GoogleフォームとGmailを連携して、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する方法

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Googleフォーム」「Gmail」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「問い合わせが届いたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので注意事項をよく読んで設定を進めてください。

下にスクロールしていくとアウトプットの項目が出てきます。
アウトプットは、後述するGmailの設定で使用可能です。
ここでは使用しないので「保存する」を押して最初の画面に戻ります。

④連携アプリの設定

次に「Gmailを返信する」を選択して、
連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしてメール内容の設定を行ってください。
まずは宛先（To）を任意で設定してください。
※動作確認のためテストボタンを用意しているので、初めはご自身のメールアドレスを設定するのをおすすめします。

次に必須項目となっている「件名」「本文」を設定してください。
送信したい内容によりますが、「添付ファイル」を追加することも可能です。

自動返信がしたいので、詳細設定の事前確認設定はOFFにします。
「次へ」を押してください。

そうするとメールの送信内容が出てくるので「テスト」ボタンを押してください。
※前述したとおり、ここでは動作確認をするので宛先（To）に最初は自分のメールアドレスを設定してください。

テストが成功すると以下のような表示が出てきます。

テスト完了後は、さきほどの設定部分の宛先（To）を以下のようにGoogleフォームのアウトプットで設定しておきましょう。
こうすることでGoogleフォームからメールアドレスを抽出できるので、自動返信ができます。

設定に問題がなければ「保存する」を押してください。
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押します。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！

これで「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

その他のGoogleフォームとGmailを使った自動化の例

他にもGoogleフォームとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailに送信するフローです。
→情報管理の抜け漏れの軽減に期待できそうです。

②Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送るフローです。
→フォームの回答のみで予定追加できるので、カレンダーを確認するだけで良いという点が魅力です。

まとめ

この記事では、GoogleフォームとGmailを連携してフォームに回答が届いた際にGmailで自動返信する方法について画像付きで解説しました。このアプリ連携により、回答者への迅速な対応が可能になり、企業の顧客対応やコミュニケーションの向上が期待できます。また、ワークフローの自動化により担当者の手動作業が減少するので、別業務にかける時間が生まれる点も嬉しいポイントです。<span class="mark-yellow">Yoomを使用することで、専門的な知識やコーディングは不要で簡単にアプリ連携ができる</span>ので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGmailの連携にぜひチャレンジしてみてください！