GoogleフォームとChatworkを連携して、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待する方法

Chatworkで複数のルームに従業員を招待する場合、手動で作業していませんか？
Googleフォームを活用することで、スピーディーかつ正確に招待できます。
本記事では、GoogleフォームとChatworkを連携し、Googleフォームに回答されたユーザー情報に基づいてChatworkの複数のルームに招待する方法をご紹介します。
これにより、招待作業が簡素化され、担当者の負担を軽減できるかもしれません。
また、この自動化は新入社員が入社した際に、慌てて招待する必要がなくなるため、非常におすすめの自動化です。

こんな方におすすめ

GoogleフォームとChatworkを活用していて、Chatworkの招待を自動化させたい方
新入社員のオンボーディングを効率化したい企業の担当者
招待漏れやミスなどのヒューマンエラーを防止したい方

GoogleフォームとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1:Chatworkに招待する手間が省ける

Googleフォームのユーザー情報に基づいて、Chatworkの複数のルームに招待するフローは、手間と時間がかかるプロセスと言えるでしょう。
このフローを自動化すれば、Googleフォームに入力するだけで、Chatworkのルームに招待できるため、Googleフォームで回答有無を確認したり、手動で招待する手間が省けます。
たとえば、イベント参加フォームを活用し、スタッフをChatworkの複数のルームに招待する場合でも自動化を活用すれば、簡単に招待可能です。
これにより、招待する人数やルーム数がどれだけ多くても、手作業で招待する必要がなくなるため、負担を軽減できます。

メリット2:オンボーディングプロセスを円滑にできる

新入社員が入社した際にもこの自動化は、大きな役割を果たしてくれるでしょう。
たとえば、入社後にChatworkの「研修ルーム」、「配属部署」といった複数のルームに招待する場合、自動化の導入により一括で招待可能です。
これにより、入社前に新入社員がフォームに回答しておけば、自動的に関連するルームに招待できるため、入社初日からスムーズに業務を進められるでしょう。
そのため、管理者は研修前に慌てて招待する必要がなくなり、新入社員は円滑に研修を始められます。

メリット3:招待漏れなどのヒューマンエラーを防止する

従来のように手動でChatworkのルームに招待していると、招待漏れや入力ミスが起こる可能性があります。
そこで、Googleフォームを活用したルームの自動招待を活用すれば、そういったリスクを避けられそうです。
たとえば、セミナー運営で複数のルームに自動招待することで、招待漏れのリスクを低減し、運営側の負担軽減にもつながるでしょう。
これにより、業務運営の信頼性が向上し、正確な業務運営の実現が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

GoogleフォームとChatworkの連携フローの作り方

Googleフォームで回答されたユーザー情報をAPIで受け取り、ChatworkのAPIを介して複数のルームに招待することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

GoogleフォームとChatworkをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くChatworkのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとChatworkの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:GoogleフォームとChatworkをマイアプリ登録

GoogleフォームとChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単に進められます。

まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧からGoogleフォームを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

以下の画面が表示されたら、Googleフォームにログインしてください。

続いて、Chatworkのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、検索欄を活用してChatworkを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Chatworkにログインします。

GoogleフォームとChatworkがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Googleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定とその後に続くChatworkのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→任意で設定
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
「フォームID」→説明の通りに設定

「テスト」をクリックすると、Googleフォームの値が結果として表示されます。
この値を活用して、その後の設定を行います。
「テスト成功」と表示されれば、こちらを参照してアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。

続いて、Yoomの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行うため、「複数のレコードを取得する（最大500件）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定
「実行アクション」→複数のレコードを取得する（最大500件）

Yoomのデータベースにテスト用として、招待対象のルーム名やルームIDを設定します。
新規に作成する場合は、「プロジェクト一覧」横にある「+」→「データベース」をクリックしましょう。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

設定画面に戻り、「データベースの連携」を設定しましょう。
先ほど設定したデータベースが格納されている「プロジェクト」を選択し、「データベース」、「テーブル」を設定します。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
Googleフォームのアウトプットを使用して、設定を行います。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、ルーム名・ルームIDを1件ずつ取得する設定を行うため、「ルーム名・ルームIDを1件ずつ取得する」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、一部有料プランのみご利用いただける機能です。
他のプランで設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトは、エラーとなるので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定

繰り返し対象のアウトプット

「オペレーション」→複数のレコードを取得する（最大500件）
「アウトプット」→ルーム名、ルームID

設定を確認したら、「保存」をクリックします。

続いて、Chatworkの設定を行うため、「招待リンクを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→任意で設定
「Chatworkと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→招待リンクを取得

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「ルームID」を設定しましょう。
「ルーム名・ルームIDを1件ずつ取得する」のアウトプットから、「ルームIDのループ変数」を選択します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、メールを送信する設定を行うため、「ルームの招待リンクをメールで送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→任意で設定

スクロールして、「メール内容」の設定を行ってください。
「To」はGoogleフォームのアウトプットから選択します。

次に、「件名」を設定してください。
以下は例ですので、使用したいアウトプットを活用して任意で設定しましょう。

スクロール、「本文」を設定してください。
使用したいアウトプットを活用して、お好みで設定してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、メールの送信内容を確認してください。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとChatworkの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogleフォームとChatworkを使った自動化の例

他にもGoogleフォームとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答が送信されたら、自動的にChatworkに通知するフローです。
‍フォーム回答時にChatworkに通知されるため、後続業務をスムーズに進められます。
チーム内への共有が容易になるため、全員がフォーム内容を確認できます。

2.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに自動通知するフローです。
注文書や発注書をChatworkに通知する手間が省けるため、作業時間を短縮できます。
毎月の注文書や発注書の件数が多い企業におすすめの自動化です。

3.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ追加し、Chatworkに通知するフローです。
AIを活用して契約書を自動的に読み取るため、契約書の転記作業や通知作業が容易になるでしょう。
Googleフォームで契約書を受信している方におすすめです。

まとめ

Googleフォームを活用したChatworkのルームの自動招待は、手動作業を短縮し、正確に招待できるでしょう。
これにより、新たにChatworkの複数のルームへ招待する場合でも、手動と比較して簡単に招待できます。
新入社員が入社した際に、複数のルームへの招待が必要な場合に特におすすめです。
また、手動作業が減ることで、招待漏れやミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことが期待できます。

今回ご紹介したテンプレートを活用して、複数のルームへの招待を簡素化させましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで簡単に操作できるので、ぜひ体験してみてください。