Googleフォームに回答されたらGoogle Chatに自動通知する方法

Googleフォームの内容を確認する作業、ついつい忘れがちですよね。
でも、Google Chatに自動で通知されたらどうでしょう？見逃すことも少なくなりそうですね！
実はこれ、ノーコードツールYoomを利用すればプログラミングの知識がなくても簡単に叶っちゃいます。
今回はGoogleフォームとGoogle Chatを連携して「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法」をご紹介しますので最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

Googleフォームでアンケートを取る機会が多い方
チャットツールとしてGoogle Chatを使っている方
回答されたことをいち早く把握したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定を行いましょう。
工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。

Googleフォームに回答があったら起動するトリガーの設定
Google Chatに通知するアクションの設定

まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。

この画面に移行したら、サインインしましょう。

Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。
マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。

※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてくださいね。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

この画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。

この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
Googleフォームと連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「スペースにメッセージを送信する」を選択します。
この画面が表示されたら、以下の設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定
Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「アクション」→メッセージを送信

この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA

「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
例として以下のように入力してみました。

アプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定は完了です。

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GoogleフォームやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GoogleフォームやGoogle Chatを連携した自動化例

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知したり、Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知したりすることもできます。
また、Googleフォームで履歴書が送付されたら、情報をAIで要約してGoogle Chatに通知する連携も可能です。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする

Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。

Googleフォームで回答が送信されたら顧客管理アプリにリード情報を登録する

Googleフォームで回答が送信されたら、SalesforceやHubSpotなどにリード情報を自動で登録します。

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたメッセージを他のチャットツールに通知する

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

データベースに情報が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google スプレッドシートやNotionなどにデータが追加されたら、Google Chatに自動で通知します。

Web会議終了後に会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

Google MeetやZoomで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに自動で通知します。

GoogleフォームとGoogle Chatを連携するメリット

1.フォーム内容をスピーディーに確認できる

Googleフォームに回答があったらGoogle Chatに自動で通知されるため、フォームに回答された内容をGoogle Chatに手入力する必要がありません。
フォームに回答された際に通知されるため、いち早く情報を確認できますね。
また、フォームの内容ごとGoogle Chatに通知できるので、フォーム内容を把握しやすくなるはずです。

2.データの紛失を防げる

アンケートなどのフォーム回答があった際に、Google スプレッドシートに内容を集約し、Google Chatに通知できます。
これにより、Google スプレッドシートでも管理ができるので、データを紛失するといったことが起こりにくいです。
またデータがGoogle スプレッドシートに保存されるため、データ管理がしやすいですよね。
他にも、多数のアプリを利用している人にとっては煩わしいデータ入力をしなくて済むのも大きなメリットではないでしょうか。‍

3.毎日の習慣を自動化することで入力忘れを防げる

毎日決まった時間にGoogleフォームに進捗状況を入力をしてもらい、その内容をGoogle Chatに同期できます。
これにより進捗管理が楽にできる上に、フォームの入力者の入力忘れも防げるはずです。
また、Google Chatに進捗状況を通知できるため、チームに個々の進捗状況を共有できるのも便利ですよね。
どの進捗が滞っているのか可視化できるため、業務の改善にもつながるのではないでしょうか。

まとめ

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの紹介をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、いち早くフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットが沢山あります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮してみてくださいね。