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ビジネスシーンでの契約書作成や署名依頼、意外と手間がかかりますよね。
そんな悩みを解決するのが、GoogleフォームとGMOサインの連携です！
Googleフォームで集めた情報を元に、GMOサインで自動的に契約書を作成し、署名依頼もスムーズに送付できます。
これにより、手作業の煩わしさが減り、ミスも最小限に抑えられますよ。
特に、たくさんの契約を処理しなければならない方や、業務の効率を上げたい方にぴったりです。
この記事では、この自動化のメリットと具体的な設定方法を詳しく紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
YoomでGoogleフォームとGMOサインを連携する方法
従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってはハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかることもあったかもしれません。
そこで、Yoomの登場です！
Yoomを利用すれば、専門知識がなくても直感的に操作できるため、短時間で連携を実現できます。
事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけでGoogleフォームとGMOサインの連携はもちろん、他のアプリケーションとの連携も可能です。
このため、柔軟性が高い点も大きな魅力です。
日本語で豊富なテンプレートを利用できるため、スムーズな業務運営が期待できるのではないでしょうか。
ここからは、「Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する」フローをご紹介します。
事前に準備するもの
・Googleフォームを使用して、作成したい契約書に必要な情報を記入するフォームを作成
お使いのGoogleフォームとGoogleドキュメント、GMOサインをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
Googleフォーム・Googleドキュメントのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleフォームを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了
※Googleドキュメントも同じ手順で登録できます。
GMOサインのマイアプリ登録方法
(1) アプリの一覧からGMOサインを選択
(2) アカウント名には、GMOサインのメールアドレスを任意で設定
(3) アクセストークンには、GMOを設定し、追加をクリック
(4)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(1)フローの一覧画面から「フォームに回答が送信されたら」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleフォームと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)フォームIDは、「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力
(8)テストをクリック
成功すると以下のように表示されます。（以下の画像は情報取得の一例です）
※この時、アプリトリガーで取得した値を追加したい場合は、「取得した値」を追加する方法を追加する方法を参考に、任意で設定してください。
(9)エラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「承認を依頼する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)承認者は、プルダウンメニューから任意で選択
(4)承認内容の詳細は、承認内容の詳細は任意で設定してください。
(5)承認完了条件は、プルダウンメニューから任意で選択
(6)差し戻し先のオペレーションは、プルダウンメニューから任意で選択
※今回は、元々設定されている「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」のまま進めます。
(7)保存するをクリック
(7)次へをクリック
■API接続設定
(8)作成した雛形書類(以下は一例です)内に設定した{{}}に引用するデータを指定します。
(9)テストをクリック
(10)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「アクセストークンの生成」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「封筒用文書の登録」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)必須項目を設定
※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「封筒への署名依頼」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)必須項目を設定
～文書リスト～
※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
GoogleフォームやGMOサインを連携したその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGMOサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで回答が送信されたら情報を連携する
Googleフォームで送信された回答情報を自動的に連携するフローボットです。
情報の転記作業の負担を軽減できるかもしれませんね。
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleスプレッドシートに情報を連携するフローです。
■注意事項
・Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に自動で情報が追加されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームの情報で情報を登録する
Googleフォームに入力された商品情報を自動登録できるため、手作業による入力ミスや時間のロスを削減できる可能性があります。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Mailchimpにコンタクトを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Googleフォームを使って情報を収集し、その情報をMailchimpのコンタクトリストに自動的に追加したいチーム
・フォームで収集した最新の情報を基にメールキャンペーンを実施したいチーム
2.イベント運営者
・イベント参加者の情報をGoogleフォームで収集し、Mailchimpで参加者リストを管理したい方
・イベントの案内やフォローアップメールをMailchimpを通じて効率的に送信したい方
3.カスタマーサポートチーム
・顧客からのフィードバックや問い合わせ情報をGoogleフォームで収集し、Mailchimpで顧客情報を最新の状態に保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームで収集した情報を効果的に活用し、Mailchimpでのマーケティング活動が効率化されます。
・リアルタイムな情報更新と一元化されたデータ管理により、顧客エンゲージメントの向上と業務の効率化が期待できます。
