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今回は、Webフォーム作成ツールGoogleフォームとチームコミュニケーションツールSlackの連携についてご紹介します。
2つのツールを連携することで、Googleフォームで回答された情報をSlackに自動で取り込むことができます。
連携による情報の自動同期は、データの確認や再入力の必要がない速やかで正確な情報共有を可能にすることはもちろん、プロジェクトやタスクの管理、顧客サポートなど多方面で様々なメリットを生みます。
ここで、連携によって自動化できる業務の例を見てみましょう。
GoogleフォームとSlackに加え、プロジェクト管理ツールBacklogも連携した場合の業務フローです。
例えば、打ち合わせの予約情報がGoogleフォームで送信された際、Backlogへ打ち合わせの準備を課題(タスク)として登録したうえで、Slackの指定したチャンネルへフォームの回答内容やBacklogの課題IDを通知するように設定することができます。
スムーズな情報共有やタスク管理によって、チーム全体での迅速な対応が可能となります。
GoogleフォームとSlackに加え、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを連携した場合の業務フローです。
例えば、毎週プロジェクトの進捗をGoogleフォームで報告するよう習慣づけておけば、その結果をMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどに追記したうえで、集計結果をSlackに自動通知することができます。
進捗管理が自動化され、プロジェクトの進行状況を常に最新の状態で把握することができます。
例えば、顧客からの問い合わせがGoogleフォームで送信されると、その内容がすぐSlackの専用チャンネルに通知されます。
リアルタイムの情報共有によりサポートチームの迅速な対応が可能となり、顧客サポートの強化につながります。
以上のように、GoogleフォームからSlackへの情報の自動連携によって正確かつ速やかに情報共有が可能となり、業務の効率化につながります。フォームを業務内容ごとに準備したり、関連ツールの同時連携を行ったりすることで、更に自動化できる業務の幅が広がり、得られるメリットは大きくなります。
ここまでのメリットや自動化例を読んで、自分も試してみたいと思った方に朗報です！
Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や知識がなくてもノーコードで連携や自動化ができます。
Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
まずは操作を確認したいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。
アカウント登録が完了したら、実際にYoomを使って連携・自動化のフローを作成してみましょう。
先ほどの例でも最初にご紹介したGoogleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する業務フローについて、テンプレートを使った作り方を詳しくお伝えします。
業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単になります。
まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
回答用のGoogleフォームを作成し、そのURLを控えておいてください。
※Yoomの登録とテンプレートのコピーについては、前述の通りです。
※次のステップ1は、アプリ連携の手順です。連携済みの場合は飛ばしてステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォーム、Backlog、Slackの3つをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※それぞれ連携許可のダイアログが出ます。内容を確認しながら進めてください。
※Slackの連携については、こちらもご確認ください。
1.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルの変更が可能です。)
手動で開く場合はマイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。
2.フローボットから「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
・フォームID：GoogleフォームのURLから、欄下部の注記を参考に入力してください。
・Googleフォームの回答情報を取得する方法はこちらを参考にしてください。
5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する 課題を追加する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
課題の登録先となるドメインとプロジェクトID、及び、登録したい課題の情報について、欄下部の注記を参考に入力してください。
※ステップ2で取得したアウトプットを活用してください。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する Slackに通知する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
投稿先のチャンネルIDとメッセージの内容を入力してください。
※メッセージには、ステップ2やステップ3で取得したアウトプットの情報参照が可能です。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知するフローの完成です。
ここでは、GoogleフォームとSlackの連携で自動化できる業務フローの中から、2つを抜粋してテンプレートを紹介します。
こちらには、Microsoft Excelとの連携が必要です。
メリットとともにお伝えした2番目の自動化例と同じく、フォームの情報をExcelに追記にてからSlackに通知するフローです。通知が届いた時点で、Googleフォームにアクセスしなくても集計のExcelを開くだけで内容が確認できます。過去の情報と比較したい場合などにより便利ですので、こちらのテンプレートをお使いください。
また、ExcelをGoogleスプレッドシートに置き換えてフローを作成することも可能です。
こちらには、Googleカレンダーとの連携が必要になります。
ミーティングや説明会などの予約フォームに対しての使用をおすすめします。
Googleカレンダーの予定作成からSlack通知まで自動で行えるため、スケジュール管理に役立ちます。
2つのツールに関連する自動化フローはたくさんありますので、テンプレートも参考にしながら、ぜひYoomで試してみてください。
GoogleフォームとSlackの連携によって、フォームの回答で得られた情報に関して、正確かつ速やかな自動共有が可能になります。
業務内容に合わせたフォームの作成や関連ツールの同時連携を行い、関連業務もまとめて自動化して、スムーズに業務を進めましょう！
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