Googleフォームのデータを効率的に集計！自動化で情報管理をラクにする方法

ステップ1：Googleフォーム・kintone・Chatworkをマイアプリ登録

Googleフォーム・kintone・ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定を簡単に進められます！

まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGoogleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

ログインするアカウント選択し、「次へ」をクリックします。

以下の画面でアクセス権限を付与します。「続行」をクリックしてください。

これで、Googleフォームのマイアプリ連携が完了します。

次に、kintoneのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にkintoneをアプリ一覧から探すか、検索してください。

必要情報を入力し、「追加」をクリックしてください。
※kintoneのマイアプリ連携についてはこちらをご参照ください。

これで、kintoneのマイアプリ連携が完了します。

次に、Chatworkのマイアプリ登録を行います。
Chatworkをアプリ一覧から探すか、検索してください。

必要情報を入力し、「ログイン」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「許可」をクリックしてください。

これで、Chatworkのマイアプリ連携が完了します。

すべてのマイアプリ登録が完了すると、Googleフォーム・kintone・Chatworkがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3:Googleフォームのトリガー設定

Googleフォームのトリガーを設定します。「フォームが回答されたら」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください

「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」は任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：kintoneのアクションを設定

次に、kintoneのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「kintoneと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「データベースの連携」は、候補から選択してください。

「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」には「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ5：Chatworkのアクションを設定

次に、Chatworkのアクションを設定します。「メッセージを送る」をクリックしてください。

「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「ルームID」は候補から選択してください。

「メッセージ内容」には通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ6：Googleフォーム・kintone・Chatworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Googleフォームの情報を自動でkintoneに追加し、Chatworkに通知できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ここからは、一部を変更した応用のフローを紹介します。

Googleフォームの情報をNotionに追加してLINE WORKSに通知する方法

まず、kintoneをNotionに、ChatworkをLINE WORKSに変更したときの設定です。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、マイアプリ登録からGoogleフォームのトリガー設定までは同様のため、その後から説明していきます。

Notionのアクションを設定

次に、Notionのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「Notionと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「データベースの連携」を設定します。
「データベースID」は、候補から選択してください。

「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」には「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

LINE WORKSのアクションを設定

次に、LINE WORKSのアクションを設定します。「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。

「LINE WORKSと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「ボットID」は候補から選択してください。

「トークルームID」は任意で設定してください。

「メッセージ」には通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

Googleフォームの情報をMicrosoft Excelに追加してMicrosoft Teamsに通知する方法

次に、kintoneをMicrosoft Excelに、ChatworkをMicrosoft Teamsに変更したときの設定です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、マイアプリ登録からGoogleフォームのトリガー設定までは同様のため、その後から説明していきます。

Microsoft Excelのアクションを設定

次に、Microsoft Excelのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「データベースの連携」を設定します。
「ファイルの保存場所」は選択肢から任意で選択してください。
「ドライブID」、「アイテムID」、「シート名」は候補から選択してください。

「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」には「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

Microsoft Teamsのアクションを設定

次に、Microsoft Teamsのアクションを設定します。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「チームID」は候補から選択してください。

「チャンネルID」も同様に候補から選択してください。

「メッセージ」には通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

その他の項目は任意で設定してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加するフロー

この連携によって、Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加できます。
これにより自動登録されるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

2.Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加するフロー

この連携によって、Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加できます。
これにより手動での入力作業が不要になり、情報の正確性向上が見込めます。

3.Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待するフロー

この連携によって、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待できます。
これにより手作業での招待が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。

まとめ

今回は、Googleフォームの情報をkintoneに追加してChatworkに通知するフローを紹介しました。
この仕組みを活用すれば、手作業でのデータ入力や通知の手間を削減し、より効率的な情報管理が可能になるでしょう。
このフローのメリットは、シンプルな設定で誰でも簡単に自動化を実現できるます。
業務負担を軽減しつつ、リアルタイムで情報共有ができるため、チームの作業スピード向上が期待できます。

「手間をかけずに業務をスムーズに進めたい」「情報の見落としをなくしたい」そんな方は、ぜひ今回の手順を試してみてください。