■注意事項
・Googleフォーム、MailchimpのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Googleフォームでアンケートや顧客フィードバックを収集し、JUST.DBで回答データを分析してマーケティング戦略に活用したい方
・手作業でのデータ入力や集計に時間をかけたくない方
・回答データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定につなげたい方
2.営業担当者
・Googleフォームで見込み客情報や商談情報を収集し、JUST.DBで顧客データベースを構築・管理したい方
・収集したデータをJUST.DBで分析し、営業活動の効率化や成約率向上につなげたい方
・顧客情報を一元管理し、チーム全体で共有・活用したい方
3.人事担当者
・Googleフォームで採用応募者情報や従業員アンケートを収集し、JUST.DBで人事データを管理・分析したい方
・応募者情報を効率的に管理し、選考プロセスをスムーズに進めたい方
・従業員アンケートの結果を分析し、組織改善や人材育成に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるデータ転記を不要とし、人的リソースをより付加価値の高い業務へ集中することができます。
・データ連携の自動化による業務効率化、人的ミスの削減が可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームの情報でShopifyに商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyストアオーナー
・Googleフォームで新商品の情報を収集し、Shopifyに商品情報を自動登録したい方
・手作業での商品登録に手間をかけたくない方
・新商品の情報を効率的に管理し、迅速に販売開始したい方
2.ECサイト運営担当者
・Googleフォームで商品情報を収集し、Shopifyの商品データベースを一元管理したい方
・商品情報の登録・更新作業を効率化し、人的ミスを削減したい方
・複数の販売チャネルで商品情報を共有し、販売機会を最大化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・商品情報をShopifyに集約することで、在庫管理や販売状況の把握が容易になります。
・Googleフォームに入力された商品情報を自動でShopifyに登録できるため、手作業による入力ミスや時間のロスを削減できます。
■注意事項
・Googleフォーム、ShopifyのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GMOサインを活用した自動化例
管理データをもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する
自動化により契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性の維持につながります。
■概要
YoomのChrome拡張機能を使用してkintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFをGMOサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで自由に作成が可能です。
■注意事項
・kintone、GMOサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
・GMOサインで送付先のみ署名を行う方法で書類を送付します。
■概要
楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者
2.業務効率化を図りたい方
3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。
■注意事項
・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kickflowの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleドキュメントを利用している企業やチーム
3.GMOサインを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを格納する
GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類を格納することができます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Boxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをBoxに都度蓄積している方
・Boxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるBoxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にBoxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとBoxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで締結業務を行うと締結された書類が生成されますが、書類の保存先がクラウドストレージの場合、格納先の誤りや格納漏れによる無駄な作業が発生します。
特に締結業務の作業が多い時期だと、このリスクに対して煩わしさを感じてしまうかもしれません。
このテンプレートを使うことで、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類をBoxに格納することができます。
格納先の誤りや格納漏れを未然に防ぐことができるため、書類管理が格段に楽になります。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Boxへの格納先を任意で設定できるため、特定の書類に合わせて使い分けることも可能です。
■注意事項
・GMOサインとBoxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
GoogleフォームとGMOサインを連携することで、契約書の作成から署名依頼までを自動で行えるようになります。
これにより、手動で署名依頼を送る手間が省かれ、契約プロセスを効率的に進められるはずです！
特に契約書作成が頻繁に行われる企業では、時間とコストの削減が期待できるでしょう。
手動でのデータ入力や契約書作成には、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちですよね。
しかし、GoogleフォームとGMOサインを連携することで、入力ミスやデータの取り違えといったエラーを大幅に減少させることができます。
特に法的に重要な契約書では、正確性が求められるため、この自動化は非常に有用です。
法務部門や営業部門にとって、信頼性の高い契約書作成が実現し、業務の精度が向上するでしょう。
GoogleフォームとGMOサインを連携することで、契約書作成や署名依頼のプロセスが自動化できましたね。
契約業務を頻繁に行っている企業や、複数の契約書を同時に処理する必要がある方にとって、この自動化は役立つはずです。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に連携設定ができるため、専門的な知識がなくてもスムーズに導入可能ですよ！
ぜひ、この記事を参考にして、契約書作成や署名依頼のプロセスをさらにスムーズに効率化してみてください。
