ登録
1.まず初めにGoogle Driveのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle Driveを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
LINE WORKSのマイアプリ登録
4.次はLINE WORKSをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からLINE WORKSをクリックしてサインインします。
以下の画面で必要項目を入力し、追加をクリックします。
※LINE WORKSの詳しいマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)
4.「フォルダID」は候補から任意のフォルダを選択しましょう。
5.実際にGoogle Driveでテスト用のファイルを格納し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
1.続いて、「トリガーで取得したファイルIDを用いて、PDFファイルをダウンロードする」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.「ファイルID」は先ほど取得したアウトプットを選択します。
4.入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！
1.続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン
・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.任意のアクションを選択し、「次へ」に進みましょう。
3. 詳細設定ではファイルの添付方法で「取得した値」から、先ほど取得したアウトプット情報を選択します。
追加で抽出したいものがあれば、項目を追加してください。
4.「使用するAI」と「言語」は、用途に合わせて候補から選択しましょう。
5.入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！
1.続いて、「担当者へ対応を依頼する」をクリックします。
2.各項目は元から設定されています。詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「担当者へ対応を依頼する」の設定方法
3.「対応を依頼する内容の詳細」については、編集欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットを引用できます。
今回はテスト用で以下の内容を入力しました！
4.下にスクロールし、入力フォーム設定して「次へ」に進みましょう。
※以下はテンプレートの一例です。
5.先ほど設定した入力フォームの回答のサンプル値を設定して、「保存する」をクリックします。
1.続いて、「取得したデータをYoomのデータベースに追加する」をクリックします。
2.以下の画面でアクションはテンプレート通りに「取得したデータをYoomのデータベースに追加する」のまま下にスクロールしましょう。
3.以下のように、追加するデータベースの各項目を設定しましょう。
4.画面が切り替わったら、「追加するレコードの値」をアウトプットからそれぞれ選択します。
5.入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！
1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「トークルームにメッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.対象の「ボットID」を候補から選択します。
4.「トークルームID」は入力欄下の補足説明を参考に入力してください。
実際の画面ではこのような表示です↓
5.送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
6.設定完了後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、LINE WORKSに通知が届いているか確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやLINE WORKSのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
請求書や添付ファイルをGoogle Driveに格納することができます。Google Drive内のファイルをダウンロードして、メールで送信することも可能です。
LINE WORKSと他のアプリを連携することで、予定作成や通知、データ管理を効率化したりすることが可能です。
Google DriveとLINE WORKSを連携することで、業務の効率化とセキュリティ強化が実現できます。
また、特定のトークルームに通知する仕組みを活用することで、PDFファイルへの不正アクセスを減らし、ファイル共有の時間を節約し、業務の正確性を向上させることができます。
Google DriveとLINE WORKSの連携を活用して、日々の業務をよりスムーズに進めましょう！
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