【簡単設定】GoogleフォームのデータをZoomに自動的に連携する方法

2. Google フォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する

Google フォームで受信したウェビナー参加希望者を、Zoomのウェビナーに自動登録することが可能です。
手動での登録作業を省き、ウェビナーの参加者管理を効率化できるでしょう。

3. Google フォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与する

Google フォームから申請内容を受信したら自動で承認依頼を送り、承認後Zoomのライセンスを自動付与するフローです。
一連のプロセスが自動化できることで、業務負担をグッと軽減し、もっとコアな業務に集中できることが期待できます。

Google フォームとZoomの連携フローを作ってみよう！

それでは、さっそくGoogle フォームとZoomを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで Google フォームとZoomの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Googleフォームの送信内容をもとに、Zoomミーティングを自動作成する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google フォームとZoomをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google フォームのトリガー設定とZoomのアクション設定
• トリガーをONに設定して動作確認

ステップ1：マイアプリ登録

はじめに、今回使用するGoogle フォームとZoomをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、その後の連携フローの設定がスムーズになります。

Yoomの画面左にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

【Google フォームのマイアプリ登録】

クリック後、検索窓でGoogle フォームを検索し、表示される候補から選択します。
選択すると以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックして次に進みましょう。

アカウント選択画面が表示されます。Yoomと連携するGoogleアカウントを選択してください。

以上でGoogle フォームのマイアプリ登録完了です！

【Zoomのマイアプリ登録】

先ほど同様に、検索窓でZoomを検索し、表示される候補からZoom（OAuth）を選択します。
こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client secret」を入力してください。

マイアプリにGoogle フォームとZoomが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！‍

ステップ2：テンプレートをコピー

いよいよ実際にフローを作成していきます！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。下記のバナー「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

コピーが完了すると、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：アプリトリガー設定

まずは、フローボットを起動させるための、アプリトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「面談の予約が入ったら」をクリックしてください。

クリックすると、以下の画面が表示されます。「アカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウントが表示されます。トリガーアクションはそのままにし、「次へ」をクリックしてください。

続いて、API接続設定です。

トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」には、使用するGoogle フォームのIDを入力します。
「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。

入力後、テスト用に、フォームIDに設定したフォームへ実際に回答を送信してください。
今回は以下のようなフォームを用意し、テスト用に回答を送信しました！

送信後、Yoomの画面に戻って「テスト」を実行します。テストが成功すると、回答した内容がアウトプットとして取得されます。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

テスト成功後、「回答ID」などはアウトプットが取得できていますが、「氏名」や「面談日」など、フォームの各項目の情報が取得できていません。
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。
「＋取得する値を追加」をクリックしてください。

「氏名」や「面談日」など、フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。
取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう。

追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されました。

後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのかが分かりにくいですね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう。

「項目名」を、「氏名」や「面談日」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。

追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう。

Google フォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：Zoomミーティングの自動作成設定

続いて、Zoomミーティングを自動作成する設定を行います。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。

以下の画面が表示されます。先ほどと同様に、「アカウント情報」にはステップ1で連携したアカウントが記載されています。アクションはそのままにし、「次へ」をクリックしてください。

次にAPI接続設定です。

「メールアドレス」には、Yoomと連携したZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。

「トピック」には、ミーティングのタイトルを入力します。
たとえば、「面談」、「会議」、「MTG」、「商談」など、Google フォームで受信する回答の内容に合わせて指定しましょう。

「パスワード」「会議の説明」についても、必要に応じて設定してください。
会議の説明を設定する際には、定型文とアウトプットを活用して設定すると、フォームの回答内容に合わせた説明文を自動作成することができます。

たとえば、「様 面談」など、毎回固定で使用するテキストは定型文として固定値を入力します。
「氏名」や「日付」など、ミーティングごとに異なる情報は、アウトプットを用いて設定することで、フォームの回答情報に基づいた値が使用されます。

「日付」には、Google フォームで取得したアウトプットを用いて設定しましょう。
こうすることで、フォームの回答内容に基づいた日付でミーティングを自動作成できます。

「開始時刻」も「日付」と同様に、アウトプットから「面接時間」を選択しましょう。

「会議時間」にはZoomミーティングの時間を入力します。普段の会議を参考に、目安の時間を入力しましょう。会議の平均時間が30分の場合は「30」と入力します。
今回は60分と仮定し、「60」と入力してみました！

設定完了後、「テスト」を実行し、Zoomでミーティングが正しく作成されていることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ここで取得された以下のアウトプットも、連携フローで活用することができます！

たとえば、「ミーティング作成」の後に、「メールを送付する」フローを追加して、Google フォームの回答で取得したメールアドレス宛に、自動作成した「ミーティングID」や「招待リンク」を送付することも可能です。ぜひ、活用してみてくださいね！

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正しく起動することを確認してください。

以上で全ての設定が完了です！

Google フォームやZoomのAPIを使ったその他の自動化例

Zoomとの連携以外でも、Google フォームのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Googleフォームを使った便利な自動化例 

Google フォームのデータを基に予定を作成したり、チャットツールに通知したり、他のデータベースの情報を更新することが可能です。また、Google フォームで受け取った情報を基に、契約書や請求書を作成することもできます。

Zoomを使った便利な自動化例 

Zoomのミーティング終了後、会議情報や議事録をコミュニケーションツールに送付したり、自動で文字起こしデータを作成してデータベースに保存することも可能です。また、参加者情報を他のデータベースに自動追加することもできます。

終わりに

いかがでしたか？Google フォームで集めた情報をZoomに自動連携することで、手作業による時間と手間を大幅に削減できます。自動化を取り入れることで、よりコアな業務に集中できるようになり、業務全体の効率化が期待できるでしょう。

Yoomなら、プログラミング不要で、誰でも簡単にGoogle フォームとZoomの連携を実現できます。
「本当に簡単にできる...？」「他にどんなことが自動化できるの？」と思った方！ぜひ、まずは無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了！登録後はすぐにGoogle フォームとZoomの自動連携を体験できます。

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フローはカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った連携フローを作ってみてください！
業務効率を改善するには、小さな改善の積み重ねが重要です。まずはアプリ連携による業務フローの自動化を取り入れ、<span class="mark-yellow">日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に</span>してみませんか？
ぜひ本記事を参考にノーコードで連携設定を行い、業務効率の改善を体感してみてくださいね。