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新入社員の情報管理は、企業の効率的なオンボーディングに欠かせない要素です。
しかし、手作業での情報登録やアクセス権限の設定は時間と手間がかかり、ミスの原因にもなります。
そこで今回は、GoogleフォームとGitHubを連携し、Googleフォームに送信された新入社員の情報をGitHubリポジトリに自動追加する方法をご紹介します。
業務を自動化し、ミスを防ぎましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームに送信された新入社員の情報をGitHubリポジトリに自動追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用して新入社員のユーザーIDを受け取り、
GitHubの提供するAPIを用いて、リポジトリに自動追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGitHubと連携します。
以下の画面でサインインしてください。
Googleフォーム・GitHubがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストしましょう。
JSONPathを使って回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックしてください。
こちらのヘルプを参考に、回答取得をお願いします。
取得が完了したら追加をクリック、保存してください。
続いて「リポジトリにユーザーを追加する」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
追加するユーザーIDはアウトプットから選択してください。
権限は以下から選択してください。
こちらもテストし、成功したら保存してください。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。
リポジトリに自動追加した後、誰が追加されたか通知することもできます。
チームメンバーに手動で通知する手間を省けますね。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogleフォーム・GitHubを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Googleフォームで登録された情報をGitHubに登録するフローです。
Googleフォームで問い合わせ集約している場合、このフローが便利です。
自動でGitHubのIssueに登録してくれるので、入力ミスなどが防げます。
2.GitHubでIssueが作成されたらLINE WORKSに通知するフローです。
Issueが作成されるたび手動で通知するのは手間ですよね。
このフローを活用して、通知を自動化し共有漏れを防ぎましょう。
3.GithubでIssueが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Issueを他部署に共有している場合、このフローが便利です。
Issueが作成されるたびに自動転記してくれるので、転記ミスが防げます。
開発部門などの技術系職種では、新入社員が利用する環境のセットアップが重要なプロセスです。
このフローを活用すれば、新入社員の情報がGoogleフォームに登録されたら、必要なリポジトリのアクセス権限を付与することが可能になります。
例えば、新入社員がGoogleフォームで情報を送信すると、自動でGitHubの指定したリポジトリにアクセスできるよう設定できます。
これにより、担当者が個別に手動で権限を設定する手間が省け、新入社員がすぐに業務を開始できることが見込めます。
特にリモートワーク環境では、迅速なセットアップが求められるため、このような自動化が有効でしょう。
新入社員の情報を社内システムに登録する作業は、総務や人事担当者にとって時間と手間のかかる業務の一つです。
手作業で情報を転記すると、入力ミスや漏れが発生しやすく、確認作業にも余分な時間を費やすことになります。
特に複数の新入社員を一度に迎える場合、それぞれの情報を間違いなく入力するには慎重な作業が求められます。
例えば、Googleフォームに新入社員が自らGitHubのIDを入力し、それを自動でGitHubのリポジトリに追加することで、手動での転記が不要になり、入力ミスも防げるでしょう。
また、自動化しておくことで権限の付与間違いなどのミスを防ぐことが期待できます。
新入社員の入社手続きは、担当者ごとに異なる方法で進められることが多く、手順のばらつきや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。
これを防ぐために、本フローを導入すれば、Googleフォームで収集したユーザーIDをGitHubのリポジトリに自動追加する流れを、標準化されたワークフローにすることができます。
例えば、Googleフォームに入力してもらった新入社員のユーザーIDがGitHubリポジトリに登録される一連のプロセスが自動化されるため、担当者の経験やスキルに依存せずに一貫した処理が期待できます。
これにより、「特定の担当者しか対応できない」という属人化の問題を解消し、業務の引き継ぎもスムーズに行えるようになるでしょう。
今回は「Googleフォームで送信された新入社員の情報をGitHubのリポジトリに自動で追加する」フローボットを紹介しました。
GoogleフォームとGitHubを連携することで、新入社員の情報管理と開発環境のセットアップを自動化し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
手動作業によるミスや時間のロスを防ぎ、担当者の負担を軽減するとともに、新入社員も入社初日からスムーズに業務を開始できることが見込めます。
この機会に、GoogleフォームとGitHubの連携を試してみてください。
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