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手作業中心の契約書の管理は、データ入力の手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。
その課題を解消するには、Googleフォーム・kintone・Discordを連携し、自動化することが有効です。
今回は、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加してDiscordに自動通知する方法を解説します。
この自動化を導入すれば、契約書情報のデータ管理や共有が容易になります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用して契約書を受信し、Google DriveのAPIを通じてファイルをダウンロードしてYoomが提供するOCR機能を組み合わせて契約書を読み取ることで実現できます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、契約書情報をkintoneのレコードに追加し、DiscordのAPIを通じて通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Googleフォーム・Google Drive・kintone・DiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前に、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になります。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、Googleフォームを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、Googleフォームにログインします。
続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、一覧からGoogle Driveを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインします。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、kintoneを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認してください。
続いて、Discordのマイアプリ登録を行います。
こちらも同様の方法でDiscordを選択してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。
Googleフォーム・Google Drive・kintone・Discordがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Googleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
今回は以下のようなフォームを使用します。
以下は例ですので、使いやすいように設定してください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」をクリックします。
アウトプットを確認し、取得したい項目がない場合はこちらを参照して設定を行いましょう。
すべての設定が完了したら、「保存」をクリックします。
続いて、Google Driveに契約書をダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項を確認してください。
ファイルの容量制限はこちらを確認しましょう。
スクロールし、「ファイルID」を設定します。
GoogleフォームのアウトプットからIDを選択してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、契約書から文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRは一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
設定を確認できたら、「次へ」をクリックします。
以下の注意事項を確認しましょう。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スクロールし、以下の設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、kintoneに契約書情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
続いて、kintoneの画面に移動し、テスト用に契約書情報を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので該当するIDを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらでは、kintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから該当する項目を選択しましょう。
他の項目も同様に設定を行います。
全ての項目の設定が完了すると以下のようになります。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、Discordに通知する設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って「チャンネルID」を設定しましょう。
最後に、「メッセージ内容」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから通知したい項目を選択してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGoogleフォーム・kintone・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ追加し、Discordに通知するフローです。
こちらは契約書ではなく領収書を自動的に取得できるテンプレートです。
今回ご紹介したテンプレートと同様にデータ管理や情報共有がしやすくなります。
2.Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を自動連携するフローです。
フォームの回答情報がGoogle スプレッドシートとkintoneに同期されるため、何度もデータを追加する手間から解放されます。
自動的にデータを登録できるので、データの抜けや漏れを防止できます。
3.kintoneにレコードが追加されたら、Discordに自動通知するフローです。
kintoneにデータが登録されるとDiscordに通知されるため、データをスピーディーに把握したい方におすすめです。
通知先は自由に設定できるので、チーム内や個人へ通知可能です。
契約書の内容を手作業でシステムに入力すると、時間がかかるだけでなく、入力漏れや誤入力のリスクも高まります。
しかし、OCRを活用した契約書情報の登録や共有を自動化することで、データ管理が容易になるかもしれません。
たとえば、Googleフォームで契約書が送信されると、OCRで契約書データを読み取り、kintoneに自動登録できます。
これにより、契約書データの一元管理が可能になり、異なるシステムを立ち上げる必要がなくなります。
また、Discordに通知できるため、契約書データの共有も容易になるでしょう。
契約書の処理に時間がかかると、その後の業務にも大きく影響を及ぼします。
しかし、OCRを活用した契約書データの登録や共有を自動化すれば、契約書の共有スピードの向上が期待できます。
たとえば、広告代理店で顧客との契約締結後にGoogleフォームにファイルを添付することで、自動的にデータを登録・共有できるため、制作作業をスムーズに進められるでしょう。
また、契約書情報をDiscordでも確認できるので、わざわざ契約書を確認する必要がなくなります。
手作業で契約書データを登録している場合、記載漏れやタイプミスは避けられないでしょう。
このような少しのミスで、契約情報の認識のズレや誤った情報を活用するリスクもあります。
しかし、契約書情報を基に自動的にデータを入力し、共有することで、その問題を避けられるかもしれません。
たとえば、不動産会社で賃貸契約の内容が間違っていると、入居者は企業に不信感を抱く可能性がありますが、自動化により正確性を維持できるでしょう。
これにより、信頼性の高い契約書データの管理を実現できるかもしれません。
契約書をデータで管理している場合、手入力するのは書類が多いほど手間がかかります。
しかし、契約書の追加や通知を自動化することで、作業負担を軽減できます。
これにより、ヒューマンエラーを防止できるため、信頼性の高いデータ管理につながるかもしれません。
また、Discordに通知できるので、関係者への情報共有が容易になるでしょう。
このテンプレートを活用し、スムーズに契約書管理を行いましょう。
Yoomの自動化は、誰でも簡単に設定できるので、この機会にぜひ試してみてください。
