「新しいスタッフの情報を登録するとき、同じ作業を何度も繰り返してミスが起こりそう…」「登録内容のチェックに人手が必要で、他の業務に時間を割けない…」そんな悩みを抱えていませんか？
新規スタッフの勤怠情報を登録する作業では、手入力の繰り返しや確認作業が発生しやすく、その結果として担当者の負担が大きくなりがちです。この作業をGoogle フォームとRPAを活用して自動化すれば、ジョブカン勤怠への入力作業を軽減しながら、より正確に情報を登録できるようになります。さらに、LINE WORKSと連携することで、登録が完了したタイミングでチームに通知を送れます。登録状況がすぐに共有できるため、関係者全員がスムーズに情報を把握できるようになります。
こうした自動化は、これまでプログラミングの知識が必要でハードルがありましたが、今回ご紹介するフローボットテンプレートなら、ノーコードで導入可能です。本記事では、フローボットの具体的な設定方法と、その導入によるメリットや活用シーンについて詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
このフローボットは、以下のような方にぴったりです。
- ジョブカン勤怠の登録作業を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れを防ぎたい方
- Googleフォームで収集した従業員情報をスムーズにジョブカン勤怠へ反映したい方
- RPAを活用して、登録作業を自動化し、業務負担を軽減したい方
- LINE WORKSを使って、登録完了の通知をチーム全員にすぐに共有したい方
- 繁忙期の登録作業を効率化し、確認の手間を減らしたい方
ここからは、「Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、LINE WORKSに通知する」の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。[Yoomとは]Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する設定手順
[Yoomとは]
Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、LINE WORKSに通知する方法
この自動化では、Google フォームをトリガーとして動作します。フォームに回答が送信されると、Yoomがデータを取得し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、ブラウザ上でジョブカン勤怠の従業員情報登録を自動的に行います。人が通常行うデータ入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。さらに、登録作業が完了すると、LINE WORKSのAPIを通じて指定されたトークルームに通知が送られ、関係者全員が登録状況を把握できるため、チーム内での情報共有がスムーズに進みます。一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても簡単に設定できます。直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（Google フォーム・LINE WORKS・ブラウザ操作用アカウント）
- テンプレートをコピー
- フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するフローです。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
- Chromeを使用するため、アカウントを準備してください。
- Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chromeの拡張機能を追加した後、拡張機能の管理画面でシークレットモードの実行を許可する設定をオンにしてください。
ジョブカン勤怠
- 勤怠会社ID
- ジョブカン勤怠の管理画面右上にあるユーザー名をクリックし、メニューを開いた後、『アカウント情報の変更』をクリックすると、勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。
- グループ管理者ログインIDとパスワード
- 同じくジョブカン勤怠の管理画面から取得します。上部メニュー【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…に進んで表示された画面からログインIDを取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。
Google フォーム
- Googleアカウントのログイン情報
- 入力用のGoogle フォーム
- 姓名とメールアドレスはジョブカン勤怠の登録上必須項目のため、Google フォームの項目に必ず追加するようにしてください。
LINE WORKS
- クライアントID
- クライアントシークレット
- スコープ
- ボットID
- トークルームID
- 右上の3点リーダーをクリックし、チャンネルIDを表示します。
ステップ1 マイアプリ連携の設定連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。ブラウザ操作用アカウントマイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。アプリの新規接続マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。
Google フォーム検索結果からアプリ名をクリックします。
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力してください。
アカウントを選択します。
Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしてください。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了します。LINE WORKS検索結果からLINE WORKSを選択すると、連携に必要な値を入力する画面に遷移します。
LINE WORKSのDeveloper Consoleで取得した情報を各項目に入力して、追加ボタンをクリックします。ヘルプ：LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法これでLINE WORKSのマイアプリ登録が完了です。ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする下のバナーをクリックします。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
→テストをクリックします。成功すると、以下の項目が取得できます。
→保存するをクリックします。※テストでエラーが起こる場合直近1時間内に、Google フォームの回答がない場合が考えられます。フォームに回答を送信の上、再テストに進んでください。※Google フォームに、さらに取得項目を追加する
- アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。
- 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
- 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。
ステップ4 ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
- 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
-
「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
-
「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。
- グループ管理者IDとパスワードを入力するため、アカウントのプルダウンメニューを開き、『＋アカウントを追加』をクリックします。
- サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
- IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
- 右下にある保存するをクリックします。
- 「4.パスワードを入力」を開きます。
- 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
- 以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程です。
- 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
- これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加し、情報を取得しておきましょう。
- 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
-
重要ポイント！ジョブカン勤怠では、半角数字とハイフンなしが条件です。Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
- ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
- 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
- メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
- ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
-
「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
- ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
-
勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。
- フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
- ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
- 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
- アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
- アクション名を入力する画面が表示されるので、『ログインする』を入力して保存しましょう。
- 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
- アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。
- 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
- 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
- ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
- 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
- 全部成功したことを確認します。
→保存する をクリックします。※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。
- ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
- メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5 アプリと連携する「メッセージを送る」テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。LINE WORKSへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択こちらは初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- LINE WORKSと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします。(2/2)API接続設定
- ボットID
- 編集欄をクリックすると、ボットの候補が表示されます。すでにボットを作成されている場合は使用するボットを選択するとIDが引用されます。
- トークルームID
- LINE WORKSトークルーム右上の3点リーダーをクリックします。メニューが開き、チャンネルIDをクリックするとIDが表示されます。IDを取得して編集欄に入力します。
- 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
- ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」という通知だけでも良いですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを用いた通知も、よりわかりやすく便利です。
- 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
- 成功！
→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。ステップ6 アプリトリガーをONにする全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。使用したテンプレートはこちらです。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するフローです。
もっと活用！RPA×Google フォーム×LINE WORKSでできる便利な自動化3選
RPA、Googleフォーム、LINE WORKSを連携させることで、日々の業務をより効率的に進めることができます。
1. Salesforceの顧客情報をGoogle フォームへ自動送信
Salesforceの顧客情報を、RPAを使ってGoogle フォームに自動で送信できるフローです。手作業での転記がなくなるので、情報共有がスムーズになり、入力ミスの心配も減ります。Salesforceを使って顧客情報を管理している方や、業務の負担を減らしたい方におすすめです。
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
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■概要
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・SalesforceとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
2. kintoneの顧客情報をGoogle フォームへ自動送信
kintoneの顧客情報を取得し、RPAを活用してGoogle フォームに自動送信できるフローです。手動入力の手間がなくなり、業務のスピードアップと正確なデータ管理ができます。kintoneを使っている方や、Googleフォームで情報を管理している方にぴったりの仕組みです。
kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
試してみる
kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・kintoneとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
3. Google フォームの情報を基幹システムへ自動登録
Google フォームで送信された情報を、RPAで基幹システムに自動登録するフローです。手入力の手間がなくなり、入力ミスのリスクも減らせます。顧客情報や業務データを扱う担当者にとって、データ管理の手間を減らしながら、スムーズに業務を進められる便利な仕組みです。
Googleフォームで送信された情報を基幹システムに登録する
試してみる
Googleフォームで送信された情報を基幹システムに登録するフローです。
Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
ここまで、GoogleフォームとRPA、LINE WORKSを活用した自動化フローについてご紹介しました。では、実際にどのような場面で役立つのでしょうか？特に、人事担当者や採用担当者、そして中小企業の総務担当者にとって、このフローは登録作業の負担を軽減し、業務を円滑に進めるサポートになります。「どんなシーンで活用できるのか？」「自分の業務でも使えそう？」と気になった方は、ぜひ続きをご覧ください。
1. 登録作業の完全自動化でミスを軽減
手作業での入力は、ミスや登録漏れの原因になりがちです。ジョブカン勤怠はブラウザ上で登録作業を行う仕組みですが、このフローを活用すればRPAが自動でジョブカン勤怠にログインしてGoogleフォームに入力した情報を登録するので、これまでのような手入力ミスを防げます。特に人事担当者にとって、大きな助けになるでしょう。
繁忙期は、新入社員の登録作業が重なり、1件ずつ手入力していると確認作業にも時間がかかります。このフローを導入すれば、Googleフォームに入力したデータが自動で登録されるため、作業時間を短縮し、余裕をもって他の業務に取り組めます。
2.LINE WORKS通知で登録状況をすぐにチーム共有
登録が完了したことをすぐに知らせてくれると、確認の手間が省けて安心できますよね。手動で登録を行う場合、完了したかどうかを逐一確認しなければならず、作業のたびにシステムを開いてチェックするのは意外と手間がかかるものです。特に、繁忙期には他の業務に追われることが多く、できれば誰かに任せたい作業のひとつではないでしょうか。
このフローを導入すれば、Googleフォームで送信された情報がジョブカン勤怠に登録されると、LINE WORKSに自動で通知が届きます。そのため、チーム全員がタイムリーに登録状況を把握でき、「登録が完了したのか？」「まだ処理中なのか？」と確認する手間がなくなります。
3.担当者が不在でも登録が完了
このフローは、Googleフォームに入力された情報をもとに、RPAが自動でジョブカン勤怠へ登録処理を実行します。たとえば担当者が急な体調不良で早退した場合や、外出中に新入社員の勤怠登録依頼が届いた場合でも、帰社後に作業をまとめて処理する必要がなくなり、業務の流れを止めることなく対応できます。また、こうした場面では、周囲のメンバーに登録作業を依頼することもあるかもしれません。しかし、日頃から自動化を取り入れておくことで、「誰かに頼まなきゃ」と気を遣う必要もなくなり、チーム全体の負担を軽減できます。少人数で業務を回している企業にとって、こうした仕組みを導入することで、より安定した運営が実現できるでしょう。
まとめ
今回ご紹介した「Googleフォーム×RPA×LINE WORKS」のフローボットを使えば、登録作業の手間を減らしながら、ミスなくスムーズに情報を共有できるようになります。手作業での登録は、同じ作業の繰り返しで時間がかかるうえ、ミスのリスクもつきもの。でも、このフローを活用すれば、Googleフォームに入力した情報が自動でジョブカン勤怠に登録され、LINE WORKSでチームに通知できるので、確認作業の負担をぐっと減らせます。さらに、Yoomのフローボットテンプレートなら、すでに自動化の設定が組み込まれているので、アカウントの連携などの最低限の設定をするだけで導入OK。 専門的な知識がなくてもすぐに使い始められるので、手軽に業務の効率化を進められます。登録作業をもっとラクにしたい、確認の手間を減らしたいと思ったら、ぜひ一度試してみてください！
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するフローです。
では、またお会いしましょう！
