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近年のビジネスにおいて、より効率的な業務運営を目指すには、複数のツールを上手に活用することがとても重要になってきました。
そこで今回はGoogleフォームとMazricaを連携させ、収集した顧客情報をスムーズに管理・活用できるようにします！
具体的にはGoogleフォーム送信時に自動でMazricaへコンタクトを登録する方法をご紹介します。
この自動化により、手動でのデータ入力の手間が省け、業務効率の大幅な向上が期待できます。
ノーコードで簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください！
GoogleフォームとMazricaを連携することで、フォーム送信時に自動でコンタクトがMazricaに登録されます。
今までのような、手動でのデータ入力作業が不要となり、時間と労力の削減が期待できます。
特に営業チームやカスタマーサポートチームにとっては、素早く顧客情報を管理できるため、大幅な業務効率化が見込めます。
Googleフォームで収集したデータが自動的にMazricaに登録されることで、データの一元管理が可能になります。
手動で複数のツールを使い分ける必要がなくなり、情報の抜けや漏れの防止にもつながります。
引用された情報であるため、情報の正確性も期待できます。
また、マーケティングチームやプロジェクトマネージャーにとっては、データを一貫して管理しながら、スムーズに意思決定ができる環境が整います。
[Yoomとは]
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウントをお持ちの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1) 「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとGoogleフォームに回答があったら自動でMazricaのコンタクトを登録します。
Googleフォームの情報を利用することで、手動による漏れや重複といった入力ミスを防ぐことが期待できます。
また、手動での転記作業が不要になることで、業務時間が短縮され、業務効率の向上が期待できます。
■概要
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Googleフォームを活用している方
・セミナー後のアンケートとして使用しているカスタマーサービス担当
・社内申請のフォームとして使用している商品管理部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引に関する情報を状況ごとに細かく管理できるため、業務進行を円滑にするツールです。
またGoogleフォームも顧客からのアンケートや、情報の回答を得るために活用できます。
しかし、Googleフォームの回答内容をMazricaに手入力するのは、生産性を阻害する要因となります。
手入力の手間を省いて業務進行を円滑にしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleフォームに回答があったら自動でMazricaのコンタクトを登録するため、手入力の作業を省きます。
また登録する情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2) 以下のような表示が出てきます。
指示に従って、右に「！」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。
3) 「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
4) トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
フォームIDはアプリ登録が完了していると、候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
6) フローに戻り、「アプリと連携する コンタクト情報を登録」のアイコンをクリックします。
7) 実行アクションは「コンタクト情報を登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
8) 各項目を入力します。
先に連携したGoogleフォームのアウトプット情報を引用できるので、候補から引用して入力してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
9) これで【Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録する】というフローが完成です。
10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させ、一度、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Googleフォームを活用している方
・セミナー後のアンケートとして使用しているカスタマーサービス担当
・社内申請のフォームとして使用している商品管理部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引に関する情報を状況ごとに細かく管理できるため、業務進行を円滑にするツールです。
またGoogleフォームも顧客からのアンケートや、情報の回答を得るために活用できます。
しかし、Googleフォームの回答内容をMazricaに手入力するのは、生産性を阻害する要因となります。
手入力の手間を省いて業務進行を円滑にしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleフォームに回答があったら自動でMazricaのコンタクトを登録するため、手入力の作業を省きます。
また登録する情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
他にも、GoogleフォームとMazricaを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
まずは、Googleフォームを使用したテンプレートです。
1. Googleフォームが送信されたら、回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり、業務効率が大幅に向上します。
また、人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
2. Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動するフローです。
移動先のGoogle Driveの格納先を事前に設定しておくことで、Googleフォームで回答されたファイルデータを指定のフォルダに格納することができます。
これまで手間だと感じていたフォルダ移動の作業を省くことができるため、格納先の誤りや移動漏れが発生しにくくなります。
GoogleフォームのフォームIDごとにGoogle Driveのフォルダを設定できるため、フォームに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
続いて、Mazricaを使用したテンプレートです。
3. 入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録することができます。
今回紹介したテンプレートと似ていますが、Googleフォームを使用していない場合でも、Yoomの入力フォームを活用して、同様のフローを実行できます。
■概要
入力フォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引企業に関する情報を詳細に管理できるため、プロジェクト進行を円滑に行うために有効的なツールです。
Mazricaに情報をアップデートしていくことで、チーム全体のレベルを上げていくことにつながります。
しかし、入力フォームの回答をその都度Mazricaに手入力してコンタクトを作成するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるヒューマンエラーの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
入力フォームで回答を受信したら、その内容を基にしてMazricaのコンタクトを登録するため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
また手入力でかかっていた時間を省くことができるため、他の業務に時間を使用することができます。
■注意事項
・MazricaとYoomを連携してください。
4. Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省けます。
自動化されるので、宛先やメール文の手動による入力ミス防止につながります。
■概要
Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方
・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動に関する情報を管理し詳細状況の可視化ができるため、スムーズな業務進行のために有効的なツールです。
さらにOutlookを使用することで、担当顧客とのやり取りをスムーズにします。
しかし、Outlookでメールを送付する際にその都度Mazricaの登録情報を確認するのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
メールの送付を自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GoogleフォームとMazricaを連携することで、Googleフォームに回答があった際に自動でMazricaのコンタクトを登録できるようになりました。
Googleフォームの情報を利用することで、入力ミスの防止や転記作業の短縮により、データ入力の効率化が期待できます。
また、Yoomを使用することで、初心者でも簡単に連携設定を行えます！
業務効率を向上させるために、ぜひこのブログを参考にして、この連携方法を試してみてください！
