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Googleフォームの内容を確認する作業、ついつい忘れがちですよね。でも、Google Chatに自動で通知されたらどうでしょう？見逃すことも少なくなりそうですね！実はこれ、ノーコードツールYoomを利用すればプログラミングの知識がなくても簡単に叶っちゃいます。
今回はGoogleフォームとGoogle Chatを連携して「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法」をご紹介しますので最後までご覧ください。
GoogleフォームとGoogle Chatを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
通知を自動化する便利なテンプレート
■概要
「Googleフォームで問い合わせがあったら、Google Chatに通知する」フローは、問い合わせ管理を効率化する業務ワークフローです。
顧客からの問い合わせをGoogleフォームで受け取ると、Google Chatに通知されるため、チーム内での迅速な対応が可能になります。
これにより、手動での確認や通知作業の手間を省き、スムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客からの問い合わせを集めている方
・問い合わせ対応を迅速化したいサポートチームのメンバー
・チーム内での情報共有を効率的に行いたいマネージャーの方
・手動での通知作業に時間を取られているビジネスオーナーの方Google Chatを活用してチームコミュニケーションを強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームでタスクが送信されたら、Google Chatに通知する」フローを利用すると、チーム内の連携がスムーズになります。
タスクの送信が自動で共有されるため、情報の抜け漏れを防ぎ、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報を収集している方
・収集した情報の確認や処理が手間に感じている方
・情報確認の迅速化を目指している方
・Google Chatを利用している個人またはチーム
・Google Chatを日常的なコミュニケーション手段として利用している方
・フォームに入力があった際にスムーズに確認したいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する」ワークフローは、フォームを通じて送信されたファイルを自動的にOCRで解析し、その結果をGoogle Chatに通知する仕組みです。
これにより、手動でのデータ処理や確認作業を省略し、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して申請や提出を行っているが、データの手動処理に時間がかかっている方
・OCR技術を活用して書類や画像から自動的に情報を抽出したいと考えている方
・Google Chatでチームへの情報共有を実現したいチームリーダーや管理者の方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・フォームとOCRの連携を通じて、エラーを減らし正確なデータ管理を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
「Googleフォームで履歴書が送付されたら、情報をAIで要約してGoogle Chatに通知する」フローは、採用プロセスを効率化する業務ワークフローです。
応募者からの履歴書をGoogleフォームで収集し、Yoomを活用してAIが自動で要約。
要約された情報がGoogle Chatに通知されることで、チーム内で迅速に共有・検討が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動で大量の履歴書を管理しており、手動処理の負担を軽減したい人事担当者の方
・Googleフォームを利用して応募者情報を収集しているが、効率的な管理方法を模索している企業の人事部門
・採用プロセスの自動化を進め、AIを活用して効率的な採用活動を目指しているチームリーダーや経営者の方
・採用におけるコミュニケーションを迅速化し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームで申請情報が送信されたら、AIで要約してGoogle Chatに通知する」業務ワークフローは、AIを活用して申請確認をシンプルにします。
Googleフォームから送信された情報をAIが要点だけにまとめ、Google Chatで自動的に共有できます。
総務担当の作業負担を軽減し、スムーズな意思決定をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・総務部で日々の申請確認に追われ、手作業のチェックに時間を費やしている方
・長文になりがちな申請内容を一目で把握できずお困りの総務担当者の方
・複数のGoogleフォームを運用しており、提出情報を整理するのが大変な方
・AIを活用した業務に興味はあるが、コード作成に自信がない総務担当者の方
・Google Chatで自動通知し、チームの意思決定スピードを上げたい方
・手軽に始められる自動化手段を探している方
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「Googleフォームに添付された音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、音声データの文字起こし作業が効率化されます。
自動化により手間を削減し、迅速な情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して様々なアンケートや情報収集を行っている方
・Googleフォームへの回答に対して迅速に対応する必要がある方
・回答の中に含まれる音声データを文字起こしする機会が多い方
・社内でのコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している方
・Google Chatを使って回答内容をチームメンバーとスピーディに共有したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Chat、 Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
情報追加と通知を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームに新しい回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加して、Google Chatに通知するフローです。
Googleフォームに新しい回答があったら、kintoneにレコードを追加してGoogle Chatに通知するフローです。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
[Yoomとは]
GoogleフォームとGoogle Chatの連携フローの作り方
今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定を行いましょう。
工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。
まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
Googleフォームのマイアプリ登録方法
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。
この画面に移行したら、「Sign in with Google」をクリックしてサインインしましょう。
