ビジネスシーンでの契約書作成や署名依頼、意外と手間がかかりますよね。
そんな悩みを解決するのが、GoogleフォームとGMOサインの連携です！
Googleフォームで集めた情報を元に、GMOサインで自動的に契約書を作成し、署名依頼もスムーズに送付できます。
これにより、手作業の煩わしさが減り、ミスも最小限に抑えられますよ。
特に、たくさんの契約を処理しなければならない方や、業務の効率を上げたい方にぴったりです。
この記事では、この自動化のメリットと具体的な設定方法を詳しく紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとGMOサインを活用している方
- GoogleフォームとGMOサインを連携して、業務効率化を考えている方
- GoogleフォームとGMOサインを連携して、契約書の管理を行なっている方
- GoogleフォームとGMOサインを連携して、契約書の作成・送付をスピーディーにこなしたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
YoomでGoogleフォームとGMOサインを連携する方法
従来のAPI連携は、エンジニアでない方にとってはハードルが高く、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかることもあったかもしれません。
そこで、Yoomの登場です！
Yoomを利用すれば、専門知識がなくても直感的に操作できるため、短時間で連携を実現できます。
事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけでGoogleフォームとGMOサインの連携はもちろん、他のアプリケーションとの連携も可能です。
このため、柔軟性が高い点も大きな魅力です。
日本語で豊富なテンプレートを利用できるため、スムーズな業務運営が期待できるのではないでしょうか。
GoogleフォームとGMOサインの連携フローの作り方
ここからは、「Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する」フローをご紹介します。
事前に準備するもの
・Googleフォームを使用して、作成したい契約書に必要な情報を記入するフォームを作成
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのGoogleフォームとGoogleドキュメント、GMOサインをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
Googleフォーム・Googleドキュメントのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleフォームを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了
※Googleドキュメントも同じ手順で登録できます。
GMOサインのマイアプリ登録方法
(1) アプリの一覧からGMOサインを選択
(2) アカウント名には、GMOサインのメールアドレスを任意で設定
(3) アクセストークンには、GMOを設定し、追加をクリック
(4)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「フォームに回答が送信されたら」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleフォームと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)フォームIDは、「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力
(8)テストをクリック
成功すると以下のように表示されます。（以下の画像は情報取得の一例です）
※この時、アプリトリガーで取得した値を追加したい場合は、「取得した値」を追加する方法を追加する方法を参考に、任意で設定してください。
(9)エラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ3: 承認を依頼する
(1)「承認を依頼する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)承認者は、プルダウンメニューから任意で選択
(4)承認内容の詳細は、承認内容の詳細は任意で設定してください。
- 前のトリガーで設定したGoogleフォームの情報を『取得した値』から設定できます。
- テキストと取得値を組み合わせて文章を構成しましょう。
(5)承認完了条件は、プルダウンメニューから任意で選択
(6)差し戻し先のオペレーションは、プルダウンメニューから任意で選択
※今回は、元々設定されている「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」のまま進めます。
(7)保存するをクリック
ステップ4:書類を発行する
(1)「書類を発行する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Google ドキュメントと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「書類を発行する」を選択
(5)「雛形書類の連携」の『ドキュメントのファイルID』は、以下の画像のように【候補】から選択
(6)～送信先署名情報～
- 『格納先のGoogle DriveフォルダID』は【候補】から選択
- 『出力ファイル名』は前ステップで取得した値から引用
(7)次へをクリック
■API接続設定
(8)作成した雛形書類(以下は一例です)内に設定した{{}}に引用するデータを指定します。
- 置換後の文字列に取得した値を引用して設定してください。
- 日付の値も変数として設定できます。
(9)テストをクリック
- 成功すると以下のように表示されます。（以下の画像は情報取得の一例です）
- 『ダウンロード』で発行した書類データをダウンロードできます。
