GoogleフォームとYoom定期起動機能を連携して、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する方法

営業やカスタマーサポートの方で、Googleフォームから問い合わせが届いたあと、手動でお礼の返信などを行うことを手間だと感じていませんか？
今回紹介する連携方法で、一連の手作業を自動化できるのでこのような悩みから開放されるかもしれません。

この記事では、Googleフォームとメールを連携するメリットと、Yoomを使った連携手順について詳しく紹介します。

Googleフォームとメールを連携するメリット

まずはgoogleフォームとメールを連携するメリットについて紹介します。

メリット1: 手作業を削減し、時間を節約できる

Googleフォームとメールを連携することで、フォームの回答者に、自動的にメールを送信することができるようになります。
問い合わせやアンケートで多数の回答が寄せられる場合では、手作業で回答していると多くの時間を消費してしまいます。
今回の連携を活用することで、一次返信など定型文ではあるものの必ず返さないといけない内容を自動化できるので、結果的に作業時間の削減が期待できます。

メリット2: ミスも減り、作業の質が向上する

返信作業などを手動で行っていると、返信漏れや入力ミスなどのデメリットが考えられます。
返信漏れや異なる回答者の情報を入力してしまうと、相手の信頼を失ってしまう恐れもあります。
この自動化を活用することで、そのようなミスを削減でき、かつ迅速な返答と併せて結果的に満足につながるなど、作業の質向上が期待できます。

[Yoomとは]

Yoomでは多数のテンプレートをご用意しており、日々新しいテンプレートを追加しています。
業務フロー作成に不安がある方も、安心してチャレンジできる環境が整っています。

Googleフォームとメールの連携フローの作り方

それではこれから実際にフローボットの作成を、実際のYoomの画面を参考にご紹介していきます。
フローの内容は「Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する」です。
トリガーとアクションを選択するだけで、とても簡単に設定ができますので、画面を見ながら一緒に作成してみてください。

ステップ1:マイアプリ登録

GoogleフォームをYoomと連携する

1.Yoomのワークスペースにログインできたら、左上の「マイアプリ」を選択して、「新規接続」をクリックしましょう。

2.次に、アプリ一覧からGoogleフォームをクリックしましょう。

3.YoomとGoogleフォームを連携しますという画面で「sign in with Google」をクリックしましょう。

4.アカウント選択の画面で、連携したいアカウントを選択します。
5.Yoom にログインの画面で、「次へ」をクリックしましょう。
6.Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますという画面で、「続行」を選択します。

以上でマイアプリ登録が完了です。
次に、下のバナーをクリックしたら、テンプレートの画面に移行します。
スクロールしたら、下に表示されている「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する

試してみる

---

■概要

Googleフォームでイベント申し込みや資料請求を受け付けた際、回答者へのサンクスメールなどを手動で一件ずつ送るのは手間がかかる作業です。また、対応が遅れたり送信漏れが発生したりする懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングを検知して、設定した内容のメールを自動で返信することができ、確実な一次対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで問い合わせやアンケートなどの受付を行っている方
• フォーム回答後の手動でのメール返信に時間や手間がかかっている方
• スムーズな一次対応で、回答者への丁寧なコミュニケーションを実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信後、自動でメールが返信されるため、手作業による対応時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手動対応で起こりうるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、回答者への返信メールを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• メール機能のオペレーションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。フォームの回答内容を変数としてメール本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

マイプロジェクトへテンプレートのコピーができたらOKです。
一番上の「問い合わせが届いたら」のアプリトリガー項目をクリックして、フローボットの設定を行っていきましょう！

ステップ2:Googleフォームのアプリトリガー設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガーのタイトルは任意のタイトルへ変更可能です。
・トリガーアクションには「回答が送信されたら」を選択しましょう。
・入力が終わったら「次へ」をクリックして進みましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔はプランによって設定できる時間が異なりますのでご確認ください。
・フォームIDを入力しましょう。
・入力が終わったらテストして正確にアウトプットが取得できたら保存します。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご確認ください。

ステップ3:メールを送信する設定

先程設定した項目のすぐ下の「メールを送る」をクリックします。

1.メールの設定

・タイトルは任意のものでOKですので、変更したい場合は入力してください。

・今回は、Googleフォームの回答者へメッセージを送るフローなので、Googleフォームのアウトプット情報から「メールアドレス」を選択して埋め込みます。
・件名は任意の内容でOKなので、変更したい場合は入力してください。
・本文には、送信したい内容を入力します。添付画像のように会社名や担当者名を、アウトプットから埋め込みながら作成すると、自動的に名前がメール文章入ります。
・入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

2.メール送信のテスト

・入力した内容に間違いがないか確認しましょう。
・問題なければ、「テスト」をクリックして保存しましょう。

以上でフローボットの作成ができました！
最後に、トリガーをONにして設定完了です！

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する

試してみる

---

■概要

Googleフォームでイベント申し込みや資料請求を受け付けた際、回答者へのサンクスメールなどを手動で一件ずつ送るのは手間がかかる作業です。また、対応が遅れたり送信漏れが発生したりする懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングを検知して、設定した内容のメールを自動で返信することができ、確実な一次対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで問い合わせやアンケートなどの受付を行っている方
• フォーム回答後の手動でのメール返信に時間や手間がかかっている方
• スムーズな一次対応で、回答者への丁寧なコミュニケーションを実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信後、自動でメールが返信されるため、手作業による対応時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手動対応で起こりうるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、回答者への返信メールを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• メール機能のオペレーションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。フォームの回答内容を変数としてメール本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

このようにGoogleフォームとメールを連携する事で、手作業で行っていた返信作業を自動化できます。
結果的に事務作業を軽減でき、顧客の対応もスムーズに行えて一石二鳥ですね。
さらに、Yoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携が完了し、フローボットの作成も可能です！
これまで難しい知識が必要だった連携作業がYoomを使えば簡単にできるので、誰でも気軽にチャレンジできそうですね。

Yoomのフローボットは初めから作成することも、テンプレートを使ってカスタマイズすることもできます。
是非この機会にGoogleフォームとメールを連携して、事務作業を効率化してみてください。