Google Driveと楽楽明細を連携して、Google Driveから帳票データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする方法

はじめる前に

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・Google Driveと楽楽明細をマイアプリ登録
・スケジュールの設定・Google Driveと連携してGoogle スプレッドシートをダウンロードする
・楽楽明細と連携して帳票データをインポートする

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：Google Driveと楽楽明細をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
(3)以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(4)次は楽楽明細の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中から楽楽明細をクリックします。
(5)「楽楽明細の新規登録」画面から、赤線を確認の上、必須項目を入力します。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle Driveと楽楽明細が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

スケジュールトリガーの「毎月1日になったら」をクリックします。

(2)「実行時間の指定」画面から、Google Driveのデータをダウンロードし、楽楽明細にインポートする日付を指定します。
今回は日付指定をクリックし、１日９時に起動するように設定しました。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google Driveと連携してGoogle スプレッドシートをダウンロードする

(1)次にGoogle Driveと連携してGoogle スプレッドシートをダウンロードします。
「Google スプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」をクリックします。

(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ファイルIDを候補から選択します。

下へ進み、赤線を確認の上、シートIDを入力します。
ファイルタイプ、PDFレイアウト、サイズはプルダウンから選択します。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：楽楽明細と連携して帳票データをインポートする

(1)次に楽楽明細と連携して帳票データをCSVでインポートします。
「帳票データCSVを一括取込み」をクリックします。

(2)楽楽明細の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、楽楽明細と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「帳票データCSVを一括取込み」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、帳票種別IDを入力します。
取込方法はプルダウンから選択し、「新規発行」または「差替発行」を選択します。
他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Google Driveから帳票データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする」フローボットの完成です。

楽楽明細を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にも楽楽明細を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報を楽楽販売に追加する

楽楽販売と連携することで、帳票が発行された際に自動で楽楽販売に情報が反映されます。これにより、手入力の手間を省き、入力ミスの防止が期待できます。楽楽明細と楽楽販売両方を活用されている方におすすめのフローです。

2.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する

このテンプレートを使うことで、楽楽明細の帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに自動で追加できます。これにより、Google スプレッドシートへ転記する手間を省き、作業時間を短縮できるでしょう。

3.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する

このフローを活用することで、楽楽明細の情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加された際にSlackで通知できます。これにより、スムーズな情報共有が可能となるでしょう。通知内容も柔軟にカスタマイズすることができます。

さらに、Google Driveや楽楽明細を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Google Driveを使用したフローボットテンプレート一覧

楽楽明細を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Google Driveと楽楽明細の連携により、データ管理が一元化され、手動入力のミスを減らし、作業時間を短縮することができそうです！
また、CSV形式での一括インポートによって、データの整合性が保たれ、業務の効率化が期待できます。特に、大量の帳票データを扱う企業やチームにとって、この連携は業務の負担を軽減し、精度の高い処理を可能とするでしょう。
今後の業務運営をよりスムーズに進めるために、ぜひGoogle Driveと楽楽明細の連携を活用してみてください。