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Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加しDiscordに自動通知する方法
手作業中心の契約書の管理は、データ入力の手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。
その課題を解消するには、Googleフォーム・kintone・Discordを連携し、自動化することが有効です。
今回は、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加してDiscordに自動通知する方法を解説します。
この自動化を導入すれば、契約書情報のデータ管理や共有が容易になります。
こんな方におすすめ
- Googleフォーム・kintone・Discordを別々に活用していて、自動化したいと考えている方
- 手作業での契約書情報の管理負担を軽減させたい方
- ヒューマンエラーを防止し、正確に契約情報を管理したい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォーム・kintone・Discordの連携フローの作り方
GoogleフォームのAPIを利用して契約書を受信し、Google DriveのAPIを通じてファイルをダウンロードしてYoomが提供するOCR機能を組み合わせて契約書を読み取ることで実現できます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、契約書情報をkintoneのレコードに追加し、DiscordのAPIを通じて通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Googleフォーム・Google Drive・kintone・Discordをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くkintone・Discordのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Googleフォーム・kintone・Discordの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・kintone・Discordをマイアプリ登録
Googleフォーム・Google Drive・kintone・DiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前に、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になります。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、Googleフォームを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、Googleフォームにログインします。
続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、一覧からGoogle Driveを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインします。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、kintoneを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認してください。
続いて、Discordのマイアプリ登録を行います。
こちらも同様の方法でDiscordを選択してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。
Googleフォーム・Google Drive・kintone・Discordがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Googleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くkintone・Discordのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→変更可能
- 「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
今回は以下のようなフォームを使用します。
以下は例ですので、使いやすいように設定してください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。 - 「フォームID」→説明に従って設定
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」をクリックします。
アウトプットを確認し、取得したい項目がない場合はこちらを参照して設定を行いましょう。
すべての設定が完了したら、「保存」をクリックします。
続いて、Google Driveに契約書をダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→変更可能
- 「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「アクション」→ファイルをダウンロードする
以下の注意事項を確認してください。
ファイルの容量制限はこちらを確認しましょう。
スクロールし、「ファイルID」を設定します。
GoogleフォームのアウトプットからIDを選択してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、契約書から文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRは一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可能
- 「アクション」→契約書（6,500文字以内）を読み取る（15タスク）
設定を確認できたら、「次へ」をクリックします。
以下の注意事項を確認しましょう。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スクロールし、以下の設定を行ってください。
- 「ファイルの添付方法」→取得した値を使用、Google Driveからの取得ファイル
- 「追加で抽出したい項目」→デフォルトで抽出される項目以外に抽出したい項目があれば設定
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、kintoneに契約書情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可能
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
続いて、kintoneの画面に移動し、テスト用に契約書情報を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので該当するIDを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらでは、kintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから該当する項目を選択しましょう。
他の項目も同様に設定を行います。
全ての項目の設定が完了すると以下のようになります。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、Discordに通知する設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→変更可能
- 「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「アクション」→メッセージを送信
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って「チャンネルID」を設定しましょう。
最後に、「メッセージ内容」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから通知したい項目を選択してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Googleフォーム・kintone・Discordの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google フォームを利用して契約書の受信を行っている方
・契約書を受信した際、迅速に確認・保存したいと考えている方
2.kintoneを活用して業務管理を行っている方
・契約書の情報登録を自動化し、業務の効率化を図りたい方
3.Discordを利用している企業
・チーム内での情報共有を円滑にし、重要な情報を確実に把握したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを使用することで、契約書の管理が効率化されます。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ情報が追加されるので、手動での情報入力が不要となり、時間と労力が節約できます。
その結果、担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。
また、kintoneに追加された情報は迅速にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズに行えるでしょう。
■注意事項
・Googleフォーム、kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
その他のGoogleフォーム・kintone・Discordを使った自動化の例
他にもGoogleフォーム・kintone・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ追加し、Discordに通知するフローです。
こちらは契約書ではなく領収書を自動的に取得できるテンプレートです。
今回ご紹介したテンプレートと同様にデータ管理や情報共有がしやすくなります。
■概要
Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OCRを活用して領収書データの追加作業を効率化したい方
- 経理業務で領収書の処理を行うことが多い方
- 個々のチームメンバーに領収書データの追加作業の割振を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
OCRの機能を活用することで、領収書データのkintoneへの追加作業を効率化できます。
