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会社で扱うデータファイルは複数人で管理する場合が多く、ローカルでなくクラウドストレージサービスを利用している場合は多いでしょう。
今回は、クラウドストレージサービスのGoogle Driveと表計算ソフトMicrosoft Excelの連携についてお伝えします。
Microsoft Excelは表計算や集計、データ分析、グラフ作成など様々な用途で使っている方が多いツールですが、もっと便利に業務を進めるためGoogle Driveとの連携をぜひお試しください！
では、2つのツールを連携するメリットには何があるでしょうか。
1つは、リアルタイムデータの共有と更新ができることです。
Google Driveへ保存したMicrosoft Excelのファイルに共有設定を行っておけば、リアルタイムでのデータ共有と更新が可能です。
ミーティングなどの場で意見を交わしながら共同編集することや、遠隔地で作業する相手と同一ファイル内に各々の持つデータを同時追記することなど、状況に応じてExcelファイルを利用できます。
複数人の同時作業が可能になることで、チームでの作業効率が向上します。
もう1つは、データのバックアップと復元が簡易化されることです。
Microsoft Excelのファイルを何らかのタイミングでGoogle Driveに自動保存するよう設定すれば、バックアップとして役立ち、データの消失リスクを最小限に抑えることができます。
重要なファイルが破損したり誤って削除されたりした場合でも、バックアップさえあれば、簡単に以前のバージョンのものを復元することができます。
続いて、2つのツールの連携で自動化できる業務の例を2つお伝えします。
1つは、Microsoft ExcelからGoogle Driveへのデータ保存です。
Excelで更新されたデータを、定期的にGoogle Driveに自動保存するよう設定できます。
手動でのバックアップが不要になって作業が効率化されます。
もう1つは、Google DriveからMicrosoft Excelへのデータ更新です。
Googleフォームも同時に連携すれば、Googleフォームへの回答内容を自動的にGoogle Drive上のExcelに反映するように設定することができます。
アンケートやフィードバックなどのデータをリアルタイムで集計することが可能となり、分析作業がスムーズになります。
それでは、実際にGoogle DriveとMicrosoft Excelの連携、そして、連携により行うことができる自動化の業務フローの作り方を1つ、例としてご紹介します。
連携や自動化なんて難しそう、と思った方もご安心いただいて大丈夫です！
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングなどの専門知識なしに誰でも簡単に設定することができます！
Yoomのアカウントをお持ちでない場合、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してください。
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomからご確認いただけます。
さて、ご紹介するのは「メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」フローです。
契約書以外でも、いつもExcelで届く書類がある、という方はぜひこちらの流れで業務を自動化させてみてください。
以下のテンプレートをコピーすると、簡単に連携や自動化を始めることができます。
最初から作ってみたい、という場合は、以下の手順を参考にしてください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するGoogle DriveとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。
一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。
6.メールトリガーの条件設定をします。
「タイトル」：任意で設定してください。
「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
「トリガー条件」：件名・本文・Fromに含まれる語句をトリガー起動の条件とすることができます。
※メール受信に際して、OutlookやGmailからの転送を設定する場合、以下を参照してください。
また、転送設定を行う場合、それぞれのアプリと連携をしてください。
Microsoft Outlookからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
Gmailからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
7.「次へ」をクリックします。（ここからは、メール転送設定の完了後のフローです。）
8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※添付ファイルが保存する契約書かどうか担当者が確認するための設定です。
契約書が送られてくるメールの件名や本文に特定の語句が含まれる場合、
ステップ2-手順6のトリガー条件を設定し、この手順を省略して自動保存することも可能です。
9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
10.オペレーションタイプは「承認を依頼する」を選択します。
11.詳細設定をします。 ※下図は記入・選択例です。
・タイトル：任意で設定してください。
・承認者：任意で選択してください。
・承認内容の詳細：確認内容を入力してください。※ステップ2-手順8よりアウトプットを参照することが可能です。
・承認完了条件：任意で選択してください。「承認者」設定と合わせて、複数人での確認体制にすることも可能です。
・差し戻し先のオペレーション：「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」を選択してください。
12.「保存する」をクリックしてください。
13.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
14.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
15.アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
16.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。
・アクション：「ファイルをアップロードする」を選択してください。
17.「次へ」をクリックします。
18.「API接続設定」をします。
・格納先のフォルダID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
・ファイル名：任意で設定（ステップ2-手順8よりアウトプット参照）
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、ステップ2-手順8よりアウトプット参照
19.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」フローの完成となります。
Google DriveやMicrosoft Excelのそれぞれについて、他ツールとの連携で自動化できる業務フローについて、テンプレートをいくつかご紹介します。
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
先ほど、メールで届いた添付ファイルをGoogle Driveに保存する方法はお伝えしましたが、こちらは保存した後でSlackに保存情報を通知するまでを自動化したフローのテンプレートです。
チャットでの通知を行うことで、ファイルの受領確認とファイル自体の確認がスムーズになります。
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知する
ファイルやフォルダの作成を通知することもできますよ。
担当する案件や企業ごとのフォルダをチーム内に周知することで情報の一元管理ができ、業務効率化につながります。
フォームに回答があったら雇用契約書を自動作成し、SmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する
こちらは、新入社員の情報をYoomフォームへ入力することで起動する自動連携フローです。
フォームの内容を元に、
・Googleドキュメントで雇用契約書を自動作成
・本人へ雇用契約書をOutlookでメール送付
・新入社員情報のSmartHRへ登録
・新入社員情報をMicrosoft Excelへのデータ追記
・すべての作業が完了した旨をMicrosoft Teamsのチャネルに通知
という流れとなっています。
入社手続きや従業員情報の管理に複数のツールを利用している場合、連携によって同じ情報を何度も入力する必要がなくなり、ミス防止や作業時間短縮などの業務効率化が可能となります。
一つのデータからExcel以外のツールにも同時に、もしくは、前後して働き掛けることができますので、入社手続き以外の業務でもこのテンプレートを参考にしてみてください。
またMicrosoft Excelに雛形を作成しておけば、書類の作成も自動化することができます。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しSlackに通知する
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する
業務によって使い分けてくださいね。
Google DriveとMicrosoft Excelの連携によってデータ管理が効率化されます。
リアルタイムでのデータの共有や更新により最新情報を常に把握できる状態で、かつ、万が一のトラブルに備えて定期的な自動バックアップを体制を整えて業務を進められるようにしましょう。
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