Googleフォームの回答者に自動でGmailを返信する方法

[Yoomとは]

GoogleフォームとGmailの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

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画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

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連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します！
今回は「Googleフォーム」「Gmail」を登録していきましょう。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

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②既存のテンプレートをコピーする

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

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次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

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右上の検索窓に「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

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これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKをクリックしましょう。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。

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③トリガーの設定

まずは「問い合わせが届いたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

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そうすると、以下のような画面に遷移するので注意事項をよく読んで設定を進めてください。

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下にスクロールしていくとアウトプットの項目が出てきます。
アウトプットは、後述するGmailの設定で使用できます。
ここでは使用しないので「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。

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④連携アプリの設定

次に「Gmailを返信する」を選択して、連携するアカウント情報を入力していきます。

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下にスクロールしてメール内容の設定を行ってください。
まずは宛先（To）を任意で設定します。
※動作確認のためテストボタンを用意しているので、初めはご自身のメールアドレスを設定するのをおすすめします。

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次に必須項目となっている「件名」「本文」を設定してください。
送信したい内容によりますが、「添付ファイル」を追加することも可能です。

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自動返信がしたいので、詳細設定の事前確認設定はOFFにします。
「次へ」を押してください。

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そうするとメールの送信内容が出てくるので「テスト」ボタンを押してください。
※前述したとおり、ここでは動作確認をするので宛先（To）に最初は自分のメールアドレスを設定しましょう。

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テストが成功すると以下のような表示が出てきます。

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テスト完了後は、さきほどの設定部分の宛先（To）を以下のようにGoogleフォームのアウトプットで設定しておきましょう。
こうすることでGoogleフォームからメールアドレスを抽出できるので、自動返信ができます。

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設定に問題がなければ「保存する」を押してください。
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押します。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！

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これで「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

GoogleフォームやGmailを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームやGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームとGmailを活用した自動化例

Googleフォームの回答内容をデータベースツールに情報を追加して、Gmailに通知する

Googleフォームの回答内容をデータベースツールに情報を追加して、Gmailに通知するフローボットです。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答されたことをチャットツールに通知する

Googleフォームで回答されたことをチャットツールに通知するフローボットです。

Googleフォームが送信されたらリードやコンタクト情報を登録する

Googleフォームに回答があったら自動でリードやコンタクトを登録するフローボットです。

Gmailを活用した自動化例

タスクが作成されたことをGmailに通知する

タスク管理ツールと連携して、タスク作成をGmailに通知するフローボットです。

Gmailで受信したお問い合わせ内容を登録する

Gmailで受信したお問い合わせ内容をデータベースツールに登録するフローボットです。

GoogleフォームとGmailを連携するメリット

メリット1: 回答者への迅速な対応

Googleフォームの回答が届いたら回答者に自動でGmailを返信するように設定することで、回答者に対する迅速な対応が可能になります。
たとえば企業が顧客アンケートを実施している場合、顧客がフォームを送信するとすぐに自動返信メールが送られます。
送信が確認されたことやアンケートへの参加に感謝するメッセージが届くので、回答者は自分の入力が正しく送信されたことを確認でき、安心感を得られるはずです。
また、<span class="mark-yellow">迅速な対応は顧客満足度を高めるだけでなく、企業に対する信頼感を築くことにもつながるでしょう。</span>
他にも、問い合わせやサポート依頼に対して自動で確認メールを送信するような使い方をする場合、顧客は対応の進捗状況を把握できるため、顧客との円滑なコミュニケーションが期待できます。

メリット2: 業務効率の向上

たとえばセミナーの申し込みフォームを運営する場合、各申し込みごとに手動で確認メールを送信するのは時間と手間がかかります。
しかし、<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答が届いたらGmailで自動返信する設定をしておくことで、手動作業を最小限に抑えられるはずです。</span>
これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるので全体の作業効率の向上が期待できます。
さらに自動返信の設定だけではなく、次のステップとして「社内に対応依頼を出したい」といった場合でも、後述するYoomを活用してカスタマイズすることで実現可能です。

まとめ

この記事では、GoogleフォームとGmailを連携してフォームに回答が届いた際にGmailで自動返信する方法について画像付きで解説しました。
このアプリ連携により、回答者への迅速な対応が可能になり、企業の顧客対応やコミュニケーションの向上が期待できます。
また、ワークフローの自動化により担当者の手動作業が減少するので、別業務にかける時間が生まれる点も嬉しいポイントです。
<span class="mark-yellow">Yoomを使用することで、専門的な知識やコーディングは不要で簡単にアプリ連携ができる</span>ので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGmailの連携にぜひチャレンジしてみてください！