2025/01/10
アプリ同士の連携方法

Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する方法

k.ueno
GoogleフォームとRISK EYESとGmailの連携イメージ

目次  

取引先や顧客管理において、日常的な反社チェック業務は重要なプロセスです。
しかし、手動でのチェックとその結果の通知や共有は時間と労力がかかり、ミスのリスクも伴います。
Yoomを活用しGoogleフォームとRISK EYES、Gmailを連携することで、回答内容に基づき反社チェックを自動で行い、その結果をGmailで通知できるので、手作業を省略しつつ担当者の作業負担を削減できます。
本記事では、Googleフォームの回答内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、チェック業務効率の向上とリスク管理の強化が実現できるのでぜひご覧ください。

こんな方におすすめ

  • 反社チェックを業務フローに取り入れている方
  • 反社チェックの効率化に課題を感じている方
  • 情報管理状況の通知フローの自動化を検討している方
  • 大量の取引先データを短時間で処理する必要がある部門やチーム
  • 業務プロセスを簡略化したい管理部門の方

Googleフォーム・RISK EYES・Gmailの連携メリットと具体例

1.処理スピードの向上

アンケートや申し込みフォームから収集した情報をもとに反社チェックを行う場合、担当者が手動で作業を行う必要があり、多くの時間を費やしていました。
例えば、この自動化フローを導入することで手動作業を省略できるので、新規取引先の情報を多数処理する場合でも、Googleフォームからの入力データが素早くRISK EYESに送信されます。
さらに、チェック内容がGmailに迅速に通知されるため、処理完了までの時間短縮が見込めます。
チェック業務の少人数での業務遂行が可能となり、リソースの有効活用が期待できます。

2.人的ミスの防止

従来の手動でのデータ転記やチェック作業では、人体ミスが発生する可能性がありました。
このフローを取り入れることで、Googleフォームの回答内容がRISK EYESへ反映されるため、手作業によるミスを防ぐことができます。
例えば、短時間で多くのデータを処理する必要があるシーンでは、確認事項が多く情報を誤入力してしまう可能性もありました。
反社チェックからGmailへの通知までのプロセスが自動化されることで、回答内容をそのままチェック項目に反映するため、このようなミスを抑制できます。

3.プロセスの統一

Googleフォームで収集したデータに基づきRISK EYESでチェックを行い、Gmailで通知するプロセスが自動化されるので、複数スタッフで行う際の作業のばらつきをなくせます。
例えば、これまで収集した内容をチェック時に分類する際、担当者によって解釈が異なり結果内容がわかりづらくまとまっていました。
プロセスが統一されることでこのような対応のばらつきをなくし、整理されたデータに基づき対応を行えるようになるので、担当スタッフは安心して業務に従事できるようになるかもしれません。

では、「Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

[Yoomとは]

Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する方法

Googleフォームで回答が行われたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、RISK EYESの提供するAPIを用いて、Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施することで実現可能です。
また、Gmailが提供するAPIを用いることで、チェック結果をGmailでメール送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

  • GoogleフォームとRISK EYESとGmailのマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • Googleフォームのトリガー設定とRISK EYESの設定、続くGmailの各オペレーションの設定
  • トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

・GoogleフォームとRISK EYESとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。

Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。

(3)次はRISK EYESを接続しましょう。
Googleフォームの新規接続と同じようにRISK EYESのアプリを検索します。

(4)「アカウント名」と「ユーザーID」、「パスワード」を入力し、[追加]をクリックしてください。
これで2つ目のRISK EYESが接続できました。

(5)RISK EYESのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは3つです。

今回以下のようなGoogleフォームを事前に作成しています。
(テストのため、ダミーの情報をいれて作成しています。)

・Googleフォームのトリガー設定

(1)まず、Googleフォームのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

(2)まずはトリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「フォームID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

(4)情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値(スラッグやタイトルなど)も取得するのがおすすめです
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。

・RISK EYESの設定

(1)次に、2つ目のアクション「Webの記事数を取得」をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(3)次の画面で「調査キーワード」や「地域名」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(以下は前ステップから取得したアウトプット【調査キーワード】を引用したものです。)


(4)「ネガティブワードタイプ」や「除外ワードフラグ」はプルダウンから運用に沿った内容を選択できます。

(5)必要項目に情報を入力した後[テスト]をクリックし、[保存する]をクリックします。
なお、RISK EYESのアクションを変更(または追加)すれば、新聞やブログの記事数も取得できます。

・Gmailの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。

(3)「本文」にはメールを送信する際のメッセージを入力します。
以下の画像は、本文内に1つ目のステップで取得したアウトプット【回答ID】と【回答の作成日時】、2つ目のステップから取得した【記事数】を引用したものです。

(4)任意で「添付ファイル」にもアウトプットを使用・設定できます。
また、添付ファイルを追加することもできますので、希望の内容を設定しましょう。

(5)入力後、[次へ]をクリックすると、次の画面で設定した内容の一覧が確認できます。

(6)作成したメールの内容に問題がなければ、[テスト]をクリックし、その後[保存する]をクリックします。
これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

RISK EYESやGoogleフォームを使ったその他の自動化例

他にもRISK EYESやGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知する

反社チェック業務の正確性とスピードの向上を図りたい方におすすめのフローです。
Googleフォームで回答された内容を手動での転記する作業が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できます。
また、メールの自動通知により、結果の見落としや確認漏れの防止につなげます。

Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでブログの記事数を取得する

RISK EYESで検索キーワードに対するブログの記事数を取得し、Google スプレッドシートに取得したデータを自動転記するフローです。
RISK EYESの手動での転記作業が不要となり、作業時間の短縮が見込めます。

Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESで新聞の記事数を取得する

Google スプレッドシートを使用してデータ分析を行う方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートに検索キーワードが追加されると、RISK EYESで自動的に新聞の記事数を取得することができるため、リスクの大きさや重要度を直感的に判断することができるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したGoogleフォームとRISK EYES、Gmailのアプリ連携を業務に取り入れることで、日常的な反社チェック作業を自動化し、チェック結果を効率的に担当者へ通知することができます。
データの転記や該当チームへの通知などの煩雑な手作業を最小限に抑えることで、担当者の負担軽減にもつなげられます。
さらに、Googleフォーム側の回答状況をトリガーにGmailへの通知までのプロセスを自動化することで、日々重要なチェック業務の効率性と正確性が向上し、リスク管理の体制強化が期待できます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。

この記事を書いた人
k.ueno
これまでカスタマーサポートとして、ユーザー様の疑問や不安点を解消するために尽力してきました。 yoomを活用することで、日々の煩雑になりつつある業務がサクサク進むようになると知り、感動しました! これから業務効率化を目指す方々へ、スムーズにサービスを利用してもらえるよう、わかりやすい内容でコンテンツを発信していきます。
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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