GoogleフォームとGoogle Chatを連携して、Googleフォームに回答されたらGoogle Chatに自動通知する方法

Googleフォームの内容を確認する作業はついつい忘れがちですよね。
Google Chatに通知されたら、見逃すことも少なくなります。
Yoomを利用したら、その作業を自動化することが可能です。
今回はGoogleフォームとGoogle Chatを利用して、「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法」をご紹介します。

GoogleフォームとGoogle Chatを連携するメリット

GoogleフォームとGoogle Chatを連携するメリットはリアルタイムでフォームを確認したり、データの紛失を防げたりと多岐にわたります。
メリットを以下にまとめたので、ご覧ください。

1.リアルタイムでフォーム内容を確認できる

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知することができます。
これにより、フォームに回答された内容をGoogle Chatに手入力する必要がありません。
フォームに回答された際に通知がされるため、リアルタイムで情報の確認が可能です。
また、フォームの内容をGoogle Chatに通知できるので、フォーム内容の管理が容易になります。

2.データの紛失を防げる

アンケートなどのフォーム回答があった際に、Googleスプレッドシートに内容を集約し、Google Chatに通知できます。
これにより、Googleスプレッドシートでも管理ができるので、データを紛失するといったことが起こりにくいです。
データの格納先がGoogleスプレッドシートになるため、データ管理がしやすくなります。
また、多数のアプリを利用している人にとっては煩わしいデータ入力をしなくて済むのも大きなメリットです。‍

3.毎日の習慣を自動化することで入力忘れを防げる

毎日決まった時間にGoogleフォームに進捗状況を入力をしてもらい、その内容をGoogle Chatに同期できます。
進捗管理が楽にできる上に、フォームの入力者の入力忘れも防ぐことが可能です。
また、Google Chatに進捗状況を通知できるため、チームに個々の進捗状況を共有できます。
どの進捗が滞っているのか可視化できるため、業務の改善にもつながります。

Yoomとは？

Yoomとは、複数のテクノロジーを組み合わせ、ノーコードで自動化を実現するツールです。
自動的にワークフローを実行するフローボットを作成することで、自動化ができます。
ご自身でフローボットを作成することもできますが、Yoomではさまざまなテンプレートをご用意しています。
こちらを利用すれば、少しの設定をするだけで自動化ができるので、大変便利です。
今回はテンプレートを利用するため、10分~15分で設定が完了します。
Yoomをまだ利用していないという方は、こちらからアカウントを発行してください。
すでにYoomを利用している方は、Yoomにログインしましょう。

GoogleフォームとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定を行いましょう。

工程は2ステップだけなので、誰でもすぐに設定可能です。

Googleフォームに回答があったら起動するトリガーの設定
Google Chatに通知するアクションの設定

GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと接続する方法

まずは、GoogleフォームとGoogle Chatを連携させていきます。
アプリ連携には、Yoomとアプリを連携するマイアプリ登録を行うと便利です。
1度連携してしまえば、次回以降の自動化設定がスムーズにできます。

まずは、Googleフォームのマイプリ登録を行いましょう。
左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探します。

この画面に移行したら、サインインしましょう。

Google Chatのマイアプリ登録については、こちらを参考に設定してください。

マイアプリ登録が完了したら、アプリ名がマイアプリに表示されるようになっています。

Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する方法

準備が整ったところで、上記のフローボットを作成していきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

この画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合はこちらで変更しましょう。
Googleフォームの設定から行うので、「フォームに回答が送信されたら」という欄をクリックします。

この画面が表示されたら、下記の設定を確認してください。

「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
Googleフォームと連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

次に「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「スペースにメッセージを送信する」を選択します。
この画面が表示されたら、以下の設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定
Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報→使用するアカウントか確認
「アクション」→メッセージを送信

この画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA
「メッセージ内容」は任意で設定できますが、必ずGoogleフォームのアウトプットを入力しましょう。
{{回答の作成日時}}←こちらがアウトプットで、アウトプットは以下の赤枠より選択できます。
例として以下のように入力してみました。

アプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定は完了です。

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GoogleフォームとGoogle Chatの連携フロー応用編

今回は「Googleフォームに回答が送信」→「Google Chatに通知」というテンプレートを使用しました。
YoomではGoogleフォームとGoogle Chatを使用したテンプレートがもう1つあるので、ご紹介します。

「Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートです。

こちらの工程はこのようになっています。

予約フォームの回答が送信されたら
予約を作成する
スペースにメッセージを送信

このテンプレートは、頻繁に予約フォームを利用する方にオススメです。
Googleカレンダーに直接予約日を登録してくれるので、何度もアプリを立ち上げて入力する必要がありません。
また、Googleフォームの回答内容をGoogle Chatで確認できるので、予定を見逃すことも少ないです。

Yoomを利用すれば、ご自身でカスタマイズして自動化を作成することもできます。
今回使用したGoogleフォームで実行可能なAPIアクションはこちらです。

フローボットトリガー

フォームに回答が送信されたら起動する

フローボットオペレーション

回答の一覧を取得
特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得(回答期間を指定)

Google Chatで可能なAPIアクションは以下の通りです。

フローボットトリガー

スペースにメッセージが送信されたら起動する
ボットにメンション付きのメッセージを送信したら起動する

フローボットオペレーション

メッセージを送信
スペースを作成
スペースを削除
スペースからメンバーを削除
スペースにメンバーを招待

トリガーを設定し、オペレーションを組み合わせることで自動化の設定ができます。
GoogleフォームもGoogle Chatもできることはまだまだたくさんあります。
これら以外にもアプリを組み合わせて、自動化を実現してみてください。

まとめ

今回は「Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する」というテンプレートの設定をしました。
GoogleフォームとGoogle Chatを連携することで、リアルタイムでフォーム内容を確認できたり、データの紛失を防げたりとメリットはたくさんあります。
Yoomはノーコードで利用できるため、業務を効率化するのにピッタリです。
ぜひ応用テンプレートも利用して、作業をもっと短縮しましょう。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、気になる方は利用してみてください。