このフローでは、Googleフォームで領収書を受信することで内容をOCRで読み取り、その内容をkintoneに追加しDiscordに通知することができます。
領収書データの追加作業を手動で行う場合、入力ミスが発生する可能性がありますが、OCRを活用することでデータの正確性を高めることが可能です。
また、手動による追加作業も不要となるため、入力作業の時間を短縮し、経理業務の効率化を図ることができます。
Googleフォームが起点となるため、経費申請が必要なメンバーも手軽に利用できるため、業務運営もスムーズになります。
■概要
Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OCRを活用して領収書データの追加作業を効率化したい方
- 経理業務で領収書の処理を行うことが多い方
- 個々のチームメンバーに領収書データの追加作業の割振を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
OCRの機能を活用することで、領収書データのkintoneへの追加作業を効率化できます。
このフローでは、Googleフォームで領収書を受信することで内容をOCRで読み取り、その内容をkintoneに追加しDiscordに通知することができます。
領収書データの追加作業を手動で行う場合、入力ミスが発生する可能性がありますが、OCRを活用することでデータの正確性を高めることが可能です。
また、手動による追加作業も不要となるため、入力作業の時間を短縮し、経理業務の効率化を図ることができます。
Googleフォームが起点となるため、経費申請が必要なメンバーも手軽に利用できるため、業務運営もスムーズになります。
2.Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を自動連携するフローです。
フォームの回答情報がGoogle スプレッドシートとkintoneに同期されるため、何度もデータを追加する手間から解放されます。
自動的にデータを登録できるので、データの抜けや漏れを防止できます。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、Google スプレッドシートやkintoneへ手作業で転記していませんか？この作業は件数が増えると大きな手間となり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Google スプレッドシートとkintoneへの情報連携を自動で完了させることができ、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで得た情報をkintoneやGoogle スプレッドシートで管理している方
- 複数のツールへのデータの手入力や転記作業に手間を感じている担当者の方
- データ連携を自動化し、入力漏れやミスのない正確な運用を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答後の転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを登録する」アクションを設定して、フォームの回答内容を任意の行に登録します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、同様にフォームの回答内容をkintoneアプリに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、登録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。
- kintoneのオペレーションでは、情報を更新したい任意のアプリIDを指定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Googleフォームで得た情報をkintoneやGoogle スプレッドシートで管理している方
- 複数のツールへのデータの手入力や転記作業に手間を感じている担当者の方
- データ連携を自動化し、入力漏れやミスのない正確な運用を目指しているチームの方
- フォーム回答後の転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを登録する」アクションを設定して、フォームの回答内容を任意の行に登録します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、同様にフォームの回答内容をkintoneアプリに反映させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、登録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。
- kintoneのオペレーションでは、情報を更新したい任意のアプリIDを指定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
3.kintoneにレコードが追加されたら、Discordに自動通知するフローです。
kintoneにデータが登録されるとDiscordに通知されるため、データをスピーディーに把握したい方におすすめです。
通知先は自由に設定できるので、チーム内や個人へ通知可能です。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、更新情報をチームに共有する際、手作業での通知に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されると、その内容が自動でDiscordに通知されます。手作業による通知の手間や、連絡漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SaaS間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動でDiscordに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知内容の転記ミスや、重要な更新情報の連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、kintoneから取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動するkintoneのサブドメイン名と、対象のアプリIDを任意で設定してください。また、トリガーの起動間隔も調整可能です。
- Discordでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DiscordそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、更新情報をチームに共有する際、手作業での通知に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されると、その内容が自動でDiscordに通知されます。手作業による通知の手間や、連絡漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを併用し、手作業での情報共有に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SaaS間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動でDiscordに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知内容の転記ミスや、重要な更新情報の連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、kintoneから取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動するkintoneのサブドメイン名と、対象のアプリIDを任意で設定してください。また、トリガーの起動間隔も調整可能です。
- Discordでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DiscordそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォーム・kintone・Discordの連携メリットと具体例
メリット1:契約書のデータ管理がしやすくなる
契約書の内容を手作業でシステムに入力すると、時間がかかるだけでなく、入力漏れや誤入力のリスクも高まります。
しかし、OCRを活用した契約書情報の登録や共有を自動化することで、データ管理が容易になるかもしれません。
たとえば、Googleフォームで契約書が送信されると、OCRで契約書データを読み取り、kintoneに自動登録できます。
これにより、契約書データの一元管理が可能になり、異なるシステムを立ち上げる必要がなくなります。
また、Discordに通知できるため、契約書データの共有も容易になるでしょう。
メリット2:契約書の共有スピードを向上できる
契約書の処理に時間がかかると、その後の業務にも大きく影響を及ぼします。
しかし、OCRを活用した契約書データの登録や共有を自動化すれば、契約書の共有スピードの向上が期待できます。
たとえば、広告代理店で顧客との契約締結後にGoogleフォームにファイルを添付することで、自動的にデータを登録・共有できるため、制作作業をスムーズに進められるでしょう。
また、契約書情報をDiscordでも確認できるので、わざわざ契約書を確認する必要がなくなります。
メリット3:契約書情報の正確性を向上できる
手作業で契約書データを登録している場合、記載漏れやタイプミスは避けられないでしょう。
このような少しのミスで、契約情報の認識のズレや誤った情報を活用するリスクもあります。
しかし、契約書情報を基に自動的にデータを入力し、共有することで、その問題を避けられるかもしれません。
たとえば、不動産会社で賃貸契約の内容が間違っていると、入居者は企業に不信感を抱く可能性がありますが、自動化により正確性を維持できるでしょう。
これにより、信頼性の高い契約書データの管理を実現できるかもしれません。
まとめ
契約書をデータで管理している場合、手入力するのは書類が多いほど手間がかかります。
しかし、契約書の追加や通知を自動化することで、作業負担を軽減できます。
これにより、ヒューマンエラーを防止できるため、信頼性の高いデータ管理につながるかもしれません。
また、Discordに通知できるので、関係者への情報共有が容易になるでしょう。
このテンプレートを活用し、スムーズに契約書管理を行いましょう。
Yoomの自動化は、誰でも簡単に設定できるので、この機会にぜひ試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
