■概要
Googleフォームで受け取った名刺画像を、一件ずつ手作業でSansanに登録する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された名刺画像をOCRで自動的に読み取り、Sansanへ情報を登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、より生産的な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとSansanを利用し、手作業での名刺情報登録に課題を感じている方
- イベントやウェビナーで獲得した名刺情報を、迅速かつ正確にデータ化したい方
- 手入力による登録ミスをなくし、顧客データベースの品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信からSansanへの登録までを自動化することで、手作業によるデータ入力の時間を短縮し、業務を効率化します。
- OCR機能によって情報を直接読み取り登録するため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで名刺画像のテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい情報の項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Sansanにデータを登録するアクションでは、OCRで読み取った情報をどの項目に割り当てるか自由に設定できるほか、固定値を入力することもできます。
- Googleフォームでは、任意のフォームを指定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Sansanとの連携およびOCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
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