Google Driveのリンク管理術！保存されたファイルの共有権限を自動変更する方法

Google DriveのAPIを用いて、格納されたファイルの共有権限を自動で変更することで実現可能です。

一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google Driveのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• トリガー設定
• フロー自動化の確認

すでにYoomに登録済みの方はログインしてくださいね。
登録がまだの方はこちらで無料登録後に設定を進めましょう！

ステップ1:Google Driveのマイアプリ登録

まずは、マイアプリ登録を行っていきます。

マイアプリから、右の「新規接続」をクリックしてください。

Google Driveのマイアプリ登録を行います。

「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧の検索窓から「Google Drive」を検索しましょう。

以下画面が出現したら、Googleアカウントにログインするため、一番下の赤枠のログインボタンをクリックしましょう。

使用するGoogleアカウントを選択してください。

マイアプリにGoogle Driveが入っていれば、マイアプリ登録の完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここからは、実際にフローを作成していきます！

以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

テンプレートをコピーしたら、以下の画面が出てきます。

‍ステップ3：アプリのトリガー設定

一番上のアプリトリガーをクリックしてください。

ここではGoogle Driveのファイルのアップロード設定を行っていきます。

以下の画面が出てきます。

最初に設定したGoogleアカウントの情報がこちらに記載されています。画像と同じ設定になっていることを確認し、次に進みましょう。

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次にAPI接続設定です。

トリガーの起動間隔とフォルダIDを設定していきます。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

フォルダIDは以下候補から選択してください。
フォルダIDを指定することで、指定フォルダにファイルがアップロードされたら、フローが起動するようになります。

最後にテストを行い、確認してくださいね。

テストをする際は、値が入力されていることを確認してから行ってください。

テストが終わったら、一番したの「保存」というボタンをクリックして、次に進みます。

ステップ4：ファイル権限を変更する設定

次にGoogle Drive のアプリ連携設定を行います。

以下の赤枠内をクリックしてください。

以下画面が出てきますので、確認して次に進みましょう。

アクションを「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」に設定することで、
先ほど指定したフォルダにファイルがアップロードされると、ファイル権限が自動で「リンクを知っている全員」に設定されます。

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次にAPI接続設定です。

ファイルIDと権限を設定していきます。
ファイルIDはアウトプットからのタブから選択してください。候補のタブではないので、気を付けてくださいね。

{{二重カッコ内}}はその値を引っ張ってくるというものになります。

権限はプルダウンから選択できます。

以下を参考に設定を選びましょう。

• 編集者→編集ができる権限
• 閲覧者→閲覧のみできる権限
• 閲覧者（コメント可）→閲覧とコメントのみOKの権限

編集者を選択すると、リンクを知っている全員が指定ファイルを編集できます。
リンクを知っている全員に編集されてしまうのが億劫だ…という方や、重要な書類の確認という方は「閲覧者（コメント可）」がおすすめです。

書類の確認だけの用途であれば、閲覧者のみでも問題ないと思います！

ステップ5：トリガーの自動化確認

最後に以下の画面が出てきますので右の「トリガーをON」をクリックしましょう。

以上で設定が全て完了です！

今回使用したテンプレートは以下です。

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する方法

次にGoogle Driveに格納されたファイルの共有権限を変更したのちに、Slackに通知する方法をご紹介します。
社内でのやり取りがSlackという企業の方におすすめです。

まずはテンプレートをコピーしてください。

ステップ1からステップ4まで、最初のフローと手順は同じです。

それ以降の手順から説明していきます。

「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

以下画面が出てきますので、Slackのアカウント情報を確認して、次に進みます。

Slackの連携アカウント情報が出てこない方は、ワークスペースのURLを入力してくださいね。

次にAPI接続設定です。

投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。

投稿先のチャンネルIDは候補から選択できます。

「メッセージ」は以下の設定例を参考に入力してみてください。このメッセージは、Slackに通知するメッセージの内容です。

<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることができるため、Slackで情報共有をしたいチームリーダーなどが居れば、設定してみてください。
※メンション設定に関しては、こちらの記事を参考に設定してみてください。

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Chatworkに通知する方法

次に、Slackではなく、Chatworkに通知する方法をご紹介します。

先程と同様、まずはテンプレートをコピーしてください。

ステップ1からステップ4まで、最初のフローと手順は同じです。

それ以降の手順から説明していきます。

コピーが完了したら、以下の「メッセージを送る」をクリックしてください。

次に「連携とアクション選択」という画面が出現しますので、内容を確認して、次に進みましょう。
Slackの時と同じです。

続いて、API接続設定です。

ルームIDやメッセージ内容を設定します。

メッセージ内容は、以下設定例を参考に入力してください。

Chatworkの通知の際のメッセージ内容です。

{{二重カッコ内}}の値は、アウトプットから選択できます。

Google Driveを使ったその他の自動化例

その他にも、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！

1．Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフロー

Google Driveに音声ファイルがアップロード後、音声データを文字起こして、Chatworkに自動通知してくれます。会議の議事録の文字起こしやインタビューや取材の文字起こしなどを手間に感じている方はぜひチェックしてみてください。

2．Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新するフロー

Google Driveに格納されたファイルをChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析して、ファイル名を自動更新してくれます。ファイルの管理を簡素化したいと考えているチームリーダーや事務担当者におすすめです。

3.Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知するフロー

Google Driveにファイルが追加されたら、自動で承認依頼を行い、完了後Chatworkに通知してくれます。書類の承認作業を手動で行っている方で、業務効率化を目指したい経理担当者や法務担当者におすすめです。

まとめ

Google Driveのファイル共有権限を自動で変更する方法をご紹介しました！

また、本記事では、SlackやChatworkと自動連携させて、社内メンバーへリアルタイムで通知する方法もまとめました。

ファイルの共有権限の付与に毎回手間がかかっている方は、今回ご紹介した自動化で、業務効率をアップさせてみてくださいね。

手動での権限変更や連絡の手間を省くだけで、業務が円滑になり、権限管理に手間が取られていた時間を本来の業務の時間に割くことができます。ぜひYoomでGoogle Driveの共有管理を自動化して、日々の業務を快適に進めてくださいね！