GoogleフォームとZoomの会議を連携して、Googleフォームで送信された情報をもとにZoom会議を作成する方法

ステップ1：GoogleフォームとZoomをマイアプリ連携

Google Chatのマイアプリ登録を行いましょう。

画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。

アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。

続いてZoomのマイアプリ登録を行います。
Googleフォーム同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画像の赤枠をクリックしましょう。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
※Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

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Zoomのマイアプリ登録ができました。
次のステップへ進みましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定とZoomの連携設定

以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の赤枠の箇所を入力しましょう。

・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

・フォームID：GoogleフォームのフォームIDを入力しましょう。

※Googleフォームから情報を取得するためには、JSONPATHが必須となります。詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

入力完了後、「テスト」→「保存する」をクリックします。

次の設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。

以下の画面のように、入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した情報を入力することが可能です。
アウトプットを活用し入力を進めましょう。

入力が必須になっている箇所について説明します。

・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを指定してください

・トピック：〇〇企業MTGなどわかりやすい内容を入力します

・日付：ミーティングが行われる日付が入力されるのでそのままで問題ないです

・開始時刻：ミーティングが開始される時刻が入力されるのでそのままで問題ないです

・会議時間：予想されるミーティングの長さを入力しましょう

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ステップ4：トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとZoomの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートは以下です。

Zoomを使ったその他の自動化例

①Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。この自動化フローを用いることで、手動でのメール送信作業が不要になり、業務効率が向上します。また、参加者全員に確実にフォローメールが届くため、フォロー漏れを防ぎ、参加者の満足度を高めることにつながります。

②Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する

Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。このフローは登録されたリードごとにミーティングを自動で作成後、発行されたリンクを自動で相手へ送付することができます。ミーティングの設定に関する一連の業務を自動化することで、ミーティングの設定までの時間を短縮し、顧客満足度向上へと繋げます。

③Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存するフローです。このフローでは、Zoom会議が終了すると録画データの文字起こし、要約、議事録の作成を自動化し、Google Driveに保存することができます。録画データの文字起こしと要約の作業が不要となるため、議事録の作成をタイムリーに行うことができ、共有をスピーディーにすることにつながります。

GoogleフォームとZoomを連携するメリットと具体例

メリット1:会議設定の手間を削減し、業務効率の向上につながる

GoogleフォームとZoomの自動連携を活用すると、フォーム送信後にZoom会議が自動作成されるため、手動での会議設定が不要になります。従来は、会議を設定し、参加者を招待し、リンクを共有する作業を個別に行う必要がありましたが、このフローを導入することで、設定作業の負担が軽減されることが期待されます。特に、定期的にオンライン会議を開催する業務では、時間の有効活用につながるでしょう。また、会議の設定ミスを防ぎ、スムーズな進行をサポートする役割も期待できます。

メリット2:ヒューマンエラーを防ぎ、正確な会議設定につながる

手動で会議を設定する場合、日時や参加者の入力ミス、招待メールの送信漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。GoogleフォームとZoomを連携させることで、事前に設定したルールに従って会議が作成されるため、こうしたエラーの発生を抑えることが期待されます。特に、社外のクライアントやパートナーとの会議では、会議URLの送信ミスが発生すると信用問題にもつながりかねません。この自動化により、適切な会議情報が確実に共有される環境を整えることにつながります。

メリット3:予約・受付業務を自動化し、対応漏れを防ぐ

Googleフォームを活用することで、ユーザーからの会議申し込みや予約を受け付け、それに応じたZoom会議を自動で作成することが可能になります。例えば、カスタマーサポートやオンライン相談会を提供する企業では、従来、申し込み後に手動で会議を設定し、参加者に案内を送る必要がありました。この作業を自動化することで、担当者の対応工数を削減し、予約管理の手間を軽減することが期待されます。さらに、申し込みがあるたびに即座に会議が作成されるため、対応の遅れや案内漏れを防ぐことにつながるでしょう。

まとめ

本記事では、GoogleフォームとZoomを連携し、フォーム送信内容から自動的にZoom会議を作成する方法をご紹介しました。この自動化により、会議設定の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。業務効率の向上や正確な運用が求められる現代において、この連携は非常に有効な手段です。ぜひ一度試してみて、業務改善にお役立てください。