Googleフォームに回答されたらGoogle Chatに自動通知する方法

Googleフォームの内容を確認する作業、ついつい忘れがちですよね。でも、Google Chatに自動で通知されたらどうでしょう？見逃すことも少なくなりそうですね！実はこれ、ノーコードツールYoomを利用すればプログラミングの知識がなくても簡単に叶っちゃいます。
今回はGoogleフォームとGoogle Chatを連携して「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法」をご紹介しますので最後までご覧ください。

GoogleフォームとGoogle Chatを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

通知を自動化する便利なテンプレート

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AIと連携した便利な自動化テンプレート

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情報追加と通知を自動化する便利なテンプレート

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

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[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定を行いましょう。
工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。

Googleフォームに回答があったら起動するトリガーの設定
Google Chatに通知するアクションの設定

まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。

Googleフォームのマイアプリ登録方法
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。

この画面に移行したら、「Sign in with Google」をクリックしてサインインしましょう。
次に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」という画面で続行を押すマイアプリ登録が完了です！

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Google Chatのマイアプリ登録方法

Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。
マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。

※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらの説明をチェックしてくださいね。

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テンプレートをコピー

準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

トリガーを設定

この画面が表示されるので、「タイトル」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。

この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
Googleフォームと連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

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「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

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設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。
アウトプットの追加方法は、こちらを参考に設定しましょう。

鉛筆マークをクリックすると、項目名を編集できます。
取得が完了すると以下の画面になるので、「追加」をクリックします。
※以下の画像は、値を追加する操作の一例です。

アウトプット（取得した値）は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

Google Chatに通知する設定

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」を選択します。

「タイトル」→任意で設定
Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「アクション」→メッセージを送信

この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
Google Chatでスペースにメッセージを送る方法は、こちらのページを確認ください。※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA

「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
※例として以下のように入力してみました。

設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Google Chatに送信できていることを確認しましょう！

最後に、「保存する」を押せばフローボットの作成は終了です。

‍トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

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GoogleフォームやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。

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Google Chatを活用した自動化例

入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。

[[100640,179357,165003,132236,131367]]

まとめ

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの紹介をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、いち早くフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットが沢山あります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮してみてくださいね。