Google フォームに送信された情報を元にHubSpotでコンタクトを自動作成する方法

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試す」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

Googleフォームのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。

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Googleフォームのアイコンの「フォームに回答が送信されたら」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！

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次に、実際に使用するGoogleフォームを作成します。フォームを作成したらトリガーの起動間隔とフォームIDを入力し、回答をテスト送信してください。
回答送信後、画面下にあるテストを押すと青く「テスト成功」と表示されるのを確認しましょう！
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

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次にアウトプットを設定します。

上記の画像の「取得する値を追加」をクリック！
そうすると下記のような画面になります。

たくさんの文字列が表示されますが、これは先ほどGoogleフォームで回答した内容に依存しています。
その中からHubSpotに登録したい内容をクリックし、アウトプットとして追加しましょう。アウトプットは、valueと書かれている横の青い+マークをクリックすると追加できます。

クリックしたvalueが画面左に追加されていくので、必要であれば回答に連動する名前に変更しましょう。

変更したいアウトプットにカーソルを合わせるとペンマークが出てくるのでクリック。上記のような画面になります。
テストで取得した値に等しい項目名にすればOKです！
※詳しい設定方法は、こちらでも確認できます。

アウトプットを取得し終えたら保存を忘れずに押しましょう。続けてHubSpotの設定に行きます。

HubSpotの設定

HubSpotのアイコンの「コンタクトの作成」を押します。
こちらの先ほどに同じく、テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリックして大丈夫です。
テンプレートはとても便利ですね…！

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次のページでは、先ほど登録したアウトプットを各項目に入力していきましょう。

入力方法は簡単です。ボックス内をクリックすると上記のような画面になるので赤枠をクリック！
そうすると、先ほど登録したアウトプットが一覧表示されます。

あとはボックスの項目名に等しいものをチョイスしていけばOKです。

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必要な項目を埋めたらテストを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたら、これにてフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

GoogleフォームやHubSpotを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやHubSpotのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GoogleフォームとHubSpotを連携した自動化例

Googleフォームが送信されたら重複チェックを行ってからHubspotに会社を追加したり、Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新したりすることもできます。
また、Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する連携も可能です。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Googleフォームで回答が送信されたらWebミーティングを作成する

Googleフォームで回答が送信されたらGoogle MeetやZoomでミーティングを自動で作成します。（Google Meetは、Googleカレンダーに予定を追加すると自動でミーティングURLが作成されます）

Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする

Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する

HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する

HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。

HubSpotに情報が登録されたらデータベースに追加する

HubSpotに情報が追加されたら、Google スプレッドシートやNotionなどに自動で追加します。

GoogleフォームとHubSpotを連携するメリット＆しないデメリット

連携するメリット

1.Googleフォームに送信された顧客情報をHubSpotに自動登録

‍‍Googleフォームから送信された顧客情報をHubSpotにも自動で登録できるようになると、入力の手間が省ける上、入力漏れや入力ミスを防げます！
例えば、登録しなければならない顧客情報が膨大な場合はかなりの時間がかかりますよね。しかし、自動で登録すれば時間の節約になるので、新規顧客へ素早いアプローチができるのではないでしょうか。

2.顧客情報を自動で共有

‍‍Googleフォームから送信された顧客情報を自動で共有できるので、新規顧客の担当者を決めたり、チームを組んだりする時の対応がスピードアップするかもしれません！
セールスはスピードが命ですよね。アピールのタイミングを逃さないためにも、ぜひ取り入れたい自動化ではないでしょうか。

連携しないデメリット

Googleフォームに届いた顧客情報を別のツールに保存し、それを確認後にHubSpotに登録している方もいるかもしれません。
これによりミスは減りそうですが、時間がかかる点がもったいないですよね。
やはりセールスマーケティングは素早さを意識しなければならないため、タイムラグは少なくすべきではないでしょうか。
手入力の場合、チームでの情報共有にラグが発生することも考えられるので、GoogleフォームとHubSpotを連携し、登録を自動化してしまうのがいいですよね。

まとめ

日々のタスクを効率化してくれるHubSpotは、Googleフォームと連携することで顧客の新規登録を自動化でき、今よりももっと効率がアップするはずです。
意外と手間のかかる入力作業を自動化することで時間の節約が可能にもなります。
Yoomを利用すると、ノーコードで簡単に業務を自動化できるので、ぜひ試してみてくださいね！