Googleフォームが送信されたらカオナビに従業員を登録してMicrosoft Entra IDのアカウントを発行する方法

ステップ1：Googleフォームとカオナビ、Microsoft Entra IDをマイアプリ連携

まずは、今回使用する3つのアプリのマイアプリ登録を行います。

マイアプリを登録することで、今後の設定を効率よく行えます。

【Googleフォーム】

最初に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。

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下記の連携可能なアプリ一覧から、Googleフォームを選びましょう。

そして、「Sign in with Google」のタブをクリックして下さい。

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Yoomと連携したいGoogleアカウントを選びましょう。

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ログイン後、連携するアカウントと内容を確認し、不備がなければ「続行」をクリックして接続完了です。

【カオナビ】

検索スペースの中で候補が表示されたら「カオナビ」を選びましょう。
「カオナビの新規登録」画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定します。
※カオナビのマイアプリ登録についてはこちらで詳細な説明を記載しています。
設定が完了し、「追加」のタブをクリックすれば接続完了です。

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【Microsoft Entra ID】

他アプリの連携時と同じように管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。
次も同じく、アプリ一覧と検索スペースが表示されたら、いずれかで「Microsoft Entra ID」を選択して下さい。

※Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなくそのまま接続が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピーする‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：トリガーとなるGoogleフォーム、カオナビの設定と、その後に続くMicrosoft Entra IDのオペレーション設定

実際にフローボットの操作を行っていきます。
まず「フォームに回答が送信されたら」のタブをクリックしましょう。

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以下の画面が表示されたら、下記の通り設定してみましょう。

・タイトル→必要に応じて変更可能
・Googleフォームと連携するアカウント情報→Googleアカウントが合っているか確認
・トリガーアクション→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら、次へ進みます。

次は、API接続設定です。
まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分がありますが、プランごとに最短の起動間隔が変わりますので、ご注意ください。
また、あらかじめ実際に使用するGoogleフォームを準備しておくことを推奨します。
フォームIDは使用するフォームのURLから取得し、設定します。

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フォームに回答を送信したら、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
なお、Googleフォームは回答データをデフォルトで取得できないため、JSONPathという仕組みを使い回答内容を別途アウトプットに追加する必要があります。
詳細は以下のヘルプページを参照ください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
※詳しい取得方法はこちら
最後にスクロールして「保存する」→「テスト」をクリックしましょう。

続いて以下の赤枠の「メンバーを登録」をクリックします。

カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メンバーを登録

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定を行うにあたり、「社員番号」「氏名」を下記のように入力します。
入力欄で表示されたアウトプットからGoogleフォームで回答された内容を引用することもできます。
入力後に「テスト」→「保存する」をクリックしてAPI接続完了です。

最後にMicrosoft Entra IDでアカウントを発行するための設定を行います。
以下の「ユーザーを追加」をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。

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この設定画面に関してもアウトプットが利用できるので、以下の画面のように入力を進めましょう。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにし、コラボフローとHRMOSの連動動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

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今回使用したテンプレートはこちらです。

カオナビを使ったその他の自動化例

①Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてMicrosoft Teamsのプライベートチャネルに招待する

このフローは、Googleフォームで送信された情報を元に、カオナビへの従業員情報の登録とMicrosoft Teamsへのプライベートチャネルの招待を自動化します。
カオナビとMicrosoft Teamsによる手動作業を自動化することで、人事作業の工数を削減でき、社員情報追加にかかる作業を効率化することが可能です。

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②カオナビで従業員が更新されたら、Slackに通知する

このフローは、手動によるヒューマンエラーを防止することにつながり、従業員の更新がいつ行われたのかが明確になるため管理の透明性が向上が期待できます。
また、更新情報をSlackから追跡できるため、過去の更新内容を把握することにもつながります。

③カオナビが変更されたら、SmartHRの情報も更新する

カオナビが変更されたら、SmartHRの情報も更新することで手作業による作業が削減につながります。
また、人事情報の管理効率化にも繋がります。カオナビとSmartHRの両方を利用している企業の人事・総務担当者、人事情報の変更に伴う業務効率を向上させたい方におすすめのフローです。

Googleフォームとカオナビ、Microsoft Entra IDを連携するメリットと具体例

メリット1：人事業務の効率化と入力ミスの削減

従業員の入社手続きには、多くの情報入力作業が発生します。手作業での入力はミスや情報の漏れを引き起こしやすく、業務の効率性を低下させます。Googleフォームを活用し、従業員自身に情報を入力してもらうことで、データの正確性が向上します。例えば、大規模な採用を行う企業では、手作業での登録よりも自動化による効率化が大きな効果をもたらします。これにより、人事担当者の負荷を軽減し、業務プロセスを最適化が期待できます。

メリット2：オンボーディングプロセスの迅速化

新入社員が入社する際、必要なシステムやアカウントの準備が遅れると、業務開始に支障をきたします。Googleフォームで収集した情報をもとに、カオナビへの登録とMicrosoft Entra IDのアカウント発行を自動化することで、入社初日から必要な環境が整います。具体的には、Microsoft 365や社内システムへのアクセスがスムーズになり、新入社員の早期戦力化につながります。

メリット3：組織変更や異動時の管理負担軽減

従業員の異動や組織変更の際、適切なアクセス権限の更新が必要です。手動での管理はミスの原因となり、不適切なアクセスが許可されるリスクがあります。Googleフォームを利用して異動情報を入力し、カオナビとMicrosoft Entra IDの情報を自動的に更新することで、最新の組織体制に合わせたアクセス管理が可能です。例えば、部署変更に伴う権限変更も自動化され、情報システム担当者の負担の軽減が期待できます。

まとめ

本記事では、Googleフォーム、カオナビ、Microsoft Entra IDを連携し、人事業務の効率化を図る方法をご紹介しました。この自動化により、手動での入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスの迅速化が期待できます。ノーコードで実現できるため、専門的な知識がなくても導入しやすく、これまで手間がかかっていた業務を大幅に効率化できます。本記事の手順を参考に、ぜひ自社の業務改善に役立ててみてください。