Googleフォームは利用者の要望や意見を集約するのに有用なツールですよね。
でも、回答をいちいち他のツールに転記する作業は手間ではないでしょうか。
GoogleフォームをJira Softwareなどの開発ツールと連携することで、さらなる業務効率化を目指せます。
また、データの自動反映によって、業務の正確性を向上させることにもつながるはずです。
この記事では、Googleフォームで収集したデータを、自動的にJira Softwareへ課題として登録する方法を詳しく解説します。ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- 日常的にGoogleフォームとJira Softwareを活用している方。
- Googleフォームの回答をJira Softwareに登録している方。
- GoogleフォームとJira Softwareを連携して、タスクの登録漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
[Yoomとは]
GoogleフォームとJira Softwareの連携方法
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- GoogleフォームとJira Softwareをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Googleフォームのトリガー設定とJira Softwareの設定
- トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
・GoogleフォームとJira Softwareをマイアプリ連携
(1)まずはGoogleフォームをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleフォームを検索してください。
Googleフォームのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogleフォームの接続が完了しました。
(3)次はJira Softwareを接続しましょう。
Googleフォームの新規接続と同じようにJira Softwareのアプリを検索します。
(4)「アカウント名」と「メールアドレス」、「APIトークン」を入力後に「追加」をクリックします。
Jira Softwareのマイアプリ登録方法については、こちらのページも確認してください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・Googleフォームのトリガー設定
(1)まず、Googleフォームのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「フォームID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JSONPath』で他の値（スラッグやタイトルなど）も取得するのがおすすめです。
JSONPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
・Jira Softwareの設定
(1)最後に、2つ目のアクション「課題を追加」をクリックしましょう。
(2)連携したいJira Softwareのアカウント情報を追加し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「サブドメイン」や「プロジェクトキー」などの項目では、注釈に沿い、情報を入力していきます。
入力した内容から情報を取得し、『候補』からその情報を引用できるので、こちらも活用しましょう。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットも活用できます。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
GoogleフォームやJira Softwareを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやJira SoftwareのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで回答が送信されたらWebミーティングを作成する
Googleフォームで回答が送信されたらGoogle MeetやZoomでミーティングを自動で作成します。（Google Meetは、Googleカレンダーに予定を追加すると自動でミーティングURLが作成されます）
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
・手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
・GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで回答が送信されたら顧客管理アプリにリード情報を登録する
Googleフォームで回答が送信されたら、SalesforceやHubSpotなどにリード情報を自動で登録します。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
・手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
・反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで情報が送信されたら、Mailchimpにコンタクトを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したリード情報を、手作業でMailchimpに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、手作業をなくし、効率的なリスト管理を実現します。複雑な連携を組むことなく、スムーズな顧客管理が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとMailchimpを使い、手作業でのリスト登録に手間を感じている方
・APIを活用して、メールキャンペーンの準備を効率化したい方
・リード獲得から顧客管理までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する
試してみる
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
Jira Softwareを活用した自動化例
Jira Softwareで課題が作成されたらデータベースにデータを追加する
Jira Softwareで課題が作成されたら、Google スプレッドシートやNotionなどにデータを自動で追加します。
Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Jira Softwareで課題が作成されたら、Notionにデータを追加する
試してみる
Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Notionデータベースにそのデータを追加します。
Jira Softwareで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを追加するフローです。
Jira Softwareで課題が作成されたらタスク管理アプリに追加する
Jira Softwareで課題が作成されたらAsanaやTrelloなどに自動で追加します。
Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する
試してみる
Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加するフローです。
Jira Softwareで課題が作成されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Jiraで課題が作成されたら、自動的にAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Jira Softwareで課題が作成されたらBacklogに課題を追加する
試してみる
Jiraで課題が作成されたら自動的にBacklogに課題を追加するフローボットです。
Jira Softwareで課題が作成されたらチャットツールに通知する
Jira Softwareで課題が作成されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。
Jira Softwareで課題が作成されたらDiscordに通知する
試してみる
Jira Softwareで課題が作成されたらDiscordに通知する
Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
・Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに課題内容を通知します。
■注意事項
・Jira Software、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5700600
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jira Softwareで課題が追加されたらSlackに通知する
試してみる
Jiraで課題が作成されたら、課題の内容をSlackに自動的に通知するフローボットです。
GoogleフォームとJira Softwareの連携メリットと具体例
1. 作業時間の短縮
Googleフォームで受け取ったデータをJira Softwareに自動反映することで、課題作成の時間を短縮できます。
例えば、複数のフィードバックやリクエストが頻繁に発生するシーンを想像してみてください。
Googleフォームで回答された内容を都度Jira Softwareへ反映する作業は時間がかかり、担当者の負担となりませんか。
課題作成が自動化されることで、短縮された時間をより重要なタスクへ注力できるようになるかもしれません。
2. ヒューマンエラーの防止
この自動化の導入により、Googleフォームの入力内容がJira Softwareへ正確に反映されるため、手動入力によるヒューマンエラーを防げます。
例えば、顧客からの問い合わせやバグ報告がGoogleフォームに送信されることがありますよね。
その際、内容を正確にJira Softwareへ登録できるので、転記ミスや記入漏れを防げます。
その結果、正確なデータに基づいて状況の確認と事後対応が行えるのではないでしょうか。
3. スムーズな作業遂行を実現
Googleフォームで収集した回答内容をJira Softwareに自動で反映させることで、プロジェクトやタスクの進捗状況を素早く把握することにつながります。
例えば、顧客からの要望やフィードバックがJira Softwareに課題として自動登録されるとします。
これにより、作業がどの段階にあるのかを容易に確認できるようになりますよね。
情報の把握が迅速になれば、効率的に作業を進められるので、業務の質を向上させることにつながるかもしれません。
まとめ
GoogleフォームとJira Softwareの連携により、業務の効率化につながります。
手動でのデータ入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの進捗をスムーズに把握することが可能になるはずです。
これにより、チームはより重要なタスクに集中でき、全体的な業務の品質が向上するのではないでしょうか。
Yoomを活用すればノーコードで自動化を導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
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