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「Googleフォームで面談予約を受け付けたあと、毎回カレンダーに手入力している」
「担当者の予定を確認してから空き時間に予定を入れる作業が続いていて、スケジュール調整に時間が取られてしまう…」
そんな状況に心当たりはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信された際に、CRMツールやカレンダーに自動で予定が作成される仕組み</span>があれば、日程調整にかかる時間を削減できます。
面談や商談の日程が自動で反映されるので、対応もスムーズになり、次の準備や顧客対応にすぐ取りかかれるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け付けた回答をもとに予定を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGoogleフォームと様々なツールを連携させ、予定作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。この自動化により、日程調整業務の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け付けた問い合わせや面談予約などの回答内容をもとに、Zoho CRMといったCRMツールに自動で予定を作成する</span>ことで、顧客情報とスケジュールを一元管理し、営業活動の抜け漏れを防ぎ、よりスムーズな顧客対応を実現します！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、Zoho CRMに予定を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
次にGoogleフォームの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用のプランによって設定できる最短の間隔が異なるので、料金プランを事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
この後行う連携テストのために、Googleフォームの作成と回答の送信まで行っておきましょう。
今回は以下のフォームを用意しました。
フォームIDの欄に、用意しておいたGoogleフォームのIDを入力します。
フォームのURLからIDを確認できます。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で追加する必要があります。
Googleフォームをトリガーとして使用した場合、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Googleフォームから取得した内容を基に、Zoho CRMで予定を作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「予定の作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
イベントのタイトル欄には任意の内容を入力します。
終日かどうかを選択します。
開始日時と終了日時をそれぞれ入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、先ほどGoogleフォームのトリガー設定で取得した値の中から選びましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
Zohoドメインを入力します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功するとZoho CRMに予定が作成されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Mailchimpにコンタクトを追加したり、楽楽販売やBubble、Boxなどの外部サービスに回答内容を登録することも可能です。
また、Geminiで送信内容を分析してNotionにまとめたり、Gmailと連携して返信メールを自動作成・送信することもできます。
自動化を活用することで、情報共有やデータ管理の手間を減らし、チーム全体の作業効率を高められます。
Googleフォームと各種ツールを連携して予定作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答内容の確認やカレンダーへの転記作業をなくし、日程調整に伴うヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
たとえば、フォームから初回相談の申込みがあった際、Zoho CRM上にスケジュールが自動で反映されるようになるため、担当者は慌てて予定を入れる必要がありません。
その分、事前の準備やフォロー対応に時間を使えるようになり、顧客への対応もよりスムーズになります。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダーなど他のツールにも連携可能？
A：はい、可能です。
たとえば、今回ご紹介したZoho CRMだけではなく、Googleカレンダーとの連携もできます。
Yoomでは、Zoho CRMやGoogleカレンダー以外にも、さまざまな外部アプリと連携できます。
対応しているアプリ一覧は、Yoomのアプリ連携ページで確認できます。
Q：フォームの回答内容を予定のタイトルに設定できる？
A：はい、可能です。
Googleフォームで予定タイトルにしたい内容の質問項目を作成し、その回答を取得するように設定してください。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Yoomお問い合わせ窓口
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