Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方 ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveを活用している方で、ファイルの共有権限の管理を手間に感じている方もいるのではないでしょうか。社外の関係者とのファイルの共有の際、必要な権利を正しく設定するのは意外と時間がかかりますよね。
今回は、Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する方法をご紹介します！プログラミング知識がなくても簡単に設定できるため、業務の効率化を目指しているビジネスマンの方におすすめですよ。
ぜひ、 この機会にGoogle Driveの共有権限管理を自動化して、日々の業務をスムーズにしてみてください！
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する方法
それでは、Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する方法をご紹介していきます。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方 ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveのAPIを用いて、格納されたファイルの共有権限を自動で変更することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Google Driveのマイアプリ登録
テンプレートをコピー
トリガー設定
フロー自動化の確認
すでにYoomに登録済みの方はログインしてくださいね。こちら で無料登録後に設定を進めましょう！
ステップ1:Google Driveのマイアプリ登録 まずは、マイアプリ登録を行っていきます。
マイアプリから、右の「新規接続」をクリックしてください。
Google Driveのマイアプリ登録を行います。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧の検索窓から「Google Drive」 を検索しましょう。
以下画面が出現したら、Googleアカウントにログインするため、一番下の赤枠のログインボタンをクリックしましょう。
使用するGoogleアカウントを選択してください。
マイアプリにGoogle Driveが入っていれば、マイアプリ登録の完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする ここからは、実際にフローを作成していきます！
以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方 ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートをコピーしたら、以下の画面が出てきます。
ステップ3：アプリのトリガー設定 一番上のアプリトリガーをクリックしてください。
ここではGoogle Driveのファイルのアップロード設定を行っていきます。
以下の画面が出てきます。
最初に設定したGoogleアカウントの情報がこちらに記載されています。画像と同じ設定になっていることを確認し、次に進みましょう。
次にAPI接続設定です。
トリガーの起動間隔とフォルダIDを設定していきます。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって 最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォルダIDは以下候補から選択してください。
最後にテストを行い、確認してくださいね。
テストをする際は、値が入力されていることを確認してから行ってください。
テストが終わったら、一番したの「保存」というボタンをクリックして、次に進みます。
ステップ4：ファイル権限を変更する設定 次にGoogle Drive のアプリ連携設定を行います。
以下の赤枠内をクリックしてください。
以下画面が出てきますので、確認して次に進みましょう。
アクションを「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」に設定することで、
次にAPI接続設定です。
ファイルIDと権限を設定していきます。候補のタブではないので、気を付けてくださいね。
{{二重カッコ内}}はその値を引っ張ってくるというものになります。
権限はプルダウンから選択できます。
以下を参考に設定を選びましょう。
編集者→編集ができる権限
閲覧者→閲覧のみできる権限
閲覧者（コメント可）→閲覧とコメントのみOKの権限
編集者を選択すると、リンクを知っている全員が指定ファイルを編集できます。
書類の確認だけの用途であれば、閲覧者のみでも問題ないと思います！
ステップ5：トリガーの自動化確認
最後に以下の画面が出てきますので右の「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上で設定が全て完了です！
今回使用したテンプレートは以下です。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更する
試してみる
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、一つひとつ手作業で共有権限を変更するのは手間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定型的な共有作業が多い場合、この繰り返し作業が業務の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルの共有権限の変更を自動化でき、手作業による手間や設定ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで、特定のファイルの共有権限を手作業で変更している方 ファイルの共有設定ミスによる、情報漏洩などのリスクを未然に防ぎたい方 定型的なファイル共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたGoogle Driveのファイル共有権限の変更作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による権限の設定ミスを防ぎ、意図しない相手への情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが作成されたら」など、フローボットを起動するきっかけとなるアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。トリガーで取得したファイルIDを指定し、変更したい共有権限の内容（閲覧者、編集者など）を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーション設定では、変更後のファイル権限（閲覧者、編集者など）や共有範囲を任意で設定してください。 権限変更の対象となるファイルは、トリガーの設定などで柔軟に指定することが可能です。特定のフォルダを監視したり、ファイル名で絞り込んだりして設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する方法 次にGoogle Driveに格納されたファイルの共有権限を変更したのちに、Slackに通知する方法をご紹介します。
まずはテンプレートをコピーしてください。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する
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■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限を「リンクを知っている全員」への変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方 ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方 手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveの権限変更とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による権限設定の間違いや関係者への通知漏れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」などのアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員』に変更」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、権限が変更されたファイルの情報などを関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのオペレーションでは、ファイルの共有権限を「閲覧者」など、要件に合わせて任意で設定してください。 Slackでは通知先のチャンネルやユーザーを自由にカスタマイズできます。またファイル名や更新日時、共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができ、分かりやすい通知内容を作成可能です。 ■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1からステップ4まで、最初のフローと手順は同じです。
それ以降の手順から説明していきます。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下画面が出てきますので、Slackのアカウント情報を確認して、次に進みます。
Slackの連携アカウント情報が出てこない方は、ワークスペースのURLを入力してくださいね。
次にAPI接続設定です。
投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。
投稿先のチャンネルIDは候補から選択できます。
「メッセージ」は以下の設定例を参考に入力してみてください。 このメッセージは、Slackに通知するメッセージの内容です。
<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることができるため、Slackで情報共有をしたいチームリーダーなどが居れば、設定してみてください。こちら の記事を参考に設定してみてください。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Chatworkに通知する方法
次に、Slackではなく、Chatworkに通知する方法をご紹介します。
先程と同様、まずはテンプレートをコピーしてください。
Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Chatworkに通知する
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■概要
