Google Driveを使った業務ファイルの管理で、定期的な削除作業の手間や忘れがちな手動操作に悩んでいませんか？
Yoomの連携を使えば、Google Drive内の特定フォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローが簡単に設定できます！
作業の効率化だけでなく、ストレージ容量の管理や情報セキュリティの強化も期待できそうです。
こんな方におすすめ
Google Driveを活用して業務ファイルを管理しているが、定期的な削除作業に手間を感じている方
プロジェクトやチームで多くの中間ファイルや一時データを扱い、整理が課題となっている方
Google Driveのストレージ容量不足に悩み、効率的な運用方法を模索している
情報管理を徹底し、不要データ削除でセキュリティリスクを軽減したいと考えている方
定型的な業務を自動化して、担当者の負担を軽減し、より重要な業務に集中させたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Google Drive内の特定のフォルダに溜まった一時ファイルなどを、毎月手作業で削除していませんか？定期的な作業は手間がかかる上に、対応を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にGoogle Driveの指定フォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できるため、こうしたファイル整理の手間を減らし、ストレージを適切に管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに溜まった不要なファイルを定期的に手動で削除している方 特定の共有フォルダの整理を自動化し、管理の手間を減らしたいチームリーダーの方 社内のストレージ管理を効率化したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月決まった日時に自動でファイルが削除されるため、手作業で対応していた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、ファイルの削除漏れといったヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定します。 その後、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得したファイルの一覧をもとに処理を繰り返します。 最後に、繰り返し処理の中でGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定し、ファイルを個別に削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、実行する日付や時間帯を任意で設定することが可能です。 Google Driveのオペレーションで設定するフォルダIDを、ファイル削除の対象としたい任意のフォルダIDに変更してください。
■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
それではここからノーコードツールのYoomを使って「毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する」 方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Driveでの月次ファイル削除を自動化する方法
Google Driveで特定のフォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローの場合、Google DriveのAPIを利用して指定フォルダ内のファイルを削除することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携 テンプレートのコピー フローの詳細設定(4ステップ) トリガーをON Yoomを利用していない方は、こちら から無料登録してください。
ステップ1：YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、Google Driveを入力してください。
「Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログイン、またはアカウントの選択をしましょう。
アカウントの選択をしたら、次のように進んでください。
Yoomにログイン→「次へ」
Yoomが…アクセスを求めています→「続行」
続行をクリックすると、Yoomの画面に戻ってきてマイアプリ連携完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しておきましょう。
次から具体的なフローの設定に進みます。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておいてください。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Google Drive内の特定のフォルダに溜まった一時ファイルなどを、毎月手作業で削除していませんか？定期的な作業は手間がかかる上に、対応を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にGoogle Driveの指定フォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できるため、こうしたファイル整理の手間を減らし、ストレージを適切に管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに溜まった不要なファイルを定期的に手動で削除している方 特定の共有フォルダの整理を自動化し、管理の手間を減らしたいチームリーダーの方 社内のストレージ管理を効率化したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月決まった日時に自動でファイルが削除されるため、手作業で対応していた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、ファイルの削除漏れといったヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定します。 その後、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得したファイルの一覧をもとに処理を繰り返します。 最後に、繰り返し処理の中でGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定し、ファイルを個別に削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、実行する日付や時間帯を任意で設定することが可能です。 Google Driveのオペレーションで設定するフォルダIDを、ファイル削除の対象としたい任意のフォルダIDに変更してください。
■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ2：スケジュールトリガーを設定
最初の設定は「毎月1日になったら」です。
毎月1日の指定した時間になったらトリガーが起動するように設定しました。Cronの設定 などで指定することも可能です。その際は、タイトルも合わせて修正しておきましょう。
設定ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
ステップ3：特定のフォルダ情報を取得する設定
続いての設定は「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」です。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正をして次に進みます。
フォルダIDを選択したら「テスト」をクリックしてフォルダ内の情報を取得しましょう。
テストが成功すると、ファイルIDとファイル名の一覧の情報が取得できます。
ステップ4：処理を繰り返すための設定
続いては「同じ処理を繰り返す」の設定です。
分岐はミニプラン以上、繰り返し処理はチームプラン以上で使用できる機能です。 対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には、制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
デフォルトで上記の設定になっています。
条件を追加する場合は「＋アウトプットを追加」で条件を追加しておきましょう。
ステップ5：ファイルを削除する設定
最後の設定は「ファイルを削除する」です。
削除の条件は上記のように設定されています。ループ変数は、ファイル内のデータを繰り返し削除するために必要なものです。
※修正の必要はないので、このまま「テスト」をクリックしてください。
これで毎月1日自動的にGoogle Driveのファイルが削除されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
Google Drive内の特定のフォルダに溜まった一時ファイルなどを、毎月手作業で削除していませんか？定期的な作業は手間がかかる上に、対応を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にGoogle Driveの指定フォルダ内にあるファイルを自動で一括削除できるため、こうしたファイル整理の手間を減らし、ストレージを適切に管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに溜まった不要なファイルを定期的に手動で削除している方 特定の共有フォルダの整理を自動化し、管理の手間を減らしたいチームリーダーの方 社内のストレージ管理を効率化したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月決まった日時に自動でファイルが削除されるため、手作業で対応していた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、ファイルの削除漏れといったヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定します。 その後、「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得したファイルの一覧をもとに処理を繰り返します。 最後に、繰り返し処理の中でGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定し、ファイルを個別に削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、実行する日付や時間帯を任意で設定することが可能です。 Google Driveのオペレーションで設定するフォルダIDを、ファイル削除の対象としたい任意のフォルダIDに変更してください。
