Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する
Microsoft TeamsからGoogleフォームの内容を確認できるため、ツール間を移動する手間を省けます。
情報を見逃すリスクを軽減したい方は、ぜひお試しください。
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「フォームの回答、ちゃんと確認できてるかな…？」
毎回手動でチェックして、予定を立てて、関係者に連絡して…そんな作業に追われていませんか？Googleフォームでの受付や申請を活用している企業は多いですが、その後の対応が人の手に頼りきりだと、どうしても漏れやミスが起きがちですよね。そんなときに役立つのが、GoogleフォームとMicrosoft Teamsの自動連携です。たとえば、フォームに面談希望日時が入力されたら、そのままMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成することや、送信内容をMicrosoft Teamに通知することができ、関係者への共有もスムーズになるはずです。
この記事では、GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携してできることや、具体的な設定方法を詳しくご紹介します。誰でも簡単にノーコードで連携可能なので、自動化に興味のある方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogleフォームとMicrosoft Teamsの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
GoogleフォームとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、GoogleフォームのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Googleフォームの回答内容からMicrosoft Teamsでカレンダーに予定を作成する
Googleフォームを活用して、面談予約などを行っている採用チームなどにおすすめのフローです！
Googleフォームに回答されたら、自動的に予定を追加できるため、予定の追加漏れやミスなどを防げそうですね。
Microsoft TeamsからGoogleフォームの内容を確認できるため、ツール間を移動する手間を省けます。
情報を見逃すリスクを軽減したい方は、ぜひお試しください。
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleフォームの回答内容からMicrosoft Teamsでカレンダーに予定を作成する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携しましょう。
Googleフォームのマイアプリ登録手順
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックします。
アプリ一覧は、検索窓を使いGoogleフォームを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
注：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
次にMicrosoft Teamsを連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で選択してください。
アプリ一覧は検索窓でMicrosoft Teamsを選択しましょう。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力してください。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのサイトからテンプレートをコピーします。
テンプレートを使わずに、設定することも可能ですが、ここではより簡単に操作できるテンプレートを活用する方法をご紹介していきます。
操作に慣れた方は、一から作成する方法もお試しください！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
下準備が完了したら、フローボットの設定に進みましょう！
コピーしたテンプレートの「フォームの回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルはコピーした時点で入力されていますが、変更できます！
Googleフォームと連携するアカウント情報は、連携するアカウントを確認しておきましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択がされていることを確認し、次へをクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
トリガーの起動間隔とは、設定した時間毎にトリガーとなるアクション（フォームに回答が送信されたら）が実行されているか確認する時間のことです。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定することをおすすめします。
フォームIDは注釈を確認しながら入力してください。
設定後、トリガーとなるアクション（フォームに回答が送信されたら）を実行して、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、「取得する値を追加」から手動でGoogleフォームの回答情報を追加します。
追加したい項目の＋ボタンをクリックし、すべて選べたら「追加する」を選択してください。
追加した項目名がすべてValueと記載されているので、鉛筆マークをクリックし、名前を変更します。
項目名を変更し、保存してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参考にしてください。
すべて設定できたら、保存しましょう。
次に「日時・日付の加算減算」をクリックし、設定します。
Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成する際に、予定の終わりの時間を設定する必要があるため、この作業を行います！
タイトルは変更OKです。
変換対象の日時・日付は、Googleフォームの取得した値から、「面談日」「面談時間」を選択します。
ここで「取得する値」を使わずに手入力してしまうと、同じ時間を変換し続けることになります。
必ず取得する値から選択するようにしましょう！
詳細はこちらを確認しましょう。こちらを確認してください。
加算/減算の設定は、Googleフォームの予定の開始時間から終わりの時間を設定します。
ここでは1時間後を予定の終わり時間にしたいので、60分と設定しています。
変換対象の日時の形式は、Microsoft Teamsで設定する日時形式に合わせるため、添付画像の形式を選択しています。
設定ができたら、テストをクリックしましょう。
取得した値に、終わりの時間に変換された値が追加されたら、保存しましょう。
いよいよ最後の設定項目となりました！
「カレンダーに予定を作成する」をクリックして、設定を進めましょう。
タイトルは変更OKです！
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報は、連携したいアカウントに設定されているか確認しましょう。
アクションは「カレンダーに予定を作成する」が選択されていることを確認後、次へをクリックします。
ユーザーIDは候補から連携したいユーザーを選択します。
件名は予定のタイトルを入力してください。
開始日時はGoogleフォームの取得した値から「面談日」「面談時間」を選択しましょう。
選択する際に、面談日と面談時間の間に半角スペースを入れてください。
終了日時は日時・日付の加算減算の取得した値から「計算後の値」を選択してください。
タイムゾーンは、注釈を確認し設定しましょう。
設定したら、テストを実行し、Microsoft Teamsの予定に追加できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしてください！
これでフローボットの設定ができました！
GoogleフォームやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームに回答が送信されたら、その内容を自動でAsanaにタスク登録したり、Microsoft Excelに転記したりできます。また、Salesforceにデータを連携したり、添付ファイルをBoxへアップロードすることも可能です。
Microsoft Teamsでは、毎月の月末に自動で通知を送ったり、投稿されたメッセージをもとにOneDriveにフォルダを作成することが可能です。さらに、Teamsのチャンネル投稿をトリガーにOutlookでメールを送信することもできます。
いかがでしたか？GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携すれば、「フォームの回答確認を自動化したい」「予定登録や通知の手間を省きたい」「情報共有のスピードを上げたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。データ入力や通知作業を自動化することで、業務の抜け漏れを防ぎ、スムーズなチーム連携が実現します。
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