イベント管理を効率化！Googleフォームの回答をNotion＆Gmailでラクラク管理

ステップ1：マイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携しましょう。
Yoomの左側メニューから「＋新規接続」をクリックしてください。

検索欄が出てきたら、アプリ名を入力しましょう。

Google フォーム、Gmailのマイアプリ連携

まずは、使用するGoogleのアカウントを選択します。

アカウント選択後にYoomにログインし、アクセスを許可します。

「続行」をクリックするとGoogle フォームのマイアプリ連携完了です。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されているページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

マイアプリ一覧に追加されたことを確認しましょう。

これで準備は完了です。次からフローの具体的な設定に進むので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう！

ステップ2：フォームトリガー設定

最初の設定は「フォームの回答が送信されたら」です。情報を取得するためにフォームを設定しましょう。
1ページ目には、マイアプリ連携をしたGoogle フォームのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認して、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正したら次に進みます。
次にトリガーの起動間隔を設定しましょう。

※トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

フォームIDを作成したGoogle フォームから取得したら、サンプル値を取得するためにGoogle フォームで回答をしてから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、上記のようにアウトプットが取得できます。
確認したら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Notionにレコードを追加する

次に、フォームで取得した情報をNotionに追加しましょう。

まずはアカウント情報とタイトルを修正して、連携するデータベースの情報を入力しましょう。

「次へ」をクリックすると連携が確認できます。
※マイアプリ連携後にNotionのデータベースを作成した場合、再連携をしてデータベースへのアクセスを許可しなおす必要があります。

続いて、情報を追加するための設定をします。

アウトプットを活用しながら、Notionの項目に合うように設定します。

すべて設定ができたら「テスト」をクリックします。

無事に成功し、指定した通りにNotionに情報が追加されました。

ステップ4：Gmailを送信する設定

最後の設定は「メールを送る」です。

これまで同様に、1ページ目はアカウント情報とタイトルの修正をします。
そのままメールの内容を入力しましょう。

アウトプットを活用しながら入力をしたら次に進み、入力内容を確認します。アウトプットが反映されていることを確認したら「テスト」をクリックします。

指定した通りのメールが届きました！

「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

さいごにトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで下記のフローが動きはじめました。設定お疲れさまでした！

さらに自動化するには

設定したフローをさらに自動化させるには、最後に通知の設定を追加してみましょう！

たとえば、担当者に「フォームの回答内容とメールが送信完了したこと」を通知すれば、わざわざ回答を確認する必要がなくなります。
Slackだけでなく、ChatworkやMicrosoft Teamsなどに通知することもできます。

アプリ間の行き来が不要になり、情報の共有がさらにスムーズになるのでぜひ参考にしてみてください！

Googleフォームの回答をkintoneに追加して、Outlookでイベント情報を送信する方法

普段のメールアプリがGmailではなく、Outlookを使っている方はこちらのフローがおススメです。

設定方法は変わらないので、上記で解説したフローを参考に設定を進めてみてください！

設定方法は変わらないので、上記で解説したフローを参考に設定を進めてみてください！

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する方法

フォームで取得した情報をレコード追加せずに、Yoomのメール機能を使って参加者に自動返信するフローです。

<span class="mark-yellow">情報のストックが不要であれば、このフローのほうがシンプルな設定で済みます。</span>

Yoomのメール機能を使用するだけなので、設定方法は変わりません！

フォームトリガーで取得した情報を活用しながらメールを送ってみましょう。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

フォームに回答後、Geminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加
フォームに入力された内容をAI「Gemini」がサクッと要約して、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに自動でまとめてくれる</span>フローです。

手作業で整理する手間が減って、スムーズにデータ管理ができるのが魅力です。大事なポイントも一目でわかるので、業務のスピードアップが期待できます。

フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信フォームに届いた複数のPDFを<span class="mark-yellow">自動で1つにまとめて、Google Driveに保存し、そのままGmailで送信</span>するフローです。

ファイルを手作業で整理したり、添付し忘れたりすることが減るでしょう！また、契約書やレポートなどの管理がラクになり、スムーズな情報共有が期待できます。

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信フォームに入力された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動登録し、<span class="mark-yellow">関連する資料やリンクをメールでお知らせ</span>してくれるフローです。

予定の登録ミスを防げるだけでなく、事前に必要な情報が届くので、準備もスムーズに進むのがうれしいですね。

まとめ

Googleフォームの回答をNotionに自動追加し、Gmailでイベント情報を送るフローをYoomで設定すれば、手作業の負担を大幅に減らすことができます。プログラミングの知識がなくても簡単に使えるのが魅力です。

また、Yoomを活用すれば、Googleフォームと他のツールを組み合わせたさまざまな自動化が可能になります。情報管理の手間を減らし、業務をスムーズに進めるためにも、ぜひYoomを試してみてください。まずは無料登録から始めて、便利な機能を体験してみましょう！

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