Googleフォームで収集した情報をもとに、HubSpotに手動でコンタクトを作成していませんか？
手入力は、時間がかかるし、ミスが発生するしで、忙しい時は煩わしい作業ですよね。
そこで、Googleフォームで収集した情報を自動でHubSpotのコンタクトに追加する方法をご紹介します！
GoogleフォームとHubSpotをノーコードで簡単に連携できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとHubSpotでの業務効率化を考えている方。
- Googleフォームで送信された回答をもとにHubSpotにコンタクトを作成している方。
- GoogleフォームとHubSpotを連携して、コンタクトの作成漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する
試してみる
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
[Yoomとは]
GoogleフォームとHubSpotの連携フローの作り方
では、ここからは「Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する」というフローボットを作成する手順を紹介します。
イチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomには様々なアプリ同士を連携させるテンプレートが用意してあるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
まずは、Google WorkspaceとHubSpotをYoomと連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。
マイアプリ連携
Yoomの管理画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
右上の新規作成をクリック！検索窓に「Googleフォーム」と入力するとGoogleフォームのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
アカウントを選択というページではYoomと連携するGoogleアカウントをクリック！
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！
GoogleフォームとYoomの連携は完了したので、続けてHubSpotとYoomを連携させましょう。
↓
Googleフォームと同じくマイアプリから「HubSpot」と検索してください。HubSpotのアイコンが出てくるのでクリック！
YoomをHubSpotに接続していますというページに移行するので、アカウントを選択しましょう。
次に上記ページが表示されるので、プライバシーポリシーに同意できたらチェックを入れ、アプリを接続するを押せばOKです！
続けてフローボットの設定に参りましょう。
次に下記のバナーを開いてテンプレートをコピーしましょう！
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する
試してみる
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試す」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Googleフォームのトリガー設定
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。
↓
Googleフォームのアイコンの「フォームに回答が送信されたら」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！
↓
次に、実際に使用するGoogleフォームを作成します。フォームを作成したらトリガーの起動間隔とフォームIDを入力し、回答をテスト送信してください。
回答送信後、画面下にあるテストを押すと青く「テスト成功」と表示されるのを確認しましょう！
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
↓
次にアウトプットを設定します。
上記の画像の「取得する値を追加」をクリック！
そうすると下記のような画面になります。
たくさんの文字列が表示されますが、これは先ほどGoogleフォームで回答した内容に依存しています。
その中からHubSpotに登録したい内容をクリックし、アウトプットとして追加しましょう。アウトプットは、valueと書かれている横の青い+マークをクリックすると追加できます。
クリックしたvalueが画面左に追加されていくので、必要であれば回答に連動する名前に変更しましょう。
変更したいアウトプットにカーソルを合わせるとペンマークが出てくるのでクリック。上記のような画面になります。
テストで取得した値に等しい項目名にすればOKです！
※詳しい設定方法は、こちらでも確認できます。
アウトプットを取得し終えたら保存を忘れずに押しましょう。続けてHubSpotの設定に行きます。
HubSpotの設定
HubSpotのアイコンの「コンタクトの作成」を押します。
こちらの先ほどに同じく、テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリックして大丈夫です。
テンプレートはとても便利ですね…！
↓
次のページでは、先ほど登録したアウトプットを各項目に入力していきましょう。
入力方法は簡単です。ボックス内をクリックすると上記のような画面になるので赤枠をクリック！
そうすると、先ほど登録したアウトプットが一覧表示されます。
あとはボックスの項目名に等しいものをチョイスしていけばOKです。
↓
必要な項目を埋めたらテストを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたら、これにてフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する
試してみる
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
GoogleフォームやHubSpotを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやHubSpotのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GoogleフォームとHubSpotを連携した自動化例
Googleフォームが送信されたら重複チェックを行ってからHubspotに会社を追加したり、Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新したりすることもできます。
また、Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する連携も可能です。
Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する
試してみる
Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録するフローです。
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いHubspotに会社を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いHubspotに会社を追加するフローです。
重複チェックを自動で行うため、データの正確性を保ちながら手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで顧客情報を収集している営業、マーケティング担当者の方
・フォーム送信後のデータ管理に手間を感じている方
・Hubspotを活用して顧客管理を行っているが、データの重複や手動入力に悩んでいる方
・重複チェック機能でデータの整合性を保ちたい方
・業務ワークフローを自動化し、効率化とエラー削減を目指しているシステム管理者やチームリーダーの方
・自動化により業務プロセスをスムーズにしたい方
・Yoomを利用して複数のSaaSアプリを連携させ、業務プロセスを最適化したいと考えている方
・効率的なアプリ連携を実現したい方
■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する」フローは、契約同意の管理を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約同意の情報を収集しているが、手動でHubSpotに入力するのが面倒だと感じている営業担当者の方
