名刺を受け取るたびに、手作業でデータベースへ入力するのは手間がかかりますよね。
「名刺情報の登録作業を自動化できたら、もっと効率的に管理できるのに…」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか？
特に、営業やイベント運営で大量の名刺を扱う場合、手入力の時間やミスが課題になりがちです。
そこで本記事では、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータベースに自動で追加する方法をご紹介します！
この仕組みを活用することで名刺情報の管理がスムーズになり、手作業の負担が軽減されるだけでなくデータの正確性も向上するはずです。
このアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとNotionを連携し、名刺管理を効率化したい社内IT担当者
- 営業活動でGoogleフォームを通して名刺を多く受け取るが、データ入力や管理に負担を感じている営業担当者
- OCRを活用して転記作業を削減し、名刺情報の正確なデータ化を図りたいバックオフィス担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取りNotionのデータベースに追加する方法をご説明します！
[Yoomとは]
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータベースに追加する方法
まず、Googleフォームから送信された名刺ファイルをGoogleフォームのAPIを利用して受け取ります。
その後、Google DriveのAPIを使い名刺ファイルをダウンロードし、OCRで名刺情報を読み取ります。
最後に、Notionのデータベースに名刺情報を追加します。
この方法で自動化できます！
- GoogleフォームとGoogle Drive、Notionをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Googleフォームから送信された名刺ファイルを読み込み、Google Driveで名刺ファイルをダウンロードする
- OCRで名刺情報を読み取り、Notionのデータベースに追加します。
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや管理漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これにより、面倒な名刺管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームやNotionを活用して顧客情報を管理している方
- 名刺情報を手入力しており、作業の効率化やミスの削減をしたいと考えている方
- イベントなどで獲得したリード情報を、素早くデータベースに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、名刺の転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整可能です。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップ（トリガー）で取得したアウトプットから、対象のファイルIDを正しく指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルや会社名・氏名などの抽出項目を自由に設定できます。
- Notionの設定では、連携するデータベースを選択し、各レコードにどの情報を反映させるかをアウトプットの内容をもとにカスタムしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとGoogle Drive、Notionをマイアプリ連携
まずGoogleフォームとGoogle Drive、Notionをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
「Sign in with Google」をクリックしてサインイン操作を行なってください。
「Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています」のページで「続行」を押すと、Googleフォームのマイアプリ連携が完了します。
続いて、「+新規接続」からGoogle Driveを検索してください。
先ほどと同様、「Sign in with Google」をクリックしてサインイン操作を行ない、「Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています」のページで「続行」を押すと、Google Driveのマイアプリ連携が完了します。
次に、「+新規接続」からNotionを検索してください。
任意の方法でログイン操作を行なってください。
次に、「ページを選択する」をクリックしてください。
次のページで、アクセスを許可するNotionのページを選択し「アクセスを許可する」をクリックすると、Notionマイアプリ連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや管理漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これにより、面倒な名刺管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームやNotionを活用して顧客情報を管理している方
- 名刺情報を手入力しており、作業の効率化やミスの削減をしたいと考えている方
- イベントなどで獲得したリード情報を、素早くデータベースに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、名刺の転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整可能です。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップ（トリガー）で取得したアウトプットから、対象のファイルIDを正しく指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルや会社名・氏名などの抽出項目を自由に設定できます。
- Notionの設定では、連携するデータベースを選択し、各レコードにどの情報を反映させるかをアウトプットの内容をもとにカスタムしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ2：Googleフォームから送信された名刺ファイルを読み込む
次に、Googleフォームから送信された名刺ファイルを読み込む設定を行います。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
次のページで「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるためご注意ください。
「フォームID」は注釈を参照し、フォームURLから該当箇所を引用してください。
設定後に、テスト用の回答を送信してから「テスト」をクリックしてください。
今回はこのような名刺ファイルを送信しました。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：Google Driveから名刺ファイルをダウンロードする
次に、Google Driveから名刺ファイルをダウンロードする設定を行います。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「ファイルID」の入力欄をクリックし表示されたGoogleフォームの候補から「field」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：OCRで名刺情報を読み取る
次に、OCRで名刺情報を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルの任意編集とアクションの確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
※（）内のタスク量が消費されます。
読み取りの詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで読み取られる項目以外に追加で抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。（例：内線番号,所属地域,FAX番号）
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Notionのデータベースに追加する
次に、Notionのデータベースに名刺情報を追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行なってください。
「データベースID」は、入力欄をクリックし表示された候補からデータベースIDを選択してください。
今回は、このようなデータベースを選択しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「追加するレコードの値」は入力欄をクリックし候補からOCRで読み取った名刺情報を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
Notionとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これでGoogleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや管理漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これにより、面倒な名刺管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームやNotionを活用して顧客情報を管理している方
- 名刺情報を手入力しており、作業の効率化やミスの削減をしたいと考えている方
- イベントなどで獲得したリード情報を、素早くデータベースに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、名刺の転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整可能です。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップ（トリガー）で取得したアウトプットから、対象のファイルIDを正しく指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルや会社名・氏名などの抽出項目を自由に設定できます。
- Notionの設定では、連携するデータベースを選択し、各レコードにどの情報を反映させるかをアウトプットの内容をもとにカスタムしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Notionを使ったその他の自動化例
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
1. Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
Notionに登録された顧客情報や取引内容を基に、自動でMicrosoft Excelのフォーマットに沿った見積書が作成されます。その後、Outlookを通じて取引先へメール送信されるため、見積書作成から送付までの手間が削減されるでしょう。
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・顧客情報をデータベースで管理している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・帳票類作成のための雛形を業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客情報や取引に関連する情報の一元管理のプラットフォームとして有効なツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionの情報を手作業で入力するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げる可能性があります。
このフローを活用すると、Microsoft Excelの見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して帳票を作成し、メールで送付します。
入力の手作業を省くことで、人の手によるヒューマンエラーを回避することにつながります。
正確性の高い見積書を素早く取引先に送付できるため、生産性向上に繋げることができます。
2. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
会議後の議事録をNotionに登録すると自動で要約が作成され、Microsoft Teamsに通知されます。これにより、重要なポイントを関係者が簡単に把握でき、情報共有がスムーズになることが期待されます。
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Notionで議事録を作成した後、その内容を要約して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手動での要約やMicrosoft Teamsへの投稿は時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Notionデータベースに議事録が登録されると、その内容がAIによって自動で要約され、Microsoft Teamsへ通知されるため、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでの議事録管理とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 議事録の要約と共有作業を手作業で行っており、工数を削減したい方
- 会議の内容を迅速に関係者へ展開し、プロジェクトの進行を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの議事録登録をトリガーに、AIによる要約からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による要約の質のばらつきや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、議事録が作成された場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、議事録の全文を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した議事録の内容を「要約する」アクションで処理します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約された内容を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、自動化の対象とするデータソースを任意で選択できます。
- Microsoft Teamsへ通知する際のメッセージ内容は、要約結果やNotionのページ情報などを組み合わせて自由に作成可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3. Hubspotに新規取引が更新されたら、NotionDBに格納する
Hubspotで新規取引が更新されると、その情報が自動でNotionのデータベースに保存されます。これにより、営業チームが最新の取引状況をNotion上で確認でき、手作業による転記の負担が軽減されるでしょう。
Hubspotに新規取引が更新されたら、NotionDBに格納する
試してみる
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、Notionのデータベースに格納され
るまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleフォームとNotion、OCR機能の連携メリットと具体例
メリット1: 名刺データの入力作業を削減し、業務を効率化
従来、名刺情報をデータベースに登録する際には担当者が手作業で企業名や連絡先を入力する必要がありました。
特に多くの名刺を取り扱う場合、この作業に時間がかかるだけでなく入力ミスが発生する可能性もあります。
この仕組みを導入することで、Googleフォームに添付された名刺画像がOCRによって自動的にテキスト化されNotionのデータベースに登録されるため、手動入力の手間が軽減されます。
これにより作業時間の短縮とデータ管理の効率向上が期待できます。
メリット2: 手動での入力ミスを防ぎ、データの正確性を向上
名刺情報を手入力する際、誤字や入力漏れが発生することは避けられません。
特に似た企業名や担当者名が並ぶ場合、誤った情報を登録してしまう可能性があります。
この仕組みを導入することでOCRが名刺情報を自動で読み取りNotionのデータベースに登録するため、人的ミスの削減が期待できます。
中でも、営業チームや人事部門では正確な連絡先情報の管理が重要になるため、データの正確性が向上することで業務のスムーズな運用がサポートされるでしょう。
メリット3: 名刺情報の共有をスムーズにし、チームの連携を強化
名刺情報を個別で管理していると、チーム全体での情報共有が難しくなることがあります。
例えば、営業担当者が名刺情報を紙で管理していると他のメンバーが必要な情報をすぐに活用できません。
この仕組みを活用することでGoogleフォームで収集した名刺データが自動でNotionのデータベースに追加されるため、チーム内での情報共有がスムーズになると予想されます。
これにより過去に取得した取引先情報を簡単に検索できるようになり、チーム全体での円滑な連携がサポートされるでしょう。
まとめ
「名刺情報を入力する時間を短縮できたら…」「データ管理をもっと簡単にできたら…」と感じたことはありませんか？
特に、営業やイベント運営では名刺の管理が煩雑になりがちですよね。
今回ご紹介した自動化の仕組みを活用することで、Googleフォームに添付された名刺がOCRで読み取られNotionのデータベースに登録されるため、手作業の負担軽減が期待できます！
さらに、名刺情報をチームで簡単に共有できるようになるため業務の効率化がサポートされるでしょう！
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
