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名刺管理は、営業やマーケティングの現場で欠かせない業務の一つですが、手動入力や紙媒体での管理には多くの手間と時間がかかります。
そんな課題を解決するのが、GoogleフォームとSansanの連携です。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCR機能で自動的に読み取り、Sansanに登録することで、名刺情報を効率的に管理できます。これにより、作業の効率化はもちろん、チーム全体での情報共有や活用も、よりスムーズになるでしょう。
本記事では、GoogleフォームとSansanを連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
GoogleフォームとSansanを連携してOCR機能を活用することで、Googleフォームで送信された名刺画像をOCR機能で読み取り、Sansanに自動登録できます。これにより、名刺情報の入力作業が効率化されるでしょう。
例えば、手動入力では、1件ごとに名前、会社名、連絡先などを確認しながら入力する必要がありましたが、このプロセスが完全に自動化されるため、作業負担が減少します。特に、大量の名刺を取り扱うイベント後の作業でその効果を実感できるでしょう。
Sansanを活用することで、名刺情報が一元的に管理され、誰がどの顧客と接触したかが明確に記録されます。Googleフォームを使用すれば、受け取った名刺情報をオンラインで集約でき、チーム全体での共有がスムーズになるでしょう。
例えば、イベントで数十人の顧客情報を収集した場合でも、そのデータをスピーディにSansanに反映することで、すべてのメンバーがすぐにアクセス可能になります。これにより、イベント後のフォローアップ作業のスピード向上が期待できます。さらに、顧客との接触履歴を他のメンバーと共有することで、過去のコミュニケーション内容をもとにより効果的にアプローチがしやすくなります。
名刺をデジタル化してSansanに登録することで、紙の名刺を保管・管理するためのコストやスペースの削減が期待できます。
Googleフォームを使えば、オンラインで簡単に名刺画像を収集できるため、紙の回収や配布といった手間も省けるでしょう。
例えば、国際的な展示会で大量の名刺を収集した場合でも、すべての情報をSansanに登録することで物理的な保管場所を確保する必要がなくなります。また、名刺の紛失リスクを防ぐことも、大きなメリットと言えます。
デジタル化によって過去の名刺情報をすぐに呼び出せるため、古い名刺を探すために紙のファイルを見返す必要がなくなり、単なるコスト削減だけでなく、業務スピードの向上にも繋がるでしょう。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信された名刺画像をOCR機能を使って読み取り、自動でSansanに登録できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(4)次にGoogle Driveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(5)次にSansanの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSansanをクリックします。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(6)「Sansanの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力します。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとSansanが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)次に、Google Driveと連携してファイルをダウンロードします。
設定することで、送信された画像ファイルがフォーム作成者のGoogle Driveに保存されます。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
(5)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。
(6)「API接続設定」画面から、アウトプットを使って「fileId」を選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままで、アクションは「名刺を読み取る」を選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法はプルダウンから選択します。
追加で抽出したい項目は、赤枠の注意事項を確認の上、直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Sansanと連携して名刺データを登録します。
「名刺データを登録」をクリックします。
(2)Sansanの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「名刺データを登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、必要な項目にアウトプットを使って入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもGoogleフォームを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。さらに、自動化することで、情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
2.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
Googleフォームの回答を確認しなくても、自動でGoogleカレンダーに面接の予約が登録されます。これにより、手動でGoogleカレンダーに登録する手間が省け、スケジュールの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは人事担当者の方に特におすすめです。
3.Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
Googleフォーム送信時に、自動で回答者に返信が送られます。これにより、手作業での返信にかかる時間と手間を省けるでしょう。また、人的ミスのリスクも軽減されることで、回答者へスムーズな対応が可能となるでしょう。
さらに、Googleフォーム・Sansan・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GoogleフォームとSansanを連携することで、名刺管理の効率化やチームの連携強化、顧客情報の活用が格段に進みそうですね！
手動入力の手間を省き、情報を一元管理できるだけでなく、検索性向上や管理コスト削減などの効果も期待できます。
これらのメリットは、営業やマーケティング現場の負担を軽減し、顧客対応のスピードと精度を向上させる大きな助けとなるでしょう。
GoogleフォームとSansanの連携をぜひ検討してみてください！
