Google フォームとAsanaをOCRと連携して、Googleフォームに添付された名刺をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する方法

ステップ1：GoogleフォームとAsanaをマイアプリ連携

GoogleフォームとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGoogleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

ログインするアカウントを選択してください。

以下の画面でアクセス許可を行います。「続行する」をクリックしてください。

これで、Googleフォームのマイアプリ連携が完了します。

次に、Asanaのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Asanaをアプリ一覧から探すか、検索してください。

任意のサインイン方法を選択してください。

例として、Googleアカウントを使ってサインインします。
「Googleで続ける」をクリックしてください。

ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

以下の画面で権限付与を行います。「許可」をクリックします。

これで、Asanaのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、GoogleフォームとAsanaがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

次に、Googleフォームのトリガーを設定します。「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」はボックス下部の帆奥の通り、任意の値を設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：添付画像の取得設定

次に、Google Driveで添付画像を取得する設定を行います。「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

「ファイルID」には「アウトプット」から取得したフォームの添付画像の値を入力します。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：OCR機能を設定

次に、OCR機能を設定します。「画像・PDF空文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
なお、OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

「ファイルの添付方法」は、以下の設定になっていることを確認してください。
「追加で取得したい項目」には、デフォルトで読み取る項目以外で抽出したい項目を任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Asanaのアクション設定

Asanaのアクションを設定します。「タスクを追加」をクリックしてください。

次に、「Asanaと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「タスク名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

「プロジェクトID」は候補から選択してください。

「セッションID」も同様に候補から選択してください。

「タスクの説明」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

その他の項目は任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ7：GoogleフォームとAsanaの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

GoogleフォームやAsanaを使ったその他の自動化の例

他にもGoogleフォームやAsanaを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフロー

この連携によって、Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録できます。
これにより、手作業での入力を省き、ヒューマンエラーの防止につながります。

2.Googleフォームで回答が送信されたらGoogle スプレッドシートに情報を連携するフロー

この連携によって、Googleフォームで回答が送信されたらGoogle スプレッドシートに情報を連携できます。
これにより、手動での転記が不要になり、情報の正確性の向上が見込めます。

3.Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知するフロー

この連携によって、Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知されます。
これにより、手動での通知作業が不要になり、情報共有の強化が期待できます。

Googleフォーム・Asana・OCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: タスクを自動追加して手作業の手間を削減

Googleフォーム・Asana・OCR機能を連携することで、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけでOCR機能で自動的にテキスト化し、Asanaにタスクを自動追加できます。
例えば、手作業でデータ入力を行っていると複数の相手と名刺交換を行った場合、時間と労力を浪費してしまいます。しかし、自動化することで営業担当者は名刺画像をGoogleフォームに添付するだけでAsanaに自動でタスクを追加できるため、他の業務に集中できます。
これにより、手作業の手間を削減し、業務の生産性の向上につながります。

メリット2: タスクの自動登録による対応の抜け漏れ防止

Googleフォーム・Asana・OCR機能の連携によって、名刺交換後のフォローアップをAsanaにタスクとして自動登録することで、対応漏れを防ぐことができます。
例えば、名刺情報を手動で登録し、お礼のメールを送信していると、対応状況がわからなくなったり、対応漏れが発生するリスクがあります。しかし、自動化を取り入れることで、多数の相手と名刺を交換した場合でもタスクとして登録されることで、対応を抜け漏れなく行えます。
これにより、適切な顧客対応を実現でき、顧客の信頼性向上が見込めます。

メリット3: 業務プロセスの標準化

Googleフォーム・Asana・OCR機能を連携すると、チーム全員が同じ手順で名刺情報を管理し、対応のプロセスを統一できます。
例えば、新しくチームにメンバーが加わった場合、個人によって業務プロセスが異なると進捗状況の管理や対応漏れが生まれてしまうリスクがあります。しかし、自動化を取り入れ、対応プロセスを統一することで、チームメンバー全員が同様のプロセスで業務を進行でき、業務の進行を妨げるリスクを防げます。
これにより、業務プロセスを標準化し、円滑な業務進行が期待できます。

まとめ

今回は、Googleフォーム・Asana・OCR機能を連携させ、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でのタスク登録を省き、業務の抜け漏れを防げるでしょう。
これにより、業務生産性の向上や顧客の信頼性の向上、円滑な業務進行が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、Googleフォーム・Asana・OCR機能を連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。