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「Googleフォームに届いた回答を、一件ずつPDFにして保存するのが面倒…」
「手作業だとコピー＆ペーストのミスや、保存漏れが起きてしまわないか心配…」
このように、Googleフォームの回答内容をPDF化する定型業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容を自動でPDFファイルとして生成・保存できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答を自動でPDF化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を自動でPDF化するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリ＞新規接続からGoogleフォームを探してクリックします。
連携確認ページが出てくるので、「Sign in with Google」を押してください。
Googleへのログインページが出てくるので、そのまま権限を全て許可にしてログインしてください。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録は完了です。
以下よりご確認ください。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDを注釈の通り入力したらテストボタンを押します。
テストが成功したら、今回はJSONPathを用いて「取得した値」に値を格納する必要があります。以下をご確認ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
今回は「氏名」「メールアドレス」「問い合わせ内容」を取得した値に格納しました。
「取得した値」に格納した値は、横のペンボタンからタイトル編集ができます。
このようにタイトルをつけなおし、わかりやすくしておくと、後のフローで便利です。
ここまで終わったら「完了」ボタンで保存してください。
次にGoogleスプレッドシートで書類を発行します。「書類を発行する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままで構いません。
雛型書類、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補より選んでください。
出力ファイル名は取得した値が使えるので、わかりやすい名前をつけてください。
ここまで終わったら「次へ」で進みます。
注釈の通り入力していきます。
置換後の文字列はうまく設定ができていればすでに入力されていますが、入っていない場合は「取得した値」より当てはまるものを入れていってください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここまで終わったらテストボタンを押してください。テストが成功し、PDFが完成すればOKです。
PDFは以下のように作成されています。
指定したフォルダにPDFが格納されているかも確認してください。
確認出来たらYoom設定画面の「完了」ボタンより保存してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Googleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームを活用し、名刺画像や回答内容をトリガーにOCRやAI解析を活用してリード情報を作成し、HunterやXeroなどの外部CRMに登録したり、Outlookで自動でお礼メールを送信したりできます。
また、フォームから提出されたPDFや画像、音声ファイルを自動で変換・処理し、NotionやGoogle Driveに格納できます。
さらに、従業員データをマネーフォワード クラウド経費に自動登録します。
これにより、フォーム回答後のデータ入力・ファイル変換・顧客フォローを全て自動化し、バックオフィス業務と営業活動の効率化を実現できます。
GoogleフォームとYoomを連携して回答内容のPDF化を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたPDF作成・保存の手間を削減し、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より迅速に回答内容を確認・共有できるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：生成するPDFのレイアウトは変更できますか？
A：雛型書類の置換する部分の設定ができていれば、レイアウトはカスタマイズ可能です。
Q：作成したPDFを自動でメール送信できますか？
A：はい、可能です。
今回のフローの後に、「+」をクリックして、アクションがの追加が可能です。
以下のようにGmailを選択し、メール配信を行うフローを追加いただけますので、ぜひお試しください。
Q：特定の回答があった時だけPDF化することは可能ですか？
A：分岐設定を使用すれば可能です。分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能ですので、ご検討ください。
分岐設定について
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