Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法

YoomでGoogleフォームとGMOサインを連携する方法

従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってはハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかることもあったかもしれません。
そこで、Yoomの登場です！

Yoomを利用すれば、専門知識がなくても直感的に操作できるため、短時間で連携を実現できます。
事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけでGoogleフォームとGMOサインの連携はもちろん、他のアプリケーションとの連携も可能です。
このため、柔軟性が高い点も大きな魅力です。
日本語で豊富なテンプレートを利用できるため、スムーズな業務運営が期待できるのではないでしょうか。

GoogleフォームとGMOサインの連携フローの作り方

ここからは、「Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する」フローをご紹介します。

事前に準備するもの
・Googleフォームを使用して、作成したい契約書に必要な情報を記入するフォームを作成

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogleフォームとGMOサインをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック

‍

‍

Googleフォームのマイアプリ登録方法‍

(1)アプリの一覧からGoogleフォームを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

‍

‍

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

‍GMOサインのマイアプリ登録方法

‍(1) アプリの一覧からGMOサインを選択
(2) アカウント名には、GMOサインのメールアドレスを任意で設定
(3) アクセストークンには、GMOを設定し、追加をクリック

‍

‍

(4)マイアプリ登録が完了‍

Yoomへのマイアプリ登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

‍

‍

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleフォームと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択

‍

‍

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)フォームIDは、「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力

‍

‍

(8)テストをクリック
※この時、アプリトリガーで取得した値(アウトプット)を追加したい場合は、「取得した値：アウトプット」を追加する方法を追加する方法を参考に、任意で設定してください。
(9)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: 承認を依頼する

(1)「承認を依頼する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)承認者は、プルダウンメニューから任意で選択

‍

‍

(4)承認内容の詳細は、承認内容の詳細は任意で設定してください。

• 前のトリガーで設定したGoogleフォームの情報をアウトプットから設定できます。
• テキストとアウトプットを組み合わせて文章を構成しましょう。

‍

‍

(5)承認完了条件は、プルダウンメニューから任意で選択
(6)差し戻し先のオペレーションは、プルダウンメニューから任意で選択
※今回は、元々設定されている「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」のまま進めます。

‍

‍

(7)保存するをクリック

ステップ4: GMOサインと連携する(1回目)

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「アクセストークンの生成」を選択

‍

‍

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• シークレットキー：任意で設定
• 顧客ID：任意で設定

‍

‍

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5: GMOサインと連携する(2回目)

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「封筒用文書の登録」を選択

‍

‍

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)必須項目を設定

• シークレットキー：任意で設定
• 顧客ID：任意で設定
• アクセストークン：アウトプットから任意で選択

‍

‍

※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ6: GMOサインと連携する(3回目)

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)アクションは「封筒への署名依頼」を選択

‍

‍

(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)必須項目を設定

• シークレットキー：任意で設定
• 顧客ID：任意で設定
• アクセストークン：アウトプットから任意で選択
• 封筒名：任意で設定

～文書リスト～

• 文書コード：「封筒用文書の登録」のアウトプットから文書コードを指定
• 文書名：任意で設定
• 自社署名者:メールアドレス：任意で選択

‍

‍

～自社署名情報～

• 文書コード：任意で設定
• 依頼内容：プルダウンメニューから任意で選択
• 送信先署名者:名前：任意で設定
• 送信先署名者:メールアドレス：任意で設定

～送信先署名情報～

• 文書コード：任意で設定
• 依頼内容：プルダウンメニューから任意で選択
• 自社署名者:承認順：承認を行う順番を任意で指定
• 送信先署名者:承認順：承認を行う順番を任意で指定

‍

‍

※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

GoogleフォームやGMOサインを連携したその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGMOサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！‍

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたら情報を連携する

‍Googleフォームで送信された回答情報を自動的に連携するフローボットです。
情報の転記作業の負担を軽減できるかもしれませんね。

Googleフォームの情報で情報を登録する

Googleフォームに入力された商品情報を自動登録できるため、手作業による入力ミスや時間のロスを削減できる可能性があります。

GMOサインを活用した自動化例

管理データをもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

自動化により契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性の維持につながります。

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを格納する

GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類を格納することができます。

GoogleフォームとGMOサインを連携するメリット

メリット1: 契約書作成の自動化による業務効率化

GoogleフォームとGMOサインを連携することで、契約書の作成から署名依頼までを自動で行えるようになります。
これにより、手動で署名依頼を送る手間が省かれ、契約プロセスを効率的に進められるはずです！
特に契約書作成が頻繁に行われる企業では、時間とコストの削減が期待できるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

手動でのデータ入力や契約書作成には、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちですよね。
しかし、GoogleフォームとGMOサインを連携することで、入力ミスやデータの取り違えといったエラーを大幅に減少させることができます。
特に法的に重要な契約書では、正確性が求められるため、この自動化は非常に有用です。
法務部門や営業部門にとって、信頼性の高い契約書作成が実現し、業務の精度が向上するでしょう。

GoogleフォームとGMOサインの連携で、フォームの情報から自動で契約書を作成しよう！

GoogleフォームとGMOサインを連携することで、契約書作成や署名依頼のプロセスが自動化できましたね。
契約業務を頻繁に行っている企業や、複数の契約書を同時に処理する必要がある方にとって、この自動化は役立つはずです。

Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に連携設定ができるため、専門的な知識がなくてもスムーズに導入可能ですよ！
ぜひ、この記事を参考にして、契約書作成や署名依頼のプロセスをさらにスムーズに効率化してみてください。