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Googleフォームとdirectを連携して、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとにdirectの複数のグループトークにユーザーを追加する方法
「チャットツール設定のプロセスを煩雑に感じている」「社員同士の情報のやりとりの効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスの現場では、効率的な情報管理プロセスが求められています。特に、コミュニケーションツールの設定やチャットグループ管理を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまうでしょう。そこで本記事では、Googleフォームで収集したユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを自動追加する方法をご紹介します。この自動化により、作業効率の向上や人的エラーの削減といったメリットが見込めます。
本記事を参考にして、ぜひお試しください！
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとDirectを業務で活用しており、データの手動管理に負担を感じている方
- 社内外の情報共有のスピードを向上させ、漏れのない対応を実現したい管理者やチームリーダー
- 研修やイベントの参加者管理を効率化し、スムーズな情報共有を実現したい人事担当者や運営者
- 顧客サポートやコミュニティ運営を行っており、ユーザーの適切なグループ分けを自動化したい方
- 新入社員のオンボーディングをスムーズにし、必要な情報を即時に共有できる仕組みを構築したい人事担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する方法
Googleフォームでのユーザー情報の回答時にGoogleフォームのAPIを経由してその情報を受け取り、directのAPIを用いてdirectのグループトーク設定をすることで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
- Googleフォームとdirectのマイアプリ登録
- テンプレートのコピー
- Googleフォームのトリガー設定、およびdirectのアクション設定
- トリガーをONにし、フローの起動準備を完了させる
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
ステップ1：Googleフォームとdirectをマイアプリ連携
GoogleフォームとdirectをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleフォーム」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面の赤枠部分をクリックしてGoogleフォームにログインすると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これで登録は完了です。同様に、directも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「direct」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
その後、下記画面でdirectのアプリケーション登録ページからアプリケーションを登録すると取得できるClient ID、Client、Secretを設定してください。
アプリケーション登録時の情報はそれぞれ下記のように設定を行ないましょう。
アプリケーション名：Yoom
サイトURL：https://lp.yoom.fun
リダイレクトURL：https://yoom.fun/settings/my_apps/oauth_callback
ログインをすれば、directのアプリ登録も完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
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ステップ3：データベースの準備
次に、データベースの準備を行います。
Yoomの画面で下記のような表を作成しましょう。
下記画面では、「グループトークのリスト名」と「グループトークのトークID」を整理しました。
作成完了後、次のステップに進みます。
ステップ4：トリガーの設定
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の、回答内容を取得する詳細の方法はこちらを参照ください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記の2項目を入力していきます。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、該当のフォームURL内から取得が可能です。
「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：データベースの設定
次に、データベースの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に、「データベースの連携」を設定します。
各項目は欄をクリックすると下記画面のように選択メニューが表示されるので、先ほどつくった表に該当するデータベースを選択してください。
↓
次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
先ほど作成したデータベースの記載情報を全て取得できるように設定しましょう。
下記画面では、「グループトークのトークID」が「空でない」という条件設定をしました。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ6：処理繰り返しの設定
次に、処理繰り返しの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
下記画面では、「繰り返し対象のアウトプット」を設定します。
各項目は、あらかじめ記載されているため、内容を確認して適宜修正してください。
完了後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ7：directの設定
最後に、directの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「グループID」を入力します。
グループIDはアカウント管理のグループ設定ページURLに含まれる数字になります。
↓
次に、「トークID」を入力します。
下記画面のように欄をクリックすると、選択メニューが出てくるので前のステップで取得した情報をクリックして記載してください。
↓
最後に、「ユーザーID」を入力します。
先ほどと同様に、選択メニューから該当するものをクリックして記載してください。
↓
次に、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
■概要
Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
- 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