■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveやYoomのスケジュールトリガーを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
Google Driveを活用した自動化例
情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい取引先企業を登録した後、関連資料を保管するためにGoogle Driveで手動でフォルダを作成していませんか？ この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成忘れや命名ルールの徹底が難しいといった課題にも繋がります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社情報が登録されると、Google Driveに自動で専用フォルダが作成されるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで顧客管理を行い、Google Driveで資料を保管している営業担当者の方 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方 顧客管理に関連する業務フローを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotに会社情報を登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、会社名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、HubSpotで登録された会社名のフォルダが作成されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。例えば、HubSpotから取得した会社情報をもとに「【取引先】株式会社〇〇」のように、任意の命名規則でフォルダを作成することが可能です。 Google Driveのどの場所にフォルダを作成するかを、親フォルダのIDを指定することで任意に設定できます。例えば、「2024年度取引先」といった特定のフォルダ内に新しい会社フォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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■概要
ノーコードツールBubbleでアプリを開発する際、新しいデータ（Thing）が作成されるたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特にユーザー情報や案件情報と紐づけてファイルを管理する場合、フォルダの作成漏れや命名ミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成する一連の流れを構築し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Bubbleで開発したアプリのデータと連携して、手動でGoogle Driveにフォルダを作成している方 BubbleでのThing作成後のバックオフィス業務を効率化し、手作業によるミスを減らしたい方 ノーコードツール間の連携を自動化して、アプリの運用プロセス全体の効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
BubbleでThingが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、BubbleとGoogle DriveをYoomと連携する 次に、トリガーでBubbleを選択し、「Thingが作成されたら」というアクションを設定する 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名で作成されるように設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveで作成するフォルダの名称は、Bubbleのトリガーで取得した情報を活用して任意に設定することが可能です。例えば、ThingのIDや名称などを含めたフォルダ名を動的に生成できます。 作成するフォルダの格納先となる親フォルダも、Google Drive上で任意に指定することが可能です。
■注意事項
Bubble、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
試してみる
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する
AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながります。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上の書類の内容をkintoneへ手作業で転記している方 書類のデータ入力業務における時間短縮やミスの削減をしたいと考えている方 OCR機能を活用して、請求書などの紙媒体の情報をデータ管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を起点にkintoneへのレコード登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 OCRによる自動テキスト抽出と転記を行うため、手入力の際に起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとkintoneをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneのレコードとして追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローボットを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。 kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、レコードを追加したい対象のアプリIDを任意で設定してください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業で確認しAirtableに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 紙の請求書や申込書などをスキャンし、データ管理を効率化したいと考えている方 OCR処理からデータベースへの登録までを自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロード後のOCR処理からAirtableへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を任意のフィールドに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。 Airtableでレコードを作成するアクションを設定する際に、データを追加したいベースIDやテーブルIDを任意で設定してください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードして通知する
手動でのダウンロードや通知の手間を省き、時間を有効活用できるようになるかもしれません。
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的なレポート業務などで、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にメールで共有する作業を手動で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上のCSVデータを定期的にダウンロードし、Gmailで共有している方 手作業でのファイルダウンロードやメール送信に手間を感じ、効率化したいと考えている方 レポートの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にCSVのダウンロードとGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での作業で起こりがちなファイルのダウンロード忘れや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします 次に、データを操作・変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの名前を任意のものに変更します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル名を変更したデータを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、ワークフローを起動させたい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。 Google Driveからダウンロードするアクションでは、対象となるGoogle スプレッドシートのファイルIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSVなど）を任意で設定します。 ファイル名の変換アクションでは、ファイル名変換対象の値や変更後のファイル名、ファイル名変換後の取得した値の項目名を任意で設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Google Driveに格納されたファイルをYoomDBへ格納する
