Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、部署情報に応じてChatworkのルームに招待する方法

ステップ1：Googleフォーム・カオナビ・Chatworkをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【Googleフォーム】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスして、画面右の＋新規接続を押します。

次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

Yoomと連携するアカウントを選択しましょう。

連携アカウントと内容を確認し、「次へ」をクリックします。

連携する内容に問題がなければ「続行」をクリックし、完了です。

【カオナビ】

検索窓にカオナビと入力し、表示された候補から「カオナビ」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定しましょう。
※カオナビのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
設定が完了したら、「追加」をクリックしましょう。

【Chatwork】

検索窓にChatworkと入力し、表示された候補から「Chatwork」を選択します。
すでにChatworkにログインしていると、以下のような画面が表示されるので、「許可」をクリックしましょう。
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マイアプリにGoogleフォーム、カオナビ、Chatworkが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Googleフォーム「フォームに回答が送信されたら」のトリガーを設定

それでは、いよいよ自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Googleフォームの「ファームに回答が送信されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→使用するフォームのURLから取得し、設定してください

使用するGoogleフォームですが、今回は以下のように設定をしました。
こちらのフォームに記載している項目は下記の内容に注意し、必ず設定するようにしてください。

• 「所属」→カオナビ側で設定している所属ごとの値を設定しましょう
• 「ルームID」→Chatworkで確認できるルームIDを入力しましょう
• Googleフォームの設定はメールアドレスを収集できる形で設定にしましょう

「所属」と「ルームID」は、所属やルームごとの値を設定して、プルダウンで選択できるようにしておくと便利ですよ。

実際にフォームに回答を送信し、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。
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テストが成功すると、以下のようにアウトプットが取得できます。
今後のアクションで取得したアウトプットを登録などに使用することで、フローの起動ごとに内容を変動させることができますよ！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
またアウトプットにテスト値が取れなかった場合は「＋取得する値を追加」をクリックすることで、アウトプットを取得できます。
※詳しい取得方法はこちらを確認してください。

最後に「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ3：カオナビ「メンバーを登録」、Chatwork「招待リンクを作成」、「メールを送信する」のアクションを設定

カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メンバーを登録

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定を行います。
「社員番号」「氏名」をアウトプットを使用して入力します。
入力欄をクリックすると、下に候補が表示されるので選択し、入力します。

他は必須項目ではありませんが、登録内容に合わせてGoogleフォームを設定することでより充実した内容で登録を行うことができます。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Chatworkで所属に合わせた招待リンクを取得しましょう。
「招待リンクを取得」をクリックし、以下の画面が表示されたら設定しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「 Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→招待リンクを取得

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

詳細を設定します。
招待リンクを発行するルームIDを入力します。
入力欄の下に「候補から選択」となっていますが、今回もフローの起動ごとに内容に合わせて招待リンクを取得したいのでアウトプットを使用します。

入力後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

取得した招待リンクを送付するメールの設定を行いましょう。
「メールを送る」をクリックし、以下の画面で送信先を選択します。
「フォームに回答が送信されたら」で取得した「回答者のメールアドレス」のアウトプットを追加します。

続いて送信するメールの内容を設定します。
今回は以下のように設定を行いました！
フローが起動するごとに変化する「氏名」と「招待リンク」をアウトプットで設定し、他の定型文は直接打ち込んでいます。
内容の設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

実際にアウトプットに値が入り、どのようなメールが送信されるのか、確認ができます。
内容に問題ないか確認したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Googleフォーム・カオナビ・Chatworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

カオナビを使ったその他の自動化例

他にもカオナビを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、Google Workspaceにユーザー登録する

はじめに紹介するフローは、Google Workspaceにユーザー登録をするフローです。ユーザーの登録を自動化することで、従業員の入社後スピーディーに業務を開始できるでしょう。

2.カオナビで従業員が登録されたら、Chatworkに通知する

次に紹介するのは、カオナビでの従業員の登録を通知するフローです。新入社員が入社する際、チームメンバーへ手動で通知をしており、情報連携が手間だと感じている方におすすめです。

3.カオナビが変更されたら、SmartHRの情報も更新する

最後に紹介するのは、SmartHRとの連携です。カオナビとSmartHRの両方を利用している企業は、登録の際のヒューマンエラーを回避し、データの整合性を保つことができそうですね。

まとめ

Googleフォーム・カオナビ・Chatworkを連携することで、従業員情報の登録や部署ごとのコミュニケーションを自動化し、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。これにより、人事担当者などの業務負担が軽減され、戦略的な業務に集中できる環境が整うかもしれません。
ぜひ、Yoomを活用した自動化を業務に取り入れて、組織全体の生産性アップを目指してみてください！