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「作成したMicrosoft Excelファイルを毎回Google Driveに手動でアップロードする作業って面倒かも...」
「ファイルの更新が多く、どれが最新版か分からなくなったり、共有フォルダへの保存を忘れてしまうこともあるよなあ…」
このように、Microsoft ExcelとGoogle Drive間でのファイル管理における手作業に、多くの時間と手間を取られている方は少なくないはずです。
もし、メールで受け取ったMicrosoft Excelファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存したり、フォームの回答内容からMicrosoft Excelの請求書を自動作成してGoogle Driveに格納したりできる仕組みがあれば、負担のかかる作業を削減できるはずです。
ファイル管理のミスが減ることで、コア業務に集中しやすくなります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても手軽に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Microsoft ExcelのファイルをGoogle Driveへ自動で保存・管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化パターンの紹介
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携させることで、様々な業務を自動化できます。
ここでは、日々の業務で活用できる具体的な自動化の例をいくつか紹介します。
手作業によるファイル管理の手間を削減でき、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールの添付ファイルをGoogle Driveに自動保存する
Gmailなどのメールツールで受信したMicrosoft Excelファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動で保存します。
これまで手動で行っていたダウンロードとアップロードの手間を省き、契約書などの重要なファイルの保存漏れも削減できるでしょう。
フォームの回答からMicrosoft Excelファイルを作成しGoogle Driveに保存する
Googleフォームなどで受け付けた回答内容をもとに、Microsoft Excelのテンプレートから請求書や報告書を自動で作成し、Google Driveに格納するフローです。
面倒な書類作成業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラー防止が期待できます。
決済ツールの情報からMicrosoft Excelファイルを作成しGoogle Driveに保存する
Squareなどの決済ツールで支払い情報が作成されたことをトリガーに、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、Google Driveに保存するフローです。
経理部門の定型業務を自動化し、迅速な書類発行を実現します。
メールで受信したMicrosoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書を自動でGoogle Driveに保存・管理するフローを解説します！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Microsoft Excelの場合
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft Excelのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Google Driveの場合
検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました！
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
ステップ3：メールトリガーのアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから、「【コピー】メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「メールトリガー：メール受信」をクリックしてください。
次のページでメールを受信するアドレスを作成することで、メールを受信するとフローボットが起動します。
詳細については、以下のページも合わせて確認してください。
Microsoft Outlookからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
Gmailからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
任意のアドレスを作成後、「次へ」をクリックします。
次に、作成した「〇〇.trigger.timetech@yoom.fun」のメールアドレスにファイルを添付した状態でメールを送信した上で、テストを行いましょう。
契約書以外のデータも受け取ることができるので、今回は名簿データで構成されているファイルを添付してみました。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、ファイルの容量制限についてもチェックしてみてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ4：メールで受信した添付ファイルの内容を確認するアクションの設定
次に、2つ目の「ファイル内容を確認」をクリックしましょう。
ここで、添付ファイルが保存する契約書かどうか担当者が確認するための設定を行います。
契約書が送られてくるメールの件名や本文に特定の語句が含まれる、または担当者の確認を省略したい場合、以下の画面のように、1つ目のステップでトリガー条件を設定して自動保存することも可能です。
運用状況に合わせて設定してくださいね。
