GoogleフォームとSlackを連携するメリットと自動化例
今回は、Webフォーム作成ツールGoogleフォームとチームコミュニケーションツールSlackの連携についてご紹介します。
2つのツールを連携することで、Googleフォームで回答された情報をSlackに自動で取り込むことができます。
連携による情報の自動同期は、データの確認や再入力の必要がない速やかで正確な情報共有を可能にすることはもちろん、プロジェクトやタスクの管理、顧客サポートなど多方面で様々なメリットを生みます。
ここで、連携によって自動化できる業務の例を見てみましょう。
例1:Googleフォームの回答からBacklogの課題追加とSlack通知を行う
GoogleフォームとSlackに加え、プロジェクト管理ツールBacklogも連携した場合の業務フローです。
例えば、打ち合わせの予約情報がGoogleフォームで送信された際、Backlogへ打ち合わせの準備を課題(タスク)として登録したうえで、Slackの指定したチャンネルへフォームの回答内容やBacklogの課題IDを通知するように設定することができます。
スムーズな情報共有やタスク管理によって、チーム全体での迅速な対応が可能となります。
例2:Googleフォームの回答内容を集計してSlackに通知する
GoogleフォームとSlackに加え、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートを連携した場合の業務フローです。
例えば、毎週プロジェクトの進捗をGoogleフォームで報告するよう習慣づけておけば、その結果をMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどに追記したうえで、集計結果をSlackに自動通知することができます。
進捗管理が自動化され、プロジェクトの進行状況を常に最新の状態で把握することができます。
例3:Googleフォームの回答をSlackに通知する
例えば、顧客からの問い合わせがGoogleフォームで送信されると、その内容がすぐSlackの専用チャンネルに通知されます。
リアルタイムの情報共有によりサポートチームの迅速な対応が可能となり、顧客サポートの強化につながります。
以上のように、GoogleフォームからSlackへの情報の自動連携によって正確かつ速やかに情報共有が可能となり、業務の効率化につながります。フォームを業務内容ごとに準備したり、関連ツールの同時連携を行ったりすることで、更に自動化できる業務の幅が広がり、得られるメリットは大きくなります。
Yoomを使った連携と自動化がおすすめ！
ここまでのメリットや自動化例を読んで、自分も試してみたいと思った方に朗報です！
Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や知識がなくてもノーコードで連携や自動化ができます。
Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
まずは操作を確認したいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。
アカウント登録が完了したら、実際にYoomを使って連携・自動化のフローを作成してみましょう。
先ほどの例でも最初にご紹介したGoogleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する業務フローについて、テンプレートを使った作り方を詳しくお伝えします。
業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単になります。
まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手作業でBacklogに転記し、Slackで担当者に通知する業務に手間を感じていませんか？これらの定型的な作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、自動でBacklogに課題を追加し、Slackへ通知を送ることが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手動でBacklogに登録している方
- Backlogへの課題登録漏れや、関係者への共有遅れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
- Googleフォーム、Backlog、Slack間の連携を自動化し、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、Backlogへの課題追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Backlog、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を引用して課題を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、課題が作成された旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するアクションでは、件名や詳細などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を自由に埋め込んで設定できます。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルや通知内容のテキストを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Backlog、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短의 起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する方法
はじめる前に
回答用のGoogleフォームを作成し、そのURLを控えておいてください。
※Yoomの登録とテンプレートのコピーについては、前述の通りです。
※次のステップ1は、アプリ連携の手順です。連携済みの場合は飛ばしてステップ2へ進んでください。
ステップ1:Googleフォーム、Backlog、Slackをマイアプリ連携
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォーム、Backlog、Slackの3つをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※それぞれ連携許可のダイアログが出ます。内容を確認しながら進めてください。
※Slackの連携については、こちらもご確認ください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手作業でBacklogに転記し、Slackで担当者に通知する業務に手間を感じていませんか？これらの定型的な作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、自動でBacklogに課題を追加し、Slackへ通知を送ることが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手動でBacklogに登録している方
- Backlogへの課題登録漏れや、関係者への共有遅れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
- Googleフォーム、Backlog、Slack間の連携を自動化し、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、Backlogへの課題追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Backlog、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を引用して課題を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、課題が作成された旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するアクションでは、件名や詳細などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を自由に埋め込んで設定できます。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルや通知内容のテキストを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Backlog、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短의 起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ2:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
1.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルの変更が可能です。)
