ステップ3:メールトリガーのアクション設定 さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
次のページでメールを受信するアドレスを作成することで、メールを受信するとフローボットが起動 します。
Microsoft Outlookからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法 Gmailからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
任意のアドレスを作成後、「次へ」をクリックします。
次に、作成した「〇〇.trigger.timetech@yoom.fun」のメールアドレスにファイルを添付した状態でメールを送信した上で、テストを行いましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。 こちら もチェックしてみてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプット として取得することが可能です。
ステップ4:メールで受信した添付ファイルの内容を確認するアクションの設定 次に、2つ目の「ファイル内容を確認」をクリックしましょう。
ここで、添付ファイルが保存する契約書かどうか担当者が確認するための設定を行います。
各項目を設定していきましょう。
タイトル：任意で設定してください。 承認者：プルダウンから任意で選択してください。 承認内容の詳細：確認内容を入力してください。※画像のように入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。 承認完了条件：プルダウンから任意で選択してください。「承認者」設定と合わせて、複数人での確認体制にすることも可能です。 差し戻し先のオペレーション：「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」を選択してください。 情報を入力した後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Google Driveに書類データを保存するアクションを設定 最後に、「Google Driveに契約書を格納する」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
次の画面で、各項目を設定していきます。
格納先のフォルダID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能） ファイル名：任意で設定（入力バーをクリックし、アウトプットを引用） ファイルの添付方法：今回は取得した値（アウトプット）を使用するように設定 設定後、テストを行い、実際にGoogle Driveに添付されたファイルがアップロードされているか確認してください。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Google DriveとMicrosoft Excelのその他の自動化例 今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
Google Driveを活用した自動化例 契約締結を検知してファイルを自動格納したり、Google Driveでのファイル作成をトリガーにタスクを作成することもできます。
[[82787,86764,187394,187970,186348]] Microsoft Excelを活用した自動化例 フォームやメールで受け取った内容を自動で登録したり、スケジュールトリガー機能を活用してレポートを自動投稿することも可能です。
[[74132,73460,80810,92782,174979]] まとめ Microsoft ExcelとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたファイルのダウンロードやアップロードといった手作業を減らすことができ、保存忘れなどのヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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