- 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
その他のGoogleフォームやdirectを使った自動化の例
他にもGoogleフォームやdirectを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. Googleフォームで送信された情報をdirectに通知するテンプレート
Googleフォームで得た回答を、スムーズにチーム内に共有したいと考える方にこのフローは有効です。Googleフォームの回答内容を自動でdirectに通知することができるため、漏れのない情報の共有が可能となるでしょう。また通知する内容は回答内容から引用するため、内容に入力ミスが起こることも防ぐことができます。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応を手作業で行っていませんか？
こういった対応は迅速さが求められる一方で、担当者が都度確認して共有する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をdirectに自動で通知することが可能になります。
確認作業を効率化し、顧客へのスピーディーな初動対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせへの対応速度を向上させたいと考えている方
- フォームの回答内容をdirectでチームに共有し、対応漏れをなくしたい担当者の方
- 手作業による情報共有プロセスを自動化し、業務の非効率を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答が自動でdirectに通知されるため、手動で確認し転記する手間や時間を削減できます。
- 通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせへの迅速かつ確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、フォームの回答内容をトークに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを指定してください。
- directへの通知では、通知先のトークを指定してください。
メッセージ内容には取得した変数を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応を手作業で行っていませんか？
こういった対応は迅速さが求められる一方で、担当者が都度確認して共有する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容をdirectに自動で通知することが可能になります。
確認作業を効率化し、顧客へのスピーディーな初動対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせへの対応速度を向上させたいと考えている方
- フォームの回答内容をdirectでチームに共有し、対応漏れをなくしたい担当者の方
- 手作業による情報共有プロセスを自動化し、業務の非効率を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答が自動でdirectに通知されるため、手動で確認し転記する手間や時間を削減できます。
- 通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせへの迅速かつ確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、フォームの回答内容をトークに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを指定してください。
- directへの通知では、通知先のトークを指定してください。
メッセージ内容には取得した変数を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待するテンプレート
このフローでは、Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を効率化します。対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止し業務の正確性を高めることが可能です。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の登録を行っている方
・新入社員の情報登録を行う方
2.directを業務で活用している方
・部署ごとにグループトークを作成しコミュニケーションを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
社員情報を登録する際に、カオナビとdirectの操作が必要になるのは1つの手間です。
このフローでは、Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を効率化します。
対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止し業務の正確性を高めることが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、directのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の登録を行っている方
・新入社員の情報登録を行う方
2.directを業務で活用している方
・部署ごとにグループトークを作成しコミュニケーションを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
社員情報を登録する際に、カオナビとdirectの操作が必要になるのは1つの手間です。
このフローでは、Googleフォームで送信された情報からカオナビへの登録とdirectのグループトークへの招待を自動化することができ、手動作業を効率化します。
対象となる社員が多い場合でも、カオナビとdirectの操作を自動化できるため、作業漏れを防止し業務の正確性を高めることが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、directのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待するテンプレート
入社や異動で複数のルームへ招待する際、1件ずつの手作業が不要となるため、作業時間が短縮され、担当者の負担が軽減されます。また、この自動化によって招待の漏れや誤りを防止できるでしょう。
■概要
Googleフォームで集めた情報を元に、手作業でChatworkのルームへ招待していませんか？参加者が増えるほど作業は煩雑になり、招待漏れや宛先間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、対象となる複数のChatworkルームへの招待メールが自動で送信されるため、こうした招待業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めたユーザーを複数のChatworkルームへ手動で招待している方
- コミュニティ運営などで、新規メンバーのオンボーディングを効率化したいと考えている方
