Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する方法

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

•  Chromeを使用するため、アカウントを準備してください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chromeの拡張機能を追加した後、拡張機能の管理画面で、シークレットモードの実行を許可する設定をオンにしてください。

ジョブカン勤怠

• 勤怠会社ID
  
  • ジョブカン勤怠管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、アカウント情報の変更をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。

• グループ管理者ログインIDとパスワード
  
  • 同じくジョブカン勤怠の管理画面から取得します。上部メニュー【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…に進んで表示された画面からログインIDを取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。

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Google フォーム

• Googleアカウントのログイン情報
• 入力用のGoogle フォーム
  
  • 姓名とメールアドレスはジョブカン勤怠の登録上必須項目のため、Google フォームの項目に必ず追加してください。

Slack

• 通知するワークスペースのURL
• 投稿するチャンネル
  
  • 必要に応じて管理者への承認が必要な場合があるため、事前に確認してください。

ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細

Slack公式：ワークスペースの管理

ステップ1　マイアプリ連携の設定

連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。

※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。

アプリの新規接続

マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。

Google フォーム

検索結果からアプリ名をクリックします。

「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。

アカウントを選択します。

Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしてください。

「続行」をクリックしてください。これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。

Slack

検索窓からアプリ名を探します。該当のアプリ名をクリックすると、Slackのサインイン画面に移ります。

ご利用のワークスペースURLを入力し、続行するをクリック。その後、YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移動します。

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許可をクリックすると、連携が完了します。

ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細

Slack公式：ワークスペースの管理

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

下のバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　　アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• フォームID
  
  • 事前準備で作成したフォームのIDを入力します。

→テストをクリックします。　→成功！以下の項目が取得できます。

→保存するをクリックします。

※Google フォームに、さらに取得項目を追加する

• アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。

• 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
• 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。

• 項目名は、アウトプット一覧から編集が可能です。

ステップ4　ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

(1/1)ブラウザ操作の詳細設定

事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。

• 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
• 「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。

• 「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。

• グループ管理者IDとパスワードを入力するので、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリックします。

• サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
• IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
• 右下にある保存するをクリックします。
• 「4.パスワードを入力」を開きます。

• 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
• これ以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
• 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。

• これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加し、情報を取得しておきましょう。
• 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
• 重要ポイント！ ジョブカン勤怠の仕様では、半角数字かつハイフンなしが条件のため、Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
• ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。

• 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。

• メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。

• ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
• 「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。

• ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
• 勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。

• フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。

• ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
• 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
• アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）

• アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。

• スタッフ登録画面に移動します。

• 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。

• アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。

• 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
• 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
• ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
• 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
• 全部成功したことを確認します。

→保存する　をクリックします。

※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。

1. ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
2. メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）

ステップ5　アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Slackへの通知内容の編集設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Slackと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• チャンネルID
  
  • 編集欄をクリックすると、連携したSlackのアカウントからチャンネルの候補一覧が表示されます。該当のチャンネルを選択すると、自動でIDが引用されます。

• メッセージ
  
  • 通知する定型文を作成します。特定のメンバーへのメンションも可能です。

• 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。

• ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを用いた通知もわかりやすくて便利です。
• 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
• 成功！Slackの該当チャンネルには通知が届いていました。

→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。

ステップ6　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用！RPA×Slackでできる便利な自動化3選

RPAとSlackを組み合わせると、日々の業務がもっとスムーズに進められます。特にSlackに通知を集約することで、必要な情報をすぐに確認できるようになり、チームの連携もしやすくなります。

1. Webサイトの情報を自動取得してSlackに通知

毎日Webサイトをチェックして最新情報を集めるのは、意外と手間がかかるもの。この仕組みを使えば、競合の動向や業界ニュースを自動で取得し、Slackに通知。必要な情報をすぐに把握でき、チームでの共有もスムーズになります。

2. 従業員登録を自動化しジョブカンに反映

フォームで従業員情報を登録すると、RPAがジョブカン勤怠に自動で反映し、Slackで通知してくれる仕組みです。手入力の負担が減ることで、登録ミスを防ぎながらスムーズに情報を共有できます。

3.  商品ランキングを自動取得してSlackで共有

ECサイトの売れ筋ランキングを毎日取得し、Slackに通知する仕組みです。売れ行きの変化をすぐに把握できるので、マーケティング施策や在庫管理に役立てられます。

Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

ここまでGoogleフォームとRPA、Slackを使ったフローをご紹介しました。では、この自動化が実際にどんな場面で役立つのか、詳しく見ていきましょう。
特に人事担当者・採用担当者・中小企業の総務担当者にとっては、登録作業の負担を減らしながら、よりスムーズに業務を進められるようになるはずです。<span class="mark-yellow">「具体的にどう活用できるの？」「自分の業務にも当てはまるかな？」と思った方は、ぜひ続きをチェックしてみてください！</span>

1.登録の手間を減らして、転記ミスも防げる！

<span class="mark-yellow">この自動化では、Google フォームで入力した情報がそのままジョブカン勤怠に転記されるので、手作業の入力ミスを防げます。登録が完了すると、Slackの通知で状況をすぐにチェックできます。</span>
人事担当者にとって、登録作業の時間が減るのは大きなメリットです。浮いた時間を社会保険の手続きや、ほかの登録作業の確認に使えるので、結果的にミスを防ぐ環境が整います。登録に追われることなく、落ち着いて業務を進められるようになりますよ。

2.Slackで登録状況をすぐにチェック！チームの連携もスムーズに

<span class="mark-yellow">登録作業が終わると、Slackに通知が届くので、都度ジョブカン勤怠を開かなくても、登録状況をすぐに確認できます。</span>誰がいつ登録されたのかを関係者全員が把握できるため、「登録済みかどうかわからず、二重チェックしてしまう」「確認のために何度も問い合わせる」といった手間が軽減できます。
採用担当者にとって、Slackで登録状況を確認できるのは安心です。リモートワーク中でも状況を把握しやすくなり、チーム全体で登録完了を基にスムーズにタスクを進められるでしょう。

3.担当者が不在でも業務が進むから安心！

RPAが作業を自動で進めるため、担当者が不在でも業務が滞る心配がありません。<span class="mark-yellow">急な離席や繁忙期はもちろん、子育て中の社員が急に早退しなければならないときも、ほかのメンバーに負担をかけずに済みます。</span>
中小企業の総務担当者にとって、少人数のチームでもスムーズに登録作業を進められるのは大きなメリットです。「誰かが代わりにやらないと…」と焦ることが減るので、チーム全体が無理なく仕事を回せる環境づくりにもつながります。その分、ほかの業務に集中しやすくなり、職場の働きやすさもアップするはずです。

まとめ

勤怠システムへの登録作業、大変じゃないですか？手作業が多いと時間もかかるし、ミスの心配もありますよね。そんな負担を減らせるのが、このフローです。Google フォームに入力した情報をRPAが自動でジョブカン勤怠に登録し、Slackで通知までしてくれるので、転記ミスや確認作業の手間をぐっと減らせます。これなら、登録作業に追われることなく、チーム全体でスムーズに仕事を進められます。<span class="mark-yellow">Yoomのフローボットテンプレートを使えば、プログラミングのスキルがなくてもすぐに導入OK。</span>直感的な操作で設定できるので、ぜひ気軽に試してみてください！

では、またお会いしましょう！

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