手動で開く場合はマイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。
2.フローボットから「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
・フォームID：GoogleフォームのURLから、欄下部の注記を参考に入力してください。
・Googleフォームの回答情報を取得する方法はこちらを参考にしてください。
5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Backlogに課題を追加するアクションを設定
1.フローボットから「アプリと連携する 課題を追加する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
課題の登録先となるドメインとプロジェクトID、及び、登録したい課題の情報について、欄下部の注記を参考に入力してください。
※ステップ2で取得したアウトプットを活用してください。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを設定
1.フローボットから「アプリと連携する Slackに通知する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
投稿先のチャンネルIDとメッセージの内容を入力してください。
※メッセージには、ステップ2やステップ3で取得したアウトプットの情報参照が可能です。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知するフローの完成です。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手作業でBacklogに転記し、Slackで担当者に通知する業務に手間を感じていませんか？これらの定型的な作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、自動でBacklogに課題を追加し、Slackへ通知を送ることが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、手動でBacklogに登録している方
- Backlogへの課題登録漏れや、関係者への共有遅れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
- Googleフォーム、Backlog、Slack間の連携を自動化し、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、Backlogへの課題追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Backlog、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBacklogの「課題を追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を引用して課題を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、課題が作成された旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するアクションでは、件名や詳細などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を自由に埋め込んで設定できます。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルや通知内容のテキストを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Backlog、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短의 起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
GoogleフォームとSlackの連携フロー応用編
ここでは、GoogleフォームとSlackの連携で自動化できる業務フローの中から、2つを抜粋してテンプレートを紹介します。
Googleフォームの情報をMicrosoft Excelに自動転記してSlackに通知する
こちらには、Microsoft Excelとの連携が必要です。
メリットとともにお伝えした2番目の自動化例と同じく、フォームの情報をExcelに追記にてからSlackに通知するフローです。通知が届いた時点で、Googleフォームにアクセスしなくても集計のExcelを開くだけで内容が確認できます。過去の情報と比較したい場合などにより便利ですので、こちらのテンプレートをお使いください。
また、ExcelをGoogleスプレッドシートに置き換えてフローを作成することも可能です。
Googleフォームで申し込みされたらMicrosoft Excelに自動転記してSlackに通知
試してみる
■概要
イベント申し込みや問い合わせなどをGoogleフォームで受け付けた後、Microsoft Excelへの転記や関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでMicrosoft Excelへのデータ追加とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelへ手動で転記している方
- フォームの回答があるたびにSlackで関係部署へ通知連絡を行っている方
- 申し込みや問い合わせ対応のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からExcel転記、Slack通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容を転記するよう指定します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルへ通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、通知を送りたいチャンネルを任意で指定できます
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です例えば、「〇〇様よりお申し込みがありました。」のように、回答者の名前を自動で挿入できます
■注意事項
Googleフォームの予約情報から予定をGoogleカレンダーで作成し、Slackに通知する
こちらには、Googleカレンダーとの連携が必要になります。
ミーティングや説明会などの予約フォームに対しての使用をおすすめします。
Googleカレンダーの予定作成からSlack通知まで自動で行えるため、スケジュール管理に役立ちます。
Googleフォームで予約情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約してSlackに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者にSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録とSlackへの通知が自動で実行されるため、予約管理に関する一連の業務を効率化し、対応の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーで予約管理をしており、手作業での転記に手間を感じている方
- 予約が入った際にSlackでの迅速な情報共有を自動化し、対応漏れを防ぎたいと考えているチーム
- 予約受付から日程調整、情報共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答内容を基にGoogleカレンダーへの予定登録が自動で行われるため、手作業で情報を転記していた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、Slackでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、予約管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「予約フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、作成された予定の詳細を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定では、自動化の対象としたいGoogleフォームを任意に設定することが可能です。
- Googleカレンダーに登録する予定の詳細や、Slackに通知するメッセージ内容は、Googleフォームの回答項目から取得した情報を自由に組み合わせて設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2つのツールに関連する自動化フローはたくさんありますので、テンプレートも参考にしながら、ぜひYoomで試してみてください。
まとめ
GoogleフォームとSlackの連携によって、フォームの回答で得られた情報に関して、正確かつ速やかな自動共有が可能になります。
業務内容に合わせたフォームの作成や関連ツールの同時連携を行い、関連業務もまとめて自動化して、スムーズに業務を進めましょう！
