GoogleフォームとSlackを連携して、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する方法

ステップ1:GoogleフォームとSlackをマイアプリ登録

GoogleフォームとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズです。

まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索欄でGoogleフォームを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、Googleフォームにログインしましょう。

次に、Slackのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、一覧からSlackを探すか、検索欄で検索してください。
Slackのマイアプリ登録はこちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、枠内のチャンネルを検索して該当するチャンネルを選択します。

以下の画面が表示されるので、ワークスペースにサインインしましょう。

GoogleフォームとSlackがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Googleフォームの設定を行うので、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くSlackのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Googleフォームと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
• 「フォームID」→説明の通りに設定

「テスト」をクリックすると、Googleフォームの値が結果として表示されます。
この値を活用し、その後の設定を行います。
「テスト成功」と表示されたら、こちらを参照してアウトプットを設定しましょう。
設定できたら、「保存」をクリックしてください。

次に、Yoomの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行うので、「複数のレコードを取得する（最大500件）」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「実行アクション」→複数のレコードを取得する（最大500件）
  

Yoomのデータベースにテスト用として、招待対象のチャンネル名やチャンネルIDを設定しましょう。
新しく作成する場合は、「プロジェクト一覧」横にある「+」→「データベース」をクリックしてください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

設定画面に戻って、「データベースの連携」を設定してください。
先ほど設定したデータベースが格納されている「プロジェクト」を選択し、「データベース」、「テーブル」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定します。
Googleフォームのアウトプットを活用し、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、チャンネルIDを1件ずつ取得する設定を行うため、「チャンネルIDを1件ずつ取得する」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、一部有料プランで利用できる機能です。
他のプランで設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトは、エラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可

繰り返し対象のアウトプット

• 「オペレーション」→複数のレコードを取得する（最大500件）
• 「アウトプット」→チャンネルID

設定を確認できたら、「保存」をクリックしましょう。

次に、Slackの設定を行うので、「チャンネルにメンバーを招待」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Slackと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→チャンネルにメンバーを招待
  

以下の注意事項をご覧ください。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法は、こちらを確認しましょう。

次に、「チャンネルID」を設定してください。
「チャンネルIDを1件ずつ取得する」のアウトプットを活用し、「チャンネルIDのループ変数」を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、「メンバーID」を設定しましょう。
Googleフォームのアウトプットから「メンバーID」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとSlackの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogleフォームとSlackを使った自動化の例

他にもGoogleフォームとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答が送信されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
Googleフォームに回答されたかどうかを把握したい方におすすめの自動化です。
フォームの回答内容をSlack上でスピーディーに確認できます。

2.Googleフォームで申し込みされたら、Googleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知するフローです。
Googleフォームで申し込みフォームに回答があったら、そのデータをGoogleスプレッドシートに転記し、Slackに通知できるため、フォーム内容の回答を記録する際に便利です。
申し込みフォームだけでなく、アンケートや問い合わせフォームなど用途に合わせて利用可能です。

3.Googleフォームで受け取った注文書や発注書を自動的にSlackに通知するフローです。
注文書や発注書を確認する手間が省け、担当者の負担を軽減できます。
Slackへの自動通知により、チーム内への共有が容易になるでしょう。

まとめ

複数のSlackチャンネルに一括で招待する自動化により、手動手間が省けたり、円滑に業務を開始できたりと多くのメリットがあります。
手動でのチャンネル招待が不要になることで、管理者の負担を軽減させ、他の重要業務に専念できる環境が整うでしょう。
さらに、異動者や新入社員を招待する際も、Googleフォームに回答してもらうだけで、必要なチャンネルに招待できるので、招待漏れやミスを防ぎます。
今回のテンプレートを導入し、オンボーディングプロセスやプロジェクト進行に役立ててください。