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会社で扱うデータファイルは複数人で管理する場合が多く、ローカルでなくクラウドストレージサービスを利用している場合は多いでしょう。
今回は、クラウドストレージサービスのGoogle Driveと表計算ソフトMicrosoft Excelの連携についてお伝えします。
Microsoft Excelは表計算や集計、データ分析、グラフ作成など様々な用途で使っている方が多いツールですが、もっと便利に業務を進めるためGoogle Driveとの連携をぜひお試しください！
Google DriveとMicrosoft Excelを連携するメリットとは
では、2つのツールを連携するメリットには何があるでしょうか。
1つは、リアルタイムデータの共有と更新ができることです。
Google Driveへ保存したMicrosoft Excelのファイルに共有設定を行っておけば、リアルタイムでのデータ共有と更新が可能です。
ミーティングなどの場で意見を交わしながら共同編集することや、遠隔地で作業する相手と同一ファイル内に各々の持つデータを同時追記することなど、状況に応じてExcelファイルを利用できます。
複数人の同時作業が可能になることで、チームでの作業効率が向上します。
もう1つは、データのバックアップと復元が簡易化されることです。
Microsoft Excelのファイルを何らかのタイミングでGoogle Driveに自動保存するよう設定すれば、バックアップとして役立ち、データの消失リスクを最小限に抑えることができます。
重要なファイルが破損したり誤って削除されたりした場合でも、バックアップさえあれば、簡単に以前のバージョンのものを復元することができます。
Google DriveとMicrosoft Excelを連携で可能になる業務自動化例
続いて、2つのツールの連携で自動化できる業務の例を2つお伝えします。
1つは、Microsoft ExcelからGoogle Driveへのデータ保存です。
Excelで更新されたデータを、定期的にGoogle Driveに自動保存するよう設定できます。
手動でのバックアップが不要になって作業が効率化されます。
もう1つは、Google DriveからMicrosoft Excelへのデータ更新です。
Googleフォームも同時に連携すれば、Googleフォームへの回答内容を自動的にGoogle Drive上のExcelに反映するように設定することができます。
アンケートやフィードバックなどのデータをリアルタイムで集計することが可能となり、分析作業がスムーズになります。
Google DriveとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
それでは、実際にGoogle DriveとMicrosoft Excelの連携、そして、連携により行うことができる自動化の業務フローの作り方を1つ、例としてご紹介します。
連携や自動化なんて難しそう、と思った方もご安心いただいて大丈夫です！
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングなどの専門知識なしに誰でも簡単に設定することができます！
Yoomのアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してください。
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomからご確認いただけます。
さて、ご紹介するのは「メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」フローです。
契約書以外でも、いつもExcelで届く書類がある、という方はぜひこちらの流れで業務を自動化させてみてください。
以下のテンプレートをコピーすると、簡単に連携や自動化を始めることができます。
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