GoogleフォームとGoogle Chatを連携したらフォームの回答を見逃さなくなりました！

工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。

1. Googleフォームに回答があったら起動するトリガーの設定
2. Google Chatに通知するアクションの設定

GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと接続する方法

まずは、GoogleフォームとGoogle Chatを連携させていきます。
アプリ連携には、Yoomとアプリを連携するマイアプリ登録を行うと便利です。
1度連携してしまえば、次回以降の自動化設定がスムーズにできます。

まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。

この画面に移行したら、サインインしましょう。

Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。

マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法

準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

この画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。

この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
• Googleフォームと連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
  

次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「スペースにメッセージを送信する」を選択します。
この画面が表示されたら、以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
• 「アクション」→メッセージを送信
  

この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA
「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
{{回答の作成日時}}←こちらがアウトプットで、アウトプットは以下の赤枠より選択できます。
例として以下のように入力してみました。

アプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定は完了です。

GoogleフォームとGoogle Chatの連携フロー応用編

今回は「Googleフォームに回答が送信」→「Google Chatに通知」というテンプレートを使用しました。
YoomではGoogleフォームとGoogle Chatを使用したテンプレートがもう1つあるので、ご紹介します。

「Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートです。

こちらの工程はこのようになっています。

1. 予約フォームの回答が送信されたら
2. 予約を作成する
3. スペースにメッセージを送信

このテンプレートは、頻繁に予約フォームを利用する方にオススメです。
Googleカレンダーに直接予約日を登録してくれるので、何度もアプリを立ち上げて入力する必要がありません。
また、Googleフォームの回答内容をGoogle Chatで確認できるので、予定を見逃すことも少ないです。

Yoomを利用すれば、ご自身でカスタマイズして自動化を作成することもできます。
今回使用したGoogleフォームで実行可能なAPIアクションはこちらです。

フローボットトリガー

• フォームに回答が送信されたら起動する

フローボットオペレーション

• 回答の一覧を取得
• 特定の回答情報を取得
• 回答の一覧を取得(回答期間を指定)

Google Chatで可能なAPIアクションは以下の通りです。

フローボットトリガー

• スペースにメッセージが送信されたら起動する
• ボットにメンション付きのメッセージを送信したら起動する

フローボットオペレーション

• メッセージを送信
• スペースを作成
• スペースを削除
• スペースからメンバーを削除
• スペースにメンバーを招待

トリガーを設定し、オペレーションを組み合わせることで自動化の設定ができます。
GoogleフォームもGoogle Chatもできることはまだまだたくさんあります。
これら以外にもアプリを組み合わせて、自動化を実現してみてください。

まとめ

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの設定をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、リアルタイムでフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットはたくさんあります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮しましょう。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、気になる方は利用してみてください。