Googleフォーム・Notion・OCRを連携して、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する方法

ステップ1：GoogleフォームとGoogle Drive、Notionをマイアプリ連携

まずGoogleフォームとGoogle Drive、Notionをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogleフォームを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックしてサインイン操作を行なってください。

「Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています」のページで「続行」を押すと、Googleフォームのマイアプリ連携が完了します。

続いて、「+新規接続」からGoogle Driveを検索してください。

先ほどと同様、「Sign in with Google」をクリックしてサインイン操作を行ない、「Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています」のページで「続行」を押すと、Google Driveのマイアプリ連携が完了します。

次に、「+新規接続」からNotionを検索してください。

任意の方法でログイン操作を行なってください。

次に、「ページを選択する」をクリックしてください。

次のページで、アクセスを許可するNotionのページを選択し「アクセスを許可する」をクリックすると、Notionマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Googleフォームから送信された名刺ファイルを読み込む

次に、Googleフォームから送信された名刺ファイルを読み込む設定を行います。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

次のページで「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるためご注意ください。
「フォームID」は注釈を参照し、フォームURLから該当箇所を引用してください。
設定後に、テスト用の回答を送信してから「テスト」をクリックしてください。

今回はこのような名刺ファイルを送信しました。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Google Driveから名刺ファイルをダウンロードする

次に、Google Driveから名刺ファイルをダウンロードする設定を行います。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「ファイルID」の入力欄をクリックし表示されたGoogleフォームの候補から「field」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：OCRで名刺情報を読み取る

次に、OCRで名刺情報を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルの任意編集とアクションの確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
※（）内のタスク量が消費されます。

読み取りの詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで読み取られる項目以外に追加で抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。（例：内線番号,所属地域,FAX番号）
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Notionのデータベースに追加する

次に、Notionのデータベースに名刺情報を追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行なってください。
「データベースID」は、入力欄をクリックし表示された候補からデータベースIDを選択してください。

今回は、このようなデータベースを選択しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

「追加するレコードの値」は入力欄をクリックし候補からOCRで読み取った名刺情報を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

Notionとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これでGoogleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加することができます。

Notionを使ったその他の自動化例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する

Notionに登録された顧客情報や取引内容を基に、自動でMicrosoft Excelのフォーマットに沿った見積書が作成されます。その後、Outlookを通じて取引先へメール送信されるため、見積書作成から送付までの手間が削減されるでしょう。

2. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

会議後の議事録をNotionに登録すると自動で要約が作成され、Microsoft Teamsに通知されます。これにより、重要なポイントを関係者が簡単に把握でき、情報共有がスムーズになることが期待されます。

3. Hubspotに新規取引が更新されたら、NotionDBに格納する

Hubspotで新規取引が更新されると、その情報が自動でNotionのデータベースに保存されます。これにより、営業チームが最新の取引状況をNotion上で確認でき、手作業による転記の負担が軽減されるでしょう。

GoogleフォームとNotion、OCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 名刺データの入力作業を削減し、業務を効率化

従来、名刺情報をデータベースに登録する際には担当者が手作業で企業名や連絡先を入力する必要がありました。
特に多くの名刺を取り扱う場合、この作業に時間がかかるだけでなく入力ミスが発生する可能性もあります。
この仕組みを導入することで、Googleフォームに添付された名刺画像がOCRによって自動的にテキスト化されNotionのデータベースに登録されるため、手動入力の手間が軽減されます。
これにより作業時間の短縮とデータ管理の効率向上が期待できます。

メリット2: 手動での入力ミスを防ぎ、データの正確性を向上

名刺情報を手入力する際、誤字や入力漏れが発生することは避けられません。
特に似た企業名や担当者名が並ぶ場合、誤った情報を登録してしまう可能性があります。
この仕組みを導入することでOCRが名刺情報を自動で読み取りNotionのデータベースに登録するため、人的ミスの削減が期待できます。
中でも、営業チームや人事部門では正確な連絡先情報の管理が重要になるため、データの正確性が向上することで業務のスムーズな運用がサポートされるでしょう。

メリット3: 名刺情報の共有をスムーズにし、チームの連携を強化

名刺情報を個別で管理していると、チーム全体での情報共有が難しくなることがあります。
例えば、営業担当者が名刺情報を紙で管理していると他のメンバーが必要な情報をすぐに活用できません。
この仕組みを活用することでGoogleフォームで収集した名刺データが自動でNotionのデータベースに追加されるため、チーム内での情報共有がスムーズになると予想されます。
これにより過去に取得した取引先情報を簡単に検索できるようになり、チーム全体での円滑な連携がサポートされるでしょう。

まとめ

「名刺情報を入力する時間を短縮できたら…」「データ管理をもっと簡単にできたら…」と感じたことはありませんか？
特に、営業やイベント運営では名刺の管理が煩雑になりがちですよね。
今回ご紹介した自動化の仕組みを活用することで、Googleフォームに添付された名刺がOCRで読み取られNotionのデータベースに登録されるため、手作業の負担軽減が期待できます！
さらに、名刺情報をチームで簡単に共有できるようになるため業務の効率化がサポートされるでしょう！
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！