メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する方法

「作成したMicrosoft Excelファイルを毎回Google Driveに手動でアップロードする作業って面倒かも...」
「ファイルの更新が多く、どれが最新版か分からなくなったり、共有フォルダへの保存を忘れてしまうこともあるよなあ…」
このように、Microsoft ExcelとGoogle Drive間でのファイル管理における手作業に、多くの時間と手間を取られている方は少なくないはずです。

もし、メールで受け取ったMicrosoft Excelファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存したり、フォームの回答内容からMicrosoft Excelの請求書を自動作成してGoogle Driveに格納したりできる仕組みがあれば、負担のかかる作業を削減できるはずです。

ファイル管理のミスが減ることで、コア業務に集中しやすくなります！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても手軽に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をよりスマートに進めましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、Microsoft ExcelのファイルをGoogle Driveへ自動で保存・管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！

メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™で管理する

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。

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Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化パターンの紹介

Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携させることで、様々な業務を自動化できます。
ここでは、日々の業務で活用できる具体的な自動化の例をいくつか紹介します。
手作業によるファイル管理の手間を削減でき、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう。

気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールの添付ファイルをGoogle Driveに自動保存する

Gmailなどのメールツールで受信したMicrosoft Excelファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動で保存します。

これまで手動で行っていたダウンロードとアップロードの手間を省き、契約書などの重要なファイルの保存漏れも削減できるでしょう。

メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™で管理する

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。

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フォームの回答からMicrosoft Excelファイルを作成しGoogle Driveに保存する

Googleフォームなどで受け付けた回答内容をもとに、Microsoft Excelのテンプレートから請求書や報告書を自動で作成し、Google Driveに格納するフローです。

面倒な書類作成業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラー防止が期待できます。

Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してGoogle Driveに格納する

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■概要
「Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してGoogle Driveに格納する」フローは、Googleフォームで収集したデータを活用して自動的にExcelで請求書を作成し、Google Driveに安全に保存する業務ワークフローです。
手動での請求書作成にかかる時間と労力を削減し、効率的な請求管理を実現します。
このワークフローを導入することで日常の経理業務がスムーズに進み、ビジネスの生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客情報を収集している事業者の方
・Microsoft Excelでの請求書作成作業を効率化したい経理担当者の方
・請求書管理をGoogle Driveで一元化したいビジネスオーナーの方
・手動作業による入力ミスを減らしたい方
・業務の自動化を検討している中小企業の方

■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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決済ツールの情報からMicrosoft Excelファイルを作成しGoogle Driveに保存する

Squareなどの決済ツールで支払い情報が作成されたことをトリガーに、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、Google Driveに保存するフローです。

経理部門の定型業務を自動化し、迅速な書類発行を実現します。

Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、Google Driveに格納する

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■概要
「Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、Google Driveに格納する」ワークフローは、支払い後の請求書作成作業を自動化し、管理の効率化を図る業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、支払い情報を自動で請求書に反映し、Google Driveに整理して保存することが可能になります。
これにより、業務の効率化と正確な請求書管理が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを利用しており、支払い後の請求書作成に手間を感じている事業者の方
・Microsoft Excelを雛形として既に請求書を作成しているが、効率化を図りたい方
・Google Driveで請求書を一元管理し、アクセスを容易にしたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務の自動化を目指している方

■注意事項
・Square、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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メールで受信したMicrosoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書を自動でGoogle Driveに保存・管理するフローを解説します！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• メールトリガーの設定と担当者への依頼設定、Google Driveのアクション設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™で管理する

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。

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ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。

Microsoft Excelの場合

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Microsoft Excelのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。

Google Driveの場合

検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。

「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。

次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました！

ステップ2：テンプレートのコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。

メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™で管理する

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メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。

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ステップ3：メールトリガーのアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから、「【コピー】メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「メールトリガー：メール受信」をクリックしてください。

次のページでメールを受信するアドレスを作成することで、メールを受信するとフローボットが起動します。
詳細については、以下のページも合わせて確認してください。
Microsoft Outlookからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
Gmailからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法

任意のアドレスを作成後、「次へ」をクリックします。

次に、作成した「〇〇.trigger.timetech@yoom.fun」のメールアドレスにファイルを添付した状態でメールを送信した上で、テストを行いましょう。
契約書以外のデータも受け取ることができるので、今回は名簿データで構成されているファイルを添付してみました。

※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、ファイルの容量制限についてもチェックしてみてください。

テストに成功すると、以下のように表示されます。テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。

テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。

ここで取得した値は、後続のステップで使用します。

必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。

ステップ4：メールで受信した添付ファイルの内容を確認するアクションの設定

次に、2つ目の「ファイル内容を確認」をクリックしましょう。

ここで、添付ファイルが保存する契約書かどうか担当者が確認するための設定を行います。
契約書が送られてくるメールの件名や本文に特定の語句が含まれる、または担当者の確認を省略したい場合、以下の画面のように、1つ目のステップでトリガー条件を設定して自動保存することも可能です。

