Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
- Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
- フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
「Google フォームで受けた注文情報を、一件ずつ手作業で請求書に転記している…」
「単純なコピー＆ペースト作業なのに、ミスが許されないため気が抜けない…」
このように、Google フォームの回答内容を元にした請求書作成業務に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、Google フォームに回答が送信されたら、その内容を元に自動で請求書が発行される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、売上向上に繋がるコア業務にもっと集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求書発行業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle フォームの回答内容をもとに書類を発行する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
- Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
- フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Google フォームの回答から請求書を発行するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google フォームで回答が送信された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を自動発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google フォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
- Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
- フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ステップ1：Google フォームとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ナビ動画にも解説がありましたが、詳しくは以下の手順をご参照ください。
事前準備
次のステップに進む前に事前準備をしておきましょう。
事前に準備しておきたい項目は2つです。
1 フォームを作成しておく
フォームの中には、作成したい書類の情報を収集できる設問を設定してください。
また、フォーム設定画面のURLを使用しますのでコピーしておいてください。
2 書類の雛形を作成しておく
Google スプレッドシートを利用して書類の雛形を作成してください。
今回は以下の雛形を使用します。
雛形の作成方法は以下のリンク先をご覧ください。
Google フォームをマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Google フォームと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
そのあとはナビ動画のGoogle スプレッドシートと同様に設定してください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する
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■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
- Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
- フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Google フォームに回答が送信されたら設定
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Google フォームの画面に移動し事前準備で作成したフォームからテスト用データを送信します。
送信出来たらYoomの画面に戻ります。
フォームIDを設定します。
フォーム設定画面でコピーしたURLから、注釈を確認しながらフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Google フォームは自由に回答を収集できるため、特定の取得した値が設定されていません。
そのため、使用したい値が表示されていない場合は追加する必要があります。
Google フォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
値が追加できたら以下のように取得した値に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートの書類を発行する設定
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意した雛形を選択してください。
次に、格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、作成した書類を保存したいフォルダを選択してください。
出力ファイル名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
入力欄をクリックすることで、取得した値を利用することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成される全ての出力ファイル名に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
置換対象の文字列を設定します。
デフォルトで置換対象の文字列、置換後の文字列が設定されています。
雛形で設定した項目名が表示されない場合は、右上にある「置換条件を再取得」をクリックし、表示された項目名に取得した値を設定してください。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
「置換条件を再取得」をクリックしてもデフォルトで表示されていた項目はそのまま残ります。置換後の文字列に設定されているものを削除せずそのままにしてください。
全て設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に書類が作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際に作成した書類がGoogle Driveに保存されているか確認してください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogle フォームで回答が送信された際に、その情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を自動発行するフローでした！
Googleフォームを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームからのファイルや書類をOCRで読み取り、AIで仕訳・解析してスプレッドシートに記録します。
そして、フォーム回答を基にGoogleドキュメントなどで書類を自動発行し、複数の書類を一括作成・送信します。
さらに、発行した書類はGMOサインで送付しDropboxに格納できます。これにより、フォームからのデータ入力・文書作成・契約プロセスを自動化し、経理・契約業務の効率化を実現できます。
フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する
試してみる
◼️概要
フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答内容でGoogle ドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogle ドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogle ドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
- 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
- フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Google ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
- オペレーションで設定するGoogle ドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
Googleフォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、フォームで集めたデータを活用して効率的に書類作成と配信を自動化します。
YoomのAPI連携や書類発行の機能を駆使し、手間のかかる作業をスムーズに進めることができます。
このワークフローを導入することで、業務の迅速化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータを使った書類作成に時間を取られている方
- 手作業でPDFを作成し、Gmailで送信するプロセスを自動化したい方
- 業務の効率化を図り、リソースを他の重要なタスクに充てたい企業の担当者
- ミスの発生を減らし、正確な書類配信を実現したい事務担当者
- Yoomを活用して、既存のSaaSアプリとの連携を強化したいIT管理者
■このテンプレートを使うメリット
- 書類作成の時間を短縮：Googleフォームのデータを自動で処理し、必要な書類を一括作成できます。
- ミスの防止：手作業による入力ミスを減らし、正確な情報をもとにPDFを生成・送信します。
- 業務の一元管理：Yoomを通じて複数のアプリと連携し、効率的なワークフローを実現します。
Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
- Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
- フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
- 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を確認し、手作業で書類を作成・保存する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を基にGoogle スプレッドシートで書類を作成後、Google Driveへ保存します。一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業で確認・転記している方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率化したいと考えている方
- Google DriveやGoogle スプレッドシートを用いた書類管理業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から書類作成、保存までが自動化されるため、手作業での転記やファイル操作に費やしていた時間を短縮できます。
- AI-OCRによる自動読み取りと書類生成により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携からGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、抽出したテキストを基に書類を作成し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーであるGoogleフォームの回答情報から、対象ファイルのIDを動的に指定してください。
- AI-OCRで文字を読み取る際、対象となるファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際は、あらかじめ用意した雛形と連携し、発行する書類の保存先や、抽出したどのテキストを書類のどこに反映させるかを設定します。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで日々受け付けているアンケート回答や申込書などの書類、その後のデータ入力や仕分け、そしてGoogle スプレッドシートへの転記作業に手間を感じていませんか。手作業では時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付書類の文字情報をOCR機能で読み取り、AI機能が内容を解析・仕分けし、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、一連の処理を効率化し、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた書類の情報を手作業で転記し、非効率を感じている方
- OCRでの文字起こしやAIでの情報整理を手動で行い、ミスや工数に悩んでいる方
- 書類処理業務の自動化を進め、より付加価値の高い業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕分け、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業が自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
- 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、仕分けの判断ミスといったヒューマンエラーの発生を抑え、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報をもとに内容の仕分けや必要な情報の抽出を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで処理したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」では、OCRで抽出したテキスト情報をもとに、どのような基準で情報を仕分けるか、あるいはどのような形式でテキストを整形するかなど、具体的な指示をプロンプトで柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った書類の内容確認と仕訳に、手間や時間を取られていませんか。手作業による入力ミスや、対応漏れが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容をAIが判断して仕訳し、結果をOutlookで通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた書類の処理に、多くの時間を費やしている方
- 手作業による書類の仕訳で、ミスや漏れを減らしたいと考えている方
- OCRやAIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに書類が提出されると、OCR処理、AIによる仕訳、Outlookでの通知まで自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 自動処理により、書類の見落としや仕訳ミス、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に添付された書類ファイルをYoom内にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに、書類の仕訳を行います。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって生成された仕訳結果を含む通知メールを、指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出したい項目（例：請求書番号、日付、金額など）を任意で設定できます。
- AI機能のアクション設定では、書類の内容をどのように仕訳するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報などを変数として組み込むことも可能です。
- Outlookでメールを送信するアクション設定では、メールの件名や本文に、OCRやAIによって処理された情報を変数として挿入したり、固定の文言を追加したりでき、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで特定の回答が送信されたら、Google ドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたアンケートや申し込み内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記して書類を作成する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信されたことをきっかけに、Google ドキュメントで書類を自動で発行できます。これにより、手作業による定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使った手作業での書類作成に課題を感じている方
- フォームの回答内容に応じて、発行する書類を自動で変更したいと考えている担当者の方
- Googleフォームから取得した情報を元にした定型的な書類作成のプロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業での作成や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記ミスや、書類の作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に応じた条件を設定します。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を設定し、設定した条件に基づいてGoogle ドキュメントで書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、任意のフォームを指定して設定することが可能です。
- 分岐機能では、Googleフォームから取得した回答内容などを利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- 書類発行機能では、発行する書類の雛形となるGoogle ドキュメントを任意で設定でき、フォームの回答内容などを書類内の特定箇所に差し込む設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Googleスプレッドシートに情報追加
試してみる
◼️概要
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Googleスプレッドシートに情報追加するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
・事前に情報を蓄積するスプレッドシートを用意してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納する
試してみる
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
まとめ
Google フォームと各種ツールを連携させて請求書発行を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業や書類作成の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、顧客との関係構築や新たな提案活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：発行前に上長などの承認フローを挟めますか？
A：はい、可能です。
承認フローを追加するには、フローボットの追加したい箇所にある+をクリックし、表示された機能の中から承認を依頼を選択します。
詳しい設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：作成した請求書をPDF化して自動送付できますか？
A：はい、可能です。
先ほどと同様に、フローボットの追加したい箇所にある+をクリックし、利用したいメールアプリを追加します。例えばGmailの場合、メールの設定の+添付ファイルを追加をクリックし、プルダウンメニューから発行した書類を設定することでPDF化した書類を自動送付できます。
Q：複数の品目を請求書の明細に記載できますか？
A：はい、できます。
雛形となるファイルに{品物名1}{品物名1_金額}のように、{}を利用して設定を行ってください。
雛形について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
