GoogleフォームとJira Softwareを連携して、Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する方法

GoogleフォームとJira Softwareの連携方法

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・GoogleフォームとJira Softwareをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Googleフォームのトリガー設定とJira Softwareの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・GoogleフォームとJira Softwareをマイアプリ連携

(1)まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。

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Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。

(3)次はJira Softwareを接続しましょう。
Googleフォームの新規接続と同じようにJira Softwareのアプリを検索します。

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(4)「アカウント名」と「メールアドレス」、「APIトークン」を入力後に「追加」をクリックします。
Jira Softwareのマイアプリ登録方法については、こちらのページも確認してください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Googleフォームのトリガー設定

(1)まず、Googleフォームのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「フォームID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値（スラッグやタイトルなど）も取得するのがおすすめです。
JSONPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。

アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。

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・Jira Softwareの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「課題を追加」をクリックしましょう。

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(2)連携したいJira Softwareのアカウント情報を追加し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面の「サブドメイン」や「プロジェクトキー」などの項目では、注釈に沿い、情報を入力していきます。
入力した内容から情報を取得し、『候補』からその情報を引用できるので、こちらも活用しましょう。

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以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットも活用できます。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

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Jira Softwareを使ったその他の自動化例

他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Backlogで課題が追加されたらJira Softwareに課題を追加する

Backlogで課題が追加されたら、自動的にJira Softwareにも課題を追加するフローです。
情報の自動反映により入力ミスを減らし、円滑な業務遂行につなげます。

Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する

Jira Softwareに課題が追加されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの情報連携をスピーディーに行うことができます。
手動によるTrelloへの課題追加が自動化されるため、常に最新の情報で業務を進めることが可能です。

Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する

プロジェクト作業でJira Softwareを活用している方におすすめのフローです。
課題情報を都度Jira Softwareで確認する必要も無くなるため、分析業務の効率化を図ることができます。
また、Microsoft Excelで状況を確認できるので、プロジェクト内の情報共有をスムーズに行えます。

まとめ

GoogleフォームとJira Softwareの連携により、業務の効率化と自動化が実現できます。
手動でのデータ入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの進捗を迅速に把握することが可能です。
これにより、チームはより重要なタスクに集中でき、全体的な業務の品質向上が期待できます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。