運用状況に合わせて設定してくださいね。

各項目を設定していきましょう。

• タイトル：任意で設定してください。
• 承認者：プルダウンから任意で選択してください。
• 承認内容の詳細：確認内容を入力してください。
  ※画像のように入力バーをクリックすると、前ステップで取得した値を引用できます。

• 承認完了条件：プルダウンから任意で選択してください。「承認者」設定と合わせて、複数人での確認体制にすることも可能です。
• 差し戻し先のオペレーション：「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」を選択してください。

情報を入力した後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Google Driveに書類データを保存するアクションを設定

最後に、「Google Driveに契約書を格納する」をクリックします。

連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。

次の画面で、各項目を設定していきます。

• 格納先のフォルダID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）

• ファイル名：任意で設定（入力バーをクリックし、取得した値を引用）
• ファイルの添付方法：今回は取得した値を使用するように設定

設定後、テストを行い、実際にGoogle Driveに添付されたファイルがアップロードされているか確認してください。
成功を確認したうえで「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

手軽に自動化フローボットが作成できましたね！
以上で「メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」フローの完成となります。

Microsoft ExcelとGoogle Driveのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft ExcelとGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Excelを活用した自動化例

フォームやチャット、メール、音声データなどの受信内容を自動で解析・登録したり、注文やリード情報の発生をトリガーにしてデータ整理や通知を自動化することが可能です。
これにより、複数のツールを行き来する手間が減り、データ管理や報告作業の効率化が図れます。

Googleフォームの回答内容をHugging Faceで分類して、Microsoft Excelに追加する

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■概要
「Googleフォームの回答内容をHugging Faceで分類して、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、Googleフォームで収集した回答データをHugging FaceのAI分類機能を用いて自動的に整理し、Microsoft Excelに効率的に追加するプロセスを実現します。これにより、手動でのデータ整理や分類作業が不要となり、業務の効率化とデータの正確性を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して大量のデータを収集しているが、分類作業に時間がかかっている方
・Hugging FaceのAI分類機能を活用して、データ整理を自動化したい方
・Microsoft Excelでのデータ管理を効率化し、分析業務をスムーズに進めたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Hugging Face、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に分析・管理する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、投稿内容をAIでテキストマイニングし、自動的にMicrosoft Excelに整理・追加できます。
これにより、データの集計や分析がスムーズになり、チームの意思決定をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、投稿内容の分析や管理に課題を感じているビジネスパーソンの方
・大量のTeams投稿から有益な情報を効率的に抽出したいと考えているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・テキスト マイニング aiを活用して、コミュニケーションデータを視覚化・分析したいデータ分析担当者の方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化し、手作業の負担を減らしたい経営者や管理職の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している全ての方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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OneDriveに音声データがアップロードされたら、自動で文字起こししてMicrosoft Excelにレコードを追加する

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■概要
「OneDriveに音声データがアップロードされたら、自動で文字起こししてMicrosoft Excelにレコードを追加する」フローは、音声データの管理とデータ入力の手間を大幅に削減する業務ワークフローです。
会議録やインタビューの音声をOneDriveに保存するだけで、AIによる文字起こしが自動で行われ、結果がExcelに整理されます。
これにより、手動での文字起こしやデータ入力の負担を軽減し、効率的な業務遂行が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・音声データの管理に手間を感じている方
・文字起こし作業を自動化したい方
・データ入力の効率化を図りたい企業の担当者
・ITツールを活用して業務を効率化したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

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Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録する

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Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録するフローです。

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Salesforceで新規リードが登録されたらMicrodoft Excelに追加し、AIで解析してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Salesforceで新規リードが登録されたらMicrosoft Excelに追加し、AIで解析してMicrosoft Teamsに通知する」フローは、リード管理の効率化を図る業務ワークフローです。Salesforceに新たなリードが登録されると、自動でExcelにデータが追加され、AIが解析を行った結果がMicrosoft Teamsに共有されます。これにより、チーム全体でリアルタイムに情報を共有し、迅速な対応が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを使用しており、新規リードの管理に時間を取られている営業担当者の方
・データをExcelで管理しつつ、チーム内での共有をスムーズに行いたいチームリーダーの方
・AIを活用してリードの分析を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスオーナーの方
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を強化し、チームの連携を高めたい方

■注意事項
・Salesforce、Microdoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。

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Outlookで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Microsoft Excelにまとめる

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■概要
「Outlookで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Microsoft Excelにまとめる」ワークフローは、経費処理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Outlookに送信された領収書を自動でOCR処理し、仕訳を自動化。
さらにそのデータをMicrosoft Excelにまとめることで、効率的な経費管理が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して領収書を管理している経理担当者の方
・経費処理に時間を取られ、他の業務に集中できないビジネスパーソン
・手作業による仕訳作業のミスを減らしたいと考えている企業の経営者
・Microsoft Excelを活用して効率的にデータを管理したい方

■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Talentioで候補者が登録されたらMicrosoft Excelに追加する

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Talentioで候補者が登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。

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Shopifyで注文が発生したら、Microsoft Excelに受注データを追加してメールを送信する

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■概要
「Shopifyで注文が発生したら、Microsoft Excelに受注データを追加してメールを送信する」ワークフローは、受注情報の管理と通知を自動化します。
新たな注文が発生した際の記録や連絡作業の手間を減らすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyを使ってECサイトの運営や受注管理を行っている方
・注文データをMicrosoft Excelにまとめて管理したいと考えている方
・受注ごとにデータの転記やメール送信作業が発生し、手間を感じている方
・業務をスピーディに進めたいものの、人手での作業だとミスや遅れが生じがちな方
・Microsoft Excelで受注データの一元管理や分析を行いたい方
・ご自身やチーム内でShopify受注処理のスピードアップ・精度向上を求めている方

■注意事項
・ShopifyとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Trelloのカード情報が更新されたら、Microsoft Excelのレコードも自動で更新する

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■概要
「Trelloのカード情報が更新されたら、Microsoft Excelのレコードも自動で更新する」フローは、TrelloとExcel間のデータ連携を自動化する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力や更新作業に時間を取られることなく、両ツール間の情報をスムーズに同期させることができます。
Yoomを活用してTrello自動化を実現し、効率的なデータ管理をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとMicrosoft Excelを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・データの手動更新に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダーの方
・Trelloの情報をExcelで一元管理したいと考えている経営者の方

■注意事項
・Trello、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Driveを活用した自動化例

契約締結を検知してファイルを自動格納したり、Google Driveでのファイル作成をトリガーに承認依頼やタスク作成することもできます。
また、OCR(データ読み取り機能)を活用して情報を効率的に取得し、結果を関係者に自動で通知することも可能です。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。

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Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をTelegramに通知する

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■概要
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をTelegramに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・顧客から送付された画像の情報をスムーズに共有したいカスタマーサポート担当者
・大量の画像データを取り扱っているECサイトの運営者
・競合製品や新商品の画像を素早く分析して共有したい市場調査の担当者
・複数のソーシャルメディアで投稿された自社商品の画像を収集し、マーケティング戦略やブランド管理に活用したい方
・画像データの内容確認や連絡作業を迅速に行いたい方

■注意事項
・Google Drive、Gemini、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する

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■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178

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Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する

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■概要
「Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する」フローは、クラウドストレージと電子署名サービスの連携を自動化する業務ワークフローです。ファイル管理や署名プロセスを手動で行う手間を減らし、効率的な業務運営をサポートします。特に、ドキュメントの承認や署名が頻繁に発生するチームにとって、Adobe Acrobat Signへの自動格納は作業時間の短縮とミスの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存・管理しており、Adobe Acrobat Signとの連携を検討している方
・ドキュメントの承認や署名作業を効率化したいビジネスプロセス担当者
・手動でのファイル転送や署名依頼に時間を取られているチームリーダー

■注意事項
・Google Drive、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知する

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■概要
Google Driveにファイルが追加されたら承認依頼して、完了後Chatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・書類の承認依頼を手動で行っている方
・承認依頼の抜け漏れを防止し業務をスムーズに進めたい方
・Google Driveを起点とした承認フローの構築や承認完了後の通知作業を効率化したい方

■注意事項
・Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する

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■概要
このフローは、Google Drive内のファイルを自動的に整理するための業務ワークフローです。ChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、Google DriveやChatGPTを活用している方
・Google Driveを頻繁に利用しているビジネスユーザー
・ファイル管理の効率化を目指すチームリーダー
・AIを活用して業務を自動化したいIT担当者
・ファイル整理に手間を感じている個人ユーザー

■注意事項
・Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

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■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方

2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方

■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

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Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する

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■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveをファイル管理に活用している方
・従業員ごとのフォルダを作成し、資料の保管を行なっている方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり効率化したいと考える方‍

2.freee人事労務を活用して従業員情報の管理を行なっている方
・日々の業務の中で多くの名刺を受け取っており、管理を行う方
・Sansanに登録された企業ごとにデータ管理を行なっている方‍

■注意事項‍・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Microsoft ExcelとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたファイルのダウンロードやアップロードといった手作業を減らすことができ、保存忘れなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。

ファイルが最新の状態で安全に管理できるほか、チーム内の情報共有もスムーズになるため、コア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！