Googleフォームはデータの収集やアンケート作成に役立つツールとして、多くの企業に導入されています。
そんなGoogleフォームとGmailを連携することで、フォームへの回答を素早く把握できるので、迅速な対応が可能となるでしょう。
この記事では、GoogleフォームとGmailの連携によるメリットやノーコードツールYoomを使用した連携手順を画像付きで詳しく解説していきます！
ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
- GoogleフォームとGmailを活用して、問い合わせ対応を行っている方
- GoogleフォームとGmailを顧客管理に活用されている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
[Yoomとは]
GoogleフォームとGmailの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します！
今回は「Googleフォーム」「Gmail」を登録していきましょう。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
②既存のテンプレートをコピーする
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。
次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。
右上の検索窓に「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。
これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKをクリックしましょう。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。
③トリガーの設定
まずは「問い合わせが届いたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移するので注意事項をよく読んで設定を進めてください。
下にスクロールしていくとアウトプットの項目が出てきます。
アウトプットは、後述するGmailの設定で使用できます。
ここでは使用しないので「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。
④連携アプリの設定
次に「Gmailを返信する」を選択して、連携するアカウント情報を入力していきます。
下にスクロールしてメール内容の設定を行ってください。
まずは宛先（To）を任意で設定します。
※動作確認のためテストボタンを用意しているので、初めはご自身のメールアドレスを設定するのをおすすめします。
次に必須項目となっている「件名」「本文」を設定してください。
送信したい内容によりますが、「添付ファイル」を追加することも可能です。
自動返信がしたいので、詳細設定の事前確認設定はOFFにします。
「次へ」を押してください。
そうするとメールの送信内容が出てくるので「テスト」ボタンを押してください。
※前述したとおり、ここでは動作確認をするので宛先（To）に最初は自分のメールアドレスを設定しましょう。
テストが成功すると以下のような表示が出てきます。
テスト完了後は、さきほどの設定部分の宛先（To）を以下のようにGoogleフォームのアウトプットで設定しておきましょう。
こうすることでGoogleフォームからメールアドレスを抽出できるので、自動返信ができます。
設定に問題がなければ「保存する」を押してください。
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押します。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！
これで「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
GoogleフォームやGmailを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームやGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
GoogleフォームとGmailを活用した自動化例
Googleフォームの回答内容をデータベースツールに情報を追加して、Gmailに通知する
Googleフォームの回答内容をデータベースツールに情報を追加して、Gmailに通知するフローボットです。
Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する」ワークフローは、イベント管理の効率を向上させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・参加者の情報を効率的に管理したいイベントオーガナイザー
・Googleフォームを使ってイベントの申し込みを受け付けており、そのデータをNotionで一元管理したい方
・イベント参加者へのGmailでの情報送信を自動化し、手間を省きたい方
・イベントの規模が大きくなり、手動管理では対応しきれなくなってきたと感じている方
・業務ワークフローを改善して、時間と労力を節約したいイベント運営担当者やチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailで送信する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを追加してGmailに送信するフローです。
Googleフォームのアンケートに回答が送信されたら、kintoneにレコード追加し、回答者にGmailを送信する
試してみる
Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加し回答者にGmailを送信するフローです。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで回答されたことをチャットツールに通知する
Googleフォームで回答されたことをチャットツールに通知するフローボットです。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
・手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、Chatworkの特定のルームに通知します。
Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、LINE WORKSの特定のトークルームに通知します。
Googleフォームが送信されたらリードやコンタクト情報を登録する
Googleフォームに回答があったら自動でリードやコンタクトを登録するフローボットです。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
・手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
・反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームが送信されたらサスケにリードを登録する
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたらサスケにリードを登録するフローです。
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録する
試してみる
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
Gmailを活用した自動化例
タスクが作成されたことをGmailに通知する
タスク管理ツールと連携して、タスク作成をGmailに通知するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらGmailで送信する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にGmailに送信するフローです。
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容を登録する
Gmailで受信したお問い合わせ内容をデータベースツールに登録するフローボットです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のお問い合わせメールを管理している営業・サポート担当者の方
・Salesforceを活用して顧客データを一元管理したいIT担当者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率の改善を求めている企業の管理職の方
・データの正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GoogleフォームとGmailを連携するメリット
メリット1: 回答者への迅速な対応
Googleフォームの回答が届いたら回答者に自動でGmailを返信するように設定することで、回答者に対する迅速な対応が可能になります。
たとえば企業が顧客アンケートを実施している場合、顧客がフォームを送信するとすぐに自動返信メールが送られます。
送信が確認されたことやアンケートへの参加に感謝するメッセージが届くので、回答者は自分の入力が正しく送信されたことを確認でき、安心感を得られるはずです。
また、迅速な対応は顧客満足度を高めるだけでなく、企業に対する信頼感を築くことにもつながるでしょう。
他にも、問い合わせやサポート依頼に対して自動で確認メールを送信するような使い方をする場合、顧客は対応の進捗状況を把握できるため、顧客との円滑なコミュニケーションが期待できます。
メリット2: 業務効率の向上
たとえばセミナーの申し込みフォームを運営する場合、各申し込みごとに手動で確認メールを送信するのは時間と手間がかかります。
しかし、Googleフォームの回答が届いたらGmailで自動返信する設定をしておくことで、手動作業を最小限に抑えられるはずです。
これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるので全体の作業効率の向上が期待できます。
さらに自動返信の設定だけではなく、次のステップとして「社内に対応依頼を出したい」といった場合でも、後述するYoomを活用してカスタマイズすることで実現可能です。
まとめ
この記事では、GoogleフォームとGmailを連携してフォームに回答が届いた際にGmailで自動返信する方法について画像付きで解説しました。
このアプリ連携により、回答者への迅速な対応が可能になり、企業の顧客対応やコミュニケーションの向上が期待できます。
また、ワークフローの自動化により担当者の手動作業が減少するので、別業務にかける時間が生まれる点も嬉しいポイントです。
Yoomを使用することで、専門的な知識やコーディングは不要で簡単にアプリ連携ができるので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGmailの連携にぜひチャレンジしてみてください！
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