- 手作業による招待漏れや連絡ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に招待メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた招待業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での招待に伴う、招待先のルーム間違いや招待漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーにGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定し、回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでデータベース機能の「複数のレコードを取得する」を選択し、招待したいChatworkのルームID一覧を取得します。
- 続いて、処理繰り返し機能を用いて、取得したルームIDを1件ずつ処理するよう設定します。
- 繰り返しの処理の中で、Chatworkの「招待リンクを取得」アクションを設定し、各ルームの招待リンクを生成します。
- 最後に、メール機能の「ルームの招待リンクをメールで送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛に招待メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのアクションでは、招待対象のルームIDを任意に設定できます。フローボット内のデータベース機能など、前段のステップで取得したルームIDの情報を変数として設定してください。
- メール機能のアクションでは、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Googleフォームで取得した回答内容を変数として利用したり、固定の文言を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 招待対象のルーム名やルームIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
■概要
Googleフォームで集めた情報を元に、手作業でChatworkのルームへ招待していませんか？参加者が増えるほど作業は煩雑になり、招待漏れや宛先間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、対象となる複数のChatworkルームへの招待メールが自動で送信されるため、こうした招待業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めたユーザーを複数のChatworkルームへ手動で招待している方
- コミュニティ運営などで、新規メンバーのオンボーディングを効率化したいと考えている方
- 手作業による招待漏れや連絡ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に招待メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた招待業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での招待に伴う、招待先のルーム間違いや招待漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- トリガーにGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定し、回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでデータベース機能の「複数のレコードを取得する」を選択し、招待したいChatworkのルームID一覧を取得します。
- 続いて、処理繰り返し機能を用いて、取得したルームIDを1件ずつ処理するよう設定します。
- 繰り返しの処理の中で、Chatworkの「招待リンクを取得」アクションを設定し、各ルームの招待リンクを生成します。
- 最後に、メール機能の「ルームの招待リンクをメールで送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛に招待メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのアクションでは、招待対象のルームIDを任意に設定できます。フローボット内のデータベース機能など、前段のステップで取得したルームIDの情報を変数として設定してください。
- メール機能のアクションでは、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Googleフォームで取得した回答内容を変数として利用したり、固定の文言を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 招待対象のルーム名やルームIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
Googleフォームとdirectを連携するメリットと具体例
メリット1：手作業の負担削減と人的ミスの防止
フォーム機能で収集した情報を手動で整理し、適切なグループにユーザーを追加する作業は時間がかかり、ミスの原因にもなります。そこで、Googleフォームとdirectの連携でこういった作業の自動化が可能です。例えば、研修やセミナーの参加者をグループに振り分ける場合、フォームの回答をもとに自動で適切なグループトークへ追加することで、スムーズな情報共有が実現できるでしょう。この自動化により、作業効率の向上や人的ミスの削減が期待できます。
メリット2：社内外の漏れのない情報共有の実現
複数のツールを手作業で管理していると、チャットグループのユーザー登録に漏れが出て社内外のコミュニケーションがうまくいかないリスクがあります。そこで、Googleフォームとdirectの連携でそういった危険性の低減が可能です。例えば、社内ヘルプデスクの問い合わせフォームと連携し、問い合わせがあるたびに担当部署のグループトークに自動通知を送ることで、漏れのない対応が可能になるでしょう。この自動化により、社内外の漏れのない情報共有の実現が期待できます。
メリット3：イベントやプロジェクトごとの参加者管理の円滑化
社内外で多くのチャットツールやグループを手作業で管理していると、グループの参加者管理が煩雑になってしまいます。そこで、Googleフォームとdirectの連携でこういった管理を容易にすることが可能です。例えば、社内研修の参加者をGoogleフォームで募集し、参加者の希望日程や担当講師ごとに自動でグループトークへ追加することで、情報共有や日程調整が正確に行えます。この自動化により、イベントやプロジェクトごとの参加者管理が容易になるでしょう。
まとめ
以上、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、directの複数のグループトークにユーザーを追加する方法をご紹介しました。
ビジネスの現場では、効率的な情報管理や共有プロセスが求められています。特に、コミュニケーションツールの設定やグループ管理を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまうでしょう。こういった課題は、Googleフォームとdirectを連携することで解決が期待できます。この自動化によって、作業効率の向上や漏れのない情報共有の実現、参加者管理の円滑化といったメリットが見込めます。
ぜひ本記事の手順を参考に、業務プロセスの最適化にお役立てください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