Google Driveでファイルを共有する際、都度手作業で共有権限を変更し、関係者に通知する作業は手間がかかる上に、設定ミスや通知漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとChatworkを使い、チームでのファイル共有を頻繁に行う方 手作業での権限設定や通知連絡に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方 ファイル共有時の設定ミスや関係者への連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル権限の変更から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業にかかる時間を短縮できます。 手動での操作がなくなることで、共有権限の設定ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、フローボットを起動したいアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信する」アクションを設定し、権限が変更された旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのアクションでは、変更する共有権限（閲覧者、編集者など）を任意で設定できます。また、対象とするファイル名や保存先のフォルダも自由にカスタマイズが可能です。 Chatworkでの通知アクションでは、通知を送信するルームの選択が可能です。メッセージ内容には、ファイル名や更新日時といった動的な情報を埋め込むことで、状況に応じた通知のカスタマイズができます。 ■注意事項
Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1からステップ4まで、最初のフローと手順は同じです。
それ以降の手順から説明していきます。
コピーが完了したら、以下の「メッセージを送る」をクリックしてください。
次に「連携とアクション選択」という画面が出現しますので、内容を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
ルームIDやメッセージ内容を設定します。
メッセージ内容は、以下設定例を参考に入力してください。
Chatworkの通知の際のメッセージ内容です。
{{二重カッコ内}}の値は、アウトプットから選択できます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
その他にも、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！
1．Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフロー
Google Driveに音声ファイルがアップロード後、音声データを文字起こして、Chatworkに自動通知してくれます。会議の議事録の文字起こしやインタビューや取材の文字起こしなどを手間に感じている方はぜひチェックしてみてください。
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知する
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■概要
会議やインタビューの音声データを手作業で文字起こしし、その内容をチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をChatworkに通知できます。手間のかかる定型業務から解放され、より重要な業務に集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで音声データを管理し、手作業での文字起こしに課題を感じている方 会議の議事録やインタビュー内容のテキスト化を効率化したいと考えている方 Chatworkでの迅速な情報共有により、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードから文字起こし、Chatworkへの通知までを自動化できるため、議事録作成などにかかる作業時間を短縮できます。 手作業による聞き間違いや転記ミス、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、文字起こし内容の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを任意のルームに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードするアクションでは、前のトリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）から選択して設定します。 AIによる文字起こし機能では、対象ファイルの添付方法や、日本語、英語といった音声データの言語を任意で指定できます。 Chatworkでメッセージを送るアクションでは、通知したいルームのIDやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google DriveとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2．Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新するフロー
Google Driveに格納されたファイルをChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析して、ファイル名を自動更新してくれます。ファイルの管理を簡素化したいと考えているチームリーダーや事務担当者におすすめです。
Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する
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■概要
Google Driveに保存されるファイルが増えるにつれて、内容に応じた適切なファイル名への変更や管理に手間を感じていませんか。手作業でのリネームは時間がかかるだけでなく、命名規則が統一されない原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、適切なファイル名に更新する一連の流れを自動化できます。これにより、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存する契約書や請求書などのファイル管理を効率化したい方 ChatGPTを活用して、手作業で行っているファイルのリネーム作業を自動化したい方 ファイル命名規則のばらつきをなくし、管理体制を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルの内容確認からリネームまでが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の入力間違いや、命名規則の適用漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアクションを設定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、追加されたファイルの内容を要約してファイル名を生成するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、ChatGPTが生成したファイル名で元のファイル名を更新するアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのアクション設定では、ChatGPTが生成したファイル名に日付や接頭辞を追加するなど、独自の命名規則を適用することが可能です。 ChatGPTのオペレーションでは、ファイル名に含めたい要素（文書の種類、キーワードなど）を指示（プロンプト）で細かく指定し、解析の精度を調整できます。 ■注意事項
Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳しくは下記をご参照ください。https://openai.com/ja-JP/api/pricing / ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
3.Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知するフロー
Google Driveにファイルが追加されたら、自動で承認依頼を行い、完了後Chatworkに通知してくれます。書類の承認作業を手動で行っている方で、業務効率化を目指したい経理担当者や法務担当者におすすめです。
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで管理している重要書類の承認プロセスは、関係者への連絡や進捗確認など、手作業で行うと手間がかかる業務の一つです。また、対応漏れや通知忘れといったミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されたことをきっかけに、承認依頼から完了後のChatworkへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理するファイルの承認プロセスが煩雑で、課題を感じている方 Chatworkをチームの主要な連絡手段としており、情報共有を円滑にしたい方 手作業による承認依頼や完了報告の時間を削減し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加後の承認依頼から完了通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による承認依頼の漏れや、Chatworkへの完了報告忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、ファイルの内容を確認してもらうための依頼を送信します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、承認が完了した場合のみ後続の処理に進むようにします。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、承認が完了した旨を指定のルームに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
承認依頼機能では、依頼内容の詳細にトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだり、定型文を設定したりすることが可能です。 Chatworkへの通知メッセージは、送信先のルームを任意で指定できるほか、承認されたファイルの情報など前段のフローで取得した値を変数として埋め込めます。 ■注意事項
Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Google Driveのファイル共有権限を自動で変更する方法をご紹介しました！
また、本記事では、SlackやChatworkと自動連携させて、社内メンバーへリアルタイムで通知する方法もまとめました。
ファイルの共有権限の付与に毎回手間がかかっている方は、今回ご紹介した自動化で、業務効率をアップさせてみてくださいね。
手動での権限変更や連絡の手間を省くだけで、業務が円滑になり、権限管理に手間が取られていた時間を本来の業務の時間に割くことができます。ぜひYoomでGoogle Driveの共有管理を自動化して、日々の業務を快適に進めてくださいね！