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルを格納した後、その内容を別途リスト化したり、別の場所に保存し直したりといった手作業は発生していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや管理漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、ファイル名とファイル自体をYoomのデータベースへ自動で格納できます。ファイル管理に関する一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方 Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方 ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
Yoomのスケジュールトリガーを活用した自動化例
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得して通知する
予算情報を定期的に通知することで、確認作業が効率化され、予算超過の兆候を未然に把握することが可能です。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。 Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。 Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。 ■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する
試してみる
■概要
毎月の予算報告など、定期的なレポート作成と送付業務に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft ExcelとOutlookを使い、定期的な予算報告を手作業で行っている方 毎月のレポート作成業務における入力ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方 定型業務を自動化することで、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で処理が実行されるため、レポート作成やメール送付といった定型業務に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスやファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Excel、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を指定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算データが記載されたシートの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、取得したデータを基にPDF書類を発行します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行したPDFを添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎月25日の10時）を任意で設定してください。 Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、予算データが保存されているファイルやシート、取得するデータの条件などを任意で設定します。 Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの雛形となるファイルや、Microsoft Excelから取得したデータを差し込む箇所を任意で設定してください。 Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて任意で設定します。 ■注意事項
Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。 システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。 Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。 ■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日情報を取得し、Discordに通知する
毎日自動的に必要情報を取得できるため、手動でのデータ収集作業を省けるようになるかもしれません。
毎日YouTubeのチャンネルレポートを取得し、Discordに通知する
試してみる
■概要
YouTubeチャンネルを運用する上で、日々のデータ確認とチームへの共有は欠かせませんが、手作業でのレポート作成に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間に自動でYouTubeのチャンネルレポートを取得し、その内容をDiscordへ通知することが可能になり、日々の報告業務にかかる手間を削減し、より重要な分析業務などに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
毎日YouTubeのチャンネルレポートを手動で取得し、報告しているチャンネル運用担当者の方 YouTubeの分析データをチームで迅速に共有し、意思決定の速度を向上させたいマーケターの方 定型的な報告業務を自動化し、コンテンツ企画などのコア業務にリソースを集中させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間にYouTubeのチャンネルレポートを自動で取得し通知するため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を短縮できます。 手作業によるレポートの取得漏れや、Discordへの通知内容の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、YouTubeとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、レポートを取得したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでYouTubeを選択し、「チャンネルレポートを取得」のアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDiscordを選択して「メッセージを送信」のアクションを設定し、通知先のチャンネルや本文に前段のYouTubeで取得したレポート内容を組み込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、レポートを取得する日時を毎日、毎週、毎月など、任意の頻度や時間にカスタマイズすることが可能です。 Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを追加したり、YouTubeから取得したレポートの値を組み込んだりするなど、自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
YouTube、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎日のZoom会議の予定をチームに共有するのは、地味に手間がかかる作業ではないでしょうか。件数が多ければ多いほど、手作業での通知は漏れや間違いの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にその日のZoom会議情報を自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ通知することが可能です。会議情報の共有を自動化し、チームの連携をよりスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの会議が多く、Discordでチームへの情報共有を行っている方 毎日の会議リマインドを手作業で行っており、工数を削減したいと考えている方 会議情報の共有漏れや遅れを防ぎ、チーム運営を円滑にしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間にZoomの会議情報を自動で取得しDiscordに通知するため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を削減できます。 手作業による情報の転記ミスや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定の日時になったら」アクションを設定し、毎日通知したい時刻を指定します。 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングの一覧を取得する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定し、取得した会議情報を指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Discordへメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定してください。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップでZoomから取得した会議名やURLといった情報を組み込んで自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
ZoomとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveとYoomを連携するメリット
定期的なファイル削除の自動化による業務効率化
Google DriveとYoomの連携を通じて、定期的なファイル削除作業を自動化することで、手動での削除に要する時間や労力を大幅に削減できます。
情報管理の徹底とセキュリティリスクの低減
定期的なファイル削除により、不要なデータの蓄積を防ぎ、情報管理を徹底できるようになるはずです。特に一時ファイルや旧データの残存を防ぐことで、情報漏洩のリスクを軽減する効果も期待できます。
ストレージ容量の効率的な活用
Google Driveの容量制限を考慮すると、不要なファイルを定期的に削除することは非常に重要がと考えられます。
まとめ
Yoomを活用すれば、プログラミング不要でGoogle Driveとの連携を実現し、業務効率化を図れます。
Yoomに無料登録することで、誰でも手軽に業務効率化を実現できます。この機会にYoomを試して、業務の効率化を進めてみませんか？
