Google Driveを使った業務ファイルの管理で、定期的な削除作業の手間や忘れがちな手動操作に悩んでいませんか？
Yoomの連携を使えば、Google Drive内の特定フォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローが簡単に設定できます！
作業の効率化だけでなく、ストレージ容量の管理や情報セキュリティの強化も期待できそうです。
こんな方におすすめ
Google Driveを活用して業務ファイルを管理しているが、定期的な削除作業に手間を感じている方
プロジェクトやチームで多くの中間ファイルや一時データを扱い、整理が課題となっている方
Google Driveのストレージ容量不足に悩み、効率的な運用方法を模索している
情報管理を徹底し、不要データ削除でセキュリティリスクを軽減したいと考えている方
定型的な業務を自動化して、担当者の負担を軽減し、より重要な業務に集中させたい方
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
それではここからノーコードツールのYoomを使って「毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する」 方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Driveでの月次ファイル削除を自動化する方法 Google Driveで特定のフォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローの場合、Google DriveのAPIを利用して指定フォルダ内のファイルを削除することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携 テンプレートのコピー フローの詳細設定(4ステップ) トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちら から無料登録してください。
ステップ1：YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携 まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、Google Driveを入力してください。
「Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログイン、またはアカウントの選択をしましょう。
アカウントの選択をしたら、次のように進んでください。
Yoomにログイン→「次へ」
Yoomが…アクセスを求めています→「続行」
続行をクリックすると、Yoomの画面に戻ってきてマイアプリ連携完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しておきましょう。
次から具体的なフローの設定に進みます。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておいてください。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
ステップ2：スケジュールトリガーを設定
最初の設定は「毎月1日になったら」です。
毎月1日の指定した時間になったらトリガーが起動するように設定しました。Cronの設定 などで指定することも可能です。その際は、タイトルも合わせて修正しておきましょう。
設定ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
ステップ3：特定のフォルダ情報を取得する設定
続いての設定は「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」です。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正をして次に進みます。
フォルダIDを選択したら「テスト」をクリックしてフォルダ内の情報を取得しましょう。
テストが成功すると、ファイルIDとファイル名の一覧の情報が取得できます。
ステップ4：処理を繰り返すための設定
続いては「同じ処理を繰り返す」の設定です。
分岐はミニプラン以上、繰り返し処理はチームプラン以上で使用できる機能です。 対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
デフォルトで上記の設定になっています。
条件を追加する場合は「＋アウトプットを追加」で条件を追加しておきましょう。
ステップ5：ファイルを削除する設定
最後の設定は「ファイルを削除する」です。
削除の条件は上記のように設定されています。ループ変数は、ファイル内のデータを繰り返し削除するために必要なものです。
※修正の必要はないので、このまま「テスト」をクリックしてください。
これで毎月1日自動的にGoogle Driveのファイルが削除されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
Google DriveやYoomのスケジュールトリガーを使ったその他の自動化例 今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
Google Driveを活用した自動化例 情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する
AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながります。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
試してみる
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する
試してみる
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードして通知する
手動でのダウンロードや通知の手間を省き、時間を有効活用できるようになるかもしれません。
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する
試してみる
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
Google Driveに格納されたファイルをYoomDBへ格納する
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
Yoomのスケジュールトリガーを活用した自動化例 指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得して通知する
予算情報を定期的に通知することで、確認作業が効率化され、予算超過の兆候を未然に把握することが可能です。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
試してみる
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する
試してみる
毎日情報を取得し、Discordに通知する
毎日自動的に必要情報を取得できるため、手動でのデータ収集作業を省けるようになるかもしれません。
毎日YouTubeのチャンネルレポートを取得し、Discordに通知する
試してみる
Google DriveとYoomを連携するメリット 定期的なファイル削除の自動化による業務効率化
Google DriveとYoomの連携を通じて、定期的なファイル削除作業を自動化することで、手動での削除に要する時間や労力を大幅に削減できます。
情報管理の徹底とセキュリティリスクの低減
定期的なファイル削除により、不要なデータの蓄積を防ぎ、情報管理を徹底できるようになるはずです。特に一時ファイルや旧データの残存を防ぐことで、情報漏洩のリスクを軽減する効果も期待できます。
ストレージ容量の効率的な活用
Google Driveの容量制限を考慮すると、不要なファイルを定期的に削除することは非常に重要がと考えられます。
まとめ
Yoomを活用すれば、プログラミング不要でGoogle Driveとの連携を実現し、業務効率化を図れます。
Yoomに無料登録することで、誰でも手軽に業務効率化を実現できます。この機会にYoomを試して、業務の効率化を進めてみませんか？
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