Google DriveとMicrosoft Excelを連携してデータ管理の効率化を図りましょう！

最初から作ってみたい、という場合は、以下の手順を参考にしてください。

メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する方法

ステップ1:Google DriveとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するGoogle DriveとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。
　　一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

ステップ2:メールを受信したら起動するトリガーを設定

3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

6.メールトリガーの条件設定をします。
　「タイトル」：任意で設定してください。
　「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
　「トリガー条件」：件名・本文・Fromに含まれる語句をトリガー起動の条件とすることができます。
　※メール受信に際して、OutlookやGmailからの転送を設定する場合、以下を参照してください。
　　また、転送設定を行う場合、それぞれのアプリと連携をしてください。
　　Microsoft Outlookからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法
　　Gmailからメールを転送して、メールトリガーを起動する方法‍

7.「次へ」をクリックします。（ここからは、メール転送設定の完了後のフローです。）

8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:メールで受信した添付ファイルの内容を確認するアクションを設定

※添付ファイルが保存する契約書かどうか担当者が確認するための設定です。
　契約書が送られてくるメールの件名や本文に特定の語句が含まれる場合、
　ステップ2-手順6のトリガー条件を設定し、この手順を省略して自動保存することも可能です。

9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプは「承認を依頼する」を選択します。

11.詳細設定をします。　※下図は記入・選択例です。
　・タイトル：任意で設定してください。
　・承認者：任意で選択してください。
　・承認内容の詳細：確認内容を入力してください。※ステップ2-手順8よりアウトプットを参照することが可能です。
　・承認完了条件：任意で選択してください。「承認者」設定と合わせて、複数人での確認体制にすることも可能です。
　・差し戻し先のオペレーション：「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」を選択してください。

12.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Google Driveに契約書を保存するアクションを設定

13.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

14.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。

15.アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。

16.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。
　・アクション：「ファイルをアップロードする」を選択してください。

17.「次へ」をクリックします。

18.「API接続設定」をします。
　・格納先のフォルダID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
　・ファイル名：任意で設定（ステップ2-手順8よりアウトプット参照）
　・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、ステップ2-手順8よりアウトプット参照

19.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Driveで管理する」フローの完成となります。

Google DriveとMicrosoft Excelの連携フロー応用編

Google DriveやMicrosoft Excelのそれぞれについて、他ツールとの連携で自動化できる業務フローについて、テンプレートをいくつかご紹介します。

メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する

先ほど、メールで届いた添付ファイルをGoogle Driveに保存する方法はお伝えしましたが、こちらは保存した後でSlackに保存情報を通知するまでを自動化したフローのテンプレートです。
チャットでの通知を行うことで、ファイルの受領確認とファイル自体の確認がスムーズになります。

Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知する

ファイルやフォルダの作成を通知することもできますよ。
担当する案件や企業ごとのフォルダをチーム内に周知することで情報の一元管理ができ、業務効率化につながります。

フォームに回答があったら雇用契約書を自動作成し、SmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する

こちらは、新入社員の情報をYoomフォームへ入力することで起動する自動連携フローです。

フォームの内容を元に、
　・Googleドキュメントで雇用契約書を自動作成
　・本人へ雇用契約書をOutlookでメール送付
　・新入社員情報のSmartHRへ登録
　・新入社員情報をMicrosoft Excelへのデータ追記
　・すべての作業が完了した旨をMicrosoft Teamsのチャネルに通知
という流れとなっています。

入社手続きや従業員情報の管理に複数のツールを利用している場合、連携によって同じ情報を何度も入力する必要がなくなり、ミス防止や作業時間短縮などの業務効率化が可能となります。
一つのデータからExcel以外のツールにも同時に、もしくは、前後して働き掛けることができますので、入社手続き以外の業務でもこのテンプレートを参考にしてみてください。

またMicrosoft Excelに雛形を作成しておけば、書類の作成も自動化することができます。

Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しSlackに通知する

HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する

業務によって使い分けてくださいね。

まとめ

Google DriveとMicrosoft Excelの連携によってデータ管理が効率化されます。
リアルタイムでのデータの共有や更新により最新情報を常に把握できる状態で、かつ、万が一のトラブルに備えて定期的な自動バックアップを体制を整えて業務を進められるようにしましょう。‍