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「チャットツール設定のプロセスを煩雑に感じている」「社員同士の情報のやりとりの効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスの現場では、効率的な情報管理プロセスが求められています。特に、コミュニケーションツールの設定やチャットグループ管理を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまうでしょう。そこで本記事では、Googleフォームで収集したユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを自動追加する方法をご紹介します。この自動化により、作業効率の向上や人的エラーの削減といったメリットが見込めます。
本記事を参考にして、ぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームでのユーザー情報の回答時にGoogleフォームのAPIを経由してその情報を受け取り、directのAPIを用いてdirectのグループトーク設定をすることで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
GoogleフォームとdirectをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleフォーム」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記画面の赤枠部分をクリックしてGoogleフォームにログインすると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これで登録は完了です。同様に、directも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「direct」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
その後、下記画面でdirectのアプリケーション登録ページからアプリケーションを登録すると取得できるClient ID、Client、Secretを設定してください。
アプリケーション登録時の情報はそれぞれ下記のように設定を行ないましょう。
アプリケーション名：Yoom
サイトURL：https://lp.yoom.fun
リダイレクトURL：https://yoom.fun/settings/my_apps/oauth_callback
ログインをすれば、directのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、データベースの準備を行います。
Yoomの画面で下記のような表を作成しましょう。
下記画面では、「グループトークのリスト名」と「グループトークのトークID」を整理しました。
作成完了後、次のステップに進みます。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の、回答内容を取得する詳細の方法はこちらを参照ください。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、下記の2項目を入力していきます。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、該当のフォームURL内から取得が可能です。
「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、データベースの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に、「データベースの連携」を設定します。
各項目は欄をクリックすると下記画面のように選択メニューが表示されるので、先ほどつくった表に該当するデータベースを選択してください。
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次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
先ほど作成したデータベースの記載情報を全て取得できるように設定しましょう。
下記画面では、「グループトークのトークID」が「空でない」という条件設定をしました。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、処理繰り返しの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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下記画面では、「繰り返し対象のアウトプット」を設定します。
各項目は、あらかじめ記載されているため、内容を確認して適宜修正してください。
完了後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、directの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「グループID」を入力します。
グループIDはアカウント管理のグループ設定ページURLに含まれる数字になります。
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次に、「トークID」を入力します。
下記画面のように欄をクリックすると、選択メニューが出てくるので前のステップで取得した情報をクリックして記載してください。
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最後に、「ユーザーID」を入力します。
先ほどと同様に、選択メニューから該当するものをクリックして記載してください。
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次に、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもGoogleフォームやdirectを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. Googleフォームで送信された情報をdirectに通知するテンプレート
Googleフォームで得た回答を、スムーズにチーム内に共有したいと考える方にこのフローは有効です。Googleフォームの回答内容を自動でdirectに通知することができるため、漏れのない情報の共有が可能となるでしょう。また通知する内容は回答内容から引用するため、内容に入力ミスが起こることも防ぐことができます。
2. Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待するテンプレート
このフローでは、Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を効率化します。対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止し業務の正確性を高めることが可能です。
3. Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待するテンプレート
入社や異動で複数のルームへ招待する際、1件ずつの手作業が不要となるため、作業時間が短縮され、担当者の負担が軽減されます。また、この自動化によって招待の漏れや誤りを防止できるでしょう。
フォーム機能で収集した情報を手動で整理し、適切なグループにユーザーを追加する作業は時間がかかり、ミスの原因にもなります。そこで、Googleフォームとdirectの連携でこういった作業の自動化が可能です。例えば、研修やセミナーの参加者をグループに振り分ける場合、フォームの回答をもとに自動で適切なグループトークへ追加することで、スムーズな情報共有が実現できるでしょう。この自動化により、作業効率の向上や人的ミスの削減が期待できます。
複数のツールを手作業で管理していると、チャットグループのユーザー登録に漏れが出て社内外のコミュニケーションがうまくいかないリスクがあります。そこで、Googleフォームとdirectの連携でそういった危険性の低減が可能です。例えば、社内ヘルプデスクの問い合わせフォームと連携し、問い合わせがあるたびに担当部署のグループトークに自動通知を送ることで、漏れのない対応が可能になるでしょう。この自動化により、社内外の漏れのない情報共有の実現が期待できます。
社内外で多くのチャットツールやグループを手作業で管理していると、グループの参加者管理が煩雑になってしまいます。そこで、Googleフォームとdirectの連携でこういった管理を容易にすることが可能です。例えば、社内研修の参加者をGoogleフォームで募集し、参加者の希望日程や担当講師ごとに自動でグループトークへ追加することで、情報共有や日程調整が正確に行えます。この自動化により、イベントやプロジェクトごとの参加者管理が容易になるでしょう。
以上、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する方法をご紹介しました。
ビジネスの現場では、効率的な情報管理や共有プロセスが求められています。特に、コミュニケーションツールの設定やグループ管理を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまうでしょう。こういった課題は、Googleフォームとdirectを連携することで解決が期待できます。この自動化によって、作業効率の向上や漏れのない情報共有の実現、参加者管理の円滑化といったメリットが見込めます。
ぜひ本記事の手順を参考に、業務プロセスの最適化にお役立てください。
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