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Google Driveで日々業務のファイルを管理している企業は多いのではないでしょうか。
Google DriveとLINE WORKSを連携することで、ファイルのアップロード時に自動で通知を受け取ることが可能になります。この自動化により、業務の効率化や情報共有の迅速化が期待できます。この記事では、Google Driveにファイルがアップロードされた際にLINE WORKSで通知を受け取る方法を詳しく解説します。ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入できます。
Google Driveにファイルがアップロードされた瞬間にLINE WORKSへ通知されることで、チームメンバーが即座に情報を確認できます。たとえば、営業チームが現場から契約書をアップロードすると、管理部門は自動通知を受け取り、その内容をすぐに確認・処理できます。手動での連絡や確認作業が不要となり、ファイル管理の手間が軽減され、業務の進行スピードが向上します。また、情報共有の遅延がなくなり、プロジェクト全体の進捗がスムーズになることが期待できます。
プロジェクト資料がGoogle Driveにアップロードされると、LINE WORKSで即時通知が届くため、全メンバーが最新情報をすぐに把握できます。例えば、デザインチームが新しい企画書をアップロードすれば、マーケティングや営業チームが即座に次のステップを計画できます。これにより、全員が同じ情報をもとに行動でき、無駄な確認作業が減り、部署間の連携の強化につながります。
重要なファイルのアップロード時にLINE WORKSで通知されることで、確認漏れを未然に防げます。例えば、請求書や契約書などの重要書類がGoogle Driveにアップロードされると、担当者が即座に通知を受け取り確認作業を行えます。これにより、見落としによる支払い遅延や契約トラブルの発生リスクが大幅に減少します。通知履歴が残るため、必要な書類がいつどこでアップロードされたかを簡単に追跡することができ、業務の効率化が期待できます。
それではここからノーコードツールのYoomを使って、「Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Driveのデータベースにレコードが登録されたことをGoogle DriveのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてLINE WORKSの指定のチャンネルにGoogle Driveで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。 一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
・Google DriveとLINE WORKSをマイアプリに登録する
・テンプレートをコピーする
・Google Driveのトリガー設定と、その後に続くLINE WORKSのオペレーション登録
・トリガーをONにして自動化設定の確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
今回使用するテンプレートは以下の「Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知する」です。
Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
続いてLINE WORKSのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に「＋新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧に表示されるLINE WORKSをクリックします。
内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。
※LINE WORKSのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご確認ください。
マイアプリの画面にGoogle DriveとLINE WORKSが表示されて入れば、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Yoomのフローボットの設定をしていきましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、以下の画面の赤枠内をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されます。
今回連携するGoogle Driveのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」が表示されます。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できるので、任意の時間を選択しましょう。
「テスト」をクリックし、テスト成功を確認したら「追加する」をクリックします。
続いて「LINE WORKSに通知する」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されます。
今回連携するLINE WORKSのアカウントで間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成した際、または管理者画面からボットを追加した際に取得可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了を確認後「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
①Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加する
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加するフローです。このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。
②Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動するフローです。このテンプレートを使用することで、移動先のGoogle Driveの格納先を事前に設定しておくことでGoogleフォームで回答されたファイルデータを指定のフォルダに格納することができます。GoogleフォームのフォームIDごとにGoogle Driveのフォルダを設定することができるので、フォームに合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。
③毎日Zoomの会議情報をLINE WORKSに通知する
毎日Zoomの会議情報をLINE WORKSに通知するフローです。このテンプレートを使うと、毎日LINE WORKSに予定されている会議の情報が通知されます。Zoomに直接アクセスする必要がなくなり、LINE WORKS上で会議情報を確認できるため、把握漏れの防止になります。これまで、手作業で会議情報をメンバーに共有していた方は、作業負担が軽減されます。
Google DriveとLINE WORKSの連携により、ファイルアップロード時の通知を自動化することで、業務の効率化と情報共有の迅速化が実現できます。ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入が可能です。これにより、確認漏れやミスを減らし、業務の安定化を図ることができます。
ぜひこの機会に、Google DriveとLINE WORKSの連携を試してみてください。
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