Google Driveを使った業務ファイルの管理で、定期的な削除作業の手間や忘れがちな手動操作に悩んでいませんか？その解決策として、ノーコードツールYoomを活用したGoogle Driveの連携フローがあります。
Yoomを使えば、Google Drive内の特定フォルダのファイルを毎月月初に自動削除する設定が簡単に可能です。
これにより、作業の効率化だけでなく、ストレージ容量の管理や情報セキュリティの強化も期待できます。この記事では、YoomとGoogle Driveを連携し、自動化を実現する方法を詳しくご紹介します。
Google DriveとYoomの連携を通じて、定期的なファイル削除作業を自動化することで、手動での削除に要する時間や労力を大幅に削減できます。この仕組みは、<span class="mark-yellow">月次レポート作成やプロジェクト進行中に発生する中間ファイルや一時ファイルの管理に特に有用です。</span>
たとえば、営業チームが毎月作成する提案資料やレポートのテンプレートが一時的に蓄積される場合、月初にそれらを自動的に削除することで、作業の手間を省き、フォルダを常に整理された状態に保つことが可能です。
これにより、担当者は削除作業に費やす時間を削減し、より価値の高いタスクに集中できるようになるでしょう。
定期的なファイル削除により、不要なデータの蓄積を防ぎ、情報管理を徹底できるようになります。特に<span class="mark-yellow">一時ファイルや旧データの残存を防ぐことで、情報漏洩のリスクを軽減する効果も期待できます。</span>
たとえば、プロジェクトマネージャーが管理するフォルダに大量の試作データが蓄積された場合、月初の自動削除フローにより必要なデータだけが保持され、フォルダ内が整理されます。
これにより、過去データによる混乱を防ぎつつ、情報セキュリティの観点からも適切な運用が行えるようになるでしょう。
Google Driveの容量制限を考慮すると、不要なファイルを定期的に削除することは非常に重要です。このフローにより、ストレージ容量を効率的に運用し、必要なファイルの保存に十分なスペースを確保できます。<span class="mark-yellow">特に容量が逼迫しているチームにとって、削除作業の自動化は効果的です。</span>
たとえば、デザイン部門で過去の試作デザインファイルが蓄積され続けた場合、削除フローを設定することで定期的に不要なデータが整理され、新しいプロジェクトでの大容量ファイルの保存に対応できます
これにより、ストレージ不足による作業の中断を防ぐことができます。
それではここからノーコードツールのYoomを使って「毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Driveで特定のフォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローの場合、Google DriveのAPIを利用して指定フォルダ内のファイルを削除することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、Google Driveを入力してください。
「Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログイン、またはアカウントの選択をしましょう。
アカウントの選択をしたら、次のように進んでください。
続行をクリックすると、Yoomの画面に戻ってきてマイアプリ連携完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しておきましょう。
次から具体的なフローの設定に進みます。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておいてください。
最初の設定は「毎月1日になったら」です。
Yoomのスケジュール機能を使ってトリガーの設定を行っていきましょう。
毎月1日の指定した時間になったらトリガーが起動するように設定しました。
曜日やCronの設定などで指定することも可能です。その際は、タイトルも合わせて修正しておきましょう。
設定ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
続いての設定は「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle Driveのアカウント情報を確認しましょう。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正をして次に進みます。
フォルダIDを選択したら「テスト」をクリックしてフォルダ内の情報を取得しましょう。
テストが成功すると、ファイルIDとファイル名の一覧の情報が取得できます。
確認ができたら「保存する」をクリックして、フォルダ情報取得の設定は完了です。
続いては「同じ処理を繰り返す」の設定です。
ここでは、分岐の設定を使用します。
<span class="mark-yellow">分岐はミニプラン以上、繰り返し処理はチームプラン以上で使用できる機能です。</span>対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には、制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
デフォルトで上記の設定になっています。
1つ前の設定で取得した「ファイルIDの一覧」に合わせてフローを繰り返す(削除を繰り返す)設定です。
条件を追加する場合は「＋アウトプットを追加」で条件を追加しておきましょう。
変更をしない場合は、そのまま「保存する」をクリックして、分岐の設定は完了です。
最後の設定は「ファイルを削除する」です。
1ページ目は、今までと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行ってください。
削除の条件は上記のように設定されています。ループ変数は、ファイル内のデータを繰り返し削除するために必要なものです。
※修正の必要はないので、このまま「テスト」をクリックしてください。
無事に成功し、「保存する」をクリックすればすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これで毎月1日自動的にGoogle Driveのファイルが削除されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
毎月月初に自動でGoogle Drive内にフォルダを作成するフローです。月次で必要なフォルダを手間なく準備でき、作業効率向上が期待できます。特に、月次レポートやプロジェクト管理でフォルダを毎回手動作成している方にとって、業務の簡略化が見込まれます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Google スプレッドシートで新しい行が追加されるたびに、Google Driveに対応するフォルダを自動で作成するフローです。データ登録と同時にフォルダ構成を自動化できるため、ファイル管理の手間が減り、効率的な作業が期待できます。特に、チームで情報共有を行う場面で効果的です。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更する
Google スプレッドシートの行が更新されると、それに応じてGoogle Driveのファイル名を自動で変更するフローです。更新内容に応じて正確なファイル名を保つことができ、管理の効率化やミス防止が見込まれます。特に、複数ファイルを一括管理する場面で役立ちます。
Yoomを活用すれば、プログラミング不要でGoogle Driveとの連携を実現し、業務効率化を図れます。特定フォルダの定期削除を自動化することで、作業負担を減らし、重要なタスクに集中できるようになるでしょう。
さらに、不要データの削除によりセキュリティリスクの軽減も見込まれます。
Yoomに無料登録することで、誰でも手軽に業務効率化を実現できます。この機会にYoomを試して、業務の効率化を進めてみませんか？
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