Google Driveでの月次ファイル削除を自動化する方法

それではここからノーコードツールのYoomを使って「毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Google Driveでの月次ファイル削除を自動化する方法

Google Driveで特定のフォルダのファイルを毎月月初に自動削除するフローの場合、Google DriveのAPIを利用して指定フォルダ内のファイルを削除することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• フローの詳細設定(4ステップ)
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：YoomとGoogle Driveをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、Google Driveを入力してください。

「Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログイン、またはアカウントの選択をしましょう。

アカウントの選択をしたら、次のように進んでください。

• Yoomにログイン→「次へ」
• Yoomが…アクセスを求めています→「続行」

続行をクリックすると、Yoomの画面に戻ってきてマイアプリ連携完了です。

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しておきましょう。

次から具体的なフローの設定に進みます。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておいてください。

ステップ2：スケジュールトリガーを設定

最初の設定は「毎月1日になったら」です。
Yoomのスケジュール機能を使ってトリガーの設定を行っていきましょう。

毎月1日の指定した時間になったらトリガーが起動するように設定しました。
曜日やCronの設定などで指定することも可能です。その際は、タイトルも合わせて修正しておきましょう。

設定ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。

ステップ3：特定のフォルダ情報を取得する設定

続いての設定は「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle Driveのアカウント情報を確認しましょう。

アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正をして次に進みます。

フォルダIDを選択したら「テスト」をクリックしてフォルダ内の情報を取得しましょう。

テストが成功すると、ファイルIDとファイル名の一覧の情報が取得できます。
確認ができたら「保存する」をクリックして、フォルダ情報取得の設定は完了です。

ステップ4：処理を繰り返すための設定

続いては「同じ処理を繰り返す」の設定です。
ここでは、分岐の設定を使用します。

<span class="mark-yellow">分岐はミニプラン以上、繰り返し処理はチームプラン以上で使用できる機能です。</span>対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には、制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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デフォルトで上記の設定になっています。
1つ前の設定で取得した「ファイルIDの一覧」に合わせてフローを繰り返す(削除を繰り返す)設定です。

条件を追加する場合は「＋アウトプットを追加」で条件を追加しておきましょう。
変更をしない場合は、そのまま「保存する」をクリックして、分岐の設定は完了です。

ステップ5：ファイルを削除する設定

最後の設定は「ファイルを削除する」です。
1ページ目は、今までと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行ってください。

削除の条件は上記のように設定されています。ループ変数は、ファイル内のデータを繰り返し削除するために必要なものです。

※修正の必要はないので、このまま「テスト」をクリックしてください。

無事に成功し、「保存する」をクリックすればすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで毎月1日自動的にGoogle Driveのファイルが削除されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

Google DriveやYoomのスケジュールトリガーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveを活用した自動化例

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRして追加する

AIを活用したOCR機能が自動的にテキストを抽出することで、手作業の時間削減につながります。

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードして通知する

手動でのダウンロードや通知の手間を省き、時間を有効活用できるようになるかもしれません。

Google Driveに格納されたファイルをYoomDBへ格納する

ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

Yoomのスケジュールトリガーを活用した自動化例

指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得して通知する

予算情報を定期的に通知することで、確認作業が効率化され、予算超過の兆候を未然に把握することが可能です。

毎日情報を取得し、Discordに通知する

毎日自動的に必要情報を取得できるため、手動でのデータ収集作業を省けるようになるかもしれません。

Google DriveとYoomを連携するメリット

定期的なファイル削除の自動化による業務効率化

Google DriveとYoomの連携を通じて、定期的なファイル削除作業を自動化することで、手動での削除に要する時間や労力を大幅に削減できます。
例えば、営業チームが毎月作成する提案資料やレポートのテンプレートが一時的に蓄積される場合、月初にそれらを自動的に削除することで、作業の手間を省き、フォルダを常に整理された状態に保つことが可能です。
削除作業に費やす時間を削減できるようになり、その他のタスクに集中できるようになるでしょう。

情報管理の徹底とセキュリティリスクの低減

定期的なファイル削除により、不要なデータの蓄積を防ぎ、情報管理を徹底できるようになるはずです。特に一時ファイルや旧データの残存を防ぐことで、情報漏洩のリスクを軽減する効果も期待できます。
例えば、管理するフォルダに大量の試作データが蓄積された場合、月初の自動削除フローにより必要なデータだけが保持され、フォルダ内が整理されます。
過去データによる混乱を防ぎつつ、情報セキュリティの観点からも適切な運用が行えるようになると予想できますね。

ストレージ容量の効率的な活用

Google Driveの容量制限を考慮すると、不要なファイルを定期的に削除することは非常に重要がと考えられます。
自動化によって、ストレージ容量を効率的に運用し、必要なファイルの保存に十分なスペースを確保できるようになるかもしれません。
例えば、過去ファイルが蓄積され続けている場合、削除フローを設定することで定期的に不要なデータが整理されることで、ストレージ不足による作業の中断が防止されるはずです。

まとめ

Yoomを活用すれば、プログラミング不要でGoogle Driveとの連携を実現し、業務効率化を図れます。
特定フォルダの定期削除を自動化することで、作業負担を減らし、他のタスクに集中できる時間を増やせるようになるでしょう。
さらに、不要データの削除によりセキュリティリスクの軽減も見込まれます。

Yoomに無料登録することで、誰でも手軽に業務効率化を実現できます。この機会にYoomを試して、業務の効率化を進めてみませんか？