・
.avif)
近年、人事業務のデジタル化が進む中、業務効率化やミスの削減が求められています。
特に、従業員情報の登録やアカウント発行は手間と時間がかかる作業です。
本記事では、Googleフォームが送信されたらカオナビに従業員を登録し、Microsoft Entra IDのアカウントを自動的に発行する方法をご紹介します。
この自動化により、人事担当者やシステム管理者の負担を軽減し、スムーズなオンボーディングを実現します。
YoomにはGoogleフォームとカオナビを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとカオナビのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームへの回答を起点として、カオナビへの従業員登録とMicrosoft Entra IDのアカウント発行が自動で実行されるフローです。
入社対応における手作業を効率化でき、転記ミスやアカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぎます。
Googleフォームへの回答送信をきっかけに、カオナビとGoogle Workspaceへのユーザー登録を自動で実行するフローです。
これまで手作業にかかっていた時間を削減でき、データ転記を自動化することで、従業員情報の入力ミスやアカウント発行漏れなどのヒューマンエラーも防止します。
それでは、さっそくGoogleフォームとカオナビを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／カオナビ／Microsoft Entra ID
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ連携
最初に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。
下記の連携可能なアプリ一覧から、Googleフォームを選びましょう。
次に「Sign in with Google」のタブをクリックして下さい。
Yoomと連携したいGoogleアカウントを選びましょう。
ログイン後、連携するアカウントと内容を確認してください。
不備がなければ、最後に「続行」をクリックして接続完了です。
カオナビのマイアプリ連携
検索スペースの中で候補が表示されたら「カオナビ」を選びましょう。
「カオナビの新規登録」画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定します。
※詳細な説明はカオナビのマイアプリ登録をご参照ください。
設定が完了し、「追加」のタブをクリックすれば接続完了です。
Microsoft Entra IDのマイアプリ連携
※Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
他アプリの連携時と同様に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。
アプリ一覧と検索スペースが表示されたら「Microsoft Entra ID」を選択して下さい。
Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、そのまま接続が完了します。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
実際にフローボットの操作を行っていきます。
まず「フォームに回答が送信されたら」のタブをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の通り設定してみましょう。
設定が完了したら、次へ進みます。
次は、API接続設定です。
まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分がありますが、プランごとに最短の起動間隔が変わりますので、ご注意ください。
また、あらかじめ実際に使用するGoogleフォームを準備しておくことを推奨します。
フォームIDは使用するフォームのURLから取得し、設定します。
フォームに回答を送信したら、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
なお、Googleフォームは回答データをデフォルトで取得できないため、JSONPathという仕組みを使い回答内容を別途アウトプット(取得した値)に追加する必要があります。
詳細は以下のヘルプページを参照ください。
最後にスクロールして「保存する」→「テスト」をクリックしましょう。
続いて以下の赤枠の「メンバーを登録」をクリックします。
カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定を行うにあたり、「社員番号」「氏名」を下記のように入力します。
入力欄で表示されたアウトプット(取得した値)からGoogleフォームで回答された内容を引用してください。
入力後に「テスト」→「保存する」をクリックしてAPI接続完了です。
最後にMicrosoft Entra IDでアカウントを発行するための設定を行います。
以下の「ユーザーを追加」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
この設定画面に関してもアウトプット(取得した値)が利用できるので、以下の画面のように入力を進めましょう。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
本記事では、Googleフォーム、カオナビ、Microsoft Entra IDを連携し、人事業務の効率化を図る方法をご紹介しました。
この自動化により、手動での入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスの迅速化が期待できます。
ノーコードで実現できるため、専門的な知識がなくても導入しやすく、これまで手間がかかっていた業務を効率化できます。
本記事の手順を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててみてください。
Q：連携できる項目を自由に追加できますか？
A：
はい、連携できる項目は自由に追加できます。
基本情報（氏名・電話番号など）はもちろん、メールアドレスや所属情報も連携可能です。
さらに、カスタム項目も任意で追加できるため、運用に合わせた柔軟な設定が行えます。
Q：個人情報を扱う上でのセキュリティ対策は？
A：
Yoomは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001:2022」の認証を取得しており、厳格なセキュリティ基準を満たしています。
また、ログイン時のセキュリティ対策として、2要素認証やSAML認証（ご利用プランにより設定可能）が利用でき、個人情報の外部漏えい防止にも配慮しています。
より詳しいセキュリティ体制については、Yoomのセキュリティ機能をご確認ください。
Q：自動化処理が失敗した場合の対処法は？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.avif)
.png)
