2024/08/29
アプリ同士の連携方法

GoogleフォームとGmailの連携|Googleフォームに回答が届いたらGmailを自動返信!

s.yamashita

目次

Googleフォームはデータの収集やアンケート作成に役立つツールとして、多くの企業に導入されています。そんなGoogleフォームとGmailを連携することで、フォームへの回答を素早く把握できるので、迅速な対応が可能になります。この記事では、GoogleフォームとGmailの連携によるメリットやノーコードツールYoomを使用した連携手順を画像付きで詳しく解説していきます!

ぜひ最後までご覧ください。

GoogleフォームとGmailを連携するメリット

メリット1: 回答者への迅速な対応

Googleフォームの回答が届いたら回答者に自動でGmailを返信するように設定することで、回答者に対する迅速な対応が可能になります。たとえば企業が顧客アンケートを実施している場合、顧客がフォームを送信するとすぐに自動返信メールが送られます。送信が確認されたことやアンケートへの参加に感謝するメッセージが届くので、回答者は自分の入力が正しく送信されたことを確認でき、安心感を得ることができます。また、<span class="mark-yellow">迅速な対応は顧客満足度を高めるだけでなく、企業に対する信頼感を築くことにもつながるでしょう。</span>他にも、問い合わせやサポート依頼に対して自動で確認メールを送信するような使い方をする場合、顧客は対応の進捗状況を把握できるため、顧客との円滑なコミュニケーションが期待できます。

メリット2: 業務効率の向上

たとえばセミナーの申し込みフォームを運営する場合、各申し込みごとに手動で確認メールを送信するのは時間と手間がかかります。しかし、<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答が届いたらGmailで自動返信する設定をしておくことで、手動作業の必要がなくなります。</span>これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるので全体の作業効率の向上が期待できます。さらに自動返信の設定だけではなく、次のステップとして「社内に対応依頼を出したい」といった場合でも、後述するYoomを活用してカスタマイズすることで実現可能です。

[Yoomとは]

GoogleフォームとGmailの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます!

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Googleフォーム」「Gmail」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「!」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「問い合わせが届いたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので注意事項をよく読んで設定を進めてください。

下にスクロールしていくとアウトプットの項目が出てきます。
アウトプットは、後述するGmailの設定で使用可能です。
ここでは使用しないので「保存する」を押して最初の画面に戻ります。

④連携アプリの設定

次に「Gmailを返信する」を選択して、
連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしてメール内容の設定を行ってください。
まずは宛先(To)を任意で設定してください。
※動作確認のためテストボタンを用意しているので、初めはご自身のメールアドレスを設定するのをおすすめします。

次に必須項目となっている「件名」「本文」を設定してください。
送信したい内容によりますが、「添付ファイル」を追加することも可能です。

自動返信がしたいので、詳細設定の事前確認設定はOFFにします。
「次へ」を押してください。

そうするとメールの送信内容が出てくるので「テスト」ボタンを押してください。
※前述したとおり、ここでは動作確認をするので宛先(To)に最初は自分のメールアドレスを設定してください。

テストが成功すると以下のような表示が出てきます。

テスト完了後は、さきほどの設定部分の宛先(To)を以下のようにGoogleフォームのアウトプットで設定しておきましょう。
こうすることでGoogleフォームからメールアドレスを抽出できるので、自動返信ができます。

設定に問題がなければ「保存する」を押してください。
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押します。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです!

これで「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした!

その他のGoogleフォームとGmailを使った自動化の例

他にもGoogleフォームとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailに送信するフローです。
→情報管理の抜け漏れの軽減に期待できそうです。

②Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送るフローです。
→フォームの回答のみで予定追加できるので、カレンダーを確認するだけで良いという点が魅力です。

まとめ

この記事では、GoogleフォームとGmailを連携してフォームに回答が届いた際にGmailで自動返信する方法について画像付きで解説しました。このアプリ連携により、回答者への迅速な対応が可能になり、企業の顧客対応やコミュニケーションの向上が期待できます。また、ワークフローの自動化により担当者の手動作業が減少するので、別業務にかける時間が生まれる点も嬉しいポイントです。<span class="mark-yellow">Yoomを使用することで、専門的な知識やコーディングは不要で簡単にアプリ連携ができる</span>ので、この記事を参考にしてGoogleフォームとGmailの連携にぜひチャレンジしてみてください!

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを3年、メディア記事の編集・執筆を2年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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