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取引先や顧客管理において、日常的な反社チェック業務は重要なプロセスです。
しかし、手動でのチェックとその結果の通知や共有は時間と労力がかかり、ミスのリスクも伴います。
Yoomを活用しGoogleフォームとRISK EYES、Gmailを連携することで、回答内容に基づき反社チェックを自動で行い、その結果をGmailで通知できるので、手作業を省略しつつ担当者の作業負担を削減できます。
本記事では、Googleフォームの回答内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、チェック業務効率の向上とリスク管理の強化が実現できるのでぜひご覧ください。
アンケートや申し込みフォームから収集した情報をもとに反社チェックを行う場合、担当者が手動で作業を行う必要があり、多くの時間を費やしていました。
例えば、この自動化フローを導入することで手動作業を省略できるので、新規取引先の情報を多数処理する場合でも、Googleフォームからの入力データが素早くRISK EYESに送信されます。
さらに、チェック内容がGmailに迅速に通知されるため、処理完了までの時間短縮が見込めます。
チェック業務の少人数での業務遂行が可能となり、リソースの有効活用が期待できます。
従来の手動でのデータ転記やチェック作業では、人体ミスが発生する可能性がありました。
このフローを取り入れることで、Googleフォームの回答内容がRISK EYESへ反映されるため、手作業によるミスを防ぐことができます。
例えば、短時間で多くのデータを処理する必要があるシーンでは、確認事項が多く情報を誤入力してしまう可能性もありました。
反社チェックからGmailへの通知までのプロセスが自動化されることで、回答内容をそのままチェック項目に反映するため、このようなミスを抑制できます。
Googleフォームで収集したデータに基づきRISK EYESでチェックを行い、Gmailで通知するプロセスが自動化されるので、複数スタッフで行う際の作業のばらつきをなくせます。
例えば、これまで収集した内容をチェック時に分類する際、担当者によって解釈が異なり結果内容がわかりづらくまとまっていました。
プロセスが統一されることでこのような対応のばらつきをなくし、整理されたデータに基づき対応を行えるようになるので、担当スタッフは安心して業務に従事できるようになるかもしれません。
では、「Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Googleフォームで回答が行われたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、RISK EYESの提供するAPIを用いて、Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施することで実現可能です。
また、Gmailが提供するAPIを用いることで、チェック結果をGmailでメール送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを業務に利用している方
・複数の部署や拠点での業務プロセスの標準化を目指す方
・フォーム情報を他のツールに同期し、転記の手間を省きたい方
2. RISK EYESを業務に利用している方
・反社チェック業務の正確性とスピードを向上させたい方
・業務の負担軽減を検討している方
3. Gmailを業務に利用している方
・メールの自動送信により、反社チェックの結果の見落としや確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答情報をもとに、RISK EYESによる反社チェックとGmailでの結果通知が自動化されます。
手動転記が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できるほか、メール通知も自動化されることで、結果の見落としや確認漏れの防止につながります。
■注意事項
・Googleフォーム、RISK EYES、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
(1)まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
(3)次はRISK EYESを接続しましょう。
Googleフォームの新規接続と同じようにRISK EYESのアプリを検索します。
(4)「アカウント名」と「ユーザーID」、「パスワード」を入力し、［追加］をクリックしてください。
これで2つ目のRISK EYESが接続できました。
(5)RISK EYESのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを業務に利用している方
・複数の部署や拠点での業務プロセスの標準化を目指す方
・フォーム情報を他のツールに同期し、転記の手間を省きたい方
2. RISK EYESを業務に利用している方
・反社チェック業務の正確性とスピードを向上させたい方
・業務の負担軽減を検討している方
3. Gmailを業務に利用している方
・メールの自動送信により、反社チェックの結果の見落としや確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答情報をもとに、RISK EYESによる反社チェックとGmailでの結果通知が自動化されます。
手動転記が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できるほか、メール通知も自動化されることで、結果の見落としや確認漏れの防止につながります。
■注意事項
・Googleフォーム、RISK EYES、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
今回以下のようなGoogleフォームを事前に作成しています。
（テストのため、ダミーの情報をいれて作成しています。）
(1)まず、Googleフォームのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「フォームID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値（スラッグやタイトルなど）も取得するのがおすすめです
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
(1)次に、2つ目のアクション「Webの記事数を取得」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「調査キーワード」や「地域名」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は前ステップから取得したアウトプット【調査キーワード】を引用したものです。）
(4)「ネガティブワードタイプ」や「除外ワードフラグ」はプルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
(5)必要項目に情報を入力した後［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
なお、RISK EYESのアクションを変更（または追加）すれば、新聞やブログの記事数も取得できます。
(1)最後に、3つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。
(3)「本文」にはメールを送信する際のメッセージを入力します。
以下の画像は、本文内に1つ目のステップで取得したアウトプット【回答ID】と【回答の作成日時】、2つ目のステップから取得した【記事数】を引用したものです。
