Googleフォーム・Sansan・OCR機能を連携して、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録する方法

ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Sansanをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(4)次にGoogle Driveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(5)次にSansanの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSansanをクリックします。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(6)「Sansanの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力します。
入力が完了したら「追加」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとSansanが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Googleフォームと連携してフォームに回答された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

‍Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法

アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)次に、Google Driveと連携してファイルをダウンロードします。
設定することで、送信された画像ファイルがフォーム作成者のGoogle Driveに保存されます。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。

(5)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、アウトプットを使って「fileId」を選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取る

(1)次に、OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままで、アクションは「名刺を読み取る」を選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法はプルダウンから選択します。
追加で抽出したい項目は、赤枠の注意事項を確認の上、直接入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Sansanと連携して名刺データを登録する

(1)次に、Sansanと連携して名刺データを登録します。
「名刺データを登録」をクリックします。

(2)Sansanの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「名刺データを登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、必要な項目にアウトプットを使って入力します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録する」フローボットの完成です。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogleフォームを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する

GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。さらに、自動化することで、情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。

2.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する

Googleフォームの回答を確認しなくても、自動でGoogleカレンダーに面接の予約が登録されます。これにより、手動でGoogleカレンダーに登録する手間が省け、スケジュールの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは人事担当者の方に特におすすめです。

3.Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

Googleフォーム送信時に、自動で回答者に返信が送られます。これにより、手作業での返信にかかる時間と手間を省けるでしょう。また、人的ミスのリスクも軽減されることで、回答者へスムーズな対応が可能となるでしょう。

さらに、Googleフォーム・Sansan・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧

Sansanを使用したフローボットテンプレート一覧

OCR機能を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

GoogleフォームとSansanを連携することで、名刺管理の効率化やチームの連携強化、顧客情報の活用が格段に進みそうですね！
手動入力の手間を省き、情報を一元管理できるだけでなく、検索性向上や管理コスト削減などの効果も期待できます。
これらのメリットは、営業やマーケティング現場の負担を軽減し、顧客対応のスピードと精度を向上させる大きな助けとなるでしょう。
GoogleフォームとSansanの連携をぜひ検討してみてください！