・契約同意の管理プロセスを効率化し、リードステータスの更新を自動化したいマーケティングチームの方
・GoogleフォームとHubSpotを既に導入しており、これらのデータをスムーズに連携させたい業務管理者の方
・契約同意のプロセスを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を図りたい経営者の方
・契約の進捗や顧客管理の業務で手作業が多く、時間とリソースを節約したい方
■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する
Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
・手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームの回答内容をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
手作業での転記や共有は、対応の遅れや情報伝達の漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた回答を、手作業でチームに共有している担当者の方
・Discordを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の効率化を図りたい方
・フォームからの問い合わせ対応のスピードを上げ、顧客満足度を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたらWebミーティングを作成する
Googleフォームで回答が送信されたらGoogle MeetやZoomでミーティングを自動で作成します。（Google Meetは、Googleカレンダーに予定を追加すると自動でミーティングURLが作成されます）
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
HubSpotを活用した自動化例
HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する
HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
「HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する」ワークフローは、ワンクリックで予定作成をすることができます。
Googleカレンダーに直接アクセスする必要がないため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを利用してクライアント情報を管理している方
・HubSpotのコンタクト情報を迅速に活用したいと考えている営業担当者
・Googleカレンダーを用いてスケジュール管理を行っている方
・営業活動をよりスピーディに進めたいと考えている方
・HubSpotの情報とGoogleカレンダーを連携させて、手間を省きたい方
・手動のデータ入力や予定作成に時間をかけず、自動化を目指している方
■注意事項
・HubSpotとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
フォームの情報をもとにHubSpotにコンタクトを追加してGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにHubSpotにコンタクトを追加してGoogleカレンダーに予定を登録する」ワークフローは、情報入力作業を自動化します。
フォームへの入力だけで、顧客情報の追加と予定の作成が完了するため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で得た顧客情報を素早く管理したいと考えている方
・HubSpotを使って効率的に顧客管理を行い、迅速に連絡を取りたい方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っている方
・スケジュールの重複や予定の忘れを防ぎ、スムーズに日程調整を行いたい方
・手動での顧客情報入力やスケジュール登録に負担を感じている方
■注意事項
・HubSpotととGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する
HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録するフローです。
HubSpotで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する
試してみる
HubSpotで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録するフローです。
HubSpotのコンタクトが更新されたら、GitHubのIssueを作成する
試してみる
HubSpotのコンタクトが更新されたら、GitHubのIssueを作成するフローです。
HubSpotに情報が登録されたらデータベースに追加する
HubSpotに情報が追加されたら、Google スプレッドシートやNotionなどに自動で追加します。
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
HubSpotで新しい会社が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、情報転記作業の負担を軽減します。
Hubspot上の会社情報が自動転記されるため、追加漏れや入力ミスなどの防止になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを利用して顧客管理や営業活動を行っている方
・新しい会社情報を素早く共有し、営業のアクションをスピーディに進めたい方
・手動でデータ入力する手間を省きたいと考えている方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理をしている方
・Google スプレッドシートを日常的に利用しており、最新の会社情報を素早く反映させたい方
・顧客情報をチームで共有し、円滑にコミュニケーションを図りたいと考えている営業マネージャーの方
■注意事項
・HubSpotとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotに新規取引が更新されたら、NotionDBに格納する
試してみる
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
GoogleフォームとHubSpotを連携するメリット＆しないデメリット
連携するメリット
1.Googleフォームに送信された顧客情報をHubSpotに自動登録
Googleフォームから送信された顧客情報をHubSpotにも自動で登録できるようになると、入力の手間が省ける上、入力漏れや入力ミスを防げます！
例えば、登録しなければならない顧客情報が膨大な場合はかなりの時間がかかりますよね。しかし、自動で登録すれば時間の節約になるので、新規顧客へ素早いアプローチができるのではないでしょうか。
2.顧客情報を自動で共有
Googleフォームから送信された顧客情報を自動で共有できるので、新規顧客の担当者を決めたり、チームを組んだりする時の対応がスピードアップするかもしれません！
セールスはスピードが命ですよね。アピールのタイミングを逃さないためにも、ぜひ取り入れたい自動化ではないでしょうか。
連携しないデメリット
Googleフォームに届いた顧客情報を別のツールに保存し、それを確認後にHubSpotに登録している方もいるかもしれません。
これによりミスは減りそうですが、時間がかかる点がもったいないですよね。
やはりセールスマーケティングは素早さを意識しなければならないため、タイムラグは少なくすべきではないでしょうか。
手入力の場合、チームでの情報共有にラグが発生することも考えられるので、GoogleフォームとHubSpotを連携し、登録を自動化してしまうのがいいですよね。
まとめ
日々のタスクを効率化してくれるHubSpotは、Googleフォームと連携することで顧客の新規登録を自動化でき、今よりももっと効率がアップするはずです。
意外と手間のかかる入力作業を自動化することで時間の節約が可能にもなります。
Yoomを利用すると、ノーコードで簡単に業務を自動化できるので、ぜひ試してみてくださいね！
.png)
.avif)