次に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」という画面で続行を押すマイアプリ登録が完了です！
Google Chatのマイアプリ登録方法
Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。
マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらの説明をチェックしてくださいね。
テンプレートをコピー
準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
トリガーを設定
この画面が表示されるので、「タイトル」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。
この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。
次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。
アウトプットの追加方法は、こちらを参考に設定しましょう。
鉛筆マークをクリックすると、項目名を編集できます。
取得が完了すると以下の画面になるので、「追加」をクリックします。
※以下の画像は、値を追加する操作の一例です。
アウトプット（取得した値）は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
Google Chatに通知する設定
続いてGoogle Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」を選択します。
この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
Google Chatでスペースにメッセージを送る方法は、こちらのページを確認ください。※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA
「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
※例として以下のように入力してみました。
設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Google Chatに送信できていることを確認しましょう！
最後に、「保存する」を押せばフローボットの作成は終了です。
トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
GoogleフォームやGoogle Chatを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで送信された情報をChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに通知するフローです。
■概要
このワークフローでは、Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。これにより、手動でのデータ入力を省略し、漏れのない正確なリード管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・添付ファイルからのデータ入力に時間を取られている業務担当者
・Salesforceでのリード管理を自動化したい企業の方
・OCR技術を活用してデータ処理を効率化したいビジネスユーザー
・手動入力による入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatを活用した自動化例
入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。
■概要
「Google スプレッドシートに追加された内容を翻訳しGoogle Chatに通知する」ワークフローは、多言語対応やチーム内コミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
グローバルに展開するチームでは、異なる言語で情報が共有されることが多く、翻訳作業や通知の手間が課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると自動的に翻訳され、Google Chatへ迅速に通知されるため、情報共有がスムーズに行えます。これにより、チーム全体のコミュニケーション効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語での情報共有が必要な国際チームのリーダー
・Google スプレッドシートとGoogle Chatを日常的に活用しているビジネスユーザー
・翻訳作業にかかる時間を削減したいプロジェクトマネージャー
・チーム内の情報通知を自動化して効率化を図りたいIT担当者
・グローバルな業務フローを最適化したい経営者
■注意事項
・Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにGoogle アナリティクスでイベントレポートを取得して、通知する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答がGoogle アナリティクスに自動で記録されます。
これにより、集計結果を元にした迅速な意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや調査を行っている方
・Googleアナリティクスを使ってウェブサイトやアプリのパフォーマンスを分析している方
・定期的にフォームの回答を確認するのが手間だと感じている方
・社内ツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを活用してチーム内で情報共有をスムーズに行いたい方
・自動化フローを活用して、迅速にデータや通知を取得したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google アナリティクス、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しGoogle Chatに通知するフローです。
■概要
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Google Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google アナリティクスでWebサイトの分析を行っている企業
・Webサイトのパフォーマンスやユーザー行動の分析を担当している方
・日々Googleアナリティクスのレポートを確認している方
2.Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・日常的なやり取りでGoogle Chatを活用しているチームメンバー
・Google アナリティクスのレポートをGoogle Chatで共有したい方
■注意事項
・Google アナリティクス、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まとめ
今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの紹介をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、いち早くフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットが沢山あります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮してみてくださいね。
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