Googleフォームに回答されたらGoogle Chatに自動通知する方法

Googleフォームの内容を確認する作業、ついつい忘れがちですよね。
でも、Google Chatに自動で通知されたらどうでしょう？見逃すことも少なくなりそうですね！
実はこれ、ノーコードツールYoomを利用すればプログラミングの知識がなくても簡単に叶っちゃいます。
今回はGoogleフォームとGoogle Chatを連携して「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法」をご紹介しますので最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

Googleフォームでアンケートを取る機会が多い方
チャットツールとしてGoogle Chatを使っている方
回答されたことをいち早く把握したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定を行いましょう。
工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。

Googleフォームに回答があったら起動するトリガーの設定
Google Chatに通知するアクションの設定

まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。

この画面に移行したら、サインインしましょう。

Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。
マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。

準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

この画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。

この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
Googleフォームと連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「スペースにメッセージを送信する」を選択します。
この画面が表示されたら、以下の設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定
Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「アクション」→メッセージを送信

この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA

「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
{{回答の作成日時}}←こちらがアウトプットで、アウトプットは以下の赤枠より選択できます。
例として以下のように入力してみました。

アプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定は完了です。

GoogleフォームとGoogle Chatのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する

Googleフォームの情報を手動で転記する手間が省けるだけでなく、転記ミス防止にも役立つでしょう。

Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力

Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelで一括管理したい方におすすめです。

Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する

お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などを、リードとして登録したい場合に活用できますね！

Google Chatを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

Googleフォームだけでなく、Google スプレッドシートが更新されたこともGoogle Chatで通知することができます。

Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する

Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、登録のときと更新のときのルートを分岐させると言った高度なフローも作成することができます。

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する‍

こちらのフローでは、議事録の文字起こしと要約まで自動で済ませたうえで通知してくれます。ミーティング後の処理が格段に楽になりそうです。

GoogleフォームとGoogle Chatを連携するメリット

1.フォーム内容をスピーディーに確認できる

Googleフォームに回答があったらGoogle Chatに自動で通知されるため、フォームに回答された内容をGoogle Chatに手入力する必要がありません。
フォームに回答された際に通知されるため、いち早く情報を確認できますね。
また、フォームの内容ごとGoogle Chatに通知できるので、フォーム内容を管理しやすくなります。

2.データの紛失を防げる

アンケートなどのフォーム回答があった際に、Googleスプレッドシートに内容を集約し、Google Chatに通知できます。
これにより、Googleスプレッドシートでも管理ができるので、データを紛失するといったことが起こりにくいです。
データの格納先がGoogleスプレッドシートになるため、データ管理がしやすくなります。
また、多数のアプリを利用している人にとっては煩わしいデータ入力をしなくて済むのも大きなメリットです。‍

3.毎日の習慣を自動化することで入力忘れを防げる

毎日決まった時間にGoogleフォームに進捗状況を入力をしてもらい、その内容をGoogle Chatに同期できます。
進捗管理が楽にできる上に、フォームの入力者の入力忘れも防ぐことも可能です。
また、Google Chatに進捗状況を通知できるため、チームに個々の進捗状況を共有できるのも便利ですよね。
どの進捗が滞っているのか可視化できるため、業務の改善にもつながります。

まとめ

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの紹介をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、いち早くフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットは沢山あります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮しましょう。