・
ビジネスの現場で、Googleフォームを活用して顧客からの問い合わせやアンケートを収集している企業は多いでしょう。
しかし、収集した回答情報を自動でチーム内で共有し、素早く対応に移す仕組みが整っていない場合があります。
そこで、Googleフォームと社内チャットツールのdirectを連携し、フォーム送信時に自動的に通知を行う方法をご紹介します。
これにより、情報伝達のスピードアップや業務効率化が実現できるかもしれません。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
Googleフォームに入力された情報が自動的にdirectへ通知されることで、タイムリーな情報共有に寄与します。
これにより、メールやチャットで手動通知を行う必要がなくなり、スムーズな情報伝達がサポートされます。
たとえば、顧客からの問い合わせフォームでの情報が送信されると、担当者が素早く情報を確認し対応に移れるため、スピード感のあるサービス提供が期待できます。
この仕組みは、特に素早い対応が求められるカスタマーサポートやプロジェクト管理の現場で有効であると考えられます。
Googleフォームで入力された内容がdirectで通知されることで、タスクとして素早く認識しやすくなると予想されます。
さらに、通知により担当者が情報を見逃すことなく確認できるため、必要なアクションを起こしやすくなり、作業漏れのリスク減少が期待できます。
例えば、社内の設備故障報告フォームを運用している場合、directに通知が届くことで、修理担当者が素早く対応に移ることができるというシチュエーションが考えられます。
このプロセスにより、問題解決までの時間短縮とチーム全体の業務効率が向上するかもしれません。
Googleフォームで送信された情報がdirectに自動通知されることで、関係者全員が同じタイミングで内容を確認でき、情報共有の透明性向上が期待できます。
通知内容は記録として残るため、後から内容を確認したり振り返ることが容易になるでしょう。
また、通知を通じて素早く情報が共有されるため、チーム間のコミュニケーションにおける効率性と、スムーズな意思決定がサポートされます。
例えば、新製品のアンケート結果が通知されれば、マーケティング部門と営業部門が同時に情報を把握し、効果的な戦略を展開するシチュエーションが考えられます。
このような仕組みは、業務効率を高めるとともに、チーム間の連携力を向上させる効果が期待できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで送信された情報をdirectに自動通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信された情報をGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、 directの提供するAPIを用いてdirectの指定トークにGoogleフォームで送信された情報を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応を手作業で行っていませんか？
こういった対応は迅速さが求められる一方で、担当者が都度確認して共有する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をdirectに自動で通知することが可能になります。
確認作業を効率化し、顧客へのスピーディーな初動対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Googleフォームとdirectをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
「Sign in with Google」でサインインしてください。
サインイン後、「Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています」と表示されるので、「続行」を押してください。
これで、Googleフォームの連携が完了しました。
次に、directを検索してください。
directでアプリケーション登録を行った後に取得できる、Client IDとClient Secretを各欄に入力してください。
その後、「追加」をクリックするとdirectの連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応を手作業で行っていませんか？
こういった対応は迅速さが求められる一方で、担当者が都度確認して共有する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をdirectに自動で通知することが可能になります。
確認作業を効率化し、顧客へのスピーディーな初動対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、Googleフォームで送信された情報を取得する設定を行います。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
次に、「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」を、5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、注釈を参考にし、回答情報を取得するGoogleフォームのURLから引用してください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
全て入力し終えたら、指定したフォームでテスト用の回答を送信し、「テスト」をクリックしてください。
回答情報がアウトプットに表示されていることを確認して、「保存する」をクリックしてください。
次に、directに通知を送信する設定を行います。
「directに通知する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
次のページで、APIの接続設定を行います。
「トークID」には、注釈どおり、メッセージを投稿するトークIDを入力してください。
「メッセージの内容」は、任意で編集可能です。入力欄をクリックし、Googleフォームの回答情報を設定することができます。通知内容に合わせて選択しましょう。
各設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
指定トークにメッセージが送信されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックすると、フロー稼働の準備が完了します。
これで、Googleフォームで送信された情報がdirectに自動通知されます。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応を手作業で行っていませんか？
こういった対応は迅速さが求められる一方で、担当者が都度確認して共有する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をdirectに自動で通知することが可能になります。
確認作業を効率化し、顧客へのスピーディーな初動対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームやdirectを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
送信された情報を基にカオナビへ従業員を登録し、部署情報を反映させたdirectのグループトーク招待がサポートされます。これにより、部署間でのコミュニケーション効率化が期待できます。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の登録を行っている方
・新入社員の情報登録を行う方
2.directを業務で活用している方
・部署ごとにグループトークを作成しコミュニケーションを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
社員情報を登録する際に、カオナビとdirectの操作が必要になるのは1つの手間です。
このフローでは、Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を効率化します。
対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止し業務の正確性を高めることが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、directのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
こちらは、お問い合わせ内容に対する回答をDifyで作成し、Chatworkに通知する仕組みです。通知による情報共有により、対応速度の向上が期待できます。
■概要
Googleフォームから寄せられるお問い合わせに対して返信文案を作成し、担当者に通知する一連の作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに送信された回答内容をAIアシスタントのDifyが解答案を生成し、その結果をChatworkへ自動通知します。
これにより、問い合わせ対応の初動を迅速化し、確認や共有の漏れを防ぐことにもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームの回答データをもとにMicrosoft Excelで書類が作成され、情報の整理や集計がサポートされます。これにより、Googleフォームで回収した情報を、従来より効率的に活用できると予想されます。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Googleフォームとdirectを連携することで、情報収集から共有までのプロセスを自動化し、情報共有や業務全体の効率化が期待できます。
これまで行っていた手動での連絡や確認作業を削減することで、より重要な業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
また、スムーズな情報共有はチームの連携を強化し、より高品質なサービス提供につながると考えられます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください。