(4)任意で「添付ファイル」にもアウトプットを使用・設定できます。
また、添付ファイルを追加することもできますので、希望の内容を設定しましょう。
(5)入力後、［次へ］をクリックすると、次の画面で設定した内容の一覧が確認できます。
(6)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］をクリックし、その後［保存する］をクリックします。
これで設定が完了しました。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを業務に利用している方
・複数の部署や拠点での業務プロセスの標準化を目指す方
・フォーム情報を他のツールに同期し、転記の手間を省きたい方
2. RISK EYESを業務に利用している方
・反社チェック業務の正確性とスピードを向上させたい方
・業務の負担軽減を検討している方
3. Gmailを業務に利用している方
・メールの自動送信により、反社チェックの結果の見落としや確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答情報をもとに、RISK EYESによる反社チェックとGmailでの結果通知が自動化されます。
手動転記が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できるほか、メール通知も自動化されることで、結果の見落としや確認漏れの防止につながります。
■注意事項
・Googleフォーム、RISK EYES、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
他にもRISK EYESやGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
反社チェック業務の正確性とスピードの向上を図りたい方におすすめのフローです。
Googleフォームで回答された内容を手動での転記する作業が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できます。
また、メールの自動通知により、結果の見落としや確認漏れの防止につなげます。
■概要
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを業務に利用している方
・複数拠点での業務プロセスを標準化させたい方
・フォーム情報を自動同期し、転記の手間を省きたい方
2. RISK EYESを業務に利用している方
・反社チェック業務の正確性とスピードの向上を図りたい方
・業務の負担軽減を目指す方
3. Outlookを業務に利用している方
・チェック結果の見落としや確認漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答情報をもとに、RISK EYESによる反社チェックとOutlookでの結果通知が自動化されます。
手動転記が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できるほか、メール通知の自動化により、結果の見落としや確認漏れの防止につながります。
■注意事項
・Googleフォーム、RISK EYES、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
RISK EYESで検索キーワードに対するブログの記事数を取得し、Google スプレッドシートに取得したデータを自動転記するフローです。
RISK EYESの手動での転記作業が不要となり、作業時間の短縮が見込めます。
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでブログの記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを利用してデータ分析をしている方
・集計データの分析を行っているマーケティング担当者
・リスク管理でGoogle スプレッドシートを活用しているチーム
2.RISK EYESを使用して調査、分析の業務を行っている方
・RISK EYESで競合他社の動きを監視しているマーケティング部門の方
・データ分析を行う、データアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。
しかし、検索したいキーワードが多い場合、都度入力をして取得した情報をGoogle スプレッドシートに転記するのは手間だと感じているかもしれません。
Google スプレッドシートへの転記作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
RISK EYESで検索キーワードに対するブログの記事数を自動で取得し、Google スプレッドシートに転記できるようになるため、手動によるRISK EYESの作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、Google スプレッドシートに転記した内容を特定のメンバーに通知することができ、スムーズな情報共有をすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートを使用してデータ分析を行う方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートに検索キーワードが追加されると、RISK EYESで自動的に新聞の記事数を取得することができるため、リスクの大きさや重要度を直感的に判断することができるようになるかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESで新聞の記事数を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使用してデータ分析を行う方
・データ分析を行う、データアナリストの方
・Google スプレッドシートに情報を蓄積している方
2.RISK EYESを業務で使用している方
・リスク情報を監視するリスクマネージャー
・法規制や社内規則の遵守を管理している法務部門の方
■このテンプレートを使うメリット
RISK EYESを使用することで、反社チェックを効率化できるのがメリットです。。
しかし、Google スプレッドシートにRISK EYESでの検索結果を手動でまとめている場合、検索の度に都度情報を追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに検索キーワードが追加されると、自動的に新聞の記事数を取得することができます。
検索キーワードに対するボリューム感をスピーディーに把握できるため、リスクの大きさや重要度を直感的に判断することができます。
また、地域や掲載期間の指定をすることで、関連する新聞の記事数を絞り込むことができるため、必要な情報量のみ取得することも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、RISK EYESのそれぞれとYoomを連携してください。
今回紹介したGoogleフォームとRISK EYES、Gmailのアプリ連携を業務に取り入れることで、日常的な反社チェック作業を自動化し、チェック結果を効率的に担当者へ通知することができます。
データの転記や該当チームへの通知などの煩雑な手作業を最小限に抑えることで、担当者の負担軽減にもつなげられます。
さらに、Googleフォーム側の回答状況をトリガーにGmailへの通知までのプロセスを自動化することで、日々重要なチェック業務の効率性と正確性が向上し、リスク管理の体制強化